Sagatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu ^{3. panta 5. punktu [1]}

Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs ir Apvienotās Karalistes nevalstiska organizācija, kas piedalījās ES finansētajā Somālijas un visas pasaules izglītības sinerģijas projektā (SWES).^[2] Projekta trešā posma (SWES III) mērķis bija “stiprināt [vietējo] izglītības ministriju spējas, lai tās varētu veikt starptautisko standartu pārbaudes un īstenot jauno mācību programmu sistēmu, ko pārbaudes izmanto kā vērtēšanas kritērijus”. ^[3] Eiropas Komisija piekrita finansēt maksimālo ieguldījumu EUR 1 900 000 apmērā.

2. Projekts tika revidēts divas reizes. Otrajā revīzijā tika konstatēts, ka sūdzības iesniedzējs nav sniedzis pietiekamus pierādījumus par izmaksām, ko tas bija pieprasījis saistībā ar drošības personālu, uzraugiem un marķieriem un ko bija sniegušas attiecīgās valdības ministrijas. Revidenti jo īpaši uzskatīja, ka sūdzības iesniedzējam bija jāuztur apmeklējumu reģistri. Rezultātā revidenti konstatēja, ka summa EUR 49 663 apmērā “Komisijai turpmākai izskatīšanai ”.^[4] Pamatojoties uz revīziju, Komisija atteicās finansēt šīs izmaksas.

3. Sūdzības iesniedzējs 2019. gada 1. maijā vērsās pie ombuda.

Izmeklēšana

4. Ombuds sāka izmeklēšanu par Komisijas lēmumu noraidīt revīzijā konstatētās izmaksas.

5. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma Komisijas ´s atbildi uz sūdzību un pēc tam sūdzības iesniedzēja komentārus, atbildot uz Komisijas atbildi.

Ombudam iesniegtie argumenti

6. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka dotācijas nolīgumā, kurā izklāstīti noteikumi, kas attiecas uz fondiem, tam nav prasīts nodrošināt apmeklējumu reģistrus. Tādējādi Komisijai nevajadzētu to sodīt par to, ka tā to nav izdarījusi.

7. Turklāt pirmajā revīzijā tika apstiprinātas pieprasītās izmaksas. Otrajā revīzijā, kas bija tikai sistēmu revīzija, izmaksas netika uzskatītas par neattiecināmām, bet gan tika norādīts, ka Komisijai tās būtu jāizskata sīkāk.

8. Sūdzības iesniedzējs sniedza pierādījumus, kas liecina, ka par attiecīgajām summām ir izrakstīti rēķini un tās ir samaksātas un ka attiecīgie darbinieki ir strādājuši attiecīgajās dienās. Eksāmeni notika, kas nebūtu bijis iespējams bez atbilstoša personāla, lai nodrošinātu drošību, modrību un marķēšanu.

