Gerbiamasis Pirmininke,

Rašau norėdamas rasti sprendimą šioje byloje ^[1], kuri grindžiama 2023 m. rugpjūčio 29 d. gautu skundu.

Skundas susijęs su prašymu leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, susijusiais su 2023 m. kovo mėn. Komisijos priimtu sprendimu iš internetinio ES darbuotojų katalogo („Kas yra kas“) pašalinti vadovaujamas pareigas einančių Komisijos darbuotojų vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis [2].

Skundo pateikėjas yra nepatenkintas Komisijos sprendimu leisti tik iš dalies susipažinti su šešiais dokumentais ir neleisti susipažinti su visu vienu dokumentu. Jis taip pat teigia, kad turėjo būti nustatyta daugiau dokumentų, visų pirma dokumentų, iš kurių matyti „nepagrįsto spaudimo darbuotojams įrodymai arba prašymai pašalinti darbuotojų vardus ir pavardes“, kaip Komisija pažymėjo patvirtinamajame sprendime.

2023 m. rugsėjo 4 d. pradėjau skundo tyrimą ir paprašiau Komisijos pateikti mano tyrimo grupei ginčijamus dokumentus. Patikrinusi dokumentus, 2023 m. lapkričio 24 d. mano tyrimo grupė taip pat susitiko su Komisijos atstovais, kad gautų papildomų paaiškinimų dėl to, kaip Komisija nustatė dokumentus.

Mano nuomone, Komisija įtikinamai nepaaiškino, kodėl dokumento, su kuriuo buvo atsisakyta leisti susipažinti (toliau – 3 dokumentas), atskleidimas rimtai pakenktų jos sprendimų priėmimui. Be to, manau, kad skundo pateikėjas pateikė įtikinamų argumentų, kad Komisija nenustatė visų jo prašyme nurodytų dokumentų. Manau, kad Komisija, be savo dokumentų valdymo sistemos ARES, turėjo atlikti išsamesnę dokumentų paiešką.

Išsamesnis vertinimas pateikiamas šio rašto priede.

Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta, šioje byloje norėčiau pasiūlyti tokį sprendimą:

Komisija turėtų peržiūrėti savo poziciją dėl skundo pateikėjo prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, kad būtų suteikta kuo platesnė galimybė susipažinti su dokumentu Nr. 3.

Komisija turėtų atlikti išsamesnę dokumentų, susijusių ne tik su jos dokumentų valdymo sistema ARES, bet ir su skundo pateikėjo prašymu leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, paiešką, kad nustatytų visus susijusius patvirtinamuosius dokumentus, kuriais grindžiamas Komisijos sprendimas nebeskelbti visų ES darbuotojų vardų ir pavardžių svetainėje „Whoiswho“. Jei nustatomi nauji dokumentai, Komisija turėtų įvertinti, ar būtų galima suteikti galimybę susipažinti su dokumentais pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001.

Būčiau dėkingas, jei atsakymą į savo pasiūlymą gautumėte per tris mėnesius, t. y. iki 2024 m. birželio 20 d.

Jei Komisija, įgyvendindama šį pasiūlymą dėl sprendimo, nustatytų naujus dokumentus, būčiau dėkingas, jei jie būtų išsiųsti mano tyrimo grupei iki tos pačios datos. Informacija ar dokumentai, kuriuos jūsų institucija laiko konfidencialiais, nebus atskleisti skundo pateikėjui ar kitam asmeniui be išankstinio Komisijos sutikimo ^[3].

Šiame etape sprendimo pasiūlymas yra konfidencialus. Tačiau mano tyrimo grupė informavo skundo pateikėją apie savo ketinimą ieškoti sprendimo šioje byloje [4] ^Atkreipkite dėmesį į tai, kad mūsų įprasta praktika yra nusiųsti sprendimo pasiūlymo kopiją skundo pateikėjui, kad jis pateiktų pastabų, kartu su institucijos atsakymo į jį kopija, kai tik gausime tą atsakymą. Todėl prašyčiau Komisijos pranešti mums, ar sprendimo pasiūlyme arba jos atsakyme pateikta informacija neturėtų būti dalijamasi su skundo pateikėju.

