Ombuds 2013. gada 12. augustā pēc savas iniciatīvas sāka izmeklēšanu un aicināja ES aģentūras precizēt savu politiku attiecībā uz atlases komisijas locekļu vārdu izpaušanu un šādas politikas atbilstību datu aizsardzības prasībām. Pēc tam, kad ombude bija rūpīgi izskatījusi viņu atbildes, tā nolēma slēgt izmeklēšanu, izdodot Labas prakses pamatnostādnes. Šo pamatnostādņu mērķis ir palīdzēt ES aģentūrām nodrošināt pareizu līdzsvaru starp pārredzamību un likumīgajām konfidencialitātes prasībām atlases komisiju darbā, vienlaikus ievērojot arī ES datu aizsardzības principus. Viņa aicināja ES aģentūras apstiprināt šīs pamatnostādnes un sešu mēnešu laikā informēt viņu par visiem pasākumiem, ko tās veikušas, lai tās izpildītu.

Pamatinformācija

1. Apmeklējot vairākas ES aģentūras [1], ombuds uzzināja par dažādo aģentūru atšķirīgajām pieejām attiecībā uz atlases komisijas locekļu vārdu publiskošanu. Lēmumā, ar ko slēdz izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas OI/4/2012/CK attiecībā uz Eiropas Profesionālās izglītības attīstības centru (Cedefop), ombuds secināja, ka labākais veids, kā virzīties uz priekšu, ir sākt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas [2].

2. Ombuds 2013. gada 12. augustā sāka izmeklēšanu un aicināja ES aģentūras precizēt savu politiku attiecībā uz atlases komisijas locekļu vārdu izpaušanu un šādas politikas atbilstību datu aizsardzības prasībām. Turpmākajos mēnešos ombuds saņēma aģentūru atzinumus. Viņa arī lūdza Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (EDAU) atzinumu par datu aizsardzības principu piemērošanu šajā jomā saskaņā ar 2006. gada 30. novembra Saprašanās memorandu, kas parakstīts starp Eiropas Ombudu un EDAU [3].

Ombudam iesniegtie viedokļi

ES aģentūru prakse

3. No aģentūru iesniegtās informācijas [4] kļuva skaidrs, ka:

Ievērojams skaits aģentūru informāciju par atlases komisijas sastāvu iekļauj vēstulēs, uzaicinot atlasītos kandidātus uz intervijām [5]. Tomēr tikai divas no šīm aģentūrām ir iekļāvušas līdzīgu informāciju vēstulēs, kas nosūtītas neatbilstīgiem un sarakstā neiekļautiem kandidātiem [6].

Daudzas aģentūras ir ieviesušas praksi interviju sākumā ar atlasītajiem kandidātiem iepazīstināt atlases komisijas locekļus pēc vārda [7].

Vairākas aģentūras paredz pēc pieprasījuma darīt zināmus atlases komisijas locekļu vārdus [8].

- Ierobežots skaits aģentūru neparedz iespēju darīt zināmus atlases komisijas locekļu vārdus, vai arī tām nav īpašu noteikumu šajā sakarā [9].

Divas aģentūras īsteno proaktīvu politiku, publiskojot atlases komisijas locekļu vārdus savā tīmekļa vietnē [10].

EDAU atzinums

4. Atbildot uz ombuda lūgumu sniegt konsultāciju, EDAU norādīja, ka atlases komisijas locekļu vārdu izpaušana ir personas datu turpmāka apstrāde saskaņā ar Regulas 45/2001 [11] 4. panta 1. punkta b) apakšpunktu. Šāda apstrāde nešķiet nesaderīga ar nolūkiem, kādiem personas dati sākotnēji tika vākti, proti, Savienības darbinieku atlasei un pieņemšanai darbā. EDAU tomēr skaidri norādīja, ka šādai turpmākai apstrādei ir jāatbilst Regulā 45/2001 paredzētajiem noteikumiem. EDAU arī sniedza konkrētus padomus par to, kā nodrošināt datu aizsardzību gadījumā, ja aģentūras izvēlas publiskošanu, izmantojot savu tīmekļa vietni, vai proaktīvu privileģētu izpaušanu kandidātiem [12].

Ombuda novērtējums

5. Izmeklēšanas gaitā iesniegtā informācija apstiprināja, ka ES pieņemtā prakse ir atšķirīga. Lai gan daži no šiem prakses veidiem ir laba administratīvā prakse un tos var uzslavēt, daži citi neatbilst mērķim efektīvi garantēt pārredzamību un saglabāt sabiedrības uzticēšanos ES administrācijai. Šādi trūkumi īpaši kaitē ES administrācijas tēlam tādā jomā kā atlases procedūras, kurās pilsoņiem var būt pirmais tiešais kontakts ar kādu ES iestādi vai struktūru. Aģentūras, kas ir decentralizētas struktūras, bieži vien ir vienīgais kontaktpunkts, kurā dalībvalstu iedzīvotāji var sazināties ar ES administrāciju. Tāpēc ir svarīgi, lai ES iedzīvotāji aģentūras uztvertu kā publiskas struktūras, kas pārredzamā veidā darbojas viņu vārdā un ir atbildīgas viņu priekšā.

6. Ņemot vērā aģentūru un EDAU iesniegtos atzinumus, Ombuds ir nolēmis izdot labas prakses pamatnostādņu kopumu, kurā sniegti norādījumi ES aģentūrām par to, kā atlases komisiju darbā nodrošināt pareizu līdzsvaru starp atklātību un leģitīmajām konfidencialitātes vajadzībām, vienlaikus ievērojot ES datu aizsardzības noteikumus. Viņa paļaujas uz to, ka ES aģentūras apstiprinās viņas pamatnostādnes un tādējādi palīdzēs vēl vairāk uzlabot ES pārvaldes kvalitāti.

Secinājums

Ombuds slēdz izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas, izdodot Labas prakses pamatnostādnes. Viņa aicina ES aģentūras apstiprināt pamatnostādnes un sešu mēnešu laikā informēt viņu par visiem pasākumiem, ko tās veikušas, lai tās izpildītu.

Emīlija O'Reilija

Strasbūrā, 2014. gada 20. maijā

[1] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visits.faces

[2] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/50148/html.bookmark

[3] OV 2007, C 27, 21. lpp.

[4] Aģentūru atzinumu pilns teksts ir pieejams:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces

[5] Kopienas Augu šķirņu birojs (CPVO), Eiropas Darba drošības un veselības aizsardzības aģentūra (EU-OSHA), Eiropas Banku iestāde (EBI), Eiropas Ķimikāliju aģentūra (ECHA), Eiropas Pārtikas nekaitīguma iestāde (EFSA), Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fonds (Eurofound), Eiropas GNSS aģentūra (GSA), Eiropas Apdrošināšanas un aroda pensiju iestāde (EAAPI), Eiropas Zāļu aģentūra (EMA), Eiropas Savienības Tīklu un informācijas drošības aģentūra (ENISA), Eiropas Vērtspapīru un tirgu iestāde (EVTI), Eiropas Izglītības fonds (ETF), Iekšējā tirgus saskaņošanas birojs (OHIM), Eiropas Sistēmisko risku kolēģija (ESRK) REA.

[6] ECHA un ENISA.

[7] Energoregulatoru sadarbības aģentūra (ACER), Eiropas Elektronisko komunikāciju regulatoru iestāde (BEREC), Eiropas Aģentūra operatīvās sadarbības vadībai pie Eiropas Savienības dalībvalstu ārējām robežām (Frontex), Eiropas Aviācijas drošības aģentūra (EASA), Cedefop, Eiropas Dzimumu līdztiesības institūts (EIGE), Eiropas Policijas akadēmija (Cepol), Eiropas Policijas birojs (Eiropols), Eiropas Savienības Pamattiesību aģentūra (FRA), Eiropas Savienības Tiesu sadarbības vienība (Eurojust), ITER un kodolsintēzes enerģētikas attīstības vajadzībām izveidotais Eiropas kopuzņēmums (Fusion for Energy), Eiropas Inovāciju un tehnoloģiju institūts (EIT), Eiropas Pētniecības padomes izpildaģentūra (ERCEA), Pētniecības izpildaģentūra (REA).

[8] Eiropas Patvēruma atbalsta birojs (EASO), Eiropas Slimību profilakses un kontroles centrs (ECDC), Eiropas Zivsaimniecības kontroles aģentūra (EFCA), Eiropas Jūras drošības aģentūra (EMSA), Eiropas Narkotiku un narkomānijas uzraudzības centrs (EMCDDA), Eiropas Aizsardzības aģentūra (EAA), Eiropas Konkurētspējas un jauninājumu aģentūra (EACI), Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūra (TEN-TEA), Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra (EACEA), Veselības un patērētāju izpildaģentūra (EAHC).

[9] Eiropas Dzelzceļa aģentūra (ERA), Eiropas Savienības iestāžu Tulkošanas centrs (CdT), Eiropas Savienības Drošības izpētes institūts (EUISS), Eiropas Savienības Satelītcentrs (EUSC).

[10] Eiropas Vides aģentūra (EVA) attiecībā uz visām pagaidu darbinieku atlases procedūrām un REA attiecībā uz ārējām atlases procedūrām.

[11] Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (EK) Nr. 45/2001 (2000. gada 18. decembris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti (OV 2001, L 8, 1. lpp.).

[12] Pilns EDAU atzinuma teksts ir pieejams:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces