Sagatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 5. punktu [1]

Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs, mazs Vācijas uzņēmums, piedalījās divos ES finansētos projektos (turpmāk “A projekts” un “B projekts”) saskaņā ar Mūžizglītības programmu [2]. ES dotāciju projektiem pārvaldīja Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra (EACEA). Sūdzība attiecas uz EACEA lēmumu deklarēt kā neattiecināmas uz ES finansējumu uzņēmuma pieprasītās izmaksas par darbu, ko veicis sūdzības iesniedzēja vadošais partneris projektos A un B.

A projekts

2. Sūdzības iesniedzējs projektā piedalījās no 2010. gada oktobra.

3. 2013. gada jūlijā pēc projekta pabeigšanas EACEA uzskatīja, ka 22 946,87 EUR no izmaksām, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu, nav attiecināmas. Sūdzības iesniedzējam netika atlīdzināts par tā vadošā partnera paveikto darbu. EACEA norādīja, ka sūdzības iesniedzējs par projekta pārvaldību bija noslēdzis apakšuzņēmuma līgumu ar vadošo partneri, lai gan šāds apakšuzņēmuma līgums nebija atļauts. Turklāt dienu skaits, kas deklarēts apakšuzņēmuma līguma “projekta vadībai”, lai pieprasītu izmaksas, neatbilda dienu skaitam, kas galīgajā ziņojumā deklarēts “projekta vadībai”[3]. Turklāt EACEA norāda, ka sūdzības iesniedzējs nebija iesniedzis rēķinus par “projekta vadības” izmaksām. Visbeidzot, sūdzības iesniedzēja iesniegtās darba laika uzskaites lapas nevarēja saistīt ar projektu, un tās bija parakstījis tikai vadošais partneris (tos nebija apstiprinājusi neviena trešā persona).

4. Sūdzības iesniedzējs 2013. gada  septembrī iesniedza papildu apliecinošus dokumentus. Tā arī paskaidroja, ka tās vadošais partneris ir uzņēmuma pastāvīgais izpilddirektors, līdzīpašnieks un līdzdibinātājs. Tādējādi, pēc sūdzības iesniedzēja domām, viņš bija “štata darbinieki”. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka tas maksāja savam vadošajam partnerim par katrā projektā nostrādātajām stundām saskaņā ar līgumu, kas ar viņu noslēgts par katru projektu. Kad sūdzības iesniedzējs parakstīja līgumu ar projekta A vadošo partneri, tika aplēsts kopējais šim projektam nepieciešamo cilvēkdienu skaits.

5. Pēc tam sūdzības iesniedzējs paskaidroja, ka katram projektam tika sagatavotas atsevišķas darba laika uzskaites lapas. Darba laika uzskaites lapas tika skenētas. Uz skenētajām kopijām bija uzrakstīts projekta A akronīms, un tās bija parakstījis vadošais partneris. Šajās darba laika uzskaites lapās bija iekļauta arī informācija par projektā veiktajām darbībām un atsauce uz attiecīgo projekta darba paketi. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka tādējādi darba laika uzskaites lapas ir nepārprotami attiecināmas uz A projektu [4].

6. EACEA apgalvoja, ka izmaksas, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu, nav attiecināmas. Vadošajam partnerim nebija fiksētas mēnešalgas, un maksājumu shēmu, ko sūdzības iesniedzējs bija izveidojis katram projektam, nevarēja uzskatīt par līdzvērtīgu “algai”. EACEA arī apgalvoja, ka sūdzības iesniedzējs nav iesniedzis nekādus pierādījumus par maksājumiem vadošajam partnerim saistībā ar projektu A.

7. Sūdzības iesniedzējs 2013. gada decembrī vēlreiz rakstīja EACEA, norādot, ka saskaņā ar Vācijas tiesību aktiem “Kommanditgesellschaft” vadošajam partnerim (t. i., “partnerībai”) nevar būt darba līgums vai tas nevar saņemt fiksētu atalgojumu. Pēc tam sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka noteikumi par personāla izmaksu atbilstību finansējumam saskaņā ar Mūžizglītības programmu neprasa, lai atalgojums būtu regulārs.

8. 2014. gada janvārī EACEA tikās ar sūdzības iesniedzēju. Saskaņā ar EACEA sniegto informāciju tā paskaidroja, ka tā patiešām var uzskatīt uzņēmumu īpašnieku atlīdzību par “personāla izmaksām”, ja: i) pastāv likumā noteikta saikne starp uzņēmuma īpašnieku un uzņēmumu; ii) maksājums uzņēmuma īpašniekam ir izsekojams uzņēmuma grāmatvedībā; iii) ir skaidrs, ka šie maksājumi netiek veikti no uzņēmuma peļņas; un iv) deklarētais laiks ir pienācīgi reģistrēts un pamatots, piemēram, izmantojot darba laika uzskaites sistēmu. EACEA lūdza sūdzības iesniedzēju iesniegt dokumentus, kas pierādītu, ka vadošajam partnerim izmaksātā atlīdzība būtu jāuzskata par “personāla izmaksām” saskaņā ar šiem noteikumiem.

9. 2014. gada aprīlī EACEA atkal secināja, ka ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu saistītās izmaksas nevar segt no dotācijas. EACEA apgalvoja, ka maksājumus vadošajam partnerim nevar uzskatīt par “algu” saskaņā ar mūžizglītības programmas noteikumiem [5]. Turklāt sūdzības iesniedzēja iesniegtie pierādījumi par bankas pārskaitījumiem neatbilda summām, kas sūdzības iesniedzēja grāmatvedībā minētas kā atlīdzība.

