Sagatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 5. punktu^[1]

Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs ir Apvienotās Karalistes nevalstiska organizācija, kas piedalījās ES finansētajā Somālijas-Wide Education Synergies projektā (SWES).^[2] Projekta trešā posma (SWES III) mērķis bija “stiprināt [vietējo] izglītības ministriju spējas, lai tās varētu veikt starptautisko standartu pārbaudes un īstenot jauno mācību programmu sistēmu, ko eksāmenos izmanto kā vērtēšanas kritērijus”.^[3] Eiropas Komisija piekrita finansēt maksimālo ieguldījumu EUR 1900000 apmērā.

2. Projektu revidēja divas reizes. Otrajā revīzijā tika konstatēts, ka sūdzības iesniedzējs nav sniedzis pietiekamus pierādījumus par izmaksām, ko tas bija pieprasījis saistībā ar drošības personālu, invigilatoriem un marķieriem, ko bija iesniegušas attiecīgās valdības ministrijas. Jo īpaši revidenti uzskatīja, ka sūdzības iesniedzējam būtu vajadzējis uzturēt apmeklējumu reģistrus. Tā rezultātā revidenti noteica summu EUR 49663 apmērā “ Komisijaiturpmākai izskatīšanai”. [^{4] Pamatojoties uz} revīziju, Komisija atteicās finansēt šīs izmaksas.

3. Sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda 2019. gada 1. maijā.

Izmeklēšana

4. Ombuds sāka izmeklēšanu par Komisijas lēmumu noraidīt revīzijā konstatētās izmaksas.

5. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma Komisijas atbildi uz sūdzību un pēc tam sūdzības iesniedzēja komentārus, atbildot uz Komisijas atbildi.

Ombudam iesniegtie argumenti

6. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka dotācijas nolīgumā, kurā izklāstīti noteikumi, kas attiecas uz fondiem, tam nav noteikts pienākums iesniegt apmeklējumu reģistrus. Tāpēc Komisijai nevajadzētu to sodīt par to, ka tā to nav izdarījusi.

7. Turklāt pirmajā revīzijā tika apstiprinātas pieprasītās izmaksas. Otrajā revīzijā, kas bija tikai sistēmu revīzija, izmaksas netika uzskatītas par neattiecināmām, bet gan tika norādīts, ka Komisijai tās būtu jāturpina izskatīt.

8. Sūdzības iesniedzējs iesniedza pierādījumus, kas apliecina, ka par attiecīgajām summām ir izrakstīts rēķins un samaksāts un ka attiecīgie darbinieki ir strādājuši attiecīgajās dienās. Notika eksāmeni, kas nebūtu iespējami bez atbilstoša personāla, lai nodrošinātu drošību, uzmanību un marķēšanu.

