A Bizottság a fenti esetekben („forgóajtó-jelenség”) 2015. január 31-ig meghosszabbította az ombudsman ajánlástervezetére való válaszadás határidejét.

Készült az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban [1]

Gyakran nevezik „forgóajtó-jelenségnek” azt a jelenséget, hogy a munkavállalók elhagyják az uniós intézményeket, hogy a magánszektorban töltsenek be álláshelyeket, vagy a magánszektorból az intézményekhez csatlakoznak. Ez a jelenség egyre nagyobb aggodalomra ad okot az uniós polgárok számára, különösen az esetleges összeférhetetlenség kockázata miatt. Mivel az uniós közigazgatás függetlensége és objektivitása elengedhetetlen a polgárok bizalmának kiépítéséhez, az ombudsman nagy figyelmet fordít az összeférhetetlenséggel kapcsolatos aggályokra.

Ez a vizsgálat, amelyet számos nem kormányzati szervezet panaszai indítottak el, rendszerszintű hivatali visszásságot tárt fel a „forgóajtó-jelenséggel” kapcsolatos bizottsági megközelítés egyes szempontjainak végrehajtása során. Az ombudsman ezért konkrét ajánlásokat tesz a Bizottságnak a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére. A Bizottságnak különösen átfogó és megfelelően dokumentált felülvizsgálati folyamatra van szüksége, amikor a személyzet a Bizottságon kívül dolgozik. A konstruktív párbeszéd szellemében általános iránymutatást is nyújt arra vonatkozóan, hogy miként lehetne tovább javítani a Bizottság eljárásait. Az ombudsman például azt javasolja, hogy a Bizottság tegye közzé határozatainak minden lényeges részletét, lehetővé téve a vezető beosztású alkalmazottak számára, hogy a Bizottságon kívül dolgozzanak. A Bizottság forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos felülvizsgálati folyamatának átláthatósága – legalábbis a vezető tisztviselők tekintetében – lehetővé teszi a polgárok számára, hogy hozzájáruljanak az összeférhetetlenségi szabályok Bizottság általi érvényesítéséhez.

Az ombudsman fokozni fogja a felügyeletet annak biztosítása érdekében, hogy az uniós intézmények forgóajtó-jelenséggel kapcsolatos eljárásai helyes, megfelelően indokolt és jól dokumentált határozatokat eredményezzenek, és hogy a vezető beosztású alkalmazottakra vonatkozó határozatokkal kapcsolatos releváns információkat nyilvánosságra hozzák.

A vizsgálat háttere

1. 2012-ben és 2013-ban a Corporate Europe Observatory, a Greenpeace EU Unit, a LobbyControl, a Spinwatch és a Friends of the Earth panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz a „forgóajtó-jelenséggel” kapcsolatban. E panaszokra válaszul az ombudsman úgy határozott, hogy vizsgálatot indít annak érdekében, hogy rendszerszempontból tisztázza, hogy az Európai Bizottság hogyan kezeli a személyzet távozásakor vagy a szervezeti egységeihez való csatlakozásakor esetlegesen felmerülő konfliktusokat. Az ombudsman értékelése magában foglalja annak elemzését, hogy a Bizottság hogyan értelmezi és alkalmazza az uniós személyzeti szabályzat vonatkozó szabályait [2] [3].

A vizsgálat

2. Ebben a vizsgálatban [4] az ombudsman arra törekszik, hogy azonosítsa a rendszerszintű problémákat és e problémák rendszerszintű megoldását. Vizsgálata ezért nem a panaszosok által említett egyedi ügyek Bizottság általi kezelésére összpontosít.

3. A vizsgálat során és az állítólagos probléma rendszerszintű jellegének értékelése érdekében az ombudsman szolgálatai mélyrehatóan megvizsgálták a Bizottság aktáit. A vizsgálat a panaszosok által az ombudsmanhoz benyújtott panaszaikban azonosított 11 egyedi üggyel kapcsolatos bizottsági aktákra terjedt ki.  A vizsgálat a Bizottság által kiválasztott 27 aktára is kiterjedt, amelyek 27 másik alkalmazottra vonatkoztak [5]. A Bizottság gyakorlatának teljesebb áttekintése érdekében az ombudsman szolgálatai által kiválasztott 16 akta vizsgálatára is sor került.

4. Az ombudsman ezt követően felkérte a Bizottságot, hogy nyújtson be véleményt a panaszosok állításairól és állításairól. Kérte továbbá a Bizottságot, hogy véleményében válaszoljon az általa feltett részletes kérdésekre [6].

5. Az ombudsman megküldte a Bizottság véleményét [7] a panaszosoknak, akik ezt követően benyújtották észrevételeiket [8] az ombudsmannak.

Az ombudsman ajánlástervezethez vezető értékelése

Előzetes megjegyzések

6. Az OECD közszolgálati összeférhetetlenség kezelésére vonatkozó iránymutatásai [9] szerint az „összeférhetetlenség” magában foglalja a köztisztviselő közfeladatai és magánérdekei közötti összeütközést, amelyben a köztisztviselőnek olyan magánérdekei vannak, amelyek helytelenül befolyásolhatják hivatali feladatainak és kötelezettségeinek ellátását.

7. Az OECD-iránymutatások azt sugallják, hogy az összeférhetetlenség kezelése mérlegelést jelent, mivel az érdekeltségek ellenőrzésének túlságosan szigorú megközelítése ellentétes lehet más jogokkal, vagy kontraproduktív lehet azáltal, hogy visszatartja a tapasztalt és hozzáértő embereket attól, hogy közhivatalt keressenek. Az OECD-iránymutatások szerint kiegyensúlyozott megközelítést kell alkalmazni az integritási kockázatok azonosítása révén; a magánérdekek bizonyos elfogadhatatlan formáinak megtiltása; a köztisztviselők tájékoztatása azokról a körülményekről, amelyek között konfliktusok merülhetnek fel; valamint hatékony eljárások biztosítása az összeférhetetlenségi helyzetek azonosítására, feltárására, kezelésére és megfelelő megoldásának előmozdítására.

A főbb uniós szintű szabályok

8. Az uniós intézmények személyzetére alkalmazandó személyzeti szabályzat [10] arra kötelezi a tisztviselőket, hogy feladataikat kizárólag az Unió érdekeit szem előtt tartva végezzék, és kizárólag az Unió érdekeit szem előtt tartva járjanak el [11] A tisztviselők feladataik ellátása során nem foglalkozhatnak olyan ügyekkel, amelyekhez közvetlenül vagy közvetve olyan személyes érdekük fűződik, amely veszélyeztetheti függetlenségüket [12].

9. A tisztviselő felvétele előtt az uniós intézménynek meg kell vizsgálnia, hogy a pályázónak vannak-e olyan személyes érdekei, amelyek csorbíthatják a tisztviselő függetlenségét [13].

10. Azok a tisztviselők, akik a szolgálati jogviszonyuk megszűnését követő két éven belül el kívánnak fogadni egy állást, kötelesek tájékoztatni az intézményüket.[15] Ha ez az állás kapcsolódik a tisztviselő által az uniós intézménynél az elmúlt három évben végzett munkához, az intézménynek jogában áll megtiltani a tisztviselőnek az állás felvételét, ha az intézmény úgy ítéli meg, hogy az összeférhetetlenséghez vezetne. Lehetővé teheti továbbá a tisztviselő számára, hogy elvállalja az állást, feltéve, hogy a tisztviselő megfelel az összeférhetetlenség kiküszöbölésére irányuló feltételeknek [16].

11. Az uniós intézményeknek főszabály szerint meg kell tiltaniuk a volt vezető tisztviselőik számára, hogy az intézmény elhagyását követő 12 hónap során lobbizzanak az intézmény alkalmazottainál, vagy más módon képviseljék az ügyfelek érdekeit az intézmény alkalmazottai előtt olyan ügyekben, amelyekért a volt vezető tisztviselők az intézménynél eltöltött utolsó három évben felelősek voltak [17].  

12. A fenti vázlat azokra a munkatársakra vonatkozik, akik nyugdíjba vonulnak vagy lemondanak, majd az uniós intézményeken kívül helyezkednek el. Hasonló problémák merülhetnek fel, ha a tisztviselők személyes okokkal indokolt szabadságot vesznek ki.  A tisztviselők az uniós intézményeknél töltött idejük alatt személyes okokkal indokolt szabadságot vehetnek ki legfeljebb 12 évre. A legtöbb személyes okokkal indokolt szabadságot családi és egyéb személyes okokból adják ki. Egyes alkalmazottak azonban élnek azzal a lehetőséggel, hogy személyes okokkal indokolt szabadságot kérjenek, hogy más munkát vállaljanak. Az ilyen alkalmazottaknak engedélyt kell kérniük, ha úgy döntenek, hogy szabadságuk alatt dolgoznak [18]. Az uniós intézmények elutasíthatják az ilyen kérelmeket, vagy megfelelő feltételeket szabhatnak meg, ha a munkakör összeférhetetlenséghez vezet, vagy más módon sérti az Európai Unió érdekeit [19]. Ez az eset állna fenn, ha az állás lobbizást vagy érdekképviseletet foglal magában a tisztviselő intézménye felé [20], vagy ha olyan szakpolitikai területet érint, ahol a tisztviselő a személyes okokkal indokolt szabadságot közvetlenül megelőző három évben dolgozott.[21] A személyes okokkal indokolt szabadságot követő visszahelyezéskor az uniós intézménynek meg kell vizsgálnia, hogy a szabadság alatt vagy más módon végzett tevékenységek következményeként a tisztviselőnek van-e olyan személyes érdeke, amely csorbíthatja függetlenségét, vagy más módon összeférhetetlenséget képezhet [22].

Az ombudsman értékelése [23]

A rendszerszintű hivatali visszásságok kezelésének szükségessége

13. A Bizottság aktáinak vizsgálata alapján az ombudsman megállapítja, hogy bizonyos hiányosságok tapasztalhatók az eljárások Bizottság általi végrehajtásában, elsősorban a határozatok magyarázata és dokumentálása tekintetében. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság nem válaszolt megfelelően az általa a Bizottsághoz intézett, véleményt kérő levelében feltett valamennyi kérdésre. Mivel ezek a kérdések az ombudsman által a Bizottság aktáinak vizsgálata során feltárt hiányosságokra vonatkoztak, az a tény, hogy a kérdéseket nem kezelték megfelelően, arra a következtetésre vezeti az ombudsmant, hogy rendszerszintű hivatali visszásság áll fenn. Az ombudsman ezt a rendszerszintű hivatali visszásságot a Bizottságnak szóló ajánlástervezettel fogja orvosolni. A fenti következtetések részletes indokolását az alábbiakban ismertetjük.

14. A Bizottság pozitívan válaszolt az ombudsman egyes kérdéseire. Ennek eredményeként az ombudsman meggyőződött arról, hogy a Bizottság javította eljárásainak bizonyos vonatkozásait, vagy azok javítása folyamatban van. Az ombudsman elismerését fejezi ki a Bizottságnak ezekért az erőfeszítésekért. Az ombudsman azonban a konstruktív párbeszéd szellemében további iránymutatást nyújt a Bizottságnak e tekintetben, amelynek célja, hogy segítse a Bizottságot nemcsak az egyedi esetek helyes kezelésében, hanem annak lehetővé tételében is, hogy a polgárok megnyugodjanak arról, hogy a Bizottság megfelelően alkalmazza a szabályokat.

