Egregio signor X,

Il Mediatore ha ricevuto una denuncia contro la Commissione europea.

La denuncia riguarda il modo in cui la Commissione ha trattato una richiesta di accesso del pubblico a una relazione di audit e a una successiva relazione di un'indagine amministrativa in Irlanda, che ha portato alla decisione della Commissione di revocare l'approvazione del piano di controllo irlandese presentato per la pesatura dei prodotti della pesca. La richiesta riguardava anche documenti relativi alle due relazioni.

La Commissione ha individuato 21 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta e ha rifiutato di concedere l'accesso a tali documenti nella loro interezza, basandosi su una presunzione generale di riservatezza. Ha affermato che è in corso un follow-up dell'indagine amministrativa e che, sulla base dell'esito di tale follow-up, deve ancora decidere se sia giustificato avviare o meno una procedura di infrazione nei confronti dell'Irlanda.

Il denunciante contesta il ricorso da parte della Commissione a una presunzione generale di riservatezza. Dato che la Commissione ha già adottato la decisione di revocare il piano di controllo irlandese, il denunciante ritiene che avrebbe dovuto essere possibile divulgare almeno parti dei documenti in questione. Il denunciante fa inoltre riferimento a una lettera delle autorità irlandesi del 27 maggio 2021 ^[1], in cui affermavano di "cercare di operare in modo trasparente" e che "adesso si sarebbero impegnate con la [Commissione] in relazione alla richiesta di documenti [del denunciante] e in linea con i requisiti di cui all'articolo 5 del regolamento". Alla luce di tale affermazione, il denunciante ritiene probabile che le autorità irlandesi non si siano opposte alla divulgazione dei documenti in questione.

Inoltre, il denunciante è insoddisfatto del tempo impiegato dalla Commissione per registrarsi e trattare la sua richiesta di accesso.

Abbiamo deciso di avviare un'indagine sulla denuncia relativa al rifiuto della Commissione di concedere l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che le domande di accesso devono essere trattate tempestivamente. È in linea con questo principio che il Mediatore cerca anche di trattare casi come questo il più rapidamente possibile.

Come primo passo, si ritiene necessario rivedere i documenti in questione nella richiesta del denunciante. Le saremmo grati se la Commissione potesse fornire copie di tali documenti, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata [2], ^entro il 16 maggio 2022.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che la Commissione sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

Riteniamo inoltre che sarebbe utile programmare un incontro tra la Commissione e la squadra investigativa del Mediatore in cui discutere il caso. In particolare, sarebbe utile sapere qual è lo stato dei lavori per quanto riguarda l'eventuale follow-up. Un elenco di domande sarà condiviso prima della riunione. Il funzionario incaricato delle indagini responsabile del caso, la sig.ra Michaela Gehring, può essere contattato per concordare i dettagli della riunione, che dovrebbe idealmente svolgersi prima del 4 giugno 2022.

Per quanto riguarda le preoccupazioni del denunciante in merito al tempo impiegato dalla Commissione per trattare la richiesta di accesso del pubblico, rileviamo con grande rammarico che la Commissione non ha rispettato i termini stabiliti dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore è molto preoccupato per i ritardi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti da parte dei cittadini. Tuttavia, alla luce del recente avvio da parte del Mediatore di un'indagine di propria iniziativa in materia ^[3], non esamineremo questo aspetto della denuncia.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 6 maggio 2022

[1] Allegato 4, lettera f), della denuncia.

[2] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.

[3] Indagine strategica OI/2/2022/MIG sul tempo impiegato dalla Commissione per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti.