Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) jorganizza proċeduri tal-għażla biex jirrekluta persunal għall-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji tal-UE. Għall-fini tar-reklutaġġ ta’ persunal tal-aġenti kuntrattwali, l-EPSO jamministra l-Għodda għas-Selezzjoni tal-Aġenti Kuntrattwali (CAST).

2.  Meta jinqalgħu ħtiġijiet ta’ reklutaġġ, l-istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jagħżlu minn qabel għadd ta’ kandidati li huma rreġistrati fil-bażi tad-data tal-applikazzjonijiet CAST u li l-kwalifiki tagħhom jaqblu mal-profil professjonali li jkun qed jintalab. Il-kandidati magħżula minn qabel imbagħad jiġu mistiedna mill-EPSO biex jagħmlu sensiela ta’ testijiet, iżda ma jiġux infurmati liema istituzzjoni tal-UE tkun għażlet minn qabel. Il-kandidati magħżula jistgħu jirċievu offerta ta’ impjieg mill-istituzzjoni inkwistjoni.

3. L-ilmentatur ġie mistieden jieħu sehem f’test għall-persunal tal-aġenti kuntrattwali (“proċedura tal-għażla permanenti CAST”) fil-qasam tal-finanzi.[1] Hija bbukkjat il-ħatra tat-test tagħha biex issir f’ċentru tal-ittestjar fl-aħħar jum tal-perjodu ta’ ttestjar disponibbli, it-3 ta’ Diċembru 2021.

4. Ftit jiem qabel it-test tagħha, wieħed mill-membri tal-familja tal-ilmentatur ittestja pożittiv għall-COVID-19. F’konformità mal-miżuri sanitarji applikabbli dak iż-żmien, l-ilmentatur tqiegħed fi kwarantina obbligatorja ta’ erbatax-il jum u ma setax imur fiċ-ċentru tal-ittestjar fid-data skedata.

5. L-ilmentatur informa lill-EPSO dwar is-sitwazzjoni tagħha u talabha tiskeda mill-ġdid it-test tagħha. Hija talbet ukoll lill-EPSO jinforma lill-istituzzjoni li kienet għażlet minn qabel li ma setgħetx tagħmel it-test fid-data oriġinali.

6. L-EPSO rrifjuta t-talba tal-ilmentatur, billi argumenta li ma kienx possibbli li jiġi estiż il-perjodu ta’ ttestjar jew li jiġi skedat mill-ġdid test għall-perjodu ta’ ttestjar li jmiss. Madankollu, hija infurmat lill-ilmentatur li l-profil tagħha kien se jibqa’ viżibbli għall-istituzzjoni li kienet għażletha minn qabel, li setgħet tiddeċiedi li terġa’ tistedinha għat-test.

7. Peress li ma kienx sodisfatt bid-deċiżjoni tal-EPSO, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Diċembru 2021.

L-inkjesta

8. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif:

(i) L-EPSO ttrattat it-talba tal-ilmentatur biex tiskeda mill-ġdid it-test tagħha, u, b’mod partikolari, jekk l-EPSO kkunsidrax xi soluzzjonijiet alternattivi u kkunsidrax il-prinċipju ta’ force majeure f’kompetizzjonijiet miftuħa,[2] li skontu l-kandidati għandhom jingħataw skadenza ġdida f’ċerti ċirkostanzi.

(ii) L-EPSO indirizza t-talba tal-ilmentatur biex jinforma lill-istituzzjoni li kienet għażlet minn qabel li ma setgħetx tagħmel it-test.

9. Matul l-investigazzjoni, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba bil-miktub tal-EPSO. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ wkoll mar-rappreżentanti tal-EPSO.

10. Ir-rapport tal-laqgħa ġie kondiviż mal-ilmentatur, li ma pprovdiex kummenti dwar il-kontenut tiegħu.

Kif l-EPSO ttratta t-talba għall-iskedar mill-ġdid tat-test

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

11. L-ilmentatur argumentat li ma setgħetx tagħmel it-test minħabba ċirkostanzi li waqgħu lil hinn mill-kontroll tagħha u li għalihom ma setgħetx issib soluzzjoni xierqa. Hija żiedet tgħid li, jekk tmur fiċ-ċentru tal-ittestjar fid-data skedata, hija tpoġġi kandidati oħra f’riskju u tikser il-miżuri sanitarji applikabbli.

