Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen ^[1]

La Commission européenne a refusé d’enregistrer une demande d’accès du public aux documents introduite par un stagiaire auprès d’Access Info Europe, une organisation non gouvernementale. L'organisation s'est adressée au Médiateur pour se plaindre du fait que la Commission exige trop d'informations de la part des personnes qui demandent l'accès du public aux documents.

Le Médiateur convient que la Commission est en droit d'exiger des demandeurs qu'ils fournissent leur nom complet. La Médiatrice n’est toutefois pas convaincue que l’exigence selon laquelle tous les demandeurs doivent fournir leur adresse postale soit conforme aux principes de bonne administration. Il existe d'autres moyens de garantir la sécurité juridique, de protéger les données à caractère personnel, d'éviter les abus du droit d'accès du public et de veiller à ce que les ressources limitées de l'institution soient utilisées aussi efficacement que possible.

La Médiatrice recommande donc à la Commission de s’enregistrer et de traiter la demande en question et de ne plus exiger des demandeurs qu’ils fournissent leur adresse postale complète, pour autant qu’une autre adresse de correspondance appropriée, telle qu’une adresse électronique, soit fournie. Le Médiateur invite également la Commission à envisager d'autres moyens de correspondre avec les demandeurs.

Le contexte

1. En réponse à une demande d’accès du public aux documents, la Commission a indiqué qu’elle avait besoin du nom et du prénom du demandeur, du pays de résidence et du secteur d’activité pour enregistrer la demande.

2. Le demandeur a estimé que les règles de l’UE relatives à l’accès du public aux documents ^[2] n’exigent pas de telles informations. Elle s’interroge sur la pertinence de son secteur d’activité pour le traitement de sa demande par la Commission. Elle a également soutenu qu'il serait inutile de donner à la Commission son nom complet, étant donné que la Commission ne serait en tout état de cause pas en mesure d'établir son identité avec certitude parce qu'elle ne lui a pas demandé de fournir une copie de son passeport. Elle a néanmoins précisé qu’elle était une citoyenne polonaise vivant en Suède et travaillant en tant que stagiaire pour l’organisation non gouvernementale Access Info Europe.

3. La Commission a refusé d’enregistrer la demande d’accès au motif que la requérante n’avait pas fourni les informations demandées.

4. En avril 2014, Access Info Europe a déposé une plainte auprès du Médiateur. Elle a allégué que la Commission avait refusé à tort d’enregistrer la demande d’accès. Elle a demandé à la Commission d’enregistrer la demande ou d’expliquer clairement pourquoi elle ne pouvait pas le faire, compte tenu en particulier des arguments détaillés avancés par la requérante quant aux raisons pour lesquelles elle n’aurait pas dû être tenue de fournir les informations demandées ^[3].

Allégation de refus injustifié d’enregistrer la demande

Proposition de solution du Médiateur

5. Le Médiateur a proposé une solution, fondée sur l’analyse suivante, en tenant compte des arguments et des avis avancés par les parties.

6. Les institutions de l’UE sont censées garantir l’accès le plus large et le plus facile possible à leurs documents, d’une manière compatible avec les bonnes pratiques administratives ^[4]. La question était donc de savoir si la Commission le fait lorsqu’elle demande aux demandeurs de fournir leurs prénom, nom, adresse et secteur d’activité.

Sur le refus d’enregistrement de la demande d’accès

7. Dans la plainte déposée auprès du Médiateur, le plaignant - Access Info Europe - a précisé que la demande avait été introduite en son nom, c'est-à-dire au nom d'une entité juridique ayant son siège statutaire dans un État membre de l'UE, ce qui est également bien connu de la Commission. Sur la base de ces précisions, la raison pour laquelle la Commission n’a pas traité la demande d’accès n’était plus valable. Toutefois, la Médiatrice accepte qu’un demandeur d’accès du public aux documents indique son nom et une adresse pour la correspondance (qui peut être une adresse électronique) lorsqu’il présente sa demande.

Sur la politique générale du Conseil concernant les renseignements exigés des demandeurs qui présentent des demandes d'accès du public à ses documents

8. La Commission a fait valoir que tous les demandeurs devaient fournir leur adresse postale pour des raisons de sécurité juridique. Lorsque les demandeurs demandent l’accès du public à un document, ils demandent aux institutions de l’UE de prendre des «décisions» officielles. Le Conseil doit être en mesure d'informer les demandeurs de ses décisions sur les demandes d'accès et les demandeurs doivent pouvoir contester ces décisions s'ils le souhaitent. Les réponses susceptibles de faire l’objet d’un contrôle administratif ou juridictionnel doivent donc être envoyées aux destinataires par courrier recommandé avec accusé de réception car «[e]n l’absence d’accusé de réception, il n’est pas possible de vérifier si les délais légaux de recours ont été respectés»[5].