9. Komisija norādīja, ka:

• Lai izmaksas būtu attiecināmas, tām jābūt izmaksām, kas radušās organizācijai(-ām), ar kuru(-ām) ir noslēgts dotācijas nolīgums (“saņēmējs”), un tām jāatbilst attiecīgajiem noteikumiem (tostarp “vispārējiem nosacījumiem” dotācijas nolīguma II pielikumā).
•  Vispārīgo nosacījumu 14.9. pantā ir uzskaitītas neattiecināmās izmaksas: “valsts pārvaldes iestāžu personāla algu izmaksas, ja vien īpašajos noteikumos nav noteikts citādi, un tikai tiktāl, ciktāl tās attiecas uz to darbību izmaksām, kuras attiecīgā valsts iestāde neveiktu, ja darbība netiktu veikta”. Saprašanās memorandi, ko sūdzības iesniedzējs noslēdza ar ministrijām saistībā ar projektu, nebija minēti ne projekta priekšlikumā, ne dotācijas nolīguma “Īpašajos nosacījumos”. Sūdzības iesniedzējs neinformēja Komisiju, ka tas ir noslēdzis šos memorandus, īstenojot projektu saskaņā ar dotācijas nolīgumu.
• Komisijai bija juridisks pienākums noraidīt apstrīdētās izmaksas, jo subjekts, kas tās radīja, nebija ne saņēmējs, ne saistīts ar saņēmēju. Izmaksu pamatā bija sūdzības iesniedzēja parakstītie saprašanās memorandi, kuros nebija iekļauta nekāda summa un kurus nevar uzskatīt par līgumiem starp ministrijām un sūdzības iesniedzēju. Tā kā saskaņā ar dotācijas nolīgumu ministrijas netika identificētas ne kā saņēmējas, ne kā sūdzības iesniedzēja asociētās vai saistītās struktūras, to izmaksas nevarēja uzskatīt par attiecināmām.
• Dotāciju nolīgumā ir izklāstīti nosacījumi, saskaņā ar kuriem saņēmēji var piešķirt līgumu slēgšanas tiesības, lai īstenotu projektu, jo īpaši lai iepirktu preces, būvdarbus vai pakalpojumus. Lai izmaksas, kas radušās saskaņā ar šādiem līgumiem, būtu attiecināmas, tām jābūt nepieciešamām projekta īstenošanai.
• Komisija neizvirzīja nekādas jaunas prasības ar atpakaļejošu spēku. Faktiski saskaņā ar vispārīgajiem nosacījumiem saņēmējiem būtu jāglabā pārbaudāma grāmatvedības uzskaite, tostarp attiecīgie radušos izmaksu apliecinošie dokumenti. Tas ietver personāla un algu uzskaiti, piemēram, līgumus, algas aprēķinus un darba laika uzskaites lapas (14., 16.7. un 16.9. pants).
• Lai gan saskaņā ar dotācijas nolīguma noteikumiem ministriju izmaksas nebija attiecināmas, Komisija un revidenti izrādīja zināmu elastību, ļaujot sūdzības iesniedzējam iesniegt apmeklējumu reģistrus, lai pamatotu šīs izmaksas.
• Sūdzības iesniedzējs nesniedza pierādījumus, kā tas bija pārliecinājies, ka attiecīgās izmaksas faktiski ir radušās trim ministrijām. Sūdzības iesniedzējs noslēdza līgumus ar ministrijām, kuros nebija prasīts, lai ministrijas kopā ar saviem rēķiniem iesniegtu apliecinošus dokumentus. Tādējādi sūdzības iesniedzējs nevarēja pārbaudīt, vai izmaksas ir radušās. Piemēram, drošības personāls, invigilators un marķieri nav parakstījuši darba laika uzskaites lapas.
• Pretēji sūdzības iesniedzēja viedoklim revīzija, kuras rezultātā Komisija atzina izmaksas par neattiecināmām, bija finanšu un sistēmu revīzija, nevis tikai sistēmu revīzija. Pirmā un otrā revīzija balstījās uz izdevumu izlasēm un ne vienmēr pārbaudīja vienus un tos pašus izdevumu posteņus. Tādējādi ir saprotams, ka tie, iespējams, ir sasnieguši atšķirīgus rezultātus.

10. Sūdzības iesniedzējs saglabāja savu viedokli, ka izmaksu noraidīšana ir netaisnīga un nesamērīga attiecībā pret Komisiju. Sūdzības iesniedzējs uzskata, ka:

• Pirmajā revīzijā, kas bija plaša, tika pārbaudīti un apstiprināti sūdzības iesniedzēja izdevumi, no kuriem attiecīgās izmaksas bija viens no lielākajiem atsevišķajiem posteņiem.
• Sūdzības iesniedzējs un Komisija līgumā vienojās, ka līdzekļi tiks izlietoti, lai palīdzētu ministrijām segt personāla izmaksas eksāmenu kārtošanai un drošībai. Komisija apstiprināja budžetu, kurā bija iekļautas drošības izmaksas. Tādējādi Komisija esot kļūdījusies, apgalvojot, ka izmaksas nebija attiecināmas, jo tās attiecās uz ministriju personālu.
• Sūdzības iesniedzēja sniegtajiem pierādījumiem vajadzētu būt pietiekamiem. Sūdzības iesniedzējs nevarēja saņemt apmeklējuma vai darba laika uzskaites lapas. Tomēr tā iesniedza ministriju rēķinus un parakstītus eksāmena un apsardzes darbinieku sarakstus, kas apliecina nostrādātās dienas, kā arī citus pierādījumus, kas apliecina, ka viņi ir bijuši uzrādīti, piemēram, pierādījums par viņu pārvadāšanu.
• Vispārīgajos nosacījumos nav precizēts, kādi konkrēti pierādījumi ir nepieciešami konkrētos apstākļos. Ir nepareizi, ka Komisija, ilgi pēc projekta pabeigšanas, apgalvo, ka kā izdevumu pierādījums tiks pieņemts tikai noteikta veida dokuments.
• Nav šaubu, ka sūdzības iesniedzējs sedza izmaksas un ka pakalpojumi tika sniegti atbilstoši visu pušu prasībām. Līdz ar to ir nesamērīgi noraidīt visas izmaksas kopumā. Tam ir bijusi būtiska negatīva ietekme uz sūdzības iesniedzēju, kas ir neliela labdarība, jo tas nevar atgūt izmaksas no ministrijām.

