Strasburgo, 27/02/2017

Denuncia 1316/2016/AB

Egregio Signor Presidente,

Ho ricevuto una denuncia contro la Banca europea per gli investimenti (BEI) dalla sig.ra Anaïs Berthier a nome di ClientEarth, CEE Bankwatch Network e Counter Balance. La denuncia presentata al mio ufficio riguarda presunte carenze nella politica di trasparenza della BEI nonché il modo in cui la BEI ha risposto alla denuncia presentata alla BEI dalla sig.ra Berthier il 16 febbraio 2016.

I denuncianti temono che:

1. la politica di trasparenza della BEI non è compatibile con la convenzione di Aarhus, il regolamento Aarhus e il regolamento 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti; e

2. la BEI ha dichiarato inammissibile la maggior parte della denuncia originaria presentata al meccanismo di denuncia della BEI (BEI-CM).

Ho deciso di avviare un'indagine su questa denuncia[1] e ho concluso che sarebbe utile chiedere alla BEI una risposta in relazione ad alcune argomentazioni dei denuncianti, al fine di valutare ulteriormente il caso.

Nell'effettuare questa indagine, tengo conto del fatto che la BEI ha avviato una revisione della politica e delle procedure BEI-CM, che comprenderà una consultazione pubblica per raccogliere le opinioni della società civile.

A. Per quanto riguarda la parte della denuncia relativa alla decisione della BEI-CM di dichiarare irricevibile la maggior parte delle affermazioni dei denuncianti

La BEI-CM è disciplinata da una serie di principi, mandato e regolamento interno adottati dal consiglio di amministrazione della BEI il 2 febbraio 2010 e integrati da procedure operative approvate dal comitato direttivo nel dicembre 2011.

La BEI-CM ha basato la sua decisione di dichiarare il reclamo irricevibile sulle disposizioni dei principi e del mandato della BEI-CM, in particolare l'articolo 3.1 dei principi e gli articoli 1.1, 4.2 c) e 4.2 g) del mandato. La BEI-CM, tuttavia, ha citato tali disposizioni nella sua decisione senza fornire ulteriori spiegazioni sul motivo per cui avrebbero reso il reclamo irricevibile.

I denuncianti ritengono che la decisione della BEI non contenga una motivazione dettagliata ed esaustiva sul modo in cui la loro denuncia originaria non rispetta i requisiti di ammissibilità stabiliti nel quadro giuridico BEI-CM. I denuncianti ritengono inoltre che l'interpretazione degli articoli di cui sopra da parte della BEI miri deliberatamente a restringere il mandato BEI-CM.

A mio avviso, è importante che i criteri di ammissibilità delle denunce alla BEI-CM siano chiari per le parti interessate della Banca. Le sarei pertanto grato se la BEI potesse chiarire il suo ragionamento e spiegare perchél'articolo3.1 dei principi e gli articoli 1.1, 4.2 c) e 4.2 g) del mandato rendono la denuncia irricevibile.

I denuncianti temono inoltre che la BEI abbia presumibilmente violato le sue norme procedurali per quanto riguarda il ricevimento della denuncia e la comunicazione dell'esito del controllo di ammissibilità.

i) I denuncianti sostengono che la BEI-CM non ha comunicato l'esito del controllo di ammissibilità contemporaneamente all'avviso di ricevimento.

Ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 3, delle procedure operative BEI-CM, "[i]l controllo di ammissibilità è effettuato entro 10 giorni lavorativi e il risultato è comunicato al denunciante o ai denuncianti contemporaneamente all'avviso di ricevimento". Osservo tuttavia che il regolamento interno della BEI e della CM contiene una disposizione leggermente diversa in base alla quale "[a]llaricezione di una denuncia, la BEI provvede affinché un avviso di ricevimento sia inviato al denunciante entro dieci giorni lavorativi. La conferma informa il denunciante della data entro la quale ci si può attendere la risposta ufficiale della BEI alla denuncia e può includere la comunicazione dell'ammissibilità o dell'inammissibilità della denuncia."

Le sarei grato se la BEI potesse chiarire le sue attuali norme e prassi in questo settore.

ii) I denuncianti ritengono che l'avviso di ricevimento della loro denuncia da parte della BEI non abbia affrontato la questione della sua ricevibilità. Essi ritengono che il riconoscimento abbia semplicemente informato i denuncianti della data entro la quale aspettarsi una risposta formale; hanno inteso che ciò implica che la denuncia è stata considerata ricevibile.

Osservo che l'avviso di ricevimento informava anche i denuncianti che la loro denuncia era stata registrata. Ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 3, delle procedure operative, "[a]ltermine di un controllo di ammissibilità,i reclami sono registrati e i reclami ricevibili seguono il processo interno di gestione dei reclami. I denuncianti sono informati (i) della registrazione del reclamo, (ii) dell'avvio di un'indagine/valutazione e (iii) della data entro la quale possono aspettarsi una risposta (40/140 giorni lavorativi). Se una denuncia è irricevibile, i denuncianti sono informati dei motivi dell'irricevibilità e ricevono suggerimenti su chi possono rivolgere le loro preoccupazioni, se del caso.";

Le sarei grato se la BEI rispondesse all'argomentazione dei denuncianti. In particolare, la risposta della BEI dovrebbe commentare l'interpretazione dei denuncianti secondo cui l'avviso di ricevimento, inviato il 1o marzo 2016, indicava che la denuncia era ricevibile.

iii) I denuncianti ritengono che, anche se la denuncia fosse stata irricevibile, la BEI avrebbe dovuto fornire loro consulenza su misure alternative.

In quanto istituzione impegnata a favore di una buona amministrazione, la BEI dovrebbe affrontare le domande e le questioni del pubblico. L’articolo 9 del codice di buona condotta amministrativa per il personale della Banca europea per gli investimenti nelle sue relazioni con il pubblico[2] dispone quanto segue: “1. I membri del personale agiscono in modo coscienzioso, corretto, cortese e accessibile. Nel rispondere alla corrispondenza, alle telefonate e alle e-mail, i membri del personale si adoperano per essere il più possibile utili e per rispondere alle richieste di informazioni.

2. Se un'indagine non rientra nell'ambito di loro competenza, i membri del personalerinviano il pubblico al servizio competente della Banca".

L’articolo 13 dello stesso codice prevede inoltre che “1. I membri del personale provvedono affinché sia fornita una risposta a tutte le richieste e i reclami rivolti alla Banca entro un termine accettabile, senza indugio e in ogni caso entro due mesi dal ricevimento. [...] 3. Tutte le risposte alle richieste e ai reclami devono essere motivate in modo tale che l'interessato sia informato con precisione dei motivi e degli argomenti su cui si basano."

Sarebbe utile che la BEI potesse indicare perché non ha risposto alle preoccupazioni dei denuncianti in merito alla politica di trasparenza al di fuori dell'ambito di applicazione della BEI-CM, ad esempio rinviando la loro lettera a un altro dipartimento, il che sembrerebbe essere in linea con gli articoli 9 e 13 del codice di buona condotta amministrativa per il personale della Banca europea per gli investimenti nelle sue relazioni con il pubblico.

B. Per quanto riguarda la parte della denuncia relativa alla compatibilità della politica di trasparenza della BEI con le norme dell’Unione e internazionali in materia di accesso alle informazioni

In linea di principio, il punto di partenza della mia indagine sarebbe quello di esaminare il modo in cui la BEI ha trattato le questioni sollevate nella denuncia attraverso i propri meccanismi e procedure interni. Poiché la BEI-CM ha dichiarato irricevibili la maggior parte delle accuse dei denuncianti in merito alla nuova politica di trasparenza, presumibilmente non vi è alcuna registrazione esistente del modo in cui la BEI ha trattato le questioni sollevate nella denuncia.

In base al principio di buona amministrazione, suggerirei alla BEI di rispondere alle preoccupazioni dei denuncianti in merito alla compatibilità della sua politica di trasparenza con laconvenzione di Aarhus, il regolamento di Aarhus eil regolamento 1049/2001 (ad eccezionedelle accuse relative alla conformità delle attività della BEI al quadro strategico della BEI di cui al punto 1.2.2 della denuncia, se la BEI ‐CM le sta ancora esaminando). Le sarei grato di ricevere anche una copia della Sua risposta ai denuncianti.

La prego di notare che potrei decidere di trasmettere la Sua risposta e i relativi allegati ai denuncianti per osservazioni.

Se desidera presentare documenti o informazioni che ritiene riservati e che non dovrebbero essere comunicati ai denuncianti, La preghiamo di contattare il responsabile del caso Alice Bossière al numero di telefono: + 32 2 283 34 01.

Le sarei grato se volesse ricevere la risposta della Sua istituzione entro tre mesi dal ricevimento della presente lettera.

In allegato a questa e-mail, si prega di trovare una copia del reclamo.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Allegato:

-Copia della denuncia nel caso 1316/2016/AB

[1] Con l’unica eccezione relativa alla conformità delle attività della BEI al quadro politico del gruppo BEI, di cui al punto 1.2.2 della denuncia, che, a quanto mi risulta, la BEI‐CM sta ancora esaminando. Di conseguenza, in questa fase ho deciso di non trattare tale aspetto della denuncia.

[2] http://www.eib.org/attachments/general/code_en.pdf