10. 2014. gada maijā EACEA organizēja projekta A ārējo revīziju.

B projekts

11. Sūdzības iesniedzējs bija B projekta līdzsaņēmējs. Sūdzības iesniedzējs bija iesaistīts projektā no tā sākuma 2011. gadā.

12. EACEA arī uzskatīja, ka izmaksas 41 475,00 EUR apmērā, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu B projektā, nav attiecināmas. EACEA atsaucās uz apliecinošajiem dokumentiem par vadošā partnera nodarbinātības statusu, kurus tā bija analizējusi saistībā ar projektu A. EACEA nekonstatēja iemeslu ieņemt atšķirīgu nostāju attiecībā uz maksājumiem vadošajam partnerim saistībā ar projektu B.

13. Sūdzības iesniedzējs 2014. gada decembrī informēja EACEA, ka EACEA nav pienācīgi pamatojusi savu lēmumu. Tā uzstāja, ka vienkārša atsauce uz lēmumu, kas pieņemts saistībā ar A projektu, nav pietiekama. Pēc tam sūdzības iesniedzējs atkārtoja savus argumentus saistībā ar projektu A. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka lēmums noraidīt izmaksas, kas saistītas ar tā vadošā partnera veikto darbu, ir īpaši bargs, jo tā vadošais partneris bija atbildīgs par projekta B vispārējo koordināciju. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka EACEA nav ņēmusi vērā tā argumentu, ka bieži uzdotie jautājumi (BUJ) par finanšu un līgumu jautājumiem, kas piemērojami Mūžizglītības programmas projektiem, kurus EACEA publicēja 2011. gada jūnijā, apstiprina tā viedokli, ka tā vadošā partnera atalgojumu var uzskatīt par “personāla izmaksām”, kas jāsedz no dotācijas.

14. 2014. gada decembrī EACEA nolēma sagaidīt projekta A ārējās revīzijas rezultātus, pirms pieņemt lēmumu par pārsūdzību attiecībā uz projektu B.

Attiecas uz abiem projektiem

15. Sūdzības iesniedzējs 2015. gada decembrī informēja ombudu, ka visas izmaksas, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu, pēc A projekta ārējās revīzijas ir atzītas par neattiecināmām. Tomēr sūdzības iesniedzējs uzskata, ka šo izmaksu noraidīšanas iemesli atšķiras no EACEA iepriekš norādītajiem iemesliem. Ārējais revidents uzskatīja, ka “finanšu rokasgrāmata”[6], kā arī bieži uzdotie jautājumi, kas publicēti EACEA tīmekļa vietnē, attiecas tikai uz 2009. gadā atlasītajiem projektiem. Projekts A tika atlasīts finansēšanai 2010. gadā.

Izmeklēšana

16. Ombuds sāka sūdzības izmeklēšanu un konstatēja šādus apgalvojumus un apgalvojumus:

Apgalvojums:

EACEA kļūdaini noraidīja kā neattiecināmas izmaksas, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu divos Mūžizglītības programmas projektos.

Prasības:

EACEA būtu:

i) pieņem par attiecināmām vadošo īpašnieku personāla izmaksas;

samaksāt summas, kas maksājamas projektos A un B, ar procentiem;

iii) atlīdzināt sūdzības iesniedzēja juridiskos un ceļa izdevumus, kā arī citus zaudējumus, kas radušies EACEA administratīvās kļūmes dēļ; un

iv) atvainojas par sliktu pārvaldību un veic pasākumus, lai turpmāk izvairītos no šādas sliktas pārvaldības.

17. Sūdzības iesniedzējs, pamatojot savu apgalvojumu, sniedza šādus pamatojošus argumentus:

1.1 EACEA diskriminēja sūdzības iesniedzēju kā MVU.

1.2 EACEA ļaunprātīgi izmantoja savas pilnvaras un pārkāpa pārredzamības un tiesiskās paļāvības principus.

1.3 EACEA ir pārkāpusi Pamattiesību hartas (turpmāk tekstā - "Harta") 41. pantu, nerīkojoties saskaņā ar labas pārvaldības principu.

18. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma EACEA atzinumu par sūdzību un pēc tam sūdzības iesniedzēja apsvērumus, atbildot uz EACEA atzinumu. Ombuda risinājuma priekšlikumā ir ņemti vērā pušu argumenti un viedokļi.

Apgalvojums, ka EACEA kļūdaini noraidīja kā neattiecināmas izmaksas, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu

Ombudam iesniegtie argumenti

19. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka tā vadošā partnera izmaksas būtu jāuzskata par “personāla izmaksām” saskaņā ar 1.5. jautājumu bieži uzdotajos jautājumos (BUJ) par finanšu un līgumu jautājumiem, kas piemērojami Mūžizglītības programmas projektiem: "Vadītājus un direktorus bez darba līguma var uzskatīt par personāla izmaksām, ciktāl tie ir juridiski saistīti ar organizāciju (statūti, ko izvirza direktoru padome). Sk. arī 1.3. jautājumu par direktoru un vadītāju faktisko atalgojumu”. Šos bieži uzdotos jautājumus EACEA publicēja savā tīmekļa vietnē “saņēmēju telpā”. Saskaņā ar sūdzības iesniedzēja sniegto informāciju tiem bija jābūt spēkā ar atpakaļejošu datumu attiecībā uz projektiem no 2009. gada, un tiem bija jāsniedz skaidras norādes par to, kas Mūžizglītības programmā būtu jāuzskata par personāla izmaksām. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka ir rīkojies saskaņā ar šiem bieži uzdotajiem jautājumiem. Patvaļīgi ar atpakaļejošu spēku mainot jēdziena “personāla izmaksas” interpretāciju, tiktu pārkāpti tiesiskās noteiktības, tiesiskās paļāvības un pārskatāmības principi.

20. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka tā vadošā partnera statuss ir noteikts tā statūtos (vācu valodā “Gesellschaftsvertrag”) un ka tādējādi tā vadošā partnera situācija atbilst situācijai, kas izklāstīta BUJ 1.5. jautājumā. Attiecībā uz attiecīgo atalgojuma politiku statūtos ir paredzēts, ka vadošajiem partneriem izmaksā algas, pamatojoties uz uzņēmuma projektos nostrādātajām stundām/dienām. Atalgojuma politika ir jānosaka ar akcionāru lēmumu. Šāds lēmums tika pieņemts 2008. gada oktobrī, nosakot dienas likmi EUR 350 apmērā visiem projektiem vai līgumiem, kuros piedalās vadošie partneri. Akcionāru lēmumā arī noteikts, ka vadošajiem partneriem ir jāsniedz pierādījumi par nostrādāto laiku (darba laika uzskaites lapas). Līdz ar to vadošie partneri atskaitās sūdzības iesniedzējam un kopsapulces locekļiem. Līdz ar to vadošā partnera personāla izmaksas šajā gadījumā atbilst personāla izmaksu definīcijai, kas izklāstīta EACEA bieži uzdotajos jautājumos.

21.  Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka Vācijā 86 % no visiem uzņēmumiem vada pārvaldnieks-īpašnieks. Ja netiktu pieņemtas uzņēmumu īpašnieku un vadošo partneru veiktā darba izmaksas, visi šie uzņēmumi nevarētu piedalīties Mūžizglītības programmas projektos. Tas diskriminētu Vācijas MVU par labu lielākām organizācijām.  

22. Attiecībā uz EACEA argumentu, ka veiktie maksājumi neatbilda summām sūdzības iesniedzēja grāmatvedības kontos, sūdzības iesniedzējs norādīja, ka visi maksājumi, kas reģistrēti tā grāmatvedības kontos vadošo partneru algu kontā, atbilst neto summām vadošo partneru rēķinos. PVN summa ir iekļauta PVN kontā.

23. Atbildē ombudam EACEA uzstāja, ka tā bieži uzdotajos jautājumos ir īpaši pievērsusies uzņēmumu īpašnieku situācijai. Tā norādīja, ka BUJ 1.5. jautājums īpaši attiecas uz to vadītāju un direktoru izmaksām, kuriem nav darba līguma ar attiecīgo uzņēmumu (tas pieļauj šādas izmaksas). Turklāt tā norādīja, ka bieži uzdoto jautājumu 1.6. jautājums attiecas uz to uzņēmumu īpašnieku situāciju, kuri nesaņem fiksētu algu [7].

24. Tā kā tuvojās noslēgumam Mūžizglītības programma 2007.–2014. gadam, bieži uzdotie jautājumi 2014. gada aprīlī tika izņemti no EACEA tīmekļa vietnes. Tomēr tas neietekmēja EACEA viedokli par vadošo īpašnieku atlīdzības attiecināmību.

25. EACEA paskaidroja, ka uzņēmumu īpašniekiem, tostarp MVU īpašniekiem, ir vairāki veidi, kā deklarēt izmaksas par darbu, kas veikts saistībā ar mūžizglītības programmas projektu. Ja īpašniekam nav darba līguma, BUJ 1.5. jautājumā ir paskaidrots, ar kādiem nosacījumiem attiecīgās izmaksas tiek uzskatītas par attiecināmām dotācijai. Tā piebilda, ka ir jāievēro arī vispārējie atbilstības kritēriji, kas noteikti attiecīgajā Finanšu regulas īstenošanas noteikumā [8] un attiecīgajos dotāciju nolīgumu noteikumos.

26. Saskaņā ar EACEA sniegto informāciju tā ir darījusi visu iespējamo, lai atrastu veidu, kā uzskatīt par “attiecināmām” izmaksas, ko sūdzības iesniedzējs deklarējis savam vadošajam partnerim. Tomēr EACEA neuzskatīja, ka ir izpildīti atbilstības kritēriji, kas noteikti Finanšu regulas īstenošanas noteikumos [9] un dotāciju nolīgumos [10].

