1. Háttér

Az Európai Védelmi Alap (EDF) 2021 és 2027 között mintegy 8 milliárd EUR költségvetéssel rendelkezik [1].

Az EFA célja a kutatás és az innováció támogatása a védelmi ágazatban, valamint az együttműködés és az együttműködésen alapuló megközelítés előmozdítása.

Az Európai Bizottság feladata annak eldöntése, hogy miként ossza el a Védelmi Alap forrásait. Ennek során külső szakértők segítik, akik hozzájárulnak a pályázatok értékeléséhez, etikai felülvizsgálatához és költségvetési becslésének értékeléséhez.

Az EFA-rendelet [2] értelmében a Bizottságnak össze kell állítania a külső szakértők jegyzékét, akiket készségeik, tapasztalataik és ismereteik alapján, a rájuk bízott feladatok figyelembevételével választanak ki.

A Bizottságnak törekednie kell arra, hogy biztosítsa a szakértők megfelelő rotációját és a magánszektor és a közszektor közötti megfelelő egyensúlyt.

Általában, amikor a Bizottság a pályázatok értékelésében közreműködő külső szakértőket választ ki és részesít díjazásban, a szakértők jegyzékeit közzéteszik a Bizottság finanszírozási és pályázati portálján [3], lehetővé téve ezáltal a nyilvánosság általi ellenőrzést. Az EFA-rendelet kifejezetten eltér ettől az általános szabálytól [4].

Ugyanakkor nem áll rendelkezésre nyilvános információ arról, hogy a Bizottság hogyan alkalmazza a szabályokat a következőkre:

i. a külső szakértők által esetlegesen előidézett összeférhetetlenségi kockázatok enyhítése, vagy

ii. Megfelelő egyensúlyt kell teremteni a külső szakértői csoportok és értékelő testületek összetételében. Ezt tovább bonyolítja a szakértőkkel kapcsolatos átláthatóság hiánya.

2. Stratégiai kezdeményezés

Tekintettel az etikai átvilágításban és az Európai Védelmi Alapra vonatkozó projektjavaslatok értékelésében részt vevő kiválasztott külső szakértőkkel kapcsolatos nyilvános információk hiányára ^[5], az ombudsman még fontosabbnak tartja, hogy a Bizottság alapos belső összeférhetetlenségi értékelést végezzen a kinevezett szakértőkről. Erre tekintettel az ombudsman december 9-én két kérdéssel fordult a Bizottsághoz:

I. Milyen intézkedések vannak érvényben annak biztosítására, hogy a külső szakértők bevonása az etikai átvilágításba és az Európai Védelmi Alapra vonatkozó javaslatok értékelésébe ne járjon összeférhetetlenség kockázatával?

II. A szakértőjelöltek pályázati felhívásában említett szakértői szerződésmintában szereplő magatartási kódexek közül melyik alkalmazandó az Európai Védelmi Alapban részt vevő szakértőkre?

3. Válasz

A Bizottság 2023. április 28-án válaszolt, meghatározva az alkalmazandó jogi keretet és válaszolva az ombudsman kérdéseire.

A Bizottság további információkkal is szolgált. ^[6]  

A választ az alábbiakban foglaljuk össze.

Jogi keret

Az EFA-javaslatokat az EFA-rendelet [7] alapján nyújtják be és értékelik.

Az összeférhetetlenség elkerülésére vonatkozó jogi keretet az uniós költségvetési rendelet ^{határozza meg. [8]} A Bizottság e tekintetben iránymutatást is kiadott ^[9].

Az összeférhetetlenség kockázatának elkerülése és értékelése

Az EFA-nak [10] két szakértői bázisa van, nevezetesen olyan szakértők, akik segítik a

i. valamennyi elfogadható projekt értékelése ^[11], és

ii. Az előválogatott projektek etikai átvilágítása ^[12] (a Bizottság munkatársai kezdeti etikai átvilágítást végeznek).

Mindkét szakértői csoportot egy belső szakértői adatbázisból (Expert Management Internal) választják ki, ahol a szakértők jelezhetik érdeklődésüket a Bizottság felhívásaira való válaszadás iránt.

Amikor a Bizottság projektfelelősei előzetesen kiválasztják a szakértőket az adatbázisból, előzetesen ellenőrzik, hogy nem áll-e fenn összeférhetetlenség ^[13].

