The case concerned a request for public access to documents in relation to disciplinary proceedings following an investigation and recommendation by the European Anti-Fraud Office (OLAF) to the Commission. The Commission identified 23 documents as falling within the scope of the request and refused access to all documents in their entirety. In doing so, the Commission relied on the need to protect personal data.

When the complainant asked the Commission to review its decision, the Commission confirmed the refused access, invoking a general presumption of confidentiality arising from the protection of the purpose of investigations. The Commission also argued that public access cannot be granted to protect the personal data contained in the documents.

The Ombudsman found that the Commission’s application of a general presumption of confidentiality, after the disciplinary proceedings in question were closed, was not reasonable. Based on an inspection of the documents at issue, the Ombudsman considered that, while parts of the documents might need to be redacted to prevent the identification of individuals or to protect the purpose of future investigations, the documents do not contain sensitive information throughout. The Ombudsman thus proposed as a solution that the Commission re-consider its position on the access request with a view to providing meaningful partial access to the requested documents.

In reply, the Commission confirmed its reliance on a general presumption of confidentiality and considered that, in any event, meaningful partial access was not possible without disclosing personal data and putting at risk the protection of the purpose of the Commission’s disciplinary investigations.

The Ombudsman regretted that the Commission did not grant partial access following her proposal for a solution. The Ombudsman found that the Commission’s handling of this access request constituted maladministration.

As the Commission had reassessed its position on the complainant’s access request following the Ombudsman’s proposal for a solution and had come to the same conclusion as in its confirmatory decision, the Ombudsman saw no useful purpose in continuing this inquiry with a formal recommendation on the matter. She therefore closed the case.

Predmet se odnosio na odluku Europske komisije da odbije javni pristup konačnim odlukama o sankcijama kojima se okončavaju stegovni postupci protiv članova osoblja Komisije. Komisija je na sve sporne dokumente primijenila opću pretpostavku povjerljivosti koja se temeljila na potrebi zaštite svrhe istraga. Komisija je također tvrdila da se, u svakom slučaju, javni pristup odlukama ne može odobriti bez otkrivanja osobnih podataka.

Ombudsmanica je utvrdila da se Komisija nije opravdano oslanjala na opću pretpostavku povjerljivosti na temelju potrebe za zaštitom svrhe istraga kako bi se odbio pristup konačnim odlukama o sankcijama. Istražni tim Ombudsmana stoga je pregledao predmetne dokumente. Na temelju inspekcije ombudsmanica je smatrala da, iako bi neke od konačnih odluka o sankcijama mogle zahtijevati opsežnija redigiranja od drugih kako bi se spriječila identifikacija pojedinaca i time zaštitila njihova privatnost i integritet, stajalište Komisije da se pristup ne može odobriti bilo je nerazumno. Ombudsmanica je također smatrala da dokumenti uključuju samo ograničene informacije koje bi trebalo uskratiti kako bi se zaštitila svrha istraga.

S obzirom na to, Ombudsmanica je utvrdila da odbijanje Komisije da odobri javni pristup traženim dokumentima u cijelosti predstavlja nepravilnost u postupanju.

Ombudsmanica je već iznijela svoje prethodno navedeno stajalište u prijedlogu rješenja u usporednoj istrazi o javnom pristupu sličnim dokumentima. Budući da je Komisija ponovno ocijenila svoje stajalište nakon tog prijedloga rješenja i došla do istog zaključka kao u svojoj potvrđujućoj odluci, Ombudsmanica nije vidjela korisnu svrhu u nastavku te istrage davanjem službene preporuke o tom pitanju. Stoga je zaključila slučaj.

Predmet se odnosio na odbijanje Europskog parlamenta da omogući javni pristup dokumentima povezanima s istragom Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) o povredama dužnosti osoblja. Kako bi odbio pristup, Parlament se pozvao na dvije iznimke na temelju zakonodavstva EU-a o javnom pristupu dokumentima, tvrdeći da bi otkrivanje ugrozilo privatnost i integritet osoba na koje se odnosi OLAF-ova istraga i njegov postupak odlučivanja.

