Pamatinformācija

1. Eiropas Personāla atlases birojs (EPSO) 2013. gada 4. jūlijā publicēja paziņojumu par konkursu [1], lai izveidotu rezerves sarakstu konferenču tulku pieņemšanai darbā, kuru galvenā valoda ir franču valoda. Sūdzības iesniedzējs vēlējās piedalīties šajā konkursā un aizpildīja tiešsaistes pieteikumu. Aizpildītos pieteikumus varēja apstiprināt no 2013. gada 4. jūlija līdz 2013. gada 6. augustam plkst. 12.00. Sūdzības iesniedzējs saslima 5. augustā. Viņa norāda, ka no 2013. gada 5. līdz 6. augustam ir bijusi hospitalizēta [..] un tādējādi noteiktajā termiņā nav apstiprinājusi savu pieteikumu.

2. Sūdzības iesniedzēja 2013. gada 7. augustā sazinājās ar EPSO, informējot to, ka viņa ir gaidījusi līdz pēdējam brīdim, lai aizpildītu savu pieteikumu. Viņa arī lūdza EPSO pieņemt viņas novēloto pieteikumu, ņemot vērā medicīnisko izziņu, kas, pēc sūdzības iesniedzējas domām, pierādīja, ka attiecīgajā laikā viņai bija neparedzams veselības stāvoklis. Saskaņā ar 2013. gada 5. augusta sertifikātu sūdzības iesniedzējam bija vajadzīgas divas dienas “pilnīga atpūta gultā un intensīva terapija”.

3. EPSO 2013. gada 8. augustā atbildēja, ka termiņu nevar pagarināt.

4. Sūdzības iesniedzējs 2013. gada 30. augustā iesniedza sūdzību EPSO saskaņā ar Civildienesta noteikumu 90. panta 2. punktu.

5. Sūdzības iesniedzējs 2014. gada janvārī iesniedza sūdzību Eiropas Ombudam [2].

Apgalvojums, ka EPSO ir kļūdījies, nepielaižot sūdzības iesniedzēju konkursam, un ar to saistītais apgalvojums

Ombuda ieteikumi 

6. Ombuds izmeklēja šo jautājumu un konstatēja, ka EPSO nav apsvēris, vai sūdzības iesniedzēja apstākļi ir uzskatāmi par nepārvaramas varas situāciju [3]. EPSO nostāja bija tāda, ka, izņemot gadījumus, kad savlaicīga pieteikuma neiesniegšana var būt saistīta ar kādu kļūdu vai tā nolaidību, nav apstākļu, kuros tas apsvērs pieteikuma termiņa pagarināšanu vai novēlota pieteikuma pieņemšanu. EPSO faktiski neatzīst, ka būtu jāņem vērā nepārvaramas varas princips.

7. Tā rezultātā Ombuds 2015. gada martā sniedza šādus ieteikumus:

"1) EPSO būtu jāatzīst, ka ir gadījumi, kad ir taisnīgi un pareizi noteikt jaunu termiņu to kandidātu pieteikumu apstiprināšanai, kuri nav ievērojuši termiņu nepārvaramas varas apstākļos, piemēram, slimības vai nelaimes gadījuma dēļ.

2) EPSO savos atklātos konkursus reglamentējošajos vispārīgajos noteikumos būtu jāprecizē apstākļi, kādos varētu noteikt šādu jaunu termiņu.

3) EPSO būtu attiecīgi jāinformē kandidāti atklāto konkursu vadlīnijās."

8. 2015. gada 30. jūnijā EPSO noraidīja ombuda ieteikumus. EPSO saglabāja savu nostāju, ka konkrētajā gadījumā sūdzības iesniedzējs bija nokavējis paziņojumā par konkursu noteikto likumisko termiņu. Turklāt tā norādīja, ka katru gadu kopumā ir aptuveni 70 000 kandidātu, kuri sekmīgi apstiprina savus EPSO pieteikumus. EPSO saņem vairākus simtus pieprasījumu no kandidātiem, kuri savlaicīgi neaizpilda pieteikumu. Tā piebilda, ka aptuveni 50 % pieteikumu tiek validēti reģistrācijas perioda pēdējās 36 stundās [4]. Ņemot vērā iepriekš minēto un atbildot uz ombuda ieteikumiem, EPSO paziņoja, ka tas ir apņēmies pielāgot vispārējos noteikumus, kas reglamentē atklātos konkursus, tikai " tiktāl, lai kandidātiem sniegtu vēl skaidrāku informāciju par pienākumu laikus apstiprināt un mudinātu viņus pabeigt reģistrāciju pēc iespējas ātrāk" .