Ombuda novērtējums

11. Rūpīgi izskatījusi Komisijas un sūdzības iesniedzēja argumentus un iesniegtos dokumentāros pierādījumus, ombuds uzskata, ka Komisijas lēmums noraidīt visas attiecīgās izmaksas bija netaisnīgs šīs lietas īpašajos apstākļos.

12. Projekta mērķis bija “nostiprināt [Somalian] Izglītības ministriju spējas, lai tās varētu veikt starptautisko standartu pārbaudes un īstenot jauno mācību programmu sistēmu, ko eksāmenos izmanto kā vērtēšanas kritērijus”.^[5] Iesniegtie pierādījumi liecina, ka sūdzības iesniedzējs projektu ir veiksmīgi īstenojis.

13. “Pasākuma aprakstā” (dotācijas nolīguma I pielikums) ir īpaši minēts, ka sūdzības iesniedzējam bija jāpiedalās eksāmena izmaksu segšanā 40 % apmērā.^[6] Atlikums bija jāsedz vietējām izglītības ministrijām.^[7] Turklāt pasākuma apraksts īpaši attiecas uz izmaksām, kas saistītas ar uzraugīšanu un marķēšanu, un uzsver drošību kā būtisku jautājumu, kas saistīts ar pasākuma sekmīgu īstenošanu.[8] Darbības budžets (dotācijas nolīguma III pielikums) attiecās arī uz eksāmenu uzraugīšanu un marķēšanu.

14. Tādējādi dotācijas nolīgumā, lasot to kopumā, skaidri bija paredzēta apsardzes darbinieku, uzraugu un eksāmena marķieru izmantošana projekta ietvaros. Tas ir loģiski, jo apsardzes darbinieki, invigilators un eksāmena marķieri bija nepieciešami, lai veiksmīgi pabeigtu darbības mērķi konkrētajā vidē. Faktiski ir grūti iedomāties, ka attiecīgos eksāmenus varēja organizēt bez apsardzes darbinieku, uzraugu un eksāmenu marķieru klātbūtnes.

15. Sūdzības iesniedzējs iesniedza dokumentus, kas kopumā pierāda, ka tam radušās attiecīgās izmaksas saistībā ar projekta īstenošanu. Sūdzības iesniedzējs pat iesniedza dažas apmeklējuma lapas, iesaistīto darbinieku parakstu sarakstus, kā arī transporta pierādījumus. Pamatojoties uz šiem pierādījumiem, ir grūti apstrīdēt, ka darbs faktiski tika paveikts. Lai gan sūdzības iesniedzējam, iespējams, būtu bijis vēlams saglabāt papildu pierādījumus, kas ļautu Komisijai pārbaudīt, vai visas izmaksas ir pilnībā attiecināmas, faktu, ka tas to nedarīja, nevar attiecināt tikai uz sūdzības iesniedzēju (sk. nākamo rindkopu), un jebkurā gadījumā tam nevajadzētu kavēt risinājumu šajā lietā.

16. Ombuds arī norāda, ka atšķirībā no citiem projektiem, kuros revidenti konstatē, ka izmaksas nav attiecināmas, šajā gadījumā revidenti tikai norādīja uz šo jautājumu “Komisijai turpmākai izskatīšanai”.^[9] Konkrēti, revidenti kritizēja sūdzības iesniedzēju par to, ka viņš nav uzturējis apmeklējumu reģistrus. Tomēr vispārīgajos nosacījumos^[10] nav īpaši prasīts tos izmantot. Tajos ir tikai indikatīvs to pierādījumu saraksts, kurus var izmantot. Ombuds uzskata, ka būtu netaisnīgi, ja šīs neskaidrības rezultātā tiktu sodīts sūdzības iesniedzējs.