27. Saskaņā ar dotācijas nolīgumu izmaksām jābūt pārbaudāmām un pamatotām [11]. Mūžizglītības programmas rokasgrāmatā (“Rokasgrāmata”) ir noteikts, ka vajadzīgie apliecinošie dokumenti ietver “darba laika uzskaites lapas, ko parakstījis gan darba ņēmējs, gan organizācijas atbildīgā persona, norādot vārdu, amatu un izpildītos uzdevumus, atsauci uz darba plāna darbībām, projektam piešķirto stundu skaitu dienā un dienas mēnesī”. Saskaņā ar EACEA sniegto informāciju sūdzības iesniedzēja sākotnēji iesniegtajās darba laika uzskaites lapās nebija atsauces uz projektu un bieži nebija norādīta saikne ar attiecīgo darba paketi. Turklāt veikto uzdevumu apraksts darba laika uzskaites lapās bija pārāk neskaidrs, lai varētu identificēt un pārbaudīt projekta darbības. EACEA apgalvoja, ka darba laika uzskaites lapas nevar labot ar atpakaļejošu spēku [12]. Tāpēc EACEA nevarēja pārbaudīt, vai sūdzības iesniedzēja iesniegtās darba laika uzskaites lapas attiecās uz darbu, kas veikts saskaņā ar projektu A. Daži uzdevumu apraksti darba laika uzskaites lapās patiešām attiecās uz sanāksmēm, kas saistītas ar projektu A. Tomēr dažās no šīm darba laika uzskaites lapām bija deklarēts vairāk stundu nekā faktiskais sanāksmes ilgums.

28. EACEA piekrita veikt jaunu detalizētu analīzi par sūdzības iesniedzēja izmaksām vadošajam partnerim, lai noteiktu, vai konkrētas dienas var uzskatīt par saistītām ar projektu un tādējādi pieņemt kā attiecināmās izmaksas.

29. Šajā kontekstā EACEA norādīja, ka sūdzības iesniedzējs jau no paša sākuma nebija iesniedzis pilnīgus un saskaņotus pierādījuma dokumentus, tādējādi radot zināmu neskaidrību [13]. EACEA uzstāja, ka tā ir rīkojusies atklāti un pārredzami. Tā analizēja sūdzības iesniedzēja apelācijas sūdzības, organizēja sanāksmi, lai noskaidrotu jautājumus, un deva sūdzības iesniedzējam pietiekami daudz laika iesniegt papildu apliecinošos dokumentus. Tā arī informēja sūdzības iesniedzēju par izmaksu noraidīšanas iemesliem katrā posmā.  Tādējādi tā uzskatīja, ka tās nostāja attiecībā uz A projektu ir pamatota.

30. Attiecībā uz B projektu EACEA norādīja, ka tā nav saņēmusi no sūdzības iesniedzēja rēķinus, kuros būtu norādīts projekta nosaukums, projektā pavadīto dienu skaits un laikposms, kad tika veikts darbs pie projekta. Tāpēc tā nevarēja sasaistīt projekta deklarētās izmaksas ar sūdzības iesniedzēja grāmatvedības pārskatiem. Tādējādi vadošā partnera izmaksas nebija attiecināmas.

31. Attiecībā uz EACEA iespējamo diskrimināciju pret MVU EACEA norādīja, ka FAQ attiecīgais jautājums (1.5. jautājums) tika iekļauts FAQ, lai ņemtu vērā to, ka MVU var izmantot mūžizglītības programmas dotāciju finansējumu, lai segtu to direktoru un vadītāju izmaksas, kuri nestrādā saskaņā ar darba līgumu. Atbilde, kas sniegta uz jautājumu, izskaidro, ka šos direktorus un vadītājus var uzskatīt par tādiem pašiem kā vadītājus, kuri strādā saskaņā ar darba līgumu, ja ir izpildīti konkrēti nosacījumi. Saskaņā ar EACEA sniegto informāciju šie nosacījumi netika izpildīti attiecībā uz sūdzības iesniedzēja vadošo partneri. Sūdzības iesniedzēja deklarētās izmaksas neatbilda ne sūdzības iesniedzēja grāmatvedības pārskatiem, ne apliecinošajiem dokumentiem. Cita starpā apliecinošie dokumenti neļāva EACEA sasaistīt to dienu skaitu, par kurām tika pieprasītas izmaksas, ar dienām, kas faktiski nostrādātas A projektā.

32. Attiecībā uz projektiem, kas īstenojami saskaņā ar programmu “Erasmus+” (Mūžizglītības programmas pēctece), EACEA arī norādīja, ka tā apsver, vai tai būtu jāatlīdzina to MVU īpašnieku personāla izmaksas, kuri nesaņem algu, pamatojoties uz vienības izmaksām [14].

33. Sūdzības iesniedzējs savās piezīmēs par EACEA atbildi atzina, ka tas sākotnēji nebija atsaucies uz A projektu attiecīgo darba laika uzskaites lapu galvenē. Tomēr, tā kā darba laika uzskaites lapās hronoloģiskā secībā bija skaidri izklāstīti veiktie uzdevumi, darba laika uzskaites lapas bija nepārprotami attiecināmas uz šo projektu. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka EACEA nav iesniegusi darba laika uzskaites lapas veidni. Ja darba laika lapas galvenē vienkārši nav norādīts projekta nosaukums, nevajadzētu noraidīt visas izmaksas. Attiecībā uz EACEA piezīmi par to, ka tiek deklarēts vairāk stundu nekā attiecīgo sanāksmju ilgums, sūdzības iesniedzējs paskaidroja, ka deklarētajās stundās ir iekļauts ceļā pavadītais laiks uz sanāksmes vietu un no tās, kas atbilst Vācijas tiesību aktiem. Turklāt sūdzības iesniedzējs norādīja, ka tas kā līdzsaņēmējs tika pievienots A projektam, aizstājot citu partneri, posmā, kad budžets jau bija izveidots. Sūdzības iesniedzējs pabeidza savus uzdevumus projektā A 87,56 dienu laikā, savukārt tā aizstātais partneris bija plānojis projektā pavadīt 247 dienas. 