12. L-ilmentatur għalhekk qies li d-deċiżjoni tal-EPSO li ma jħallihiex tiskeda mill-ġdid it-test kienet diskriminatorja u mhux xierqa fid-dawl tal-pandemija tal-COVID-19.

13. L-EPSO argumenta li t-testijiet jistgħu jiġu skedati mill-ġdid fl-istess perjodu ta’ ttestjar, soġġett għad-disponibbiltà. Madankollu, ma kienx possibbli li jiġi estiż il-perjodu ta’ ttestjar bħala tali, minħabba n-natura speċifika tal-proċedura tal-għażla tal-CAST Permanenti, li għandha l-għan li tissodisfa malajr il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tal-istituzzjonijiet tal-UE. Peress li t-test tal-ilmentatur kien skedat għall-aħħar data disponibbli fil-perjodu tal-ittestjar, għalhekk ma kienx possibbli li t-test tagħha jiġi skedat mill-ġdid. Hija żiedet li l-istituzzjonijiet ta’ reklutaġġ setgħu jiddeċiedu li jistiednu mill-ġdid kandidat għal perjodu ta’ ttestjar aktar tard iżda li l-EPSO ma kellu l-ebda rwol għal dan il-għan.

14. Fir-rigward tas-soluzzjonijiet alternattivi li jippermettu lill-kandidat jagħmel it-test tiegħu, l-EPSO indika li qed jieħu passi biex jintroduċi ttestjar mill-bogħod fil-proċedura CAST iżda li dan ma kienx fis-seħħ fiż-żmien tat-test tal-ilmentatur. Għalhekk, l-EPSO ma kienx f’pożizzjoni li jipprovdi lill-kandidat b’xi soluzzjoni alternattiva oħra, li tippermettilu jagħmel it-test fid-data skedata.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

15. L-Ombudsman tifhem id-diżappunt tal-ilmentatur, li jħoss li tilef opportunità professjonali minħabba ċirkostanzi lil hinn mill-kontroll tiegħu.

16. Madankollu, l-Ombudsman iqis li, matul l-inkjesta, l-EPSO ppreżenta argumenti raġonevoli dwar għaliex ma setax jipprovdi data ta' ttestjar alternattiva lill-ilmentatur. Filwaqt li huwa ta’ dispjaċir li t-talba tal-ilmentatur biex jiġi skedat mill-ġdid it-test tagħha ma setgħetx tiġi akkomodata, l-EPSO spjega b’mod korrett li l-istituzzjoni ta’ reklutaġġ biss setgħet tiddeċiedi li tistieden mill-ġdid kandidat biex jagħmel it-test f’perjodu ta’ ttestjar ieħor.

17. Filwaqt li kien ta’ dispjaċir ukoll li l-possibbiltà ta’ ttestjar mill-bogħod fil-proċedura ma kinitx disponibbli fiż-żmien tat-test tal-ilmentatur, l-Ombudsman tinnota li minn dak iż-żmien ’l hawn l-EPSO ħa passi biex jindirizza dan.

18. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-EPSO ttratta t-talba tal-ilmentatur b’mod xieraq u raġonevoli.

Dwar kif l-EPSO informa lill-istituzzjoni ta’ reklutaġġ li l-ilmentatur ma setax jagħmel it-test

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

19. L-ilmentatur esprima t-tħassib tiegħu li, jekk l-EPSO ma nfurmax lill-istituzzjoni ta’ reklutaġġ dwar ir-raġunijiet għaliex ma setgħetx tagħmel it-test, jista’ jassumi li ma kinitx interessata fil-pożizzjoni ta’ aġent kuntrattwali, u ma terġax tistedinha tagħmel it-testijiet. L-ilmentatur iddikjarat ukoll li hija ma setgħetx tinforma lill-istituzzjoni ta’ reklutaġġ innifisha, peress li l-identità tagħha ma kinitx ġiet żvelata lilha matul il-proċedura.