Vonatkozó szabályok és eljárások

15. Az ombudsman elégedett azzal, hogy az uniós személyzeti szabályzat szilárd jogalapot biztosít az uniós intézményeken belüli összeférhetetlenségi kérdések kezeléséhez. Felismerik a kockázatokat, és védelmet nyújtanak bizonyos magatartásformákkal és helyzetekkel szemben. Meghatározzák az összeférhetetlenségi helyzetek azonosítására, feltárására, kezelésére és megfelelő megoldására szolgáló eljárásokat. Az ombudsman a vizsgálata során szerzett információk alapján azt is megállapítja, hogy a Bizottság aktívan számos hasznos eljárást és struktúrát vezetett be e szabályok végrehajtására. Az ombudsman véleménye szerint a kihívást ezeknek az eljárásoknak és struktúráknak az optimalizálása jelenti annak biztosítása érdekében, hogy a szabályokat minden esetben teljes mértékben végrehajtsák.

16. Az ilyen optimalizálás magában foglalja annak biztosítását, hogy minden döntés helyes, megfelelően indokolt és jól dokumentált legyen. A döntéshozatali folyamatnak átláthatónak kell lennie. Magában kell foglalnia olyan intézkedések bevezetését is, amelyek az esetleges összeférhetetlenségek kezelése szempontjából megfelelnek a célnak.

A személyzet tájékoztatása

17. Miután alaposan megvizsgálta, hogy a Bizottság hogyan kommunikál munkatársaival, az ombudsman meggyőződött arról, hogy a Bizottság jelentősen fokozta erőfeszítéseit annak érdekében, hogy tájékoztatást és képzést nyújtson a személyzet számára az összeférhetetlenség elkerülésének módjáról. Fontos, hogy arra is törekedett, hogy felhívja a személyzet figyelmét az összeférhetetlenség kérdésére. Az ombudsman elismerését fejezi ki a Bizottságnak e lépések megtételéért, és arra ösztönzi, hogy folytassa erőfeszítéseit.

A szabályok és eljárások végrehajtása

Indokolással ellátott határozatok

18. A Bizottság elismerte annak fontosságát, hogy szisztematikus és koherens megközelítést alkalmazzanak a személyzet azon kéréseinek kezelésére, hogy a Bizottságon kívül dolgozzanak, valamint a személyzet felvételének kezelésére, akik közül sokan korábban a Bizottság munkájához kapcsolódó területeken dolgoztak. Az ombudsman véleménye szerint az összeférhetetlenség elkerülésére irányuló célkitűzés csak az egyes esetek jól megindokolt és jól dokumentált elemzésével érhető el. Ami a Bizottságot elhagyó személyzetet illeti, a Bizottság elemzésének tartalmaznia kell i. a tisztviselő által a szolgálati idő utolsó három évében végzett munka világos és teljes leírását; ii. a tisztviselő új szakmai tevékenységének világos és teljes leírása; iii) megfelelően részletes elemzés arra vonatkozóan, hogy a tisztviselőként végzett munka és az új tevékenység összefügg-e egymással; iv) amennyiben kapcsolódnak egymáshoz, a Bizottságnak megfelelő részletességgel le kell írnia, hogy melyek a Bizottság jogos érdekei az érintett területen, és elemeznie kell, hogy az új tevékenység ellentétes lenne-e ezekkel az érdekekkel. Amennyiben összeférhetetlenséget állapítanak meg, a Bizottságnak ismertetnie és elemeznie kell a megfelelő korrekciós intézkedést. A jogorvoslat lehet a tisztviselő külső tevékenység végzésére való felhatalmazásának teljes megtagadása. Alternatív megoldásként a Bizottság jóváhagyhatja a külső tevékenység végzésére irányuló kérelmet, feltéve, hogy a tisztviselő megfelel bizonyos feltételeknek. A Bizottság több aktájának vizsgálata alapján az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság egyedi esetekre vonatkozó elemzése nem mindig foglalkozik teljes mértékben a fent ismertetett összes kérdéssel.

19. Ha olyan tisztviselő kér munkát, aki korábban főigazgatóság-specifikus etikai és feddhetetlenségi kódexszel rendelkező főigazgatóságon dolgozott (lásd alább és az alábbi h) pontban szereplő iránymutatást), a kérelemről szóló határozatban fel kell tüntetni, hogy a szóban forgó kódex részletesebb és relevánsabb szabályokat határoz-e meg, és e szabályok alapján is elemezni kell a kérelmet.

20. Az ombudsman több ügyiratának vizsgálata alapján megállapította, hogy a Bizottság általában részletes indokolást ad a külső tevékenység végzésére irányuló kérelmet elutasító határozatban és az ilyen kérelmeket bizonyos feltételek mellett jóváhagyó határozatokban. Ez nem meglepő, mivel általános jogi kötelezettség áll fenn minden olyan határozat indokolására vonatkozóan, amely sérelmet okoz annak a személynek (nevezetesen az érintett tisztviselőnek), akire a határozat irányul. A nyilvánosság szempontjából azonban ugyanilyen fontos, ha nem fontosabb, hogy a Bizottság világosan és teljes körűen ismertesse az engedélyező határozatok indokait, vagyis azokat a határozatokat, amelyek feltétel nélkül engedélyezik a tisztviselő számára, hogy az intézményen kívül vállaljon munkát.  Bár a Bizottság helyesen állítja, hogy jogilag nem köteles megindokolni az ilyen pozitív döntéseket, egyértelműen helyes igazgatási gyakorlat, és valamennyi polgár érdekében áll, hogy az ilyen döntések teljes körűek és megalapozottak legyenek. Ez a Bizottság érdekét is szolgálja. Ha az ilyen döntéseket nem hozzák meg teljes mértékben és megfelelően, az Európai Bizottság elveszíti az uniós polgárok bizalmát, akik közül sokan látják a „forgóajtó-jelenség” által előidézett nyilvánvaló veszélyeket. Ezen túlmenően az ilyen intézkedések meghozatalával a Bizottság segíthet eloszlatni az egyes tisztviselők esetében felmerülő kétségeket. Az ombudsman e tekintetben hangsúlyozni kívánja, hogy a Bizottság aktáinak elemzése alapján arra a határozott következtetésre jutott, hogy a vizsgált esetek túlnyomó többségében nem volt nyilvánvaló összeférhetetlenség.

21. E hiányosság kijavítása érdekében az ombudsman azt ajánlja (lásd az alábbi ajánlás a) pontját), hogy a Bizottság elemzésének minden lépését minden esetben részletesen ismertessék a Bizottság aktáiban. A pozitív döntéseket, azaz az új szakmai tevékenységet jóváhagyó határozatokat ugyanúgy meg kell indokolni, mint a jóváhagyást elutasító határozatokat.

22. A személyzettől érkező, a Bizottságon kívüli munkavégzésre irányuló kérelmek kezelésére, valamint a helyes, megalapozott és átlátható döntések meghozatalára vonatkozó szisztematikus és koherens megközelítés fontossága arra a döntésre is vonatkozik, hogy a Bizottságot elhagyó szerződéses alkalmazott hozzáfért-e olyan "érzékeny információkhoz", amelyek arra kötelezik, hogy új munkahelyének megkezdésekor tájékoztassa a Bizottságot [24]. 

Elegendő információra vagy pontosításra van szükség?

23. Az ombudsman az ügyiratainak vizsgálata alapján megállapította, hogy a Bizottság az ügyirataiban általában nem rögzíti megfelelően, hogy az érintett tisztviselő elegendő információt bocsátott a rendelkezésére ahhoz, hogy el tudja végezni az elemzését. Az ombudsman e hiányosság orvoslása érdekében (lásd az alábbi ajánlás b) pontját) úgy véli, hogy a Bizottságnak az aktában kifejezetten meg kell említenie, hogy a kérelmező által a Bizottságon kívüli munkájával kapcsolatban szolgáltatott információk elegendőek ahhoz, hogy lehetővé tegyék számára az ügy alapos elemzését. Az ombudsman azon a véleményen van, hogy az ügyet elemző szolgálattól megkövetelt ilyen kifejezett nyilatkozattétel olyan helyzethez vezet, amelyben a szolgálat alaposabban mérlegelheti a kérdést. Amennyiben az elemzés arra a következtetésre jut, hogy a benyújtott információk nem elegendőek, a Bizottságnak fel kell kérnie a kérelmezőt, hogy nyújtson be további információkat.

Önként vállalt kötelezettségek 

24. A Bizottság aktáinak vizsgálata alapján az ombudsman megállapította, hogy a személyzet tagjai néha önkéntes kötelezettségvállalásokat tesznek a Bizottsághoz benyújtott kérelmükben, hogy új munkát vállalhassanak. Az ilyen kötelezettségvállalások vonatkozhatnak például arra, hogy megállapodnak abban, hogy nem dolgoznak olyan projekteken, amelyeken a tisztviselő a Bizottságnál töltött ideje alatt dolgozott (egy eset olyan tisztviselőre vonatkozott, aki kötelezettséget vállalt arra, hogy nem vesz részt olyan, a Bizottság által finanszírozott, nem kormányzati szervezetek által irányított projektben, amelyen a tisztviselő korábban dolgozott). A tisztviselők ilyen őszinte és proaktív együttműködése dicséretes.

25. Amint azt az ombudsman a Bizottsághoz intézett, véleményt kérő levelében javasolta, a korábbi tisztviselőt új állás betöltésére felhatalmazó határozatnak külön hivatkoznia kell az ilyen önként vállalt kötelezettségvállalásokra és az általuk kezelt igényekre. A határozatnak például kifejezetten ki kell mondania, hogy a tisztviselő önként vállalta, hogy nem dolgozik olyan projekteken, amelyekben az intézménynél végzett munkája során részt vett.

26. Az ombudsman megelégedéssel veszi tudomásul, hogy a Bizottság egyetértett ezzel a javaslattal. Annak érdekében, hogy iránymutatást adjon a Bizottságnak eljárásai további javításához (lásd az alábbi ajánlás p) pontját), az ombudsman fel fogja kérni a Bizottságot annak biztosítására, hogy tegyen lépéseket megállapodásának végrehajtása érdekében.

A feltételek előírásának határideje

27. A személyzeti szabályzat előírja a tisztviselők számára, hogy az intézmény elhagyását követő két éven belül folyamatosan tájékoztassák intézményüket minden olyan állásról, amelyet be kívánnak tölteni. A volt tisztviselők azon kötelezettségének korlátozása azonban, hogy intézményüket tájékoztassák a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységekről, nem jelenti azt, hogy a volt tisztviselők figyelmen kívül hagyhatják az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat e kétéves időszak lejártát követően. Az ombudsman rámutat arra, hogy a tisztviselőknek mindig feddhetetlenül és diszkréten kell eljárniuk bizonyos kinevezések vagy előnyök elfogadásával kapcsolatban.[25] Ez az általános kötelezettség időben nem korlátozott, és mindaddig alkalmazandó, amíg a tevékenység szorosan kapcsolódik a volt alkalmazott által a Bizottságnál végzett munkához. E kötelezettség teljesítésének biztosítása érdekében az ombudsman ajánlást tesz (lásd az alábbi ajánlás f) pontját).

