Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs, mazs Vācijas uzņēmums, piedalījās divos ES finansētos projektos (turpmāk “projekts A[1]” un “projekts B[2]”)saskaņā ar Mūžizglītības programmu[3]. ES dotācijas projektiem pārvaldīja Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra (EACEA).

2. Sūdzība attiecas uz EACEA lēmumu deklarēt kā neattiecināmas uz ES finansējumu izmaksas, kas pieprasītas par darbu, ko veicis sūdzības iesniedzēja vadošais partneris projektos A (22 946,87 EUR) un B (41 475 EUR). EACEA galvenokārt apgalvoja, ka sūdzības iesniedzējs bija noslēdzis apakšuzņēmuma līgumu par projekta pārvaldību ar vadošo partneri, lai gan šāds apakšuzņēmuma līgums nebija atļauts saskaņā ar dotācijas nolīgumu.

3. 2014. gada novembrī sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda. Ombuds sāka izmeklēšanu par sūdzības iesniedzēja nostāju, ka EACEA ir kļūdaini noraidījusi šīs izmaksas. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma EACEA atbildi uz sūdzību un pēc tam sūdzības iesniedzēja komentārus, atbildot uz atbildi.

4. Pamatojoties uz pušu izvirzītajiem argumentiem un viedokļiem, ombuds iesniedza risinājuma priekšlikumu^[4], ko EACEA daļēji pieņēma.

Neattiecināmas personāla izmaksas

Ombuda priekšlikums risinājumam

5. Saskaņā ar savu misiju meklēt taisnīgus rezultātus attiecībā uz sūdzībām ombude aicināja EACEA pārskatīt to izmaksu attiecināmību, kas saistītas ar sūdzības iesniedzēja vadošā partnera veikto darbu, un samaksāt summas, kuras tiek uzskatītas par attiecināmām ES finansējumam, tostarp procentus. Šā priekšlikuma pamatā galvenokārt bija EACEA atbildē ombudam paustais atzinums, ka izmaksas var uzskatīt par personāla izmaksām, ja ir izpildīti konkrēti kritēriji.

6. EACEA pieņēma Ombuda priekšlikumu un atkārtoti novērtēja sūdzības iesniedzēja apliecinošos dokumentus, ņemot vērā informāciju, ar kuru apmainījās gan iekšējās pārskatīšanas procesā, gan Ombuda izmeklēšanā.

7. Šīs atkārtotās novērtēšanas rezultātā EACEA nolēma samaksāt 5818,75 EUR par projektu A (no pieprasītās kopējās summas 22 946,87 EUR apmērā) un 21 394,63 EUR par projektu B (no pieprasītās kopējās summas 41 475 EUR apmērā) kopā ar procentiem.

8. Tomēr sūdzības iesniedzējs kritizēja to, ka EACEA turpināja uzskatīt noteiktas izmaksas par neattiecināmām.

9. Ombuds uzskatīja, ka daži sūdzības iesniedzēja argumenti ir pamatoti. Tādējādi viņa iesniedza EACEA vēl vienu priekšlikumu pārskatīt savu nostāju attiecībā uz sūdzības iesniedzēja vadošā partnera ceļošanas laiku (ko EACEA neuzskatīja par personāla izmaksām) un dažiem rēķiniem. Viņa arī ierosināja, lai EACEA atlīdzina netiešās izmaksas, pieskaitot procentus, kuru pamatā ir personāla izmaksas, kas tagad tiek uzskatītas par attiecināmām, jo dotāciju nolīgumos bija paredzēts vienotas likmes finansējums netiešajām izmaksām, kas aprēķinātas, pamatojoties uz attiecināmajām tiešajām izmaksām, piemēram, personāla izmaksām (personāla izmaksu attiecināmā summa pēc EACEA atkārtotās novērtēšanas bija palielinājusies).

10. Visbeidzot, lai izvairītos no līdzīgām bažām par citiem projektiem, kuros piedalījās sūdzības iesniedzējs, ombuds ierosināja EACEA izmantot tādu pašu pieeju attiecībā uz personāla izmaksām šajos citos projektos.

11. Tomēr ombuds uzskatīja, ka bija pamatoti, ka EACEA neatlīdzina noteiktas izmaksas, galvenokārt tāpēc, ka pieejamie apliecinošie dokumenti neļāva tos pārbaudīt. 

12. Atbildot uz to, EACEA piekrita, ka tās nostāja attiecībā uz ceļā pavadīto laiku ir kļūdaina. Tāpēc tā bija gatava uzskatīt ceļā pavadīto laiku par tiešajām izmaksām un lūdza sūdzības iesniedzēju iesniegt apliecinošus dokumentus par deklarētā ceļā pavadītā laika ilgumu. EACEA arī paskaidroja, kāpēc tā nevarēja pieņemt noteiktus rēķinus, proti, tāpēc, ka attiecīgās izmaksas nebija “radušāsprojekta darbības laikā”[5] vai nebija “nosakāmasun pārbaudāmas”[6].

13. EACEA arī piekrita Ombuda priekšlikumam atlīdzināt netiešās izmaksas un procentus, pamatojoties uz galīgajām tiešajām izmaksām, kas jānosaka pēc apliecinošo pierādījumu par ceļā pavadīto laiku analīzes. EACEA paziņoja, ka tā saziņā ar sūdzības iesniedzēju paudīs nožēlu par laiku, kas vajadzīgs, lai atrisinātu šo jautājumu.

14. Visbeidzot, EACEA piekrita piemērot šajā lietā pieņemto pieeju citam projektam, kurā piedalījās sūdzības iesniedzējs. Sūdzības iesniedzējs nebija apstrīdējis lēmumu par ceturto projektu, un tādējādi tas bija kļuvis galīgs.

15. Sūdzības iesniedzējs savās piezīmēs atzinīgi novērtēja EACEA lēmumus par ceļā pavadīto laiku un netiešajām izmaksām.

16. Tomēr sūdzības iesniedzējs kritizēja to, ka EACEA ir iepazinusies ar iesniegtajām darba laika uzskaites lapām un ir pieņēmusi tikai tās darbības, kas tiek uzskatītas par “pietiekamiidentificējamām un pārbaudāmām”. Lai gan sūdzības iesniedzējs piekrita, ka darbības ir tikai īsi aprakstītas darba laika uzskaites lapās, sūdzības iesniedzējs uzskata, ka tās tomēr varētu būt saistītas ar projekta darba programmu. Sūdzības iesniedzējs arī apgalvoja, ka ir pabeidzis savu darba programmas daļu daļā no projekta priekšlikumā paredzētā laika. Tādējādi nebija pareizi, ka EACEA apšauba deklarētā darba apjomu.

17. Sūdzības iesniedzējs apgalvoja, ka tas jau ir iesniedzis apliecinošos dokumentus par rīkotājdirektora ceļošanas laiku, bet piekrita tos iesniegt vēlreiz. Tomēr sūdzības iesniedzējs norādīja, ka uzņēmuma pārstrukturēšanas dēļ tam bija vajadzīgs vairāk laika, lai tos iesniegtu.

18. Attiecībā uz vienu no noraidītajiem rēķiniem (Nr. 2013-3335-01) sūdzības iesniedzējs nepiekrita EACEA apgalvojumam, ka šis rēķins tika reģistrēts sūdzības iesniedzēja grāmatvedības sistēmā pēc projekta attiecināmības perioda. Attiecībā uz citu rēķinu (Nr. 2013-3313-01) sūdzības iesniedzējs paskaidroja, ka šis rēķins tika apmaksāts kopā ar citām izmaksām, tāpēc bankas izrakstā bija iekļauta tikai ierobežota informācija. Tomēr sūdzības iesniedzējs norādīja, ka ir gatavs iesniegt paskaidrojošus pierādījumus attiecībā uz šo rēķinu.

