Lietas nosaukums: Eiropas Datu aizsardzības kolēģijas atteikums piešķirt publisku piekļuvi dokumentiem, kas attiecas uz datu starptautisku nosūtīšanu

Datums: Ceturtdien, 2022. gada 5. maijā

Attālināta sanāksme, izmantojot Webex

Eiropas ombuds

· Fergal O’Regan, galvenais juridiskais eksperts

· Jennifer King, juridiskā eksperte

· Izmeklēšanas koordinatore Tanja Ehnert

· Angela Marcos Figueruelo, izmeklēšanas speciāliste

· Federico Narducci, izmeklēšanas stažieris

Eiropas Datu aizsardzības kolēģijas sekretariāts (EDAK SEC)

· Nodaļas vadītājs

· Iekšējās atbilstības nodaļas vadītājs

· Pārredzamības speciālists

· 1 jurists, kas pašlaik ir iesaistīts pieprasījumu par publisku piekļuvi dokumentiem izskatīšanā

Ievads un procesuālā informācija

Pēc ievada Ombuda izmeklēšanas grupa izklāstīja tiesisko regulējumu, kas attiecas uz Ombuda rīkotajām sanāksmēm. Jo īpaši izmeklēšanas grupa paskaidroja, ka ziņojuma projekts par sanāksmi tiks nosūtīts EDAK SEC, lai nodrošinātu, ka tas ir faktiski precīzs un pilnīgs. Pēc tam sanāksmes ziņojums tiks pabeigts, iekļauts lietā un nodots sūdzības iesniedzējam.

Izmeklēšanas grupa paskaidroja, ka Ombuds bez EDAK SEC iepriekšējas piekrišanas [1] nevar izpaust nekādu informāciju, ko EDAK ir identificējusi kā konfidenciālu, ne sūdzības iesniedzējam, ne jebkurai citai personai ārpus Ombuda biroja.

Sanāksmes mērķis

Izmeklēšana attiecas uz EDAK atteikumu piešķirt pilnīgu publisku piekļuvi dokumentiem, kas attiecas uz datu starptautisku nosūtīšanu. Sūdzības iesniedzējs šajā lietā bija pieprasījis piekļuvi:

“sagatavošanas dokumenti, kas satur Datu aizsardzības iestādes paziņojumus, jautājumus, atzinumus un bažas, kuru rezultātā tika pieņemti EDAK dokumenti, kas identificēti kā:

*EDAK paziņojums 04/2021 "Starptautiskie nolīgumi, tostarp pārvedumi ^[2].

* EDAK Pamatnostādnes 02/2020 par "Regulas 2016/679 46. panta 2. punkta a) apakšpunktu un 46. panta 3. punkta b) apakšpunktu attiecībā uz personas datu nosūtīšanu starp EEZ un ārpus EEZ esošām publiskām iestādēm un struktūrām ^[3]

* EDAK paziņojums 01/2019 par ASV Ārvalstu konta nodokļa atbilstības aktu (FATCA)^[4]

* EDAK 2021. gada 7. jūlija atbilde Nīderlandes EP deputātei Sophie in't Veld ar atsauci OUT2021-0119 ^[5]

(“sagatavošanas dokumenti”, kas nozīmē: i) dokumentu projektu versijas, kā arī ii) to sanāksmju protokoli, kurās dokumenti tika apspriesti)”.

Pirms sanāksmes EDAK nosūtīja Ombudam attiecīgo dokumentu kopijas un savus rakstiskos apsvērumus.

Sanāksmes mērķis bija labāk izprast EDAK novērtējumu un iemeslus atteikumam izpaust pieprasītos dokumentus (vai to daļas). 

Apmainītā informācija

Dokumenti, kas ietilpst pieprasījuma darbības jomā

Ombuda izmeklēšanas grupas veiktajā dokumentu pārbaudē atklājās, ka EDAK savos sākotnējos un apstiprinošajos lēmumos nav identificējusi nekādus attiecīgus “sagatavošanas dokumentus, kas satur datu aizsardzības iestādes paziņojumus, jautājumus, atzinumus un bažas, kuru rezultātā tika pieņemts EDAK Paziņojums 01/2019 par ASV Ārvalstu konta nodokļa atbilstības aktu (FATCA)”, kas ietilpst sūdzības iesniedzēja pieprasījuma tvērumā.

Pēc pieprasījuma EDAK apstiprināja, ka vairāki dokumenti nav identificēti kā tādi, kas ietilpst sūdzības iesniedzēja pieprasījuma darbības jomā, un lūdza Ombuda izmeklēšanas grupai norādījumus par to, kā risināt šo jautājumu. Pēc sanāksmes 2022. gada 15. maijā Eiropas Ombuda birojs mudināja EDAK reģistrēt jaunu atsevišķu pieprasījumu par publisku piekļuvi attiecīgajiem dokumentiem un izskatīt šo jauno pieprasījumu saskaņā ar Regulas 1049/2001 noteikumiem. Tāpēc EDAK veiktā šo dokumentu analīze nebūs daļa no notiekošās ombuda izmeklēšanas. EDAK SEC paskaidroja, ka šī pārraudzība bija saistīta ar cilvēka kļūdu EDAK SEC. Tas ir saistīts ar EDAK saņemto pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem pieaugošo apjomu un sarežģītību, kas rada ievērojamu darba slodzi tās sekretariātam un prasa papildu cilvēkresursus.

EDAK atteikums piešķirt (pilnīgu) publisku piekļuvi dažiem identificētajiem dokumentiem

Ombuda izmeklēšanas grupa atsaucās uz Ombuda risinājuma priekšlikumu lietā 386/2021/AMF par EDAK lēmumu nepiešķirt publisku piekļuvi sagatavošanas dokumentiem, kas saistīti ar tās pamatnostādnēm par personas datu apstrādi saistībā ar tiešsaistes pakalpojumu sniegšanu datu subjektiem [6]. Šīs iepriekšējās izmeklēšanas kontekstā ombude uzskatīja, ka EDAK pamatnostādnēs ir izklāstīta VDAR noteikumu “autoritatīva interpretācija” un ka tās būtiski ietekmē VDAR piemērošanu. Ņemot vērā VDAR nozīmi, ombuds šajā iepriekšējā izmeklēšanā uzskatīja, ka sabiedrība ir ieinteresēta zināt, kā tiek pieņemts lēmums par tās noteikumu autoritatīvu interpretāciju, un tāpēc lūdza EDAK piešķirt pēc iespējas plašāku piekļuvi pieprasītajiem dokumentiem. EDAK SEC pārstāvji atgādināja, ka Ombuds ir arī atzinis, ka minētajā lietā jau bija publiski pieejams, ka EDAK pamatnostādņu 2/2019 pieņemšanas procesā valstu uzraudzības iestādēm (VUI) bija atšķirīgi viedokļi par to, kā interpretēt jēdzienu “nepieciešamība” saskaņā ar VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunktu. Tas bija svarīgs EDAK elements, kad tā piekrita Ombuda risinājuma priekšlikumam piešķirt plašāku publisku piekļuvi VUI anonimizētajiem viedokļiem. EDAK SEC pārstāvji uzsvēra, ka katrs pieprasījums par publisku piekļuvi dokumentiem ir jāizvērtē atsevišķi, un uzsvēra, ka fakti lietā 201/2022/AMF atšķiras no lietas 386/2021/AMF, jo īpaši attiecībā uz informāciju, kas pēdējā minētajā lietā jau ir publiski pieejama.

EDAK SEC pārstāvji arī norādīja, ka lietā 386/2021/AMF sūdzības iesniedzējs bija pieprasījis publisku piekļuvi EDBP pamatnostādņu 2/2019 sagatavošanas dokumentiem, bet šī lieta attiecās ne tikai uz EDAK pamatnostādņu 2/2020 sagatavošanas dokumentiem, bet arī uz EDAK paziņojuma un atbildes Eiropas Parlamenta deputātam sagatavošanas dokumentiem.