Ombudsmanica je utvrdila da podnositelj pritužbe nije utvrdio potrebu za otkrivanjem osobnih podataka u javnom interesu, kako je propisano zakonodavstvom EU-a o zaštiti podataka. Parlament je stoga opravdano odbio otkriti sve osobne podatke sadržane u spornim dokumentima. Međutim, pregled dokumenata također je pokazao da oni ne sadržavaju osobne podatke u cijelom tekstu i da se određeni dijelovi dokumenata mogu otkriti uz zaštitu privatnosti i integriteta dotičnih osoba. Stoga je Ombudsman predložio da Parlament ponovno razmotri svoje stajalište da se pristup dokumentima mora odbiti u cijelosti.

Parlament je u odgovoru ostao pri svojem stajalištu da se javni pristup ne može odobriti jer smatra da nije moguće redigirati sve osobne podatke, a da se pritom ostavi neki smisleni sadržaj. Ombudsmanica je izrazila žaljenje zbog toga što Parlament i dalje odbija bilo kakav oblik pristupa zatraženim dokumentima. S obzirom na to da je Parlament potvrdio svoje stajalište u odgovoru na njezin prijedlog rješenja, Ombudsmanica je zauzela stajalište da se rješavanjem tog pitanja u kontekstu ovog predmeta neće ostvariti nikakva svrha. Ombudsmanica, međutim, očekuje da će Parlament uzeti u obzir njezinu procjenu kada se bavi budućim zahtjevima za javni pristup sličnim dokumentima.

Predmet se odnosio na odbijanje Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) da omogući dovoljno širok javni pristup završnim izvješćima i preporukama OLAF-a povezanima s dvjema istragama povreda dužnosti članova osoblja EU-a. Kako bi odbio pristup dijelovima tih dokumenata, OLAF se pozvao na dvije iznimke na temelju propisa Unije o javnom pristupu dokumentima, tvrdeći da bi otkrivanje ugrozilo potrebu zaštite privatnosti i integriteta osoba navedenih u dokumentima, uključujući osobe na koje se odnose OLAF-ove istrage, kao i potrebu zaštite komercijalnih interesa društava i pravnih osoba navedenih u dokumentima.

Ombudsmanica je utvrdila da podnositelj pritužbe nije dokazao potrebu za otkrivanjem predmetnih osobnih podataka u javnom interesu, kako se zahtijeva zakonodavstvom EU-a o zaštiti podataka. Nakon pregleda spornih dokumenata Ombudsman je također smatrao da su redigiranja poslovnih informacija razumna i da u tom pogledu ne postoji prevladavajući javni interes za njihovo otkrivanje. Ombudsmanica je stoga zaključila da je OLAF-ova odluka o odbijanju javnog pristupa dijelovima spornih dokumenata bila opravdana. Pozdravljajući odluku OLAF-a da otkrije važne pojedinosti o dvjema predmetnim istragama, Ombudsman je zaključio istragu u kojoj nisu utvrđene nepravilnosti u postupanju.

Predmet se odnosio na odluku Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) o uskraćivanju javnog pristupa završnim izvješćima i povezanim preporukama u 44 istrage, kao i na spis predmeta u konkretnom zaključenom disciplinskom predmetu. OLAF je primijenio opću pretpostavku neotkrivanja na sve sporne dokumente, što znači da je odbio odobriti javni pristup svim dokumentima a da nije proveo nikakvu pojedinačnu ocjenu.

Ombudsmanica je utvrdila da se OLAF nije opravdano oslanjao na opću pretpostavku neotkrivanja na temelju potrebe za zaštitom svrhe svojih istraga, odbijanjem pristupa 37 završnih izvješća i preporuka u vezi s kojima su istrage i daljnje aktivnosti zaključene. Kad je riječ o završnim izvješćima i preporukama u kojima je OLAF smatrao da su daljnje aktivnosti još u tijeku, ombudsmanica je smatrala da nije jasno je li i, ako jest, na koji način OLAF procijenio da je to razdoblje praćenja i dalje razumno prije primjene opće pretpostavke o neotkrivanju.

Stoga je Ombudsman kao rješenje predložio da OLAF i. provede pojedinačnu procjenu završnih izvješća i preporuka povezanih s istragama u kojima su zaključene daljnje aktivnosti, pri čemu prema potrebi redigira osobne podatke kako bi se omogućio najširi mogući javni pristup; i ii. pružiti objašnjenja o tome zašto smatra da razuman rok za dovršetak daljnjih aktivnosti još nije istekao kada je to primjenjivo.