A megtett lépések dokumentálása

28. Az ombudsman a közelmúltban lezárt akták vizsgálata alapján megállapítja, hogy a Bizottság erőfeszítései egyértelműen javultak határozatainak dokumentálása terén. A Bizottság Humánerőforrásügyi Főigazgatósága (a továbbiakban: Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság) jelenleg rendszeresen konzultál azzal a főigazgatósággal, ahol a kérelmező az elmúlt három évben a Bizottságnál dolgozott. Emellett a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság a magas rangú tisztviselők esetében rendszeresen konzultál az illetékes biztos kabinetjével. A Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság az adott kérelemmel kapcsolatban kapott vélemények alapján határozattervezetet is küld a Főtitkárságnak és a Jogi Szolgálatnak. Ezen túlmenően a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság a kapott további vélemények alapján javaslatot nyújt be a vegyes bizottságnak véleménynyilvánítás céljából [26]. A Bizottságnak tehát lehetősége van arra, hogy egy teljesebb dosszié alapján hozzon határozatot. Az ombudsman kedvezően ítéli meg ezeket a fejleményeket.

29. Az ombudsman azonban rendkívül fontosnak tartja, hogy a köröztetett határozat- vagy javaslattervezetekkel kapcsolatos valamennyi nézeteltérést vagy fenntartást megfelelően megindokolják. A Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságnak ezt követően alapos elemzést kell végeznie. Amennyiben a Bizottság végső soron úgy ítéli meg, hogy nem kell figyelembe vennie az ilyen nézeteltéréseket vagy fenntartásokat, az értékelés részletes indokait fel kell jegyezni, rögzíteni kell és elemezni kell az aktában [27]. Ez különösen igaz akkor, ha a nézeteltérések vagy fenntartások attól a főigazgatóságtól származnak, ahol a tisztviselő korábban dolgozott. Az a tény, hogy az ombudsman ezt az észrevételt teszi, azt tükrözi, hogy a Bizottság aktáinak részletes vizsgálata fényében nincs meggyőződve arról, hogy ilyen lépésekre mindig sor került. E hiányosság kijavítása érdekében az ombudsman ajánlást tesz (lásd az alábbi ajánlás c) pontját).

Az előírt feltételek következetességének fontosságáról

30. Az ombudsman elismerését fejezi ki a Bizottságnak a véleményében foglalt azon kötelezettségvállalásáért, hogy előmozdítja és biztosítja a hasonló esetek következetes kezelését a Bizottságon kívül munkát vállaló tisztviselőire vonatkozó feltételek tekintetében. Az ombudsman úgy véli, hogy a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság fontos szerepet játszik a megkérdezett szolgálatok által javasolt feltételek következetlenségeinek feltárásában. A Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságnak ügyelnie kell arra, hogy figyelmeztesse a szolgálatokat az ilyen következetlenségekre, pontosításokat és adott esetben a feltételek felülvizsgálatát kérve.

31. Az ombudsman által az iratokba való betekintés alapján azonban arra a következtetésre jutott, hogy ez a következetesség nem mindig volt szabály. E hiányosság kijavítása érdekében az ombudsman ajánlást tesz (lásd az alábbi ajánlás d) pontját).

32. Az ombudsman a személyzeti szabályzat összeférhetetlenségre vonatkozó új rendelkezései végrehajtásának értékelésekor a Bizottság aktáinak vizsgálata révén is nyomon kívánja követni ezt a kötelezettségvállalást (lásd az alábbi 44. bekezdést).

Etikai és feddhetetlenségi kódexek

33. A Bizottság aktáinak vizsgálata során az ombudsman rendelkezésére bocsátották a Versenypolitikai Főigazgatóság személyzetére vonatkozó etikai és feddhetetlenségi kódexének egy példányát. Az ombudsman úgy véli, hogy ez a kódex számos hasznos és megfelelő különleges jellemzővel rendelkezik, amelyek tükrözik a Versenypolitikai Főigazgatóság sajátos és érzékeny feladatait.

34. Az ombudsmannak az ilyen főigazgatóság-specifikus kódexekkel kapcsolatos kérdésére válaszolva a Bizottság kijelentette, hogy a különböző főigazgatóságok saját munkakörnyezetüktől függően részletesebb iránymutatást is meghatározhatnak, sőt, adott esetben meg is kell határozniuk személyzetük számára. A Bizottság szerint egyes főigazgatóságok részletes etikai és feddhetetlenségi kódexekkel rendelkeznek. A Bizottság kijelenti, hogy az összes főigazgatóság-specifikus kódexet vagy iránymutatást a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságnak, a Főtitkárságnak és a Jogi Szolgálatnak az elfogadás előtt jóvá kell hagynia annak érdekében, hogy a Bizottság valamennyi szolgálata számára biztosított legyen a következetesség.

35. Annak érdekében, hogy iránymutatást adjon a Bizottságnak az eljárások további javításához (lásd az alábbi ajánlás g) és h) pontját), az ombudsman helyénvalónak tartja, hogy a Bizottság azonosítsa azokat a főigazgatóságokat, amelyeknek ágazatspecifikus etikai és feddhetetlenségi kódexekkel kell rendelkezniük, és biztosítsa, hogy ilyen kódexeket vezessenek be e főigazgatóságok számára.

Egyéb forrásokból származó információk

36. A megvizsgált akták alapján az ombudsman elismeri, hogy a Bizottság valóban az intézményen kívüli forrásokból kapott információk alapján jár el, amint azt a véleményében leírta.

37. Az ombudsman e tekintetben elismerését fejezi ki a Bizottságnak. Megjegyzi, hogy a kihívás nagyságrendjére tekintettel az uniós intézmények nehezen tudják hatékonyan nyomon követni az összeférhetetlenségi szabályoknak való teljes körű megfelelést. Ezért hangsúlyozza, hogy a végrehajtás – a civil társadalom segítségével és segítségével – fontos szerepet játszik ezen a területen.

38. Továbbá annak bemutatásával, hogy mindig nyitott a külső forrásokból származó információk fogadására, a Bizottság bizalmat épít az etikai szabályok teljes körű és hatékony alkalmazása iránti elkötelezettségében.