9. La Commission considère l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception aux adresses postales des demandeurs comme un moyen approprié de notification, sur la base de décisions de justice antérieures ^[6]. Toutefois, le Médiateur n'était pas convaincu qu'il s'agissait du seul moyen d'assurer une sécurité juridique suffisante ^[7]. La communication a clairement évolué depuis les décisions de justice et la communication moderne se fait principalement par courrier électronique, ce qui est plus rapide, plus simple à administrer, essentiellement gratuit et donc pleinement conforme aux bonnes pratiques administratives - voire préférable. La plupart des systèmes de messagerie d'utilisation générale ont des fonctionnalités simples qui permettent aux expéditeurs de savoir quand les e-mails ont été reçus. Certaines institutions utilisent des systèmes de courrier électronique dédiés pour communiquer les décisions qui affectent les droits ou les intérêts des individus. L’Office européen de sélection du personnel (EPSO) informe les candidats participant à ses concours de recrutement de leurs résultats par l’intermédiaire de la «boîte aux lettres du profil EPSO» en ligne. La Commission et les agences de l’UE communiquent les rapports d’évaluation aux membres de leur personnel par voie électronique et le délai dans lequel une plainte peut être déposée commence à courir une fois que le message a été communiqué ^[8].

10. La Médiatrice n’a pas considéré que la Commission avait valablement expliqué pourquoi il ne serait pas suffisant d’utiliser des systèmes en ligne ou de courrier électronique dotés de certaines fonctionnalités de sécurité et/ou d’exigences spécifiques concernant l’accusé de réception.

11. La Commission a fait valoir que l’adresse postale du demandeur est nécessaire pour garantir la vie privée et l’intégrité de l’individu, lorsqu’une demande concerne l’accès à des documents contenant des données à caractère personnel.

12. Toutefois, la Médiatrice a noté que la Commission exige que tous les demandeurs indiquent leur adresse postale, que les documents demandés contiennent ou non des données à caractère personnel.

13. La Commission a également fait valoir que l’adresse postale de la requérante était nécessaire pour éviter les abus. Il y a des demandeurs qui ne sont pas "réels" et/ou qui présentent de nombreuses demandes séparées sous des noms différents, notamment dans les affaires demandant l ' accès à de nombreux documents.

14. La Médiatrice convient que les demandeurs qui souhaitent avoir accès à des documents doivent être honnêtes et clairs quant à leur identité et que l’administration de l’UE est habilitée à prendre des mesures appropriées et proportionnées pour prévenir les abus. Lorsque la Commission a des doutes légitimes quant à l’identité d’un demandeur particulier, semblant utiliser une (ou des) fausse(s) identité(s) ou l’identité d’une autre personne, abusant ainsi des règles d’accès du public, il semblerait proportionné que l’administration de l’Union cherche à vérifier l’identité de ce demandeur. La Commission pourrait le faire, par exemple, en demandant l'adresse postale de la requérante et en envoyant une lettre recommandée exigeant un accusé de réception. La Commission pourrait même demander une copie des documents d’identité de la requérante. Il appartient à la Commission d’évaluer, au cas par cas, s’il existe des doutes légitimes quant à l’identité d’un demandeur ou des raisons légitimes de considérer que le droit d’accès est abusé.

15. Toutefois, la Médiatrice n’a pas considéré que la Commission avait valablement expliqué en quoi la nécessité de prévenir les abus justifiait que tous les demandeurs soient tenus de fournir leur adresse postale. Il semble inutile et inapproprié de partir de l'hypothèse qu'un demandeur n'agit pas de bonne foi et qu'une vérification est nécessaire dans tous les cas. Le droit exercé est celui de l’accès du public aux documents, et non un droit exclusif du demandeur.

16. L’envoi de réponses aux demandes d’accès par courrier électronique ne poserait pas de problème, en particulier si l’accès a déjà été accordé et si les documents divulgués ne contiennent pas de données à caractère personnel. La Médiatrice comprend que le Parlement européen utilise le courrier électronique dans de tels cas, lorsque les documents publiés ne contiennent pas de données à caractère personnel, par exemple.

17. La Médiatrice a donc conclu que la politique de la Commission consistant à exiger de tous les demandeurs qu'ils fournissent leur adresse postale n'est pas conforme à son obligation de garantir l'accès le plus facile possible à ses documents, d'une manière conforme aux bonnes pratiques administratives.

18. Enfin, la Médiatrice a noté que la Commission exigeait des demandeurs qui ont présenté leurs demandes d’accès au moyen du formulaire en ligne qu’ils indiquent leur «domaine d’activité», même si elle a enregistré des demandes par courrier électronique sans que ces informations aient été fournies. Le Médiateur a jugé cette pratique incohérente.

19. À la lumière de ce qui précède, la Médiatrice a proposé, le 15 septembre 2015, comme solution à la plainte que la Commission

i) enregistrer la demande... et la traiter promptement;

ii) s’abstenir d’exiger de tous les demandeurs qu’ils fournissent leur adresse postale lorsqu’ils demandent l’accès du public à ses documents; et

iii) s'abstenir d'exiger des déposants qu'ils déclarent leur "domaine d'activité".