20.  L-EPSO ddikjara li informa lill-istituzzjoni ta’ reklutaġġ għaliex l-ilmentatur ma setax jagħmel it-test, u indika li seta’ jistieden mill-ġdid lill-kandidat biex jagħmel it-test fil-perjodu ta’ ttestjar li jmiss. Madankollu, l-EPSO ma informax lill-ilmentatur li kien informa lill-istituzzjoni tar-reklutaġġ, f’konformità mal-prattika amministrattiva tiegħu f’dak iż-żmien. Hija żiedet li, minn Jannar 2022, hija tipprovdi tali informazzjoni lill-kandidati. B’mod partikolari, hija tinforma lill-kandidati magħżula minn qabel fl-ittra ta’ stedina tal-CAST tagħhom li jistgħu jinnotifikaw lill-EPSO dwar in-nuqqas ta’ disponibbiltà tagħhom f’perjodu ta’ ttestjar partikolari, fi żmien jumejn mill-istedina tagħhom u filwaqt li jipprovdu dokumenti ta’ sostenn. Tali informazzjoni mbagħad tintbagħat lill-istituzzjoni ta’ reklutaġġ rilevanti, li tista’ tiddeċiedi li tistieden mill-ġdid kandidat għall-perjodu ta’ ttestjar li jmiss.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

21. Huwa komprensibbli li, f’każijiet fejn il-kandidati ma jattendux test minħabba ċ-ċirkostanzi li jaqgħu lil hinn mill-kontroll tagħhom, huma jixtiequ jiġu assigurati li n-nuqqas tagħhom ma jaffettwax il-possibbiltà li jiġu mistiedna mill-ġdid għat-test fil-futur.

22. Hija ħasra li l-EPSO ma informax lill-ilmentatur li l-istituzzjoni tar-reklutaġġ ġiet mgħarrfa bir-raġunijiet għaliex ma setgħetx tagħmel it-test. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li minn dak iż-żmien l-EPSO adotta bidliet rilevanti fil-politika tal-ittestjar tiegħu u li issa jipprovdi tali informazzjoni lill-kandidati. L-Ombudsman jilqa' dan.

23. Matul l-inkjesta, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman osserva li l-informazzjoni li l-EPSO issa jagħmel disponibbli għall-kandidati dwar id-drittijiet tagħhom fejn ma jkunux disponibbli biex jagħmlu test ma kinitx kompletament ċara, u lanqas ma kienet riflessa fuq is-sit web iddedikat tal-EPSO dwar il-proċedura tal-għażla tal-CAST Permanenti. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa wkoll dwar l-iskadenza qasira għan-notifika tan-nuqqas ta’ disponibbiltà, li ma tqisx ċirkostanzi mhux previsti eqreb lejn id-data tat-test.

24. L-EPSO esprima r-rieda tiegħu li jestendi l-perjodu ta’ notifika biex ikopri l-perjodu ta’ prenotazzjoni u ttestjar kollu kemm hu, u li jipprovdi informazzjoni aktar ċara fuq is-sit web iddedikat tiegħu.  

25. L-Ombudsman tilqa’ wkoll ir-rieda tal-EPSO li jestendi l-iskadenza li fiha l-kandidati jistgħu jinnotifikawh dwar l-assenza tagħhom. L-Ombudsman tinnota li dan mhux biss huwa aktar ġust għall-kandidati, iżda jippermetti wkoll lill-istituzzjonijiet ta' reklutaġġ iżommu l-akbar grupp ta' kandidati potenzjali għall-karigi ta' aġenti kuntrattwali tagħhom.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja [3]:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal.

L-ilmentatur u l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Tina Nilsson
Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 18/01/2023

[1] EPSO/CAST/P/1/2017 Finanzi.

[2] Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta dwar l-ilment 52/2014/EIS, dwar id-deċiżjoni tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) li jirrispetta l-prinċipju ta' force majeure f'kompetizzjonijiet ġenerali: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/73144.

[3] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni