Az ügy a Nemzetközi Bíróság EU–Izrael kereskedelmi megállapodásról szóló, 2024. július 19-i tanácsadói véleményének következményeivel kapcsolatban az Európai Bizottsághoz benyújtott, dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelemre vonatkozott. A Bizottság egy „ügyirathoz fűzött feljegyzést” (a továbbiakban: feljegyzés) azonosított, amelyhez a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós jogszabályok szerinti kivételre hivatkozva teljes egészében megtagadta a hozzáférést. A Bizottság konkrétan azzal érvelt, hogy vélelmezhető, hogy a feljegyzés hozzáférhetővé tétele sértené a jogi vélemények védelmét. A panaszos arra kérte a Bizottságot, hogy vizsgálja felül határozatát, azzal érvelve, hogy a közzétételhez nyomós közérdek fűződik. Amikor a Bizottság fenntartotta a feljegyzés közzétételének megtagadását, hozzátéve, hogy annak közzététele a személyes adatok védelmét is aláásná, a panaszos az ombudsmanhoz fordult.

Az ombudsman vizsgálócsoportja megvizsgálta a szóban forgó dokumentumot, és találkozott a Bizottság képviselőivel. A Bizottság képviselői a találkozó során pontosították, hogy bár a Bizottság a hozzáférhetővé tétel megtagadásának azon általános vélelmére támaszkodott, amely szerinte minden, nem jogalkotási eljárás keretében adott jogi véleményre vonatkozik, a feljegyzést egyedileg is értékelte.

Az ombudsman megállapította, hogy a Bizottság azáltal, hogy a hozzáférhetővé tétel megtagadásának általános vélelmére hivatkozott, amely az uniós jog bármely területén bármely jogi véleményre alkalmazandó lenne, amennyiben az nem kapcsolódik jogalkotási ügyirathoz, eltért a jogi vélemények védelmére vonatkozó állandó ítélkezési gyakorlattól és az uniós bíróságok által elismert általános vélelmek bármelyikét alátámasztó indokolástól.

A dokumentumba való betekintés és a találkozó során szolgáltatott kiegészítő információk alapján azonban az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a feljegyzés egyedi értékelését követően észszerű volt, hogy a Bizottság úgy ítélje meg, hogy a feljegyzés közzététele alááshatja az intézmény ahhoz fűződő érdekét, hogy őszinte, objektív és átfogó jogi tanácsot kérjen és kapjon. Úgy vélte továbbá, hogy a Bizottság észszerűen jutott arra a következtetésre, hogy a feljegyzés hozzáférhetővé tételéhez nem fűződik nyomós közérdek.

Az ombudsman ezért azzal a következtetéssel zárta le az ügyet, hogy további vizsgálatok nem indokoltak. Mindemellett az ombudsman sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy találkozóra volt szükség annak megerősítéséhez, hogy a Bizottság elvégezte a feljegyzés egyedi értékelését, valamint hogy magyarázatot kapjon arra vonatkozóan, hogy a feljegyzés hozzáférhetővé tétele konkrétan és ténylegesen hogyan sértené az intézmény ahhoz fűződő érdekét, hogy őszinte, objektív és átfogó jogi tanácsot kérjen és kapjon.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Bizottság hogyan kezelte az uniós alkalmazottak által a Bizottság elnökéhez intézett, az izraeli-palesztin konfliktussal kapcsolatos álláspontjáról szóló levélhez való nyilvános hozzáférés iránti kérelmet. A levél létezéséről 2023 októberében számoltak be a médiában.

A panaszos kérésére válaszul a Bizottság közölte, hogy nem rendelkezik a levél leírásának megfelelő dokumentummal. A panaszos arra kérte a Bizottságot, hogy vizsgálja felül álláspontját (megerősítő kérelem benyújtásával). Több mint egy évvel később a Bizottság megerősítette, hogy az eredeti kérelem időpontjában nem rendelkezett a levél leírásának megfelelő dokumentummal. A Bizottság azonban saját kezdeményezésére új nyilvános hozzáférés iránti kérelmet vett nyilvántartásba a szóban forgó levéllel kapcsolatban. Kérelmének kezelésével elégedetlenül a panaszos az ombudsmanhoz fordult.

Az üggyel kapcsolatos előzetes álláspontjában az ombudsman úgy vélte, hogy a Bizottság határozatából nem derül ki egyértelműen, hogy miért nem tudta azonosítani a kért dokumentumot. Az ombudsman megjegyezte továbbá, hogy még ha a Bizottság nem is tartotta meg a kért levelet, nem világos, hogy miért nem tájékoztatta erről a panaszost a megerősítő kérelem kézhezvételekor, de mindenképpen az alkalmazandó határidőn belül. Az ombudsman arra az előzetes álláspontra helyezkedett, hogy az, ahogyan a Bizottság a panaszos megerősítő kérelmét kezelte, hivatali visszásságnak minősül.

Az ombudsmannak adott válaszában a Bizottság tisztázta, hogy a kért levél soha nem érkezett meg az elnöki kabinethez. Ehelyett a Bizottság 2024. április 23-án megkapta a kért levelet az akkori költségvetésért és igazgatásért felelős biztosnak címzett levél mellékleteként. Mivel a dokumentumok azonosításának határideje az eredeti kérelem nyilvántartásba vétele, a kért levél nem tartozott a panaszos hozzáférési kérelmének időbeli hatálya alá. A Bizottság ezért saját kezdeményezésére új kérelmet vett nyilvántartásba. 

Az ombudsman számos hiányosságot talált abban, ahogyan a Bizottság a hozzáférési kérelmet kezelte. Először is, az ombudsman aggodalmát fejezte ki amiatt, hogy a Bizottság hogyan kommunikált a panaszossal, mivel a panaszos több mint egy évig (azaz a 2023. októberi eredeti kérelme és a Bizottság által az ombudsmannak 2025 márciusában adott válasz között) nem kapott egyértelmű tájékoztatást arról, hogy a Bizottság miért nem tudta azonosítani a kért dokumentumot. Másodszor, az ombudsman megjegyezte, hogy bár nem vitatott, hogy a Bizottságnak a végleges határozat elfogadásakor tudomása volt a kért dokumentum létezéséről, a levelet nem értékelte annak esetleges hozzáférhetővé tétele szempontjából. Ehelyett a levéllel kapcsolatban új kérelmet vett nyilvántartásba, amelyben az eljárási szabályzatában a dokumentumok azonosítására vonatkozó határidőre hivatkozott. Ez a formalista megközelítés nehezen egyeztethető össze a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló uniós jogszabályok szellemével, és bizonyosan nem polgárbarát és nem szolgáltatásorientált. Végezetül az ombudsman megállapította, hogy jelentős késedelemmel válaszoltak a panaszos megerősítő kérelmére.

Összességében az ombudsman megállapítja, hogy az, ahogyan a Bizottság a panaszos hozzáférési kérelmét kezelte, hivatali visszásságnak minősült. Mivel azonban a Bizottság időközben új eredeti határozatot fogadott el, és teljes körű hozzáférést biztosított a kért levélhez, az ombudsman nem látja hasznosnak a hivatalos ajánlás megtételét.

Az ügy az Európai Bizottság birtokában lévő dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelemre vonatkozott, amely az albániai nemzetközi nyomonkövetési művelet tagjai által felvetett, szakmai magatartással kapcsolatos aggályokra vonatkozott. A Bizottság megállapította, hogy egy dokumentum (levél) tartozik a kérelem hatálya alá, és részleges hozzáférést biztosított ahhoz. Az EU nemzetközi kapcsolatai tekintetében a magánélet és a közérdek védelmének szükségességére hivatkozva megtagadta a levél egyes részeihez való hozzáférést.

Az ombudsman vizsgálócsoportja áttekintette a dokumentumot, és megerősítette, hogy a visszatartott részek személyes adatokat és érzékeny információkat tartalmaznak. Az ombudsman ésszerűnek találta a Bizottság azon érveit, amelyek a személyes adatok kitakarását igazolják. Azt is megállapította, hogy nem volt nyilvánvalóan helytelen, hogy a Bizottság azzal érvelt, hogy a levél bizonyos érzékeny részeinek hozzáférhetővé tétele aláásná az EU Albániával fenntartott nemzetközi kapcsolatait.

Az ombudsman ezért lezárta a vizsgálatot, és megállapította, hogy nem történt hivatali visszásság.