Az értékelés függetlensége

39. A tisztviselő állásajánlat elfogadására irányuló kérelmeinek értékelését mindig olyan személyeknek kell elvégezniük, akik nem állnak szoros kapcsolatban az adott tisztviselővel. Amint arra a Bizottság az üggyel kapcsolatos véleményének kikéréséről szóló levelében rámutatott, az ombudsman azon a véleményen van, hogy az esetleges összeférhetetlenségi esetek értékelési rendszere kritikára adhat okot a vezető beosztású alkalmazottakat (igazgatókat, főigazgatókat és a biztosok kabinetjének AD besorolású tagjait) érintő ügyekben. Ennek az az oka, hogy az ilyen alkalmazottakat érintő akták Bizottság általi értékelése olyan személyek véleményén alapulhat, akikkel nagyon szorosan együttműködtek. Jelenleg úgy tűnik, hogy nincs olyan általános rendszer, amely biztosítaná, hogy a vezető beosztású alkalmazottak által benyújtott kérelmek értékelését az érintett főigazgatóságtól vagy kabinettől független szolgálatok végezzék.

40. A Bizottság szerint nemcsak az érintett főigazgatóság, hanem a független szolgálatok (a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság, a Főtitkárság és a Jogi Szolgálat) is részt vesznek a vezető beosztású alkalmazottak pályázatainak értékelésében. Elismeri azonban az ombudsman aggályainak megalapozottságát az azon főigazgatóság által kifejtett álláspontok tekintetében, ahol a vezető beosztású alkalmazott korábban dolgozott. A Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság ezért a szóban forgó főigazgatóság által kifejtett álláspontok írásbeli megerősítését kéri az adott főigazgatóságért felelős biztosi kabinettől.

41. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy a vezető beosztású alkalmazott és az illetékes biztos közötti szoros kapcsolat is problémákat okozhat e tekintetben.

42. Az ombudsman fenntartja, hogy a lehető legnagyobb gondossággal kell eljárni annak biztosítása érdekében, hogy valamennyi kérelem értékelését olyan személyek végezzék, akik nem álltak közvetlen szakmai kapcsolatban a kérelmezővel. Az ombudsman ugyanakkor azt is elismeri, hogy a vezető tisztviselők esetében ez nehezen valósítható meg. A fent azonosított hiányosságok kijavítása érdekében az ombudsman az alábbi ajánlást teszi (lásd az alábbi ajánlás e) pontját).

43. Ajánlásától függetlenül, és tekintettel arra, hogy sürgősen biztosítani kell a nyilvánosságot arról, hogy a vezető beosztású alkalmazottak aktáit megfelelően kezelik, az ombudsman megbízatásának teljes időtartama alatt proaktívabb szerepet fog vállalni a vezető beosztású alkalmazottak aktái tekintetében. Amint azt az alábbiakban kifejtjük, folyamatosan éber lesz a személyzet vezető beosztású tagjait érintő összeférhetetlenségi kérdésekkel kapcsolatban. Hatáskörével élve biztosítani fogja a szabályok tiszteletben tartását, valamint azt, hogy a polgárok biztosak lehessenek abban, hogy az uniós intézmények kizárólag az EU közös érdekében járnak el.

A személyzeti szabályzat módosításai

44. Az ombudsman úgy véli, hogy a fenti elemzésnek – amely azt vizsgálja, hogy miként biztosítható, hogy a határozatok helyesek, megfelelően indokoltak és megfelelően dokumentáltak legyenek – iránymutatásként kell szolgálnia a személyzeti szabályzat új, a beérkező személyzet értékelésére vonatkozó szabályainak kezeléséhez (a személyzeti szabályzat 11. cikkének (3) bekezdése). A Bizottságnak hasonlóképpen figyelembe kell vennie a fenti elveket annak elemzésekor, hogy betartják-e azt a tilalmat, hogy a vezető beosztású alkalmazottak 12 hónapig nem folytathatnak lobbitevékenységet vagy nem képviselhetik a Bizottságot (a személyzeti szabályzat 16. cikkének (3) bekezdése). Az ombudsman 2015 folyamán kívánja megvizsgálni e rendelkezések végrehajtását. Az ombudsman iránymutatást nyújt a Bizottságnak ezekről a pontokról (lásd az alábbi ajánlás n) és o) pontját).

Átláthatóság – a legjobb előrevezető út

45. Az összeférhetetlenség területén az átláthatóság különösen fontos a civil társadalom bizalmának elnyerése érdekében. Ha a nyilvánosságot megfelelően tájékoztatják a szabályokról és eljárásokról, valamint arról, hogy a Bizottság hogyan alkalmazza azokat, sokkal kevesebb kétségnek és gyanúnak lesz helye az esetleges összeférhetetlenségekkel kapcsolatban. Emellett a nagyobb átláthatóság lehetővé teszi a civil társadalom számára, hogy olyan információkat szolgáltasson, amelyekre az uniós intézményeknek szükségük van a szabályok betartásának biztosításához.

46. Az ombudsman ezért arra ösztönzi a Bizottságot, hogy javítsa etikai és magatartási weboldalát [28] a szabályok és eljárások jobb magyarázata érdekében.

47. Az ombudsman úgy véli, hogy a főigazgatóságokra vonatkozó kódexeket vagy iránymutatásokat közzé kell tenni a szóban forgó főigazgatóság honlapján, valamint az etikai és magatartási honlapon.

48. Az ombudsman úgy véli továbbá, hogy a Bizottságnak nem kellene kizárólag a személyzeti szabályzat új 16. cikkének (4) bekezdésében [29] jogilag előírt információk közzétételére szorítkoznia. A megfelelő ügyintézés elveivel összhangban, valamint a polgárok EU-ba vetett bizalmának növelése és a civil társadalom segítségével történő megfelelő végrehajtás biztosítása érdekében közzé kell tennie az olyan határozatokra vonatkozó információkat is, amelyek lehetővé teszik a vezető tisztviselők számára, hogy a Bizottságon kívül végezzenek munkát. E tekintetben a Bizottságnak a vezető tisztviselőt állásajánlat elfogadására felhatalmazó határozat meghozatalát követően a lehető leghamarabb közzé kell tennie az interneten i. az érintett vezető tisztviselő nevét, ii. a Bizottságnál végzett feladatok részleteit, iii. az új pozícióban elvégzendő feladatok részleteit, valamint iv. a Bizottság értékelését és következtetéseit (beleértve az esetlegesen előírt feltételeket is) az esetleges összeférhetetlenségi helyzet tekintetében.