17. Ombuds atzīst, ka Komisijai ir jānodrošina, ka ES līdzekļi tiek izlietoti saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem. To personu pienākums, kuras saņem ES līdzekļus, ir glabāt visus attiecīgos pierādījumus, kas apliecina, ka tie ir izpildījuši visus piemērojamos nosacījumus. Tomēr Komisijai ir jāievēro arī vispārējie taisnīguma un proporcionalitātes principi^[11]. Ombuds uzskata, ka Komisija varētu darīt vairāk, lai šajā gadījumā rastu risinājumu, un attiecīgi nāk klajā ar turpmāk izklāstīto priekšlikumu.

Risinājuma priekšlikums

Pamatojoties uz iepriekš minētajiem konstatējumiem, ombuds ierosina Eiropas Komisijai:

· pārskatīt savu novērtējumu. Ņemot vērā visus sūdzības iesniedzēja sniegtos pierādījumus un visus lietas apstākļus, Komisijai būtu jānosaka samērīga summa, kas jāmaksā sūdzības iesniedzējam par izmaksām, kas radušās saistībā ar eksāmena drošības, uzraugīšanas un marķēšanas nodrošināšanu.

· lai izvairītos no līdzīgām problēmām nākotnē, atjaunināt to pierādījumu veidu, kas vajadzīgi, lai pamatotu izmaksas, kas izklāstītas vispārīgajos nosacījumos, pievienojot īpašu atsauci uz apmeklējumu reģistriem.

Eiropas Komisija tiek aicināta līdz 2020. gada 5. maijam informēt ombudu par visām darbībām, ko tā ir veikusi saistībā ar minēto risinājuma priekšlikumu.

Emily OReilly
Eiropas Ombuds

Strasbūrā, 05/03/2020

^[1] Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (94/262/EOTK, EK, Euratom), OV 1994, L 113, 15. lpp.

[2] Līguma numuri FED/2015/370–522 un FED/2015/371–118.

[3] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 9. lpp.

[4] Revīzijas ziņojuma 8., 31.–32. un 89.–92. lpp.

[5] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 9. lpp.

[6] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 11. lpp.

[7] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 11. lpp.

[8] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, jo īpaši 8., 11., 12., 16. un 19. lpp.

[9] Revīzijas ziņojuma 8. un 31. lpp.

[10] 16.9. pants attiecīgajā daļā ir formulēts šādi: “Papildus 2. pantā minētajiem ziņojumiem šajā pantā minētie dokumenti ietver:

a) grāmatvedības ieraksti... no saņēmēja(-u) grāmatvedības sistēmas...;

b) Pierādījumi par iepirkuma procedūrām, piemēram, konkursa dokumentiem [..]

C) pierādījumu par saistībām, piemēram, līgumiem un pasūtījuma veidlapām;

D) pierādījums par tādu pakalpojumu sniegšanu kā apstiprināti ziņojumi, darba laika uzskaites lapas, transporta biļetes, pierādījums par piedalīšanos semināros, konferencēs un mācību kursos;

e) pierādījums par preču saņemšanu, piemēram, piegādes kvītis no piegādātājiem;

F) pierādījums par darbu pabeigšanu, piemēram, pieņemšanas sertifikāti;

g) pirkuma pierādījums, piemēram, rēķini un kvītis;

h) maksājuma pierādījums, piemēram, bankas izraksti, debeta paziņojumi, pierādījums par darbuzņēmēja veikto norēķinu;

I) pierādījums, ka faktiski nevar atgūt samaksātos nodokļus un/vai PVN;

J) Attiecībā uz degvielas un eļļas izdevumiem — kopsavilkums par nobraukto attālumu...

K) personāla un algu uzskaite, piemēram, līgumi, algas izraksti un darba laika uzskaites lapas...”.

[11] Saskaņā ar Finanšu regulas 101. panta 2. punktu “atbildīgais kredītrīkotājs var pilnībā vai daļēji atcelt konstatētā debitoru parāda atgūšanu, ja atgūšana ir pretrunā proporcionalitātes principam.”Eiropas Parlamenta un Padomes Regula 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1581944455684&uri=CELEX:32018R1046