Data: 2023 m. lapkričio 24 d., penktadienis

Nuotolinis posėdis per „WebEx“

Dalyvavo

Europos Komisija

• Etikos, gero administravimo ir santykių su Europos ombudsmenu vyresnysis ekspertas (SG.C.2)
• Skaidrumo, dokumentų tvarkymo ir galimybės susipažinti su dokumentais skyriaus vadovo pavaduotojas (SG.C.1)
• Teisės ir politikos pareigūnas. Skaidrumas, dokumentų tvarkymas ir galimybė susipažinti su dokumentais (SG.C.1)
• Teisės ir politikos pareigūnas. Skaidrumas, dokumentų tvarkymas ir galimybė susipažinti su dokumentais (SG.C.1)
• Įmonių valdymo ir veiklos tęstinumo skyriaus vadovas (SG.A.6)
• Administracinis ir pagalbinis darbuotojas. Įmonių valdymas ir veiklos tęstinumas (SG.A.6)

Europos ombudsmenas

• Tanja Ehnert, užklausų koordinatorė
• Nicholas Hernanz, tyrimų pareigūnas
• Emily Tullberg, tyrimų pareigūnė
• Daria Stanculescu, užklausų stažuotoja

Posėdžio tikslas

Susitikimo tikslas buvo, kad ombudsmeno tyrimo grupė gautų paaiškinimą, kaip Europos Komisija ieškojo ir nustatė dokumentus, patenkančius į skundo pateikėjo prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais taikymo sritį.

Įvadas ir procedūrinė informacija

Ombudsmeno tyrimo grupė prisistatė, padėkojo Komisijos atstovams už susitikimą su jais ir išdėstė susitikimo tikslą. Jie nurodė teisinę sistemą, taikomą ombudsmeno rengiamiems posėdžiams, visų pirma tai, kad be išankstinio Komisijos sutikimo ombudsmenas neatskleis jokios informacijos, kurią Komisija nurodė kaip konfidencialią, nei skundo pateikėjui, nei jokiam kitam ombudsmeno tarnybai nepriklausančiam asmeniui ^[1].

Tyrimo grupė paaiškino, kad ji parengs posėdžio ataskaitos projektą, kuris bus nusiųstas Komisijai, siekiant užtikrinti, kad turinys būtų faktiškai tikslus ir išsamus. Po to posėdžio ataskaita bus baigta rengti, įtraukta į bylą ir pateikta skundo pateikėjui. Jokia konfidenciali informacija nebūtų įtraukta į ataskaitą ar kitaip pateikta skundo pateikėjui ar bet kuriai trečiajai šaliai.

Informacija, kuria keičiamasi

Ombudsmeno tyrimo grupė nurodė skundo apimtį. Jie paaiškino, kad šis tyrimas susijęs su prašymu leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, susijusiais su sprendimu pašalinti Komisijos narių vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis iš svetainės „EU Whoiswho“, o ne su pačiu sprendimu. Prieš posėdį tyrimo grupė patikrino dokumentus, kuriuos Komisija nurodė kaip patenkančius į prašymo taikymo sritį.

Komisijos atliekamas dokumentų identifikavimas

Ombudsmeno tyrimo grupė paprašė paaiškinti, kaip Komisija ieškojo ir nustatė atitinkamus šios bylos dokumentus.

Komisijos atstovai paaiškino, kad atsakingas skyrius turi keletą užduočių, įskaitant Leidinių biuro darbo stebėjimą. Skundo pateikėjui pateikus pirminį prašymą leisti susipažinti su dokumentais, skyrius laikėsi įprastos procedūros, pagal kurią buvo nagrinėjamas prašymas ir nustatomi susiję dokumentai.  

Komisijos atstovai paaiškino, kad, kai pateikiama kartotinė paraiška, generalinis sekretoriatas palaiko ryšius su už pirminį atsakymą atsakingu skyriumi, kad gautų jo nuomonę dėl pareiškėjo pateiktų argumentų. Tais atvejais, kai pareiškėjas iškelia klausimą dėl neišsamaus dokumentų identifikavimo, skyriaus prašoma pateikti informaciją apie nustatytus dokumentus. Komisijos atstovai patvirtino, kad šiuo atveju šio proceso buvo laikomasi.

Dokumentų, susijusių su nepagrįstu išorės spaudimu ir darbuotojų prašymais, buvimas

Ombudsmeno tyrimo grupė pažymėjo, kad savo pirminiuose ir patvirtinamuosiuose sprendimuose Komisija nurodė, kad buvo daromas nederamas spaudimas iš išorės šaltinių ir darbuotojų, norinčių, kad jų vardai ir pavardės būtų išbraukti iš „EU Whoiswho“, prašymai. Tyrimo grupė paklausė, ar Komisija ieškojo su tokiais prašymais susijusių dokumentų.

Komisijos atstovai nurodė, kad nėra dokumentų, susijusių su darbuotojų prašymais pašalinti jų vardus ir pavardes iš „EU Whoiswho“. Jos pažymėjo, kad tikėtina, jog šie prašymai buvo pateikti žodžiu.

Ombudsmeno tyrimo grupė paklausė, ar Komisija ieškojo tik jos dokumentų valdymo sistemoje (ARES) užregistruotų dokumentų, ar buvo imtasi papildomų veiksmų atitinkamiems dokumentams nustatyti, pavyzdžiui, susisiekta su atitinkamomis Komisijos tarnybomis, kurios galėjo gauti darbuotojų prašymus. Komisijos atstovai patvirtino, kad dokumentų, patenkančių į prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais taikymo sritį, paieška apsiribojo ARES. Nebuvo imtasi jokių papildomų veiksmų atitinkamiems dokumentams nustatyti.

Su konsultacijomis susijusių dokumentų buvimas

Ombudsmeno tyrimo grupė paklausė, ar vyko kitos konsultacijos ar diskusijos, visų pirma su Leidinių biuru, Komisijos duomenų apsaugos pareigūnu ar kabinetu. Jei taip, tyrimo grupė paklausė, ar yra kokių nors su šiomis konsultacijomis susijusių dokumentų.

Komisijos atstovai pažymėjo, kad buvo pasikeista e. laiškais su Leidinių biuru. Tačiau ši korespondencija buvo techninio pobūdžio ir į ją nebuvo įtraukta diskusija dėl esmės. Todėl šie e. laiškai nepateko į prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais taikymo sritį. Komisijos atstovai pareiškė, kad tolesnės konsultacijos dėl sprendimo pašalinti Komisijos narių vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis iš svetainės „EU Whoiswho“ nevyko.

Posėdžio išvados

Tyrimo grupė padėkojo Komisijos atstovams už jų laiką ir pateiktus paaiškinimus ir posėdis baigėsi.

2023 m. lapkričio 24 d., Briuselis / Strasbūras

Tanja Ehnert Nicholas Hernanz

Užklausų koordinatorius Užklausų pareigūnas

Emily Tullberg

Užklausų pareigūnas

[1] Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 4.8 straipsnis.