49. Az ombudsman úgy véli, hogy a személyes adatok intézmények által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről szóló 45/2001/EK rendelet nem akadályozza az ilyen közzétételt, mivel az érdekek – az érintett vezető tisztviselő magánéletének és az annak ismeretéhez fűződő közérdek, hogy a Bizottság vezető tisztviselői tiszteletben tartják azt a kötelezettséget, hogy kizárólag az Unió érdekeit szem előtt tartva járjanak el – mérlegelésének az esetek többségében a közérdeket kell szolgálnia. Az ilyen szabályoknak való megfelelés érdekében elegendő valamennyi érintett vezető tisztviselőt legkésőbb a pályázatuk Bizottsághoz történő benyújtásakor tájékoztatni arról, hogy új állást vagy más tevékenységet kívánnak vállalni, hogy közzéteszik a szóban forgó információkat. Ez a lépés lehetővé teszi az ilyen tisztviselők számára, hogy véleményt nyilvánítsanak az ilyen közzétételnek a jogos érdekeikre gyakorolt hatásáról, és a Bizottság számára, hogy ezeket az álláspontokat figyelembe vegye a 45/2001/EK rendeletben előírt mérlegelés során.

50. E mérlegelést illetően az ombudsman hangsúlyozza, hogy a vezető beosztású alkalmazottakra vonatkozó ilyen információk közzététele lehetővé tenné a civil társadalom számára, hogy megvizsgálja a bejelentett helyzetet, és bármely szabálytalanságot jelentsen a Bizottságnak és adott esetben az ombudsmannak.

51. Az ombudsman megjegyzi, hogy legalább egy tagállamban, az Egyesült Királyságban [30] az ilyen eljárások a norma. Az EU-nak azt a célt kell kitűznie maga elé, hogy e tekintetben vezető szerepet töltsön be, ahelyett, hogy lemaradna az egyes tagállamok mögött.

52. Az ombudsman úgy véli, hogy az ilyen közzétételt adatvédelmi okok csak kivételesen kényszerítő körülmények között akadályoznák meg. Az ombudsman felkéri a Bizottságot, hogy tájékoztassa őt minden ilyen esetről, és az ombudsman felkéri szolgálatait, hogy vizsgálják meg az aktát. Ez lehetővé teszi az ombudsman számára annak értékelését, hogy észszerű-e az a döntés, amely lehetővé teszi a vezető beosztású alkalmazott számára, hogy külső állásajánlatot vegyen fel. Különösen a vezető tisztviselők tekintetében, és amennyiben hivatalos vizsgálatra van szükség, az ombudsman habozás nélkül élni fog teljes jogkörével, beleértve a tisztviselők azon kötelezettségét, hogy hivatala előtt tanúskodjanak, amennyiben kétség merül fel az összeférhetetlenségi szabályok megfelelő alkalmazását illetően.

53. A fentiek alapján az ombudsman felhívja a Bizottságot, hogy tegye meg a szükséges lépéseket egy ilyen közzétételnek az adatvédelmi szabályokkal összhangban történő előkészítése érdekében. Különösen arról kell tájékoztatnia valamennyi érintett vezető tisztviselőt, hogy legkésőbb a pályázatuk Bizottsághoz történő benyújtásakor tájékoztatnia kell a Bizottságot arról a szándékáról, hogy új állást vagy más tevékenységet kíván vállalni, hogy közzéteszi a szóban forgó információkat.

54. Az ombudsman iránymutatást nyújt a Bizottságnak a fenti pontokról (lásd az alábbi i), j), k) és l) pontot, valamint az alábbi ajánlást).

Központi nyilvántartás

55. Az ombudsman tudomásul veszi a Bizottság azon aggályát, hogy adatvédelmi következményekkel járhat a szolgálati jogviszony megszűnését követően vagy személyes okokkal indokolt szabadságon lévő alkalmazottakra vonatkozó kérelmek központi nyilvántartása, valamint a beérkező alkalmazottak összeférhetetlenségének értékelése. Másrészt a panaszosok úgy vélik, hogy a nyilvánosság számára nehéz ellenőrizni a szabályok betartását az ilyen központi nyilvántartás által előállított statisztikákhoz való hozzáférés nélkül. Az ombudsmant egyik érv sem győzte meg teljesen. Az ombudsman véleménye szerint egy központi nyilvántartás biztosítja, hogy a Bizottság egyértelmű áttekintéssel rendelkezzen arról, hogy szolgálatai mit tesznek e tekintetben, és így segítené a Bizottságot az összeférhetetlenségi szabályok hatékony és következetes alkalmazásában [31].

56. Az ilyen központi nyilvántartásnak azonban nem kell nyilvános nyilvántartásnak lennie. Az említett nyilvántartásban szereplő információkat csak az adatvédelmi szabályokkal összhangban szabad nyilvánosságra hozni. E tekintetben a vezető beosztású alkalmazottakra vonatkozó bizonyos információkon kívül (lásd a fenti 48. pontot) az e központi nyilvántartásban szereplő információk nem tehetők hozzáférhetővé az érintett tisztviselők hozzájárulása nélkül.

