Ievads

1. Šīs pamatnostādnes ir izdevis Eiropas Ombuds pēc savas iniciatīvas veiktas izmeklēšanas par ES aģentūru pieņemto dažādo praksi attiecībā uz atlases komisijas locekļu vārdu publiskošanu [1].

2. Pamatnostādņu mērķis ir palīdzēt ES aģentūrām nodrošināt pareizu līdzsvaru starp i) pārredzamības vajadzībām, ii) likumīgajām konfidencialitātes prasībām atlases komisiju darbā un iii) pamattiesībām uz personas datu aizsardzību.

3. Formulējot pamatnostādnes, ombuds ņēma vērā šādus punktus:

i) Atbilstošai atlases komisiju darba pārredzamībai ir svarīga nozīme, lai veicinātu iedzīvotāju uzticēšanos atlases procedūru integritātei un objektivitātei un interešu konflikta neesībai.

ii) Slepenība saistībā ar atlases komisiju apspriedēm un darbu tika ieviesta, lai garantētu šo komisiju neatkarību un to darba objektivitāti, aizsargājot tās no jebkādas ārējas iejaukšanās un spiediena.  Tādējādi šīs slepenības prasības ievērošana liedz izpaust atsevišķu atlases komisijas locekļu izteiktos viedokļus.

iii) Tomēr atsevišķu atlases komisijas locekļu viedokļu slepenība nav tas pats, kas viņu identitātes slepenība. Pirmais aizsargā atlases komisiju locekļus no ārēja spiediena, savukārt otrais var radīt neuzticēšanās gaisotni, piemēram, veicinot aizdomas par iespējamiem interešu konfliktiem vai pat šaubas par locekļu kompetenci un nopelniem. Tāpēc sabiedrības interesēs ir jāpublisko atlases komisijas locekļu vārdi.

iv) Atlases komisiju locekļu vārdu un uzvārdu izpaušana ir saistīta ar personas datu apstrādi, ko veic attiecīgā ES aģentūra un kam jāatbilst Regulai 45/2001 [2].

Pamatnostādnes

pamatnostādne. Proaktīvas politikas izveide

4. Laba pārvaldība prasa, lai ES aģentūras ne tikai pareizi izskatītu pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem un informācijai, bet arī proaktīvi izlemtu, kādu informāciju un dokumentus darīt pieejamus sabiedrībai [3].

5. Jautājums par piekļuvi atlases komisijas locekļu vārdiem rodas diezgan bieži. Tādēļ efektivitātes un konsekvences labad katrai aģentūrai būtu jāievieš proaktīva prakse attiecībā uz vārdu izpaušanu, nevis tikai jāatbild uz piekļuves pieprasījumiem, katru gadījumu izskatot atsevišķi.

pamatnostādne. Proaktīvas informācijas atklāšanas shēmas

6. Lai gan katrai ES aģentūrai būtu jālemj par shēmu, kas vislabāk atbilst tās konkrētajiem organizatoriskajiem apstākļiem, visās šādās shēmās būtu jāņem vērā šādi aspekti.  

7. Prakse ieviest atlases komisijas locekļus pēc vārda intervijas sākumā ar kandidātiem ir pieklājības, nevis pārredzamības jautājums. Faktiski šāda prakse nenodrošina pienācīgu informācijas izplatīšanu pārredzamības nolūkā, jo tā faktiski izslēdz kandidātus, kuri netika uzaicināti uz interviju, no iespējas uzzināt atlases komisijas locekļu identitāti. 

8. Laba administratīvā prakse ir informēt visus kandidātus par atlases komisijas sastāvu, nosūtot vēstuli vai izmantojot citus piemērotus līdzekļus, piemēram, informācijas lapas, e-pastus, e-vēstules par pieņemšanu darbā. Informācija par atlases komisijas sastāvu kandidātiem būtu jāsniedz savlaicīgi, piemēram, vēstulē, ar ko apstiprina viņu pieteikuma saņemšanu, un ne vēlāk kā kopā ar informāciju par viņu pieteikuma iznākumu.

9. Pienācīga atlases komisijas sastāva publicēšana īpašā tīmekļa vietnē Aģentūras tīmekļa vietnē pietiekami savlaicīgi pirms intervijām ar kandidātiem arī ir laba administratīvā prakse, kuras dēļ nevajadzētu informēt kandidātus individuāli. 

pamatnostādne. Atlases komisijas neatkarības un atlases procedūru integritātes un objektivitātes nodrošināšana

10. ES aģentūrām būtu jāievieš atbilstošas procedūras un aizsardzības pasākumi, lai aizsargātu atlases komisijas locekļu neatkarību un atlases procedūru integritāti un objektivitāti. Šādi pasākumi varētu ietvert:

izstrādāt skaidru politiku interešu konfliktu novēršanai un informēt par to visus atlases komisijas locekļus,

informējot kandidātus, ka viņiem nav atļauts personīgi sazināties ar atlases komisijas locekļiem un ka šāda saziņa ir pamats izslēgšanai no procedūras, un

- pieprasīt atlases komisijas locekļiem nekavējoties ziņot par visiem kandidātu vai trešo personu mēģinājumiem ar viņiem sazināties vai viņus ietekmēt saistībā ar konkursu.

pamatnostādne. ES personas datu aizsardzības noteikumu ievērošana

11. Īstenojot proaktīvu politiku attiecībā uz informācijas izpaušanu, ES aģentūrām būtu jāievēro Regulas 45/2001 noteikumi, lai aizsargātu pamattiesības uz datu aizsardzību. Proaktīvajā politikā būtu jāizskaidro attiecīgo personas datu apstrādes nepieciešamība, kā aprakstīts šajās pamatnostādnēs, un politikas nodrošinātais līdzsvars starp sabiedrības interesēm attiecībā uz pārredzamību un pamattiesībām uz datu aizsardzību.

12. Tāpēc atlases komisijas locekļi pirms iecelšanas būtu jāinformē, ka viņu vārdi tiks izpausti kandidātiem un ka piekrišana šādai izpaušanai ir iecelšanas nosacījums. Ja iespējamais atlases komisijas loceklis iebilst pret šādu izpaušanu, uzaicinājums piedalīties atlases komisijā būtu jāatsauc.

13. Ja atlases komisijas sastāvu publicē Aģentūras tīmekļa vietnē, atlases komisijas locekļi būtu jāinformē, ka viņu vārdi tiks publicēti Aģentūras tīmekļa vietnē. Viņi būtu arī jāinformē par viņu tiesībām, pamatojoties uz pārliecinošiem leģitīmiem iemesliem, iebilst pret šādu publicēšanu. Tomēr šo atlases komisijas locekļu uzmanība būtu jāvērš uz to, ka viņu vārdi tomēr tiks darīti zināmi kandidātiem [4].

Emīlija O'Reilija