Nuoširdžiai Jūsų,

Emily O'Reilly
Europos ombudsmenė

2024 m. kovo 25 d., Strasbūras

Priedas. Ombudsmeno pasiūlymas dėl sprendimo byloje 1647/2023/NH [5]

Išsamus vertinimas, po kurio pateikiamas sprendimo pasiūlymas

Dėl suteikiamos prieigos lygio

Atsakydama į skundo pateikėjo kartotinę paraišką, Komisija leido iš dalies susipažinti su penkiais dokumentais (atskleidžiant asmens duomenis) ir nesuteikė galimybės susipažinti su visu vienu dokumentu (toliau – 3 dokumentas).

Komisija teigė, kad 3 dokumentas negalėjo būti atskleistas, nes jame buvo numatytas įvairių Generalinio sekretoriato tarnybų vidaus keitimasis informacija dėl darbuotojų vardų ir pavardžių skelbimo viešajame portale „EU WhoisWho“, įskaitant saugumo problemas, susijusias su šių asmens duomenų skelbimu. Komisija teigė, kad toks keitimasis nuomonėmis yra tarnybų vidaus naudojimui skirta nuomonė, kuri yra svarstymų ir preliminarių konsultacijų dalis ir kurios atskleidimas rimtai pakenktų jos sprendimų priėmimo procesui [6].

Peržiūrėjus 3 dokumentą, neaišku, kaip jo atskleidimas rimtai pakenktų Komisijos sprendimų priėmimui. Nors vidaus reikmėms skirtos nuomonės, kurios yra preliminarių konsultacijų ir svarstymų dalis, gali būti apsaugotos net ir priėmus sprendimą, teismų praktikoje nustatyta, kad „priėmus sprendimą sprendimų priėmimo proceso apsaugos reikalavimai yra ne tokie griežti “[7] Bet kuriuo atveju, kad institucija galėtų nepateikti dokumento, ji turi įrodyti, kad rizika, jog bus rimtai pakenkta sprendimų priėmimo procesui, yra pagrįstai numatoma, o ne vien hipotetinė [8]. Šiuo atveju Komisija savo patvirtinamajame sprendime nenurodė konkrečių priežasčių, kodėl 3 dokumento atskleidimas rimtai pakenktų jos sprendimų priėmimui, visų pirma dėl to, kad sprendimas pašalinti informaciją iš svetainės „Whoiswho“ jau buvo priimtas. Keitimosi e. laiškais turinys neatrodo slapto pobūdžio; veikiau jame pateikiama naudinga įžvalga apie galiausiai priimto sprendimo mąstymą ir loginį pagrindą. Ombudsmenas nėra įsitikinęs, kad Komisija pagrįstai atsisakė suteikti visapusišką prieigą.

Dėl nustatytų dokumentų skaičiaus:

Pirminiame prašyme skundo pateikėjas paklausė: „Ar galite pateikti sprendimo, kuriuo atliktas šis pakeitimas, kopiją ir patvirtinamųjų dokumentų, turėjusių įtakos sprendimui, kopijas?“

Susitikimo su ombudsmeno tyrimo grupe metu Komisijos atstovai pažymėjo, kad Komisija nenustatė jokio dokumento, susijusio su darbuotojų prašymais pašalinti jų vardus ir pavardes iš „EU Whoiswho“. Komisijos atstovai pažymėjo, kad tikėtina, jog šie prašymai buvo pateikti žodžiu. Komisija taip pat patvirtino, kad dokumentų, patenkančių į paraiškos dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais taikymo sritį, paieška apsiribojo Komisijos elektronine dokumentų valdymo sistema ARES. Nebuvo imtasi jokių papildomų veiksmų atitinkamiems dokumentams nustatyti.

Ombudsmenas vertina teisėtumo prezumpciją, kai Komisija tvirtina, kad konkretus dokumentas, su kuriuo prašoma leisti susipažinti, neegzistuoja.

Tačiau šiuo atveju skundo pateikėjas pateikė įtikinamų argumentų, kad jo prašyme gali būti papildomų dokumentų. Susitikimas šioje byloje ir Komisijos atsakymas į mano lygiagretų tyrimą Nr. 1983/2023/ET ^[9] dėl Komisijos sprendimo iš esmės nebeskelbti visų ES darbuotojų pavardžių interneto svetainėje „Whoiswho“ neišsklaidė šių susirūpinimą keliančių klausimų. Iš tiesų per šį lygiagretų tyrimą pateiktame atsakyme Komisija nurodė, kad:

• „įvairūs incidentai, apie kuriuos pranešta vyresniajai vadovybei ir kurie paveikė darbuotojus, atsakingus už neskelbtinas bylas “, taip pat „kelių Komisijos darbuotojų pateikti prašymai pašalinti jų vardus ir pavardes iš katalogo „EU Whoiswho“.
• „Apie kelis netinkamos išorės įtakos nevadovaujantiems darbuotojams atvejus (telefono skambučius ir elektroninius pranešimus) [...] žodžiu pranešta Generalinio sekretoriato vyresniajai vadovybei.“
• „Vienu atveju darbuotojas turėjo prašyti individualios Komisijos centrinių tarnybų pagalbos, o kitu atveju, kai pasekmės buvo daug platesnės, reikėjo įsikišti siekiant nuraminti kolegas, kurie baiminosi, kad jiems individualiai gali būti daroma nederama išorės įtaka. Taip pat būta atvejų, kai Europos Parlamento nariai nustatė konkrečias bylas nagrinėjančių darbuotojų pavardes ir paprašė atleisti atsakingus kolegas.“

Mažai tikėtina, kad visos šios ataskaitos ir prašymai buvo pateikti tik žodžiu.

Atsižvelgdamas į tai, ombudsmenas mano, kad Komisija turėtų atlikti išsamesnę dokumentų paiešką, neapsiribojant jos dokumentų valdymo sistema ARES, atsižvelgiant į konkretų skundo pateikėjo prašymą pranešti apie nederamą spaudimą darbuotojams arba prašymus pašalinti darbuotojų vardus ir pavardes. Kaip ne kartą nurodė ombudsmenas, tam, kad dokumentui būtų taikomas Reglamentas 1049/2001, nesvarbu, ar jis buvo užregistruotas institucijos dokumentų valdymo sistemoje. Svarbus yra dokumento turinys ir tai, ar jis susijęs su „politika, veikla ir sprendimais“, už kuriuos institucija yra atsakinga.

[1] Pagal Europos ombudsmeno statuto (2021 m. birželio 24 d. Reglamentas 2021/1163, kuriuo nustatomos ombudsmeno pareigų atlikimą reglamentuojančios nuostatos ir bendrosios sąlygos) 2 straipsnio 10 dalį: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Ši byla susijusi tik su prašymu leisti visuomenei susipažinti su dokumentais. Taip pat nagrinėsiu kitą skundą (1983/2023/ET), susijusį su sprendimu dėl esmės, apie kurį daugiau informacijos galima rasti adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65044.

[3] Aiškiai pažymėkite tokią medžiagą „Konfidenciali“. Užšifruoti el. laiškai gali būti siunčiami į mūsų specialią pašto dėžutę.

[4] Pagal Ombudsmeno statuto 2 straipsnio 10 dalį.

[5] Pagal Europos ombudsmeno statuto 2 straipsnio 10 dalį.

[6] Pagal Reglamento 1049/2001 4 straipsnio 3 dalies antrą pastraipą.

[7] 2011 m. liepos 21 d. Teisingumo Teismo sprendimas Švedijos Karalystė prieš Europos Komisiją ir MyTravel Group plc., C-506/08, 80 punktas, skelbiamas adresu https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=C-506/08%20P

[8] Ten pat, 76 punktas.

[9] Atsakymą galima rasti adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/180308