57. Az ombudsman iránymutatásként (lásd az alábbi ajánlás m) pontját) úgy véli, hogy egy központi nyilvántartás segítené a Bizottságot abban, hogy biztosítsa az összeférhetetlenségi szabályok saját következetes alkalmazását. Az ombudsman ezért fenntartja, hogy a Bizottságnak létre kell hoznia egy ilyen központi nyilvántartást.

Záró megjegyzések

58. Ezen ajánlások célja az esetleges összeférhetetlenségek kezelésére szolgáló bizottsági eljárásokban azonosított rendszerszintű hivatali visszásságok megszüntetése. Az ombudsman valamennyi uniós intézmény, szerv, hivatal és ügynökség tekintetében elkötelezett amellett, hogy a jövőben is figyelemmel kísérje ezt a területet, azonosítsa a jövőben esetlegesen felmerülő hiányosságokat, és az érintett polgárok nevében minden szükséges javítást javasoljon.

Az ajánlástervezet

E vizsgálat alapján az ombudsman a következő ajánlástervezetet terjeszti a Bizottság elé [32]:

A Bizottság:

a) teljes körűen elemezzen minden egyes, a Bizottságon kívüli munkavégzésre irányuló kérelmet, és ezt az elemzést jól megindokolt és jól dokumentált határozatokban ismertesse;

b) megfelelően jegyezze fel, hogy elemezte, hogy a tisztviselő által a javasolt külső munkáról szolgáltatott információk kellően részletesek-e ahhoz, hogy lehetővé tegyék a Bizottság számára e külső munka teljes körű elemzését;

c) a Bizottság más szolgálatai által tett észrevételek megfelelő rögzítése és elemzése, különösen akkor, ha a Bizottság esetleges álláspontja eltér ezektől az észrevételektől;

d) tegyen meg minden szükséges lépést annak biztosítása érdekében, hogy a Bizottság a Bizottság egészében következetesen alkalmazza az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat, többek között azáltal, hogy minden olyan esetben figyelmezteti a főigazgatóságokat, amikor a feltételek előírásával kapcsolatos következetlenségeket tárnak fel;

e) Annak biztosítása, hogy a kérelmek értékelését olyan alkalmazottak végezzék, akik nem álltak közvetlen szakmai kapcsolatban az érintett tisztviselővel. Különösen fontos, hogy a vezető tisztviselők tekintetében kiemelt figyelmet fordítsunk erre a követelményre;

f) Tájékoztassák a személyzetet arról, hogy továbbra is kötelesek feddhetetlenül és diszkréten viselkedni bizonyos kinevezések vagy juttatások elfogadásával kapcsolatban, emlékeztessék őket arra, hogy ez a kötelezettség időben nem korlátozott, és tegyenek meg minden lehetséges intézkedést azon korábbi személyzettel szemben, akik bármely problémás állásajánlat elfogadásával figyelmen kívül hagyják ezt a kötelezettséget.

Iránymutatások a további fejlesztésekhez

Az ombudsman azt javasolja, hogy a Bizottság:

g) Azonosítsa azokat a főigazgatóságokat, amelyeknek etikai és feddhetetlenségi kódexekkel kell rendelkezniük, és gondoskodjon arról, hogy ilyen kódexeket vezessenek be;

h) Adott esetben elemezze a Bizottságon kívüli munkavégzésre irányuló kérelmeket is az adott főigazgatóságra vonatkozó etikai és feddhetetlenségi kódexek alapján;

i. a Bizottság etikai és magatartási weboldalának [33] javítása;

j) online főigazgatóság-specifikus kódok vagy iránymutatások közzététele;

k) a vezető tisztviselők Bizottságon kívüli munkavégzésre irányuló kérelmeinek jóváhagyásáról szóló határozatok tekintetében közzéteszi az interneten i. az érintett vezető tisztviselő nevét, ii. a vezető tisztviselő által a Bizottságnál végzett feladatok részleteit, iii. az új tevékenységek során elvégzendő feladatok részleteit, valamint iv. a Bizottság részletes értékelését és következtetéseit (beleértve az esetleges feltételeket is) az esetleges összeférhetetlenséggel kapcsolatban;

l) Tájékoztassa az ombudsmant minden olyan esetről, amikor kivételes és kényszerítő adatvédelmi okok akadályozzák a fenti k) pontban említett közzétételt. Az ombudsman ezt követően megvizsgálja és értékeli a vezető tisztviselő Bizottságon kívüli munkavégzésének lehetővé tételéről hozott határozatra vonatkozó aktát;

m) Központi nyilvántartás létrehozása a Bizottságon kívüli munkavégzésre irányuló személyzeti kérelmekről és a beérkező személyzet összeférhetetlenségének értékeléséről;

n) az ombudsman a)–f) pontban meghatározott ajánlásait iránymutatásként használja fel a beérkező személyzet esetleges összeférhetetlenségének értékelésekor;

o) használja fel az ombudsman fenti a)–f) pontban foglalt ajánlásait annak elemzése során, hogy betartják-e a Bizottságtól távozó vezető beosztású alkalmazottakra vonatkozó, a Bizottsággal szembeni lobbi- vagy érdekképviseleti tevékenység folytatására vonatkozó tilalmat;

p) Tegye meg a szükséges lépéseket annak biztosítása érdekében, hogy minden jövőbeli ügy tükrözze azt a politikát, amely szerint a tisztviselők által felajánlott, az összeférhetetlenség kiküszöbölésére irányuló kötelezettségvállalásokat kifejezetten megemlítik és elemzik az aktában.

A Bizottság és a panaszosok tájékoztatást kapnak erről az ajánlástervezetről és a javasolt iránymutatásokról.  Az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban a Bizottság 2014. december 31-ig részletes véleményt küld. A részletes vélemény magában foglalhatja az ajánlástervezet elfogadását és végrehajtásának leírását. Az ombudsman arra is kéri a Bizottságot, hogy a részletes vélemény keretében foglalkozzon a további javításokra vonatkozó javaslataival.

 

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2014. szeptember 22-én.