34. Attiecībā uz B projektu sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka ir iesniedzis EACEA visus attiecīgos dokumentus [15]. EACEA bija jāinformē sūdzības iesniedzējs, ja trūka dažu dokumentu, kā tas bija attiecībā uz citiem projekta partneriem. Sūdzības iesniedzējs arī iesniedza ombudam attiecīgos finanšu dokumentus:  i) rēķini par projektu B; ii) konta izraksti par maksājumiem vadošajam partnerim; iii) bankas konta izraksti, kuros norādīti attiecīgo summu pārskaitījumi vadošajam partnerim. Sūdzības iesniedzējs paskaidroja, ka no B projekta tika iekasētas tikai neto summas.

Ombuda sākotnējais novērtējums, kura rezultātā tika sagatavots risinājuma priekšlikums

35. EACEA savā atbildē ombudam ir atzinusi, ka principi un norādījumi, kas izklāstīti bieži uzdotajos jautājumos par finanšu un līgumu jautājumiem, kuri piemērojami Mūžizglītības programmas projektiem, patiešām attiecas uz A projektu.

36. Tādējādi EACEA piekrīt, ka sūdzības iesniedzēja vadošo partneri var “pielīdzināt” darbiniekam, kā aprakstīts bieži uzdotajos jautājumos, un ka izmaksas, kas saistītas ar vadošā partnera veikto darbu, var uzskatīt par personāla izmaksām vai “pielīdzināt” personāla izmaksām, ja attiecībā uz šīm izmaksām ir ievēroti konkrēti kritēriji.

37. Tādējādi pretēji sūdzības iesniedzēja viedoklim EACEA neizslēdz izmaksas, kas saistītas ar MVU vadošo partneru veikto darbu projektos. Drīzāk tā vienkārši pakļauj šādu izmaksu maksājumus noteiktiem saprātīgiem nosacījumiem, kuru mērķis ir nodrošināt, ka maksājumi ir pamatoti. Šādas izmaksas var segt tikai tad, ja darbs ir pienācīgi identificēts un pārbaudīts kā veikts konkrētajā projektā un ja atlīdzība par šo darbu ir identificēta un pārbaudīta kā saistīta ar šo konkrēto darbu. Šādi nosacījumi ir svarīgi, lai nodrošinātu ES publisko līdzekļu pareizu izmantošanu. Ombuds atzīst un atbalsta šo piesardzīgo pieeju publisko līdzekļu izlietojumam.

38. EACEA apgalvoja, ka, pamatojoties galvenokārt uz nepilnībām sūdzības iesniedzēja darba laika uzskaites lapās un grāmatvedības pārskatos, pieprasītās izmaksas nevar identificēt un pārbaudīt. Attiecībā uz A projektu EACEA apgalvo, ka 1) darba laika uzskaites lapās nav atsauces uz A projektu, 2) nav saišu uz darba paketēm, 3) uzdevumi ir aprakstīti pārāk neskaidri un 4) saites uz grāmatvedības pārskatiem ir nepietiekamas.

39. Tomēr EACEA bija izrādījusi vēlmi iesaistīties jautājumā par to, vai atsevišķas izmaksas pēc pārskatīšanas varētu uzskatīt par attiecināmām. Atbildē ombudam tā norādīja, ka: “… apņemas vēlreiz izvērtēt iesniegtos pamatojuma dokumentus un pārbaudīt, vai daļu no izmaksām, ko [sūdzības iesniedzējs] deklarējis par [tā vadošā partnera] darbu, var atzīt par attiecināmām” attiecībā uz projektu A. Ombuds izsaka atzinību EACEA par šo konstruktīvo attieksmi.

40. Tāpēc EACEA lūdza ārējos revidentus pārskatīt sūdzības iesniedzēja iesniegtos dokumentus.

41. Ārējais revidents sniedza ziņojumu par A projektu pēc tam, kad EACEA šajā lietā bija atbildējusi ombudam. Ombuds norāda, ka ārējais revidents faktiski nepārbaudīja sūdzības iesniedzēja iesniegto dokumentāciju. Tā drīzāk norādīja atsevišķu un jaunu iemeslu sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veiktā darba izmaksu noraidīšanai: Ārējais revidents uzskata, ka „finanšu rokasgrāmata”, kā arī bieži uzdotie jautājumi, kas publicēti EACEA tīmekļa vietnē, attiecās tikai uz 2009. gadā atlasītajiem projektiem, savukārt A projekts tika atlasīts finansēšanai 2010. gadā.

42. Ombudam nav viedokļa par to, vai bieži uzdotie jautājumi attiecas uz 2010. gadā atlasīto projektu. Patiesi, viņa neuzskata, ka šis punkts ir būtisks, lai atrisinātu šo jautājumu. Lai atrisinātu šo problēmu, vienkārši jāpārbauda, vai sūdzības iesniedzēja iesniegtā dokumentācija ir pietiekama, lai pamatotu pieprasītās izmaksas. EACEA ir apņēmusies to darīt. Tāpēc ombuds uzskata, ka sūdzības iesniedzējam ir tiesiskā paļāvība, ka EACEA saglabās savu viedokli šajā jautājumā un tādējādi pildīs savu apņemšanos veikt detalizētu analīzi par izmaksām, kas saistītas ar vadošo partneri. Būtu pamatoti, ja EACEA veiktu vai būtu veikusi šo detalizēto analīzi, lai noteiktu, vai vismaz dažas no sūdzības iesniedzēja vadošā partnera izmaksām ir tiesīgas saņemt ES finansējumu.

43. Ombuds piekrīt EACEA atbildē Ombudam izklāstītajam, ka attiecīgo izmaksu attiecināmība ir jānosaka, pamatojoties uz norādījumiem, kas sniegti bieži uzdotajos jautājumos [16] un rokasgrāmatā, kā arī attiecīgajiem dotāciju nolīgumu noteikumiem un vispārīgajiem attiecināmības kritērijiem, kas izklāstīti Finanšu regulas īstenošanas noteikumos.

44. Gan attiecīgajos dotāciju nolīgumu noteikumos ^[17], gan vispārīgajos attiecināmības kritērijos, kas izklāstīti Finanšu regulas īstenošanas noteikumos ^[18], ir precizēts, ka izmaksām jābūt identificējamām un pārbaudāmām [19]. Turklāt attiecībā uz vispārējiem atbilstības kritērijiem rokasgrāmatā ir noteikts, ka: “Izdevumi ir jāreģistrē grāmatvedības sistēmā, pamatojoties uz atbilstīgiem apliecinošiem dokumentiem izmaksu rašanās laikā. Dokumenti, kas sagatavoti pēc perioda, kurā radušās izmaksas, tiks atzīti par neattiecināmiem”. Rokasgrāmatā ir sniegti arī vajadzīgo apliecinošo dokumentu piemēri [20].

45. Sūdzības iesniedzējs atzīst, ka darba laika uzskaites lapās sākotnēji nebija iekļauts projekta akronīms virsrakstā; akronīms tika pievienots vēlāk. Ombuds nepiekrīt, ka skaidras atsauces trūkumam uz konkrēto projektu būtu automātiski un vienmēr jāpadara attiecīgajās darba laika uzskaites lapās aprakstītās izmaksas neattiecināmas. Joprojām ir iespējams, ka, neraugoties uz to, ka darba laika uzskaites lapas nosaukumā nav skaidras atsauces uz projektu, izmaksas būs pietiekami identificējamas un pārbaudāmas. Ombuds norāda, ka dažās darba laika uzskaites lapās, šķiet, ir vismaz skaidras atsauces uz A projektu veiktā darba aprakstā (piemēram, sanāksme par A projektu) vai uz konkrēto darba paketi. Tādējādi vismaz dažas izmaksas pēc rūpīgas un līdzsvarotas pārskatīšanas varētu uzskatīt par identificējamām un pārbaudāmām, neraugoties uz to, ka darba laika uzskaites lapu virsrakstā nav skaidras atsauces uz projektu.

46. Attiecībā uz iepriekšējā punktā minēto sanāksmi ombuds norāda, ka sūdzības iesniedzējs ir deklarējis vairāk stundu nekā faktiskais sanāksmes ilgums. Ombuds uzskata, ka saistībā ar EACEA apņemšanos veikt detalizētu analīzi par izmaksām, kas saistītas ar vadošo partneri, būtu lietderīgi izvērtēt sūdzības iesniedzēja argumentu, ka šai sanāksmei deklarētajās stundās bija iekļauts ceļā pavadītais laiks. Ja šādu ceļā pavadīto laiku nevar pietiekami pierādīt ar aktuāliem pierādījumiem, EACEA būtu vismaz jāapsver iespēja pienācīgi ņemt vērā laiku, kas pavadīts pašā sanāksmē.

47. EACEA arī rūpīgi jāapsver sūdzības iesniedzēja paskaidrojums, ka maksājumi vadošajam partnerim atšķiras no attiecīgajiem ierakstiem tās grāmatvedības pārskatos nodokļu atskaitījumu (t. i., neto un bruto kompensācijas) dēļ.

48. Turklāt sūdzības iesniedzēja grāmatvedības uzskaites ierakstos ir norādīts rēķina numurs. Tas liek domāt, ka saskaņā ar rokasgrāmatu “izdevumi [tiek] iegrāmatoti grāmatvedības sistēmā, pamatojoties uz atbilstošiem apliecinošiem dokumentiem”.  Tas ir jāpārbauda.

49. Attiecībā uz projektu B EACEA ir apturējusi savu izmaksu novērtējumu, gaidot ombuda novērtējumu saistībā ar projektu A. Tādējādi būtu lietderīgi un konsekventi veikt līdzīgu pārbaudi par izmaksām, kas radušās saistībā ar projektu B.

50. Ombuds atzinīgi vērtē EACEA centienus būt elastīgai un rast saprātīgu risinājumu. Ņemot vērā turpmāko attīstību un papildu precizējumus, ombuds uzskata, ka ir pamatoti, ka EACEA vēlreiz novērtē sūdzības iesniedzēja izmaksas.

Sākotnējais secinājums

51. Šajā posmā ombudam šķiet, ka EACEA lēmums noraidīt visas sūdzības iesniedzēja vadošā partnera izmaksas nav konsekvents. Saskaņā ar savu uzdevumu meklēt taisnīgus rezultātus attiecībā uz sūdzībām ombude aicina EACEA pārskatīt to izmaksu attiecināmību, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu gan projektā A, gan projektā B, un izmaksāt sūdzības iesniedzējam summas, kas atzītas par attiecināmām ES finansējumam, tostarp attiecīgā gadījumā procentus.