9. EPSO piebilda, ka, pat ja tas pieņemtu, ka noteiktas situācijas ir nepārvarama vara, tas nevar noteikt saprātīgu termiņu novēlotai apstiprināšanai, jo saskaņā ar samērīguma un nediskriminācijas principiem EPSO nevar apdraudēt visu atlases procedūru, ļaujot kandidātiem, kuri nokavējuši termiņu, atgriezties konkursā. Šajā ziņā tā norādīja, ka ilgāku laiku darbnespējīgu personu atļaušana piedalīties konkursā nozīmētu, ka konkursi, kas ir ārkārtīgi sarežģīti loģistikas uzdevumi, neturpināsies paredzētajā termiņā. Tas varētu arī radīt risku, ka tiks sodīti kandidāti, kuri ir savlaicīgi aizpildījuši savus pieteikumus.

10. Visbeidzot, EPSO norādīja, ka tam būs grūti taisnīgi un konsekventi novērtēt novēlotu pieteikumu dažādos pamatojumus visā pasaulē, jo kandidāti var atsaukties uz dažādām situācijām, piemēram, hospitalizāciju, apgādājamā slimību vai apbedījumu. Tas arī radītu papildu jautājumus par to pierādījumu raksturu un termiņu, kas nepieciešami, lai uzskatītu, ka tie ir pierādīti. Galu galā EPSO uzskatīja, ka tādējādi tas būtu pakļauts vēl lielākam skaitam sūdzību, ko iesnieguši novēloti pieteikumu iesniedzēji.

EPSO sniegtās papildu atbildes pēc Ombuda un EPSO darbinieku sanāksmēm

Sanāksme 2016. gada janvārī

11. 2016. gada janvārī notika Ombuda darbinieku pirmā tikšanās ar EPSO, lai noskaidrotu EPSO viedokli. Sanāksmes laikā EPSO paziņoja, ka kandidātiem ir pilns mēnesis, lai aizpildītu un apstiprinātu savus pieteikumus (šajā gadījumā sūdzības iesniedzējai no 4. jūlija līdz 6. augustam bija jāaizpilda un jāapstiprina savs pieteikums). EPSO norādīja, ka tas stingri un atkārtoti mudina kandidātus iesniegt pieteikumus labu laiku pirms termiņa. Tā piebilda, ka, rodoties problēmām, gandrīz vienmēr kandidāti savu kandidatūru aizpildīšanu un iesniegšanu atstāj pēdējā brīdī. Lai to pastiprinātu, tā norādīja, ka publicēšanas datumi tiek plaši paziņoti labu laiku pirms mēneša ilgā laikposma, kad pieteikumus var aizpildīt un apstiprināt (tādējādi kandidāti var sagatavot savus pieteikumus labu laiku pirms mēneša ilgā pieteikumu iesniegšanas laikposma). Turklāt kandidāta EPSO kontam var piekļūt jebkurā laikā no jebkuras vietas, kur ir internets. Tā arī norādīja, ka kopš 2010. gada tā ir strādājusi ar gada ciklu programmu. Tāpēc vispārējas nozīmes sacensības tiek atkārtotas katru gadu. Tādējādi, ja kandidāti neizmanto iespēju pieteikties uz vienu gadu, viņi var pieteikties uz nākamo gadu.

12. Pēc tam EPSO norādīja, ka nepārvaramas varas gadījums ir jāpārbauda šajā juridiskajā un faktiskajā kontekstā: saskaņā ar rūpības pienākumu kandidātam nevajadzētu gaidīt līdz pēdējam brīdim, lai apstiprinātu savu pieteikumu.

13. Līdztekus aptuveni 70 000 kandidātu, kuri katru gadu sekmīgi apstiprina EPSO pieteikumus, EPSO saņem vairākus simtus pieprasījumu no kandidātiem, kuri savlaicīgi neaizpilda pieteikumu, dažkārt tādu faktoru dēļ, kurus viņi varēja ietekmēt, bet dažkārt ne. EPSO norādīja, ka vienmēr ir apstrādājis šos pieprasījumus ātri un profesionāli.

14. Gadu gaitā EPSO konsekventi uzskata, ka aptuveni 50 % pieteikumu tiek apstiprināti reģistrācijas perioda pēdējās 36 stundās.

15. Ja kāda iemesla dēļ EPSO vai tā IT sistēmas veicina to, ka kandidāts nevar apstiprināt savu kandidatūru pirms noteiktā termiņa, un kandidāts par to laikus informē EPSO, EPSO vai nu pagarina termiņu visiem kandidātiem, vai arī dod atsevišķiem kandidātiem papildu laiku savu pieteikumu apstiprināšanai.

16. Pat ja pieņemtu, ka slimības vai nelaimes gadījumiem ir nepieciešams termiņa pagarinājums vai atsākšana, EPSO uzskatīja, ka būtu grūti pieņemt lēmumu par saprātīgu termiņu novēlotai apstiprināšanai, jo potenciālie kandidāti varētu būt inficējušies ievērojamu laiku.

17. Turklāt EPSO paskaidroja, ka tam ir saistoši arī proporcionalitātes un nediskriminācijas principi. Tādējādi būtu ārkārtīgi grūti panākt pareizo līdzsvaru starp kandidātiem, kuri vēlas atsaukties uz dažādām nepārvaramas varas situācijām, un nepieciešamību neapdraudēt visu atlases procedūru. Faktiski, ja kandidāts būtu darbnespējīgs ilgāku laiku pēc apstiprināšanas datuma, konkurss neturpinātu darbu paredzētajā termiņā, radot grūtības ārkārtīgi sarežģītam loģistikas uzdevumam. Tas sodītu tos kandidātus, kuri validēja savlaicīgi, un radītu neērtības iestādēm.

18. Turklāt EPSO norādīja, ka ir grūti saprast, kā tas varētu taisnīgi un konsekventi salīdzināt un novērtēt novēloto pieteikuma iesniedzēju dažādos pamatojumus. Tā uzdeva jautājumu par to, kas ir pietiekams pamatojums. Piemēram, vai pieteikuma iesniedzēja hospitalizācija, apgādājamā slimība vai tuva ģimenes locekļa apbedīšana būtu attaisnojums? Tai bija arī jautājumi par dokumentāciju, kas jāiesniedz kā pierādījums, un par šīs dokumentācijas iesniegšanas termiņu. EPSO uzskatīja, ka būs grūti novilkt robežu starp kandidātiem. Tā rezultātā tā saņemtu papildu sūdzības, un Civildienesta tiesā un ombudā varētu iesniegt vairāk lietu.

Sanāksme 2016. gada septembrī

19. Ombudes un EPSO darbinieku otrā sanāksme notika 2016. gada septembrī. EPSO norādīja, ka tas Ombuda konstatējumus uztver ļoti nopietni, un principā piekrīt, ka var rasties ļoti ierobežots skaits gadījumu, kad kandidāti (vai potenciālie kandidāti) nopietnu nepārvaramas varas apstākļu dēļ nevar izpildīt savus pienākumus vai piedalīties ar atlases procedūru saistītā testā. Tomēr EPSO arī uzsvēra, ka, ievērojot proporcionalitātes un labas pārvaldības principus, ir ārkārtīgi svarīgi rast pareizo līdzsvaru starp nepārvaramas varas skarto kandidātu interešu aizsardzību, no vienas puses, un dienesta interešu savlaicīgu un izmaksu ziņā efektīvu aizsardzību, kā arī citu kandidātu tiesisko paļāvību uz taisnīgu, ātru un bez nepamatotas kavēšanās veiktu atlasi, no otras puses.

20. Ņemot vērā iepriekš minēto, EPSO norādīja, ka izvērtēs visus individuālos pieprasījumus, pamatojoties uz nepārvaramu varu, katrā gadījumā atsevišķi, ņemot vērā katra konkrētā gadījuma apstākļus un šādus faktorus:

a) vai kandidāti faktiski nebija spējīgi vai citādi nespēja izpildīt savus pienākumus noteiktajā termiņā nopietnu un neparedzamu apstākļu dēļ, kurus viņi nevarēja ietekmēt un kuriem viņi nespēja rast risinājumu;

b) vai iepriekš minētie apstākļi pastāvēja ievērojamu laikposmu tieši pirms nokavētā termiņa un vai tie turpinājās dienā vai laikposmā, kad bija jāizpilda konkrēts pienākums;

c) vai kandidāti ir snieguši oficiālus pierādījumus par šādiem apstākļiem (piemēram, medicīnisku izziņu vai valsts kompetento iestāžu apliecinājumu);

d) vai kandidāti, informējot EPSO par nespēju noteiktajā termiņā izpildīt savus pienākumus, rīkojās rūpīgi un bez liekas kavēšanās; un

e) vai pieprasījumu var pieņemt, nekavējot konkursa procedūru un pārējos tajā iesaistītos kandidātus.

21. EPSO norādīja, ka apstākļi, kas principā varētu būt nepārvarama vara, ietver smagu vai dzīvībai bīstamu slimību vai dzemdības. Tā paziņoja, ka nepieņems pieprasījumus gadījumos, kad rūpības trūkuma vai neuzmanīgas rīcības dēļ ir acīmredzams, ka kandidāts ir veicinājis savu nespēju aizpildīt pieteikumu noteiktajā termiņā. Attiecībā uz to, ka pieteikums nav aizpildīts noteiktajā termiņā, EPSO arī norādīja, ka kandidātiem tiek dots vismaz viens mēnesis, lai iesniegtu pieteikumu, un viņi tiek atkārtoti brīdināti par risku, ka termiņa beigās viņu pieteikums tiks apstiprināts jebkāda iemesla dēļ.

22. Tā norādīja, ka, ja par problēmu ir atbildīgs EPSO (piemēram, IT sistēmu atteice), tā, protams, turpinās būt elastīga, ja kandidāts laikus informēs EPSO.

23. Ņemot vērā visus šos apsvērumus, EPSO norādīja, ka ir gatavs pielāgot atklātos konkursus reglamentējošos vispārīgos noteikumus, lai atspoguļotu iepriekš aprakstīto politiku.

Ombuda novērtējums pēc ieteikumiem

24. Ombude norāda, ka attiecīgais konkurss ir beidzies un ka sūdzības iesniedzēja izvēlējās nekomentēt EPSO atbildi uz viņas ieteikumiem. Ņemot to vērā, ombuds uzskata, ka nav pamata turpināt šīs konkrētās sūdzības izmeklēšanu.

25. Tomēr ombude norāda, ka viņas ieteikumi šajā lietā bija paredzēti kā vispārēji piemērojami; to mērķis ir precizēt svarīgu principiālu jautājumu, proti, vai nepārvaramas varas principu var piemērot EPSO konkursu kontekstā. Ombuds norāda, ka nepārvaramas varas jautājumu saistībā ar to, ka EPSO pieteikums netika aizpildīts noteiktajā termiņā, ombuds iepriekš izskatīja 2006. gada novembrī, tieši pirms desmit gadiem. Minētajā lietā [5] šķiet, ka EPSO tad piekrita, ka nepārvaramas varas princips attiecas uz EPSO konkursiem, bet uzskatīja, ka nepārvarama vara neattiecas uz konkrēto gadījumu. Toreizējais ombuds konstatēja, ka EPSO rīcība šajā lietā nebija nedz samērīga, nedz taisnīga un līdz ar to bija administratīva kļūme.

26. Savienības tiesībās ir skaidri atzīts, ka nepārvaramas varas princips attiecas uz procesuālajiem termiņiem. Ir arī taisnība, ka šis princips ir pakļauts ļoti stingrām prasībām, tostarp tam, ka attiecīgā persona pierāda nepieciešamo rūpību un rūpību. Tomēr 2006. gada novembra lēmumā toreizējais ombuds norādīja: “... ombuds nav informēts par noteikumiem, kas varētu aizliegt EPSO pagarināt (pieteikuma) reģistrācijas apstiprināšanas termiņu, ja tiek pierādīts, ka force majeure dēļ šo termiņu nevarēja ievērot. Gluži pretēji, ombuds pēc analoģijas norāda, ka saskaņā ar Tiesas Statūtu (2005. gada novembra redakcija) 45. pantu “termiņa izbeigšanās dēļ nav jāliedz nekādas tiesības, ja attiecīgais lietas dalībnieks pierāda neparedzētu apstākļu vai nepārvaramas varas esamību.[..]”

27. Ombude ir pateicīga, ka šīs izmeklēšanas gaitā EPSO mainīja savu iepriekšējo nostāju un tagad ir pieņēmis visus viņas ieteikumus. Lai gan nepārvaramas varas gadījumi ir reti, ir situācijas, kad būs taisnīgi un pareizi pieņemt novēlotu pieteikumu. Ombuds ir gandarīts, ka EPSO tagad pieņem šo principu.

Secinājums

Pamatojoties uz šīs sūdzības izmeklēšanu, ombuds to slēdz ar šādu secinājumu:

Ombude ir gandarīta, ka EPSO tagad ir pieņēmis visus viņas ieteikumus par nepārvaramas varas principa piemērošanu saistībā ar EPSO konkursiem.

Sūdzības iesniedzējs un EPSO tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2016. gada 17. novembrī

[1] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=OV:C:2013:193A:TOC

[2] Sīkāku informāciju par sūdzības kontekstu, pušu argumentiem un ombuda veikto izmeklēšanu skatīt ombuda ieteikuma pilnajā tekstā, kas pieejams tīmekļa vietnē http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/59332/html.bookmark.

[3] Nepārvarama vara parasti attiecas uz situāciju, kad nopietns un neatvairāms spēks vai neparedzams notikums, ko persona nevar ietekmēt, padara saistību izpildi faktiski neiespējamu.

[4] Attiecībā uz administratoru atlases ciklu 2014. gadā to pieteikumu īpatsvars, kas iesniegti no nulles pēdējo 36 stundu laikā, bija viena trešdaļa no galīgā kandidātu skaita. Turklāt vairāk nekā 7000 kandidātu sāka iesniegt pieteikumus no pusnakts līdz pusdienlaikam pēdējā reģistrācijas dienā.

[5] Lieta 1085/2006/MHZ. Sk. lēmumu: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3139/html.bookmark.