Ombuda novērtējums pēc risinājuma priekšlikuma

19. Ombuds atzinīgi vērtē to, ka EACEA ir veikusi vairākus konkrētus pasākumus, lai atrisinātu problēmas, par kurām iesniegtas sūdzības. Faktiski pēc ombuda veiktās izmeklēšanas EACEA piekrita atlīdzināt ievērojamu daļu no sūdzības iesniedzēja pieprasītajām izmaksām. EACEA ir arī piekritusi piemērot tādu pašu pieeju saistītam projektam. Ombuds norāda, ka puses joprojām nav vienisprātis par noteiktu skaitu darba laika uzskaites lapu. Ombuds pauž nožēlu par to. Tomēr, ņemot vērā šīs lietas ieilgušo vēsturi, ombuds neuzskata, ka turpmāka izmeklēšana šajā jautājumā būtu pamatota.

20. Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja ceļā pavadīto laiku ombuds ierosina, lai EACEA piekrīt novērtēt dokumentus, kurus sūdzības iesniedzējs ir apņēmies iesniegt noteiktā termiņā.

21. Ombuds norāda, ka rēķins 2013-3335-01 tika datēts un apmaksāts 2014. gada 27. februārī. Pretēji sūdzības iesniedzēja apgalvojumam šis rēķins tika reģistrēts arī sūdzības iesniedzēja pārskatos (Jahreskonto 2014) tajā pašā dienā, t. i., gan pēc attiecināmības perioda beigām, gan pēc galīgā ziņojuma iesniegšanas dienas. Tāpēc EACEA paskaidrojums, ka šīs izmaksas nevar uzskatīt par “izmaksām,kas radušās projekta darbības laikā”[7], ir pamatots.

22. Attiecībā uz rēķinu 2013-3313-01 ombuds norāda, ka, lai gan bankas izrakstā minētā summa atbilst rēķinā pieprasītajai summai, bankas izrakstā nav atsauces uz rēķina numuru. Tajā pašā laikā citos iesniegtajos bankas konta izrakstos ir skaidri norādīti konkrēti rēķinu numuri. Tomēr, ņemot vērā to, ka EACEA ir piekritusi izskatīt papildu dokumentus par sūdzības iesniedzēja ceļošanas laiku, ombuds ierosina EACEA analizēt arī papildu dokumentus, kas sūdzības iesniedzējam jāiesniedz attiecībā uz rēķinu 2013-3313-01.

23. Tādējādi kopumā ombuds ir apmierināts ar to, ka EACEA ir daļēji pieņēmusi risinājuma priekšlikumu, un tāpēc lietu slēgs ar turpmāk minētajiem ierosinājumiem.

24. Pirms tam ombuds norāda:  

25. Šis konkrētais gadījums izceļ faktu, ka dalība ES finansētos projektos var būt biedējošs pasākums maziem uzņēmumiem, tostarp viena īpašnieka uzņēmumiem. Noteikumi ir pārsteidzoši sarežģīti, un uzņēmumiem bieži vien nav iespējams saņemt autoritatīvas konsultācijas par noteikumiem. Varētu sagaidīt, ka ES iestādes to ņems vērā, risinot jautājumus, kas saistīti ar atbilstību noteikumiem. Tomēr šķiet, ka noteikumi tiek izpildīti ar lielu centību un stingrību. Šī stingrā izpilde tiek veikta ES budžeta aizsardzības un krāpšanas novēršanas vārdā. Bieži vien faktiskie draudi ES budžetam vispār nav skaidri – vienkārša atsauce uz abstrakto interesi apkarot krāpšanu šķiet pietiekama, lai attaisnotu visstingrāko noteikumu piemērošanu, lai gan pieļautās kļūdas var būt nelielas. Ombuds ir ļoti nobažījies par to, ka dažos gadījumos maziem uzņēmumiem ir jāturpina pastāvēt gadiem ilgi, lai to likumīgās prasības tiktu apmierinātas vai bankrotētu šajā procesā. Saprotams, ka šādi uzņēmumi, to īpašnieki un darbinieki bieži vien veidos pastāvīgu, negatīvu viedokli par ES un tās administrāciju. Tādējādi ES iestādēm vienmēr būtu jāņem vērā reputācijas riski, kas saistīti ar likumīgu pieprasījumu izskatīšanu veidā, kas neatbilst gaidāmajiem augstajiem standartiem.

26. Tādējādi šādos jautājumos EACEA ir jābūt ļoti uzmanīgai, lai nepieļautu, ka tās darbības nosaka tikai dotāciju nolīguma tehniskie aspekti. Tā vietā tai ir jāraugās, lai tiktu ievērots samērīguma princips. EACEA, no vienas puses, ir jāīsteno dotāciju nolīgumi, ņemot vērā ES finanšu interešu aizsardzību. No otras puses, EACEA ir arī jāpārbauda, kas ir godīgs un taisnīgs individuāla nolīguma apstākļos. Publiskā sektora ombudu viedoklis parasti ir tāds, ka nevienu tiesību normu nevajadzētu piemērot tik neelastīgi, lai radītu nopietnu netaisnību vai negodīgumu. Saskaņā ar proporcionalitātes principu sodam par neatbilstību jābūt samērīgam ar pārkāpuma smagumu; apstākļi, kas jāņem vērā, ietver, piemēram, dotācijas saņēmēja labticību un rūpību. Tādējādi ir jāatrod līdzsvars starp dotāciju nolīgumu noteikumu stingru piemērošanu un nepieciešamību ES iestādēm rīkoties saskaņā ar taisnīguma un godīguma prasībām. Attiecīgi ombuds ierosina EACEA apsvērt, kas tai jādara, lai panāktu labāku līdzsvaru starp šīm interesēm.

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādu secinājumu:

EACEA ir daļēji pieņēmusi ombuda priekšlikumu par risinājumu.

Sūdzības iesniedzējs un EACEA tiks informēti par šo lēmumu.

Ieteikumi

Ombuds ierosina EACEA izskatīt dokumentus, kas jāiesniedz sūdzības iesniedzēja ierosinātajā termiņā attiecībā uz sūdzības iesniedzēja vadošā partnera ceļā pavadīto laiku.

Ombuds ierosina EACEA pārbaudīt dokumentus, kas sūdzības iesniedzējam jāiesniedz attiecībā uz rēķinu Nr. 2013-3313-01, un atlīdzināt pieprasītās izmaksas, ja, pamatojoties uz šiem pierādījumiem, tās var pārbaudīt un identificēt. 

Emīlija O'Reilija

Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2018. gada 16. janvārī

Lēmuma par sūdzību Nr. 1932/2014/JAS
galīgā redakcija angļu valodā

[1] Sūdzības iesniedzējs A projektā piedalījās no 2010. gada oktobra.

[2] Sūdzības iesniedzējs bija iesaistīts B projektā no tā sākuma 2011. gadā.

[3] Šī programma ietver vairākas apakšprogrammas un darbības, tostarp Leonardo da Vinci darbību.

kas attiecas uz projektiem profesionālās izglītības un apmācības nozarē.

[4] Plašāku informāciju par sūdzības kontekstu, pušu argumentiem un Ombuda izmeklēšanu skatīt Ombuda risinājuma priekšlikuma pilnajā tekstā, kas pieejams vietnē https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/88191/html.bookmark

[5] Saskaņā ar Finanšu regulas 126. panta 2. punkta a) apakšpunktu, pieejams šeit: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1465306920729&uri=CELEX:02012R0966-20160101

[6] Saskaņā ar Finanšu regulas 126. panta 2. punkta d) apakšpunktu.

[7] Saskaņā ar Finanšu regulas 126. panta 2. punkta a) apakšpunktu, pieejams šeit: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1465306920729&uri=CELEX:02012R0966-20160101