OLAF je kao odgovor na to proveo pojedinačnu procjenu 41 završnog izvješća i preporuka u vezi sa svim istragama za koje je potvrđeno da su poduzete daljnje mjere. OLAF je odobrio djelomičan pristup svim tim dokumentima. OLAF je opisao i način na koji općenito procjenjuje je li nadležnom tijelu istekao razuman rok za donošenje odluke o odgovarajućem daljnjem postupanju u vezi s njegovim preporukama.

Ombudsmanica je zaključila da je OLAF prihvatio njezin prijedlog rješenja kojim se omogućuje širok djelomičan javni pristup 41 završnom izvješću i povezanim preporukama. Također je pozdravila pružena pojašnjenja u vezi s tekućim daljnjim postupcima. S obzirom na navedeno, istaknula je da su u predmetnim istragama daljnje aktivnosti trajale znatno dulje od onoga što su sudovi Unije priznali u mjeri u kojoj je to bilo razumno. Stoga je OLAF-u dala prijedloge za poboljšanja u vezi s tim pitanjem.

Što se tiče odbijanja pristupa preostalim dokumentima iz OLAF-ova istražnog spisa o kojem je riječ, Ombudsman također nije bio uvjeren da se OLAF može pozvati na opću pretpostavku neotkrivanja s obzirom na to da su njegova istraga i postupak praćenja zaključeni. Nakon pregleda dokumenata Ombudsmanica je također smatrala da se djelomičan pristup čini mogućim uz redigiranje osobito osobnih podataka. Međutim, Ombudsmanica je napomenula da je broj dokumenata uključenih u spis predmeta znatan, da je podnositelj pritužbe sada dobio smislen djelomičan pristup završnom izvješću u vezi s ovom istragom i da nije jasno sadržavaju li preostali dokumenti kojima je moguć djelomičan pristup dodatne informacije od interesa za podnositelja pritužbe. Stoga je Ombudsmanica smatrala da daljnje istrage o tom aspektu pritužbe nisu opravdane. U tom je pogledu uputila na prijedlog za poboljšanje OLAF-a u nedavnoj istrazi o njegovu postupanju sa zahtjevima za javni pristup cjelokupnim spisima predmeta.

Predmet se odnosio na odbijanje Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) da omogući potpuni javni pristup dokumentima povezanima s istragama Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) o povredama dužnosti članova osoblja EU-a. Kako bi odbio pristup, ESVD se pozvao na iznimku na temelju zakonodavstva Unije o javnom pristupu dokumentima, tvrdeći da bi otkrivanje ugrozilo potrebu zaštite privatnosti i integriteta pojedinaca navedenih u dokumentima, uključujući osobe na koje se odnose OLAF-ove istrage. Osim toga, ESVD je prikrio imena pravnih osoba navedenih u dokumentima kako bi zaštitio njihov ugled.

Ombudsmanica je utvrdila da podnositelj pritužbe nije utvrdio potrebu za otkrivanjem osobnih podataka u javnom interesu, kako je propisano zakonodavstvom EU-a o zaštiti podataka. Nakon pregleda spornih dokumenata Ombudsman je također smatrao da su ograničena redigiranja poslovnih informacija razumna i da se njima ne može utvrditi nikakav prevladavajući javni interes u tom pogledu. Ombudsmanica je stoga zaključila da je odluka ESVD-a da odbije potpuno otkrivanje spornih dokumenata bila opravdana. Ombudsmanica je stoga zatvorila istragu i utvrdila da ne postoje nepravilnosti u postupanju.

Predmet se odnosio na konzultantsko društvo koje je pod istragom Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) zbog sumnje na nepravilnosti u projektima koje financira EU. OLAF je obavijestio poduzeće da je zatvorio istragu te je Komisiji iznio financijske i administrativne preporuke. Iako je OLAF obavijestio poduzeće da se može obratiti OLAF-ovu nadzorniku postupovnih jamstava, OLAF nije pružio jasne informacije o primjenjivom roku za podnošenje pritužbe. To je značilo da je tvrtka podnijela pritužbu nakon isteka roka, a nadzornik je odbio pritužbu.

Ombudsmanica je utvrdila da je OLAF nepravilno postupio jer podnositelju pritužbe nije dostavio jasne informacije, posebno o datumu zaključenja istrage. Međutim, Ombudsmanica je smatrala da ne postoji odgovarajuća preporuka za rješavanje tog pitanja za podnositelja pritužbe. Međutim, predložila je da se takav problem spriječi u budućim sličnim slučajevima.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.