52. Ombuds uzskata, ka ir pāragri izskatīt sūdzības iesniedzēja prasības par izmaksu un zaudējumu atlīdzināšanu (3. prasība) un tā atvainošanās prasību (4. prasība).

53. Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja apgalvojumu, ka EACEA būtu jārīkojas, lai nākotnē izvairītos no līdzīgām problēmām, ombuds norāda, ka EACEA ir norādījusi, ka tā apsver iespēju, pamatojoties uz vienības izmaksām, atlīdzināt to MVU īpašnieku personāla izmaksas, kuri nesaņem algu, lai labāk apmierinātu MVU vajadzības.

54. Pamatojoties uz iepriekš minēto, ombuds saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 5. punktu iesniedz šādu risinājuma priekšlikumu.

Risinājuma priekšlikums

Ombuds ierosina EACEA:

atkārtoti apsver to izmaksu attiecināmību, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu gan projektā A, gan projektā B, un izmaksā sūdzības iesniedzējam summas, kas atzītas par attiecināmām ES finansējumam, tostarp procentus;

 

Emīlija O'Reilija

Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2016. gada 19. septembrī

 

Pielikums:

8. zemsvītras piezīme:

2002. gada Finanšu regulas īstenošanas noteikumu 172.a panta 1. punkts: „Attiecināmās izmaksas ir izmaksas, kas faktiski radušās dotācijas saņēmējam un kas atbilst visiem turpmāk minētajiem kritērijiem:

- tās ir radušās pasākuma vai darba programmas darbības laikā, izņemot izmaksas, kas saistītas ar nobeiguma ziņojumiem un revīzijas sertifikātiem;

- tās ir norādītas darbības vai darba programmas kopējā budžeta tāmē;

- tie ir vajadzīgi tās darbības vai darba programmas īstenošanai, uz kuru attiecas dotācija;

- tās ir identificējamas un pārbaudāmas, jo īpaši tās ir iegrāmatotas saņēmēja grāmatvedības dokumentos un noteiktas saskaņā ar tās valsts piemērojamajiem grāmatvedības standartiem, kurā saņēmējs veic uzņēmējdarbību, un saskaņā ar saņēmēja parasto izmaksu uzskaites praksi;

- tie atbilst piemērojamo nodokļu un sociālo tiesību aktu prasībām;

tās ir saprātīgas, pamatotas un atbilst pareizas finanšu pārvaldības principam, jo īpaši attiecībā uz saimnieciskumu un efektivitāti.

10. zemsvītras piezīme:

Attiecīgo dotāciju nolīgumu II.14.1. pants:

“Darbības attiecināmās izmaksas ir atbalsta saņēmējam faktiski radušās izmaksas, kas atbilst šādiem nosacījumiem:

kritēriji:

- tās ir radušās darbības laikā, kā noteikts nolīguma 1.2.2. pantā, izņemot izmaksas, kas saistītas ar nobeiguma ziņojumiem un ārējās revīzijas ziņojumiem par darbības finanšu pārskatiem un pamatā esošo uzskaiti;

- tie ir saistīti ar nolīguma priekšmetu un ir norādīti darbības kopējā budžeta tāmē;

- tie ir vajadzīgi, lai īstenotu darbību, uz kuru attiecas dotācija;

- tās ir identificējamas un pārbaudāmas, jo īpaši tās ir iegrāmatotas saņēmēja grāmatvedības dokumentos un noteiktas saskaņā ar tās valsts piemērojamajiem grāmatvedības standartiem, kurā saņēmējs ir reģistrēts, un saskaņā ar saņēmēja parasto izmaksu uzskaites praksi;

- tie atbilst piemērojamo nodokļu un sociālo tiesību aktu prasībām;

- tās ir saprātīgas, pamatotas un atbilst pareizas finanšu pārvaldības prasībām, jo īpaši attiecībā uz saimnieciskumu un efektivitāti.

Saņēmēju grāmatvedības un iekšējās revīzijas procedūrām jāļauj tieši saskaņot izmaksas un ieņēmumus, kas deklarēti saistībā ar darbību, ar attiecīgajiem grāmatvedības pārskatiem un apliecinošajiem dokumentiem.”

 

[1] Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (94/262/EOTK, EK, Euratom), OV L 113, 15. lpp.

[2] Šī programma ietver vairākas apakšprogrammas un darbības, tostarp Leonardo da Vinci darbību, kas aptver projektus profesionālās izglītības un apmācības nozarē.

[3] 36 dienas saskaņā ar līgumu un 65,56 dienas, kas deklarētas nobeiguma ziņojumā.

[4] Sūdzības iesniedzējs savā apelācijas sūdzībā atkārtoti iesniedza darba laika uzskaites lapas, pievienojot virsrakstu ar attiecīgā projekta akronīmu l.

[5] EACEA apgalvoja, ka maksājumi vadošajam partnerim tika iekļauti pie "citām izmaksām" kā "Einkünfte aus Gewerbebetrieb", kas saskaņā ar Vācijas Ienākuma nodokļa likumu ir ienākums no neatkarīga darba. Lai gan maksājumi vadošajam partnerim tika saukti par "atalgojumu" (vācu valodā "Vergütung"), tos nevarēja uzskatīt par algu saskaņā ar Mūžizglītības programmas noteikumiem. EACEA apgalvoja, ka vadošā partnera atalgojums ir uzskatāms par ienākumiem no neatkarīga darba, jo līgums starp sūdzības iesniedzēju un vadošo partneri bija pakalpojumu līgums (vācu valodā “Dienstleistungsvertrag”).