9. Komisija norādīja, ka:

• Lai izmaksas būtu attiecināmas, tām jābūt izmaksām, kas radušās organizācijai(-ām), ar kuru(-ām) ir noslēgts dotācijas nolīgums (“saņēmējs”), un jāatbilst attiecīgajiem noteikumiem (tostarp dotācijas nolīguma II pielikumā minētajiem “Vispārīgajiem nosacījumiem”).
•  Vispārīgo nosacījumu 14.9. pantā ir uzskaitītas neattiecināmās izmaksas: “valsts pārvaldes iestāžu personāla algu izmaksas, ja vien Īpašajos noteikumos nav noteikts citādi un tikai tiktāl, ciktāl tās attiecas uz tādu darbību izmaksām, kuras attiecīgā valsts iestāde neveiktu, ja Pasākums netiktu veikts”. Saprašanās memorandi, ko sūdzības iesniedzējs noslēdza ar ministrijām saistībā ar projektu, nebija minēti ne projekta priekšlikumā, ne dotācijas nolīguma “Īpašajos nosacījumos”. Sūdzības iesniedzējs neinformēja Komisiju, ka tas ir noslēdzis šos memorandus, īstenojot projektu saskaņā ar dotācijas nolīgumu.
• Komisijai bija juridisks pienākums noraidīt apstrīdētās izmaksas, jo subjekts, kas tās radīja, nebija ne atbalsta saņēmējs, ne saistīts ar atbalsta saņēmēju. Izmaksu pamatā bija sūdzības iesniedzēja parakstītie saprašanās memorandi, kuros nebija iekļauta nekāda summa un kuri nav uzskatāmi par līgumiem starp ministrijām un sūdzības iesniedzēju. Tā kā saskaņā ar dotācijas nolīgumu ministrijas netika identificētas ne kā atbalsta saņēmējas, ne kā sūdzības iesniedzēja asociētās vai saistītās struktūras, to izmaksas nevarēja uzskatīt par attiecināmām.
• Dotāciju nolīgumā ir izklāstīti nosacījumi, saskaņā ar kuriem saņēmēji var piešķirt līgumu slēgšanas tiesības, lai īstenotu projektu, jo īpaši, lai iepirktu preces, būvdarbus vai pakalpojumus. Lai izmaksas, kas radušās saskaņā ar šādiem līgumiem, būtu attiecināmas, tām jābūt nepieciešamām projekta īstenošanai.
• Komisija nav noteikusi jaunas prasības ar atpakaļejošu spēku. Faktiski saskaņā ar vispārīgajiem nosacījumiem saņēmējiem būtu jāglabā pārbaudāma grāmatvedības uzskaite, tostarp attiecīgie apliecinošie dokumenti par izmaksām, kas radušās. Tas ietver darbinieku un algu sarakstu uzskaiti, piemēram, līgumus, algas paziņojumus un darba laika uzskaites lapas (14., 16.7. un 16.9. pants).
• Lai gan saskaņā ar dotācijas nolīguma noteikumiem ministriju izmaksas bija neattiecināmas, Komisija un revidenti izrādīja zināmu elastību, ļaujot sūdzības iesniedzējam iesniegt apmeklējumu reģistrus, lai pamatotu šīs izmaksas.
• Sūdzības iesniedzējs nesniedza pierādījumus, kas apliecinātu, kā tas ir pārbaudījis, ka attiecīgās izmaksas faktiski ir radušās trim ministrijām. Sūdzības iesniedzējs ar ministrijām noslēdza līgumus, kas neprasīja ministrijām kopā ar rēķiniem iesniegt apliecinošus dokumentus. Tādējādi sūdzības iesniedzējs nevarēja pārbaudīt, vai izmaksas ir radušās. Piemēram, drošības darbinieki, uzraugi un marķieri nebija parakstījuši darba laika uzskaites lapas.
• Pretēji sūdzības iesniedzēja viedoklim revīzija, kuras rezultātā Komisija atzina izmaksas par neattiecināmām, bija finanšu un sistēmu revīzija, nevis tikai sistēmu revīzija. Pirmās un otrās revīzijas pamatā bija izdevumu paraugi, un tās ne vienmēr pārbaudīja vienus un tos pašus izdevumu posteņus. Tādējādi ir saprotams, ka tie, iespējams, ir sasnieguši atšķirīgus rezultātus.

10. Sūdzības iesniedzējs joprojām uzskatīja, ka izmaksu noraidīšana no Komisijas puses ir netaisnīga un nesamērīga. Saskaņā ar sūdzības iesniedzēja sniegto informāciju:

• Pirmajā plašajā revīzijā tika pārbaudīti un apstiprināti sūdzības iesniedzēja izdevumi, no kuriem attiecīgās izmaksas bija viens no lielākajiem atsevišķajiem posteņiem.
• Sūdzības iesniedzējs un Komisija līgumā vienojās, ka līdzekļi tiks izlietoti, lai palīdzētu ministrijām segt personāla izmaksas par eksāmenu vadīšanu un drošību. Komisija bija apstiprinājusi budžetu, kurā bija iekļautas drošības izmaksas. Tādējādi Komisija esot kļūdījusies, vēlāk apgalvojot, ka izmaksas nav atlīdzināmas, jo tās attiecas uz ministriju darbiniekiem.
• Sūdzības iesniedzēja sniegtajiem pierādījumiem vajadzētu būt pietiekamiem. Sūdzības iesniedzējs nevarēja saņemt apmeklējumu vai darba laika uzskaites lapas. Tomēr tā iesniedza ministriju rēķinus un parakstītus eksāmenu un drošības darbinieku sarakstus, kas apliecina nostrādātās dienas, kā arī citus pierādījumus, lai pierādītu, ka viņi ir bijuši klāt, piemēram, pierādījumus par viņu pārvadāšanu.
• Vispārīgajos nosacījumos nav precizēts, kādi konkrēti pierādījumi ir nepieciešami konkrētajos apstākļos. Nav pareizi, ka Komisija ilgi pēc projekta pabeigšanas apgalvo, ka tikai noteikta veida dokuments tiks pieņemts kā izdevumu pierādījums.
• Nav šaubu, ka sūdzības iesniedzējs sedza izmaksas un ka pakalpojumi tika sniegti visām pusēm pieņemamā veidā. Līdz ar to ir nesamērīgi noraidīt visus tiesāšanās izdevumus. Tam ir bijusi ievērojama negatīva ietekme uz sūdzības iesniedzēju, nelielu labdarības organizāciju, jo tā nevar atgūt izmaksas no ministrijām.

Ombuda novērtējums

11. Rūpīgi izskatījusi Komisijas un sūdzības iesniedzēja sniegtos argumentus un dokumentāros pierādījumus, ombuds uzskata, ka Komisijas lēmums noraidīt visas attiecīgās izmaksas šīs lietas konkrētajos apstākļos bija netaisnīgs.

12. Projekta mērķis bija “stiprināt [Somijas] Izglītības ministriju spējas, lai tās varētu veikt starptautisko standartu pārbaudes un īstenot jauno mācību programmu sistēmu, ko pārbaudes izmanto kā vērtēšanas kritērijus”. ^[5] Iesniegtie pierādījumi liecina, ka sūdzības iesniedzējs projektu ir sekmīgi īstenojis.

13. “Darbības aprakstā” (dotācijas nolīguma I pielikums) īpaši minēts, ka sūdzības iesniedzējam bija jāpiedalās eksāmenu izmaksu segšanā 40 % apmērā.^[6] Atlikums bija jāmaksā vietējām izglītības ministrijām.^[7] Turklāt darbības aprakstā īpaši minētas izmaksas, kas saistītas ar uzmundrināšanu un marķēšanu, un uzsvērta drošība kā būtisks jautājums, kas saistīts ar darbības sekmīgu īstenošanu.[8] Darbības budžetā (dotācijas nolīguma III pielikums) bija minēta arī eksāmena uzmundrināšana un marķēšana.

14. Tādējādi dotācijas nolīgumā, lasot to kopumā, skaidri bija paredzēta drošības darbinieku, uzraugu un eksāmena marķieru izmantošana projekta ietvaros. Tas ir loģiski, jo drošības darbinieki, uzraugi un eksāmenu marķieri bija nepieciešami, lai sekmīgi pabeigtu darbības mērķi konkrētajā vidē. Faktiski ir grūti iedomāties, ka attiecīgie eksāmeni būtu varējuši tikt organizēti bez drošības personāla, uzraugu un eksāmenu marķieru klātbūtnes.

15. Sūdzības iesniedzējs iesniedza dokumentus, kas kopumā pierāda, ka tam radušās attiecīgās izmaksas saistībā ar projekta īstenošanu. Sūdzības iesniedzējs pat iesniedza dažas apmeklējuma lapas, iesaistīto darbinieku parakstu sarakstus, kā arī pierādījumus par transportu. Pamatojoties uz šiem pierādījumiem, ir grūti apstrīdēt, ka darbs faktiski tika veikts. Lai gan sūdzības iesniedzējam, iespējams, būtu bijis vēlams saglabāt papildu pierādījumus, kas ļautu Komisijai pārbaudīt, vai visas izmaksas ir pilnībā attiecināmas, to, ka tas to nav izdarījis, nevar attiecināt tikai uz sūdzības iesniedzēju (sk. nākamo punktu), un jebkurā gadījumā tam nevajadzētu kavēt šīs lietas risinājumu.

16. Ombuds arī norāda, ka atšķirībā no citiem projektiem, kuros revidenti konstatē, ka izmaksas nav attiecināmas, revidenti šajā gadījumā tikai norādīja uz šo jautājumu “Komisijai turpmākai izskatīšanai”.^[9] Jo īpaši revidenti kritizēja sūdzības iesniedzēju par to, ka tas nav uzturējis apmeklējumu reģistrus. Tomēr Vispārējie nosacījumi ^[10] īpaši nepieprasa to izmantošanu. Tajos ir tikai indikatīvs saraksts ar pierādījumiem, kurus var izmantot. Ombuds uzskata, ka būtu netaisnīgi, ja šīs skaidrības trūkuma dēļ sūdzības iesniedzējs tiktu sodīts.