A Bizottság ezt követően „vállalati megközelítést” alkalmaz az összeférhetetlenség kezelésére, amelynek keretében a szakértők i. a munka megkezdése előtt elismerik az általuk aláírt szerződésben szereplő magatartási kódexet, és ii. a Funding & Tenders Portal elektronikus információcsere-rendszerben minden egyes általuk értékelt pályázat esetében nyilatkozat aláírásával megerősítik, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség.

A Bizottság tájékoztatja a szakértőket az esetleges összeférhetetlenségekről is, és az értékelési folyamat későbbi szakaszaiban számos ellenőrzésre kerül sor.

A projektjavaslatok kézhezvétele előtt minden szakértőnek e-mailben nyilatkoznia kell arról is, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség [14].

Mielőtt a pályázato(ka)t szakértőhöz rendelnék, az illetékes bizottsági projektfelelős a szakértők önéletrajza alapján ellenőrzi, hogy a pályázat értékelésére kijelölt szakértőknek nincs-e ugyanaz a munkáltatójuk, mint a projektek finanszírozására pályázóknak.

A Bizottság projektfelelőse belső feljegyzést is készít, amely beszámol és részletezi a projektfelelős által a szakértők előválogatása során követett elveket, egyénileg és összességében egyaránt. Ez magában foglalja a szakértelem, a rendelkezésre állás, az összeférhetetlenség nyilvánvaló hiánya és a hátterek sokféleségének ellenőrzését. Ezt a feljegyzést ezt követően benyújtják az illetékes osztályvezetőnek.

A szakértői javaslat(ok) kézhezvételét követően a Bizottság projektfelelőse tájékoztató értekezletet szervez a szakértőkkel, amelyen a Bizottság tájékoztatást nyújt a következőkről:

i. az összeférhetetlenség hiányának fenntartása;

ii. a magatartási kódexből eredő összeférhetetlenségek, beleértve azon lehetséges esetek listáját, amelyeket a Bizottság kivizsgálna; és

iii. mikor kell tájékoztatni a Bizottságot egy esetleges konfliktusról, annak következményeiről és kezeléséről.

Amennyiben a szakértő összeférhetetlenséget állapít meg, a bizottsági projektfelelős vizsgálatot folytat, és a Bizottság jogi tisztviselőjének támogatásával javasolhatja a szakértő kizárását. A következtetést egy ügyirathoz fűzött feljegyzés tartalmazza, amelyet a Bizottság ügyviteli rendszerében (ARES) rögzítettek, és amelyet a pályázati koordinátornak és vezetőiknek címeztek.

Ezt követően a szakértők több dokumentumot írnak alá, amelyek megerősítik, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség. A pályázatok értékelésének irányításához használt szoftver azt is megköveteli a szakértőktől, hogy erősítsék meg az összeférhetetlenség hiányát.

Magatartási kódex

A szakértők pályázati felhívásához kapcsolódó szerződésminta az 1. mellékletben különböző magatartási kódexeket határoz meg a szakértők különböző kategóriái számára [15].

A Bizottság megerősítette, hogy az EFA külső szakértőire az „ÉRTÉKELŐK – VALAMENNYI (a megfigyelők kivételével)” című magatartási kódex alkalmazandó.

A magatartási kódex általános pártatlansági kötelezettséget tartalmaz, és a következőket írja elő:

olyan helyzetek, amelyek automatikusan összeférhetetlenségnek minősülnek, és amelyektől bizonyos esetekben kivételes és kellően indokolt körülmények között el lehet tekinteni.

· olyan körülmények, amelyek összeférhetetlenséghez vezethetnek.

A kódex előírja továbbá, hogy a szakértőnek nyilatkozat aláírásával meg kell erősítenie, hogy a munkája megkezdése előtt nem merül fel összeférhetetlenség, és haladéktalanul tájékoztatnia kell a kinevezésre jogosult hatóságot, ha a szakértő összeférhetetlenségről szerez (vagy szerez) tudomást.

További információk

A Bizottság kijelentette, hogy a szakértők listáját nem hozzák nyilvánosságra az alábbiak megelőzése érdekében:

a szakértőket harmadik felek nyomásgyakorlásától és függetlenségük megőrzésétől;

a szakértők különleges szakértelmének feltárása a védelmi ipar érzékeny területén, és biztonsági tanúsítványaik aláásása;

· a szakértő és a téma és/vagy pályázat közötti kapcsolat nyomon követhető, ami negatív hatással van az értékelési folyamat integritására. Korlátozott számú (i) pályázati téma és (ii) esetenként téma alapján beérkezett pályázat létezik.

A Bizottság azonban kijelentette, hogy a tagállamok ellenőrzik a szakértőket:

1. a programbizottságban (amely komitológiai bizottság), ahol a Bizottságot segítő szakértők listáját évente megosztják ^[16]; és
2. a nemzeti biztonsági ügynökségek általi kinevezésük előtt érvényesítik biztonsági tanúsítványaikat, és minden egyes szakértőt kivizsgálnak.

4. Következtetés

Ez a kezdeményezés lehetővé tette az ombudsman számára, hogy betekintést nyerjen a Bizottság által annak biztosítása érdekében bevezetett intézkedésekbe, hogy a külső szakértőknek az etikai átvilágításba és az EFA-ra vonatkozó javaslatok értékelésébe való bevonása ne járjon összeférhetetlenség kockázatával.

Az ombudsman köszönetet mond a Bizottságnak a kérdéseire adott válaszáért és a kiegészítő információkért.

Ennek alapján az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság „vállalati megközelítést” alkalmaz az összeférhetetlenség kezelése tekintetében, amely nagymértékben támaszkodik a kiválasztott szakértők összeférhetetlenségi nyilatkozatára.

Az ombudsman tudomásul veszi, hogy a Bizottság nem végez további összeférhetetlenségi értékelést, kivéve, ha a Bizottság projektfelelőse az előzetes szakaszban vagy a szakértői önéletrajz elemzése alapján a projektjavaslatok kézhezvétele előtt összeférhetetlenséget állapít meg annak megakadályozása érdekében, hogy ezek a szakértők értékeljék például a munkáltatóik által benyújtott javaslatokat.

Az ombudsman továbbra is figyelemmel kíséri a fejleményeket ezen a fontos területen, és mérlegeli, hogy saját kezdeményezésű vizsgálat keretében vizsgálja-e meg az ügyet.

A MEGJEGYZÉS VÉGE

 

[1] Lásd: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] (EU) 2021/697 rendelet az Európai Védelmi Alap létrehozásáról https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] Az uniós költségvetési rendelet 237. cikkével összhangban.

[4] Lásd az (EU) 2021/697 rendelet 26. cikkének (2) bekezdését, amely a vonatkozó részeiben úgy rendelkezik, hogy „[a] költségvetési rendelet 237. cikkétől eltérve a független szakértők jegyzéke nem hozható nyilvánosságra”.

[5] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355

 

[8] Az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló (EU, Euratom) 2018/1046 rendelet: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Iránymutatás az összeférhetetlenségek költségvetési rendelet szerinti elkerüléséről és kezeléséről

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] Az EFA-rendelet 26. cikkével összhangban

[11] A költségvetési rendelet 237. cikkével összhangban

[12] Az EFA-rendelet 7. cikkével összhangban

[13] További információk e bizottsági útmutató 8. és 9. oldalán találhatók: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum-Section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
Az útmutató kimondja: „Ne válassza ki a következők egyikét sem (mivel mindig fennáll az összeférhetetlenség vélelme):
− a Bizottság által létrehozott tanácsadó csoport tagjai, amelynek feladata, hogy tanácsot adjon az EU vagy az Euratom Horizont 2020 munkaprogramjainak előkészítésével kapcsolatban a szóban forgó felhíváshoz kapcsolódó területen
− nemzeti kapcsolattartó pontok vagy az Enterprise Europe Network számára közvetlenül dolgozó személyek
− a Horizont 2020 programbizottság tagjai.”

[14] Az alkalmazott sablonszöveg a következő sort tartalmazza: "Kijelentem, hogy nem veszek részt az EFA keretében értékelésre benyújtott egyetlen pályázati felhívás(ok)ban sem [..]"

[15] Lásd: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Lásd az EFA-rendelet 34. cikkének (4) bekezdését, bár úgy tűnik, hogy e bizottság ellenőrzése a kinevezett szakértők „biztonsági tanúsítványai” átláthatóságának biztosítására korlátozódik.