[6] Lai gan tas nav pilnīgi skaidrs, ombuds saprot, ka šis termins attiecas uz Mūžizglītības programmas rokasgrāmatu.

[7] "Dienas personāla izmaksas jāaprēķina, pamatojoties uz uzņēmuma maksāto gada algu, un jāiekasē gada pārskatos, dalot ar darba dienu skaitu (sk. iepriekš 1.2. jautājumu). Izmaksām, protams, jābūt līdzvērtīgām to uzdevumu tirgus vērtībai, kas veikti šā partnera valstī (jāsniedz pierādījums). Aģentūra var pieprasīt gada pārskatus kā apliecinošu dokumentu."

[8] 172.a panta 1. punkts Komisijas 2002. gada 23. decembra Regulā (EK, Euratom) Nr. 2342/2002, ar ko paredz īstenošanas kārtību Padomes Regulai (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam (tagad – 2012. gada Finanšu regulas 126. panta 2. punkts).

[9] 2002. gada Finanšu regulas īstenošanas noteikumu 172.a panta 1. punkts. Attiecīgos noteikumus skatīt pielikumā.

[10] Dotāciju nolīgumu II.14.1. pants

[11] Dotāciju nolīgumu II.14.1. pants. Attiecīgos noteikumus skatīt pielikumā.

[12] Mūžizglītības programmas rokasgrāmatas 2.2.2. iedaļa ir šāda:

Savlaicīga izmaksu pārkodēšana: Izdevumi ir jāreģistrē grāmatvedības sistēmā, pamatojoties uz atbilstošiem apliecinošiem dokumentiem laikā, kad tie radušies. Dokumenti, kas sagatavoti pēc perioda, kurā radušās izmaksas, tiks atzīti par neattiecināmiem.

[13] Sūdzības iesniedzēja un EACEA iesniegtā informācija liecina, ka līdz 2014. gada martam sūdzības iesniedzējs bija iesniedzis EACEA:

1) sūdzības iesniedzēja vadošā partnera izrakstītie rēķini (par kopējo neto summu 22 946,87 EUR/bruto summu 27 308,78 EUR);

2) darba laika uzskaites lapas;

2) provizoriskie iekšējā konta izraksti, kas attiecas uz vadošajam partnerim veikto maksājumu (vācu valodā "Vergütung an Mitunernehmer §15EStG - Atlīdzība līdzuzņēmējiem"),

3) vadošā partnera bankas konta izraksti, kuru mērķis ir apstiprināt pieprasīto summu pārskaitīšanu uz viņa bankas kontu par visiem trim rēķiniem (bruto summas samaksa).

4) sūdzības iesniedzēja paskaidrojumu, lai pamatotu pēdējā projekta rēķina novēlotu apmaksu; kā paskaidrots, šis rēķins tika apmaksāts pēc tam, kad EACEA informēja sūdzības iesniedzēju, ka EACEA par attiecināmām atzīst tikai tās izmaksas, kas ir izmaksātas pirms ES ieguldījuma galīgā maksājuma.

5) sūdzības iesniedzēja zvērinātā grāmatveža pašdeklarācija, kurā paskaidrots, ka sūdzības iesniedzēja vadošā partnera rēķini grāmatvedības uzskaitē tika reģistrēti kā personāla rēķini. Tomēr EACEA uzskata, ka summa, kas iegrāmatota grāmatvedībā kā atlīdzība, nav minēta.

EACEA 2014. gada februārī pieprasīja sūdzības iesniedzējam papildu dokumentus:

6) izdruka no sūdzības iesniedzēja grāmatvedības sistēmas, kurā uzrādīti visi vadošā partnera rēķini;

7) Sūdzības iesniedzēja nodokļu deklarācija,

8) Pierādījumi, piemēram, bankas konta izraksti, kontu izdruka utt., lai pierādītu, ka sūdzības iesniedzējs ir samaksājis sūdzības iesniedzēja vadošā partnera sociālo nodrošinājumu.

Kā norādīja EACEA, šie dokumenti tika saņemti 2014. gada martā.  

[14] Saskaņā ar 2012. gada Finanšu regulas 124. panta 5. punktu.

[15] Sūdzības iesniedzējs jo īpaši minēja: sūdzības iesniedzēja uzņēmuma statūti (vācu valodā "Gesellschaftsvergrag"), akcionāru lēmums par partneru atlīdzību (vācu valodā "Gesellschafterbeschluss über Vergütungen der Geschäftsführer") un grāmatvedības pārskatu kopijas.

[16] Bieži uzdoto jautājumu 1.5. un 1.6. jautājums

[17] Dotāciju nolīgumu II.14.1. pants

[18] 2002. gada Finanšu regulas īstenošanas kārtības 172.a panta 1. punkts,

[19] Rokasgrāmatas 2.2.2. iedaļa

[20] “Darba laika uzskaites lapas, ko parakstījis gan darba ņēmējs, gan organizācijas atbildīgā persona, norādot vārdu, amatu un izpildītos uzdevumus, atsauci uz darba plāna darbībām, projektam piešķirto stundu skaitu dienā un dienu skaitu mēnesī”