17. Ombuds atzīst, ka Komisijai ir jānodrošina, lai ES līdzekļi tiktu izlietoti saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem. ES līdzekļu saņēmēju pienākums ir glabāt visus attiecīgos pierādījumus, kas apliecina, ka viņi ir izpildījuši visus piemērojamos nosacījumus. Tomēr Komisijai ir jāievēro arī vispārējie taisnīguma un proporcionalitātes principi ^[11]. Ombuds uzskata, ka Komisija varētu darīt vairāk, lai panāktu risinājumu šajā lietā, un attiecīgi iesniedz priekšlikumu turpmāk.

Risinājuma priekšlikums

Pamatojoties uz iepriekš minētajiem konstatējumiem, ombuds ierosina Eiropas Komisijai:

· pārskatīt savu novērtējumu. Ņemot vērā visus sūdzības iesniedzēja sniegtos pierādījumus un visus lietas apstākļus, Komisijai būtu jānosaka saprātīga summa, kas jāmaksā sūdzības iesniedzējam par izmaksām, kuras radušās saistībā ar eksāmena drošības, modrības un marķēšanas nodrošināšanu.

· lai izvairītos no līdzīgām problēmām nākotnē, atjaunināt izmaksu pamatošanai nepieciešamo pierādījumu veidu, kas noteikts Vispārīgajos noteikumos, pievienojot īpašu atsauci uz apmeklējumu reģistriem.

Eiropas Komisija tiek aicināta līdz 2020. gada 5. maijam informēt ombudu par visiem pasākumiem, ko tā veikusi saistībā ar minēto risinājuma priekšlikumu.

Emily O ́Reilly
Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2020. gada 5. martā

^[1] Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (94/262/EOTK, EK, Euratom), OV L 113, 15. lpp.

[2] Līguma numurs FED/2015/370-522 un FED/2015/371-118.

[3] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 9. lpp.

[4] Revīzijas ziņojuma 8., 31.–32., 89.–92. lpp.

[5] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 9. lpp.

[6] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 11. lpp.

[7] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, 11. lpp.

[8] Pasākuma apraksts, dotācijas nolīguma I pielikums, jo īpaši 8., 11., 12., 16. un 19. lpp.

[9] Revīzijas ziņojuma 8. un 31. lpp.

[10] 16.9. panta attiecīgajā daļā ir noteikts: “Papildus 2. pantā minētajiem ziņojumiem šajā pantā minētie dokumenti ietver:

a) grāmatvedības uzskaite ... no Saņēmēja(-u) grāmatvedības sistēmas ...;

b) Pierādījumi par iepirkuma procedūrām, piemēram, konkursa dokumenti ...

c) saistību pierādījums, piemēram, līgumi un pasūtījuma dokumenti;

d) pakalpojumu sniegšanas pierādījums, piemēram, apstiprināti ziņojumi, darba laika uzskaites lapas, transporta biļetes, pierādījums par semināru, konferenču un mācību kursu apmeklēšanu;

e) pierādījums par preču saņemšanu, piemēram, piegādes kvītis no piegādātājiem;

f) apliecinājums par darbu pabeigšanu, piemēram, pieņemšanas sertifikāti;

g) pirkuma pierādījums, piemēram, rēķini un kvītis;

h) maksājuma pierādījums, piemēram, bankas konta izraksti, debeta paziņojumi, pierādījums par darbuzņēmēja veikto norēķinu;

i) pierādījums, ka samaksātos nodokļus un/vai PVN faktiski nevar atgūt;

j) Attiecībā uz degvielas un eļļas izmaksām - kopsavilkuma saraksts par nobraukto attālumu ...

k) ieraksti par darbiniekiem un algu sarakstiem, piemēram, līgumi, algas izraksti un darba laika uzskaites lapas ...”.

[11] Saskaņā ar Finanšu regulas 101. panta 2. punktu “atbildīgais kredītrīkotājs var pilnībā vai daļēji atteikties no konstatētā debitoru parāda atgūšanas [..], ja atgūšana nav saderīga ar proporcionalitātes principu.” Eiropas Parlamenta un Padomes Regula 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1581944455684&uri=CELEX:32018R1046