Toutefois, la Commission peut encourager les demandeurs à indiquer leur adresse postale ou leur pays de résidence, ainsi que leur «domaine d’activité». La Commission devrait expliquer, dans son formulaire de demande en ligne, l’utilité de recevoir ces informations.

Réponse de la Commission concernant son refus d’enregistrer la demande d’accès

20. En réponse à la solution proposée, la Commission a déclaré qu’elle n’avait pas eu connaissance du fait que la demande d’accès avait été présentée au nom du plaignant (Access Info Europe) avant que la plainte ne soit déposée auprès du Médiateur [9]. La Commission n’avait donc pas eu l’occasion « d’aborder et de résoudre cette question» avant que la Médiatrice n’ouvre son enquête. En tout état de cause, même si la Commission avait eu connaissance de l’identité de la requérante au cours de l’enquête, elle n’avait pas eu connaissance de l’adresse postale. L’adresse postale du demandeur était une condition nécessaire à l’enregistrement de la demande d’accès et la Commission doit s’assurer que l’adresse est correcte, même pour les demandeurs récurrents.

Réponse de la Commission concernant sa politique générale en matière d’informations requises des demandeurs sollicitant l’accès du public à ses documents

21. La Commission a déclaré qu’elle était liée par les conclusions des juridictions de l’Union selon lesquelles les «fonctionnalités simples incluses même dans les systèmes de courrier électronique d’utilisation générale», telles que mentionnées par le Médiateur, ne sont pas suffisantes. En tout état de cause, répondre aux demandeurs par courrier électronique et leur demander d’en accuser réception au moyen d’une réponse par courrier électronique ne serait pas «praticable ni adéquat» pour garantir la sécurité juridique, étant donné que la Commission reçoit «plus de 300 demandes confirmatives» chaque année. Les demandes d’accès aux documents sont des demandes administratives et, dans la plupart des juridictions, les citoyens doivent donner leur adresse lorsqu’ils présentent de telles demandes à leurs administrations nationales.

22. La Commission n’a pas exclu l’introduction d’un système similaire à celui utilisé par l’EPSO à l’avenir. Toutefois, il estime que la pratique actuelle est plus proportionnée étant donné que la création d’un profil EPSO nécessite plus d’informations que ce que la Commission demande pour enregistrer les demandes d’accès (par exemple, date de naissance, sexe, citoyenneté et langue principale).

23. En ce qui concerne ses rapports d’évaluation du personnel, la Commission les communique au moyen d’un système informatique interne. La législation de l’UE qui permet la notification des décisions par voie électronique exige également l’accusé de réception d’une valeur probante comparable à celles fournies par les services personnels ou postaux. En tout état de cause, la pratique de la Commission n’est «manifestement pas déraisonnable » à la lumière de cette législation.

24. La Commission a conclu que sa pratique était conforme à la jurisprudence des juridictions de l’Union et aux principes de sécurité juridique et de proportionnalité.

25. Enfin, la Commission a expliqué qu’elle avait modifié son formulaire en ligne afin de permettre aux demandeurs de fournir des informations sur leur «domaine d’activité».

Observations de la plaignante

26. Selon le plaignant, la Commission a reconnu dans le passé que sa pratique consistant à demander les adresses postales des requérantes n’était fondée que sur un seul cas d’abus [10]. Le plaignant a souligné que l’objectif des règles de l’Union relatives à l’accès du public aux documents est de garantir l’exercice le plus facile possible du droit d’accès du public et que ces règles exigent de l’administration de l’Union qu’elle «élabore de bonnes pratiques administratives afin de faciliter l’exercice du droit d’accès»[11]. En outre, les demandeurs peuvent choisir leurs moyens d’accès préférés, tels que l’accès sous forme électronique [12]. De nombreux candidats préfèrent recevoir des documents par courrier électronique. L'envoi de réponses à la fois par e-mail et par courrier recommandé dans de telles situations est un coût inutile. Le plaignant a également fait valoir que, contrairement à ce qu’affirme la Commission, les citoyens ne sont pas tenus de donner leur adresse postale lorsqu’ils demandent l’accès du public à des documents dans la majorité des pays d’Europe.

27. Le plaignant a reconnu la nécessité pour la Commission de veiller à ce que ses réponses aux demandes d’accès soient correctement fournies et qu’il pourrait être difficile de le faire par courrier électronique. Le plaignant a suggéré que la Commission examine des solutions techniques telles que Eudralink de l’Agence européenne des médicaments, ou qu’elle envisage un système similaire à celui souvent utilisé pour s’enregistrer auprès de services en ligne et/ou pour modifier les mots de passe [13]. Un tel système ne serait pas difficile à mettre en œuvre du point de vue informatique, permettrait de vérifier l’adresse électronique de l’expéditeur et rendrait inutile l’envoi de documents par courