Il caso riguardava il rifiuto della Commissione europea di concedere un accesso parziale o più ampio a due documenti relativi a un progetto finanziato in partenariato con l'UNICEF. Nel rifiutare l’accesso, la Commissione si è basata su cinque eccezioni previste dalla normativa dell’Unione in materia di accesso ai documenti, vale a dire la necessità di tutelare l’interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali e la politica finanziaria, monetaria o economica dell’Unione o di uno Stato membro, nonché la tutela del suo processo decisionale, l’interesse commerciale di un terzo e la vita privata e l’integrità delle persone fisiche, compresi i loro dati personali.

Sulla base dell’ispezione dei documenti controversi, il Mediatore non era convinto dagli argomenti della Commissione secondo cui una divulgazione parziale o più ampia arrecherebbe (gravemente) pregiudizio alla tutela degli interessi invocati. Il Mediatore ha presentato una proposta di soluzione chiedendo alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta, al fine di garantire il più ampio accesso possibile ai documenti in questione. Ricorda inoltre alla Commissione l'obbligo di prendere decisioni entro un termine ragionevole e di motivare le proprie decisioni.

La Commissione ha accettato la proposta di soluzione del Mediatore e ha fornito al denunciante un accesso parziale e più ampio ai documenti. La Mediatrice ha accolto con favore la risposta positiva della Commissione alla sua proposta di soluzione, che ha risolto la denuncia.  

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti relativi a procedimenti disciplinari a seguito di un'indagine e di una raccomandazione dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alla Commissione. La Commissione ha individuato 23 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della domanda e ha rifiutato l'accesso a tutti i documenti nella loro interezza. A tal fine, la Commissione si è basata sulla necessità di proteggere i dati personali.

Quando il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione, la Commissione ha confermato il rifiuto di accesso, invocando una presunzione generale di riservatezza derivante dalla tutela degli obiettivi delle indagini. La Commissione ha inoltre sostenuto che l'accesso del pubblico non può essere concesso per proteggere i dati personali contenuti nei documenti.

Il Mediatore ha ritenuto che l’applicazione da parte della Commissione di una presunzione generale di riservatezza, dopo la chiusura del procedimento disciplinare in questione, non fosse ragionevole. Sulla base di un’ispezione dei documenti in questione, il Mediatore ha ritenuto che, sebbene alcune parti dei documenti possano dover essere omesse per impedire l’identificazione delle persone o per proteggere lo scopo di future indagini, i documenti non contengono in tutto informazioni sensibili. Il Mediatore ha pertanto proposto come soluzione che la Commissione riesamini la sua posizione sulla richiesta di accesso al fine di fornire un accesso parziale significativo ai documenti richiesti.

In risposta, la Commissione ha confermato il suo affidamento su una presunzione generale di riservatezza e ha ritenuto che, in ogni caso, un accesso parziale significativo non fosse possibile senza divulgare dati personali e mettere a rischio la tutela degli obiettivi delle indagini disciplinari della Commissione.

La Mediatrice si è rammaricata del fatto che la Commissione non abbia concesso un accesso parziale a seguito della sua proposta di soluzione. La Mediatrice ha ritenuto che il trattamento da parte della Commissione di tale richiesta di accesso costituisse cattiva amministrazione.

Poiché la Commissione aveva riesaminato la sua posizione sulla richiesta di accesso del denunciante a seguito della proposta di soluzione del Mediatore ed era giunta alla stessa conclusione della sua decisione di conferma, il Mediatore non ha ravvisato alcuno scopo utile nel proseguire l'indagine con una raccomandazione formale in materia. Ha quindi archiviato il caso.