Ombuda izmeklēšanas grupa norādīja, ka vispārēja piezīme ir tāda, ka sabiedrībai ir lietderīgi izprast ES iestādes lēmumu pieņemšanas procesa darbību, zinot to personu viedokļus, kuras ir pilnvarotas piedalīties šajā lēmumu pieņemšanas procesā. Jautājums ir par to, vai ir pamats uzskatīt, ka šo atzinumu publiskošana nopietni kaitētu iestādes lēmumu pieņemšanas procesam. Un, pat ja tiktu konstatēts, ka šādu dokumentu publiskošana nopietni kaitētu iestādes lēmumu pieņemšanas procesam, publiskošana joprojām varētu būt saistīta ar sevišķām sabiedrības interesēm ^[7]. Šajā kontekstā Ombuda izmeklēšanas grupa norādīja, ka ir būtiski izprast tā procesa būtību, kura rezultātā tika pieņemti EDAK norādījumu dokumenti.

EDAK SEC pārstāvji norādīja, ka EDAK pamatnostādnēm ir jānodrošina konsekvence un juridiskā noteiktība attiecībā uz VDAR interpretāciju. EDAK uzskata, ka sagatavošanas dokumentos ietverto dažādo atzinumu izpaušana neļautu tai pildīt šo uzdevumu un radītu neskaidrības sabiedrībai.

EDAK SEC pārstāvji uzskatīja, ka lēmumu pieņemšanas procesu EDAK nevar salīdzināt ar ES iestāžu diskusijām likumdošanas procedūru kontekstā. EDAK SEC pārstāvji uzsvēra, ka EDAK ir ES struktūra, kas atbild par VDAR konsekventas piemērošanas nodrošināšanu un ko veido valstu datu aizsardzības regulatori. Tās arī uzsvēra, ka likumdevējs, pieņemot VDAR, nodrošināja EDAK iespēju veikt konfidenciālu informācijas apmaiņu, ja EDAK to uzskata par nepieciešamu. EDAK SEC pārstāvji piebilda, ka, ja tiktu piešķirta beznosacījumu publiska piekļuve visiem sagatavošanas dokumentiem, VUI nevēlētos paust savu viedokli un komentārus, kas nopietni kaitētu EDAK spējai pildīt VDAR noteiktos uzdevumus. EDAK SEC pārstāvji arī norādīja, ka EDAK pamatnostādnes tiek izstrādātas tehniskā līmenī un nostājas, ar kurām apmainās (bieži vien personāla līmenī) izstrādes posmos, var neatspoguļot kolēģijā pārstāvēto VUI oficiālo nostāju, ņemot vērā to, ka šie izstrādes priekšlikumi tiek izteikti uz vietas sanāksmju laikā. Šīs nostājas pēc tam ir jāapstiprina, kad projekts ir nobriedušākā posmā, lai iegūtu atsevišķu VDI oficiālās nostājas.

Ombuda izmeklēšanas grupa norādīja, ka pieprasījums notiekošajā izmeklēšanā attiecās uz to dokumentu projektu versijām, kurus EDAK jau bija pieņēmusi. Turklāt sūdzības iesniedzējs bija paziņojis, ka piekrīt tam, ka viņam ir piekļuve EDAK locekļu sniegto ieguldījumu anonimizētām versijām. Tāpēc Ombuda izmeklēšanas grupa lūdza EDAK pārstāvjus sniegt konkrētus piemērus par to, kā tiktu nopietni apdraudēts tās lēmumu pieņemšanas process, piešķirot plašāku publisku piekļuvi pieprasītajiem dokumentiem, ja tie būtu tik anonimizēti.

EDAK SEC pārstāvji atbildēja, ka iepriekš sabiedrībai bija iespējams identificēt pienesumu autorus sagatavošanas dokumentos, pat ja tie tika izpausti anonimizētā veidā. Pēc tam šo pienesumu autori var tikt pakļauti ārējam spiedienam no uzņēmumu un interešu grupu puses. EDAK SEC pārstāvji uzsvēra, ka šādas izpaušanas rezultātā EDAK locekļi nevēlētos paust savu viedokli un tādējādi kavētu atklātu un brīvu diskusiju. EDAK SEC pārstāvji piebilda, ka pat tad, ja sagatavošanas dokumenti tiktu pilnībā publiskoti, tas radītu neskaidrības sabiedrībai, jo projekti ne vienmēr izskaidro, kāpēc tika veiktas konkrētas izmaiņas vai kāpēc kaut kas tika izstrādāts noteiktā veidā. Tās arī norādīja, ka pastāv risks, ka individuālu un provizorisku viedokļu izpaušana varētu ietekmēt EDAK pilnvaras kopumā, lai gan tās uzdevums ir nodrošināt VDAR konsekventu piemērošanu.

EDAK SEC pārstāvji uzsvēra, ka ir jālīdzsvaro un jāaizsargā tiesības uz pārredzamību un tiesības uz datu aizsardzību. Šajā ziņā publiskas piekļuves piešķiršana pieprasītajiem dokumentiem vājinātu juridisko noteiktību un konsekvenci attiecībā uz VDAR interpretāciju un līdz ar to tiktu apdraudētas tiesības uz datu aizsardzību.

Pamatnostādņu pieņemšanas procedūra

EDAK SEC pārstāvji pēc pieprasījuma izskaidroja EDAK iekšējo praksi tās pamatnostādņu pieņemšanā. Saskaņā ar šo praksi EDAK apakšgrupas locekļi, kas atbild par konkrētu pamatnostādņu kopumu, apmainās ar komentāriem par projektu, ko sagatavojusi projekta izstrādes grupa, un par priekšlikumiem, kas izteikti tieši sanāksmēs. Parasti sanāksmes laikā apspriestā projekta versija tiek parādīta ekrānā. Bieži vien šo mutisko viedokļu apmaiņu projektā reāllaikā reģistrē EDAK sekretariāts. Tā kā šīs diskusijas attiecas uz konkrētiem priekšlikumiem, kas izteikti sanāksmēs, tās atspoguļo EDAK locekļu darbinieku nostāju tehniskā līmenī, kas ne vienmēr atspoguļo viņu hierarhijas oficiālo nostāju, kura vēlāk būs jāapstiprina. Turklāt EDAK SEC pārstāvji uzskatīja, ka šie projekti nesniedz precīzu priekšstatu par visu diskusiju, jo tie ir tikai procesa “momentuzņēmumi”, un dažas izmaiņas ne vienmēr var tikt veiktas pilnībā skaidri formulētā veidā, kad sanāksmes tiek veiktas “tiešraidē”. Tāpēc EDAK SEC pārstāvji uzskata, ka personai, kas nav piedalījusies minētajā sanāksmē vai vismaz sekojusi līdzi diskusijām EDAK par šo tematu, būtu grūti izprast komentāru un ierosināto grozījumu kontekstu. EDAK SEC pārstāvji atkārtoti norādīja, ka, piešķirot publisku piekļuvi sagatavošanas dokumentiem, pastāv risks, ka tiks ietekmētas turpmākās diskusijas, jo VUI nevarētu brīvi paust savu viedokli, un tas nopietni ietekmētu EDAK spēju pildīt savus uzdevumus.

Visbeidzot, EDAK SEC pārstāvji norādīja, ka visi šie dokumenti tādā vai citādā veidā ir saistīti ar EDAK notiekošo darbu pie FATCA ^[8], ko varētu ietekmēt arī to izpaušana.

Sanāksmes noslēgums

Ombuda izmeklēšanas grupa pateicās EDAK SEC pārstāvjiem par sniegtajiem paskaidrojumiem. Sanāksme tika slēgta.

Briselē, 2022. gada 31. maijā

Angela Marcos Figueruelo Jennifer karalis

Izmeklēšanas speciālists juridiskais eksperts

Izmeklēšanas direktorāts Izmeklēšanas direktorāts

[1] Eiropas Ombuda īstenošanas noteikumu 4.8. pants.

[2] Pieejams šeit: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/other-guidance/statement-042021-international-agreements-including_en

[3] Pieejams šeit: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/documents/public-consultations/2020/guidelines-22020-articles-46-2-and-46-3-b_en

[4] Pieejams šeit: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/statements/edpb-statement-012019-us-foreign-account-tax-compliance-act_en

[5] Pieejams šeit: https://edpb.europa.eu/system/files/2021-07/edpb_letter_out2021-0119_intveld_igas.pdf

[6] EDAK Pamatnostādnes 2/2019, pieejamas šeit: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-22019-processing-personal-data-under-article-61b_en

[7] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 4. panta 3. punktu

[8] ASV Ārvalstu konta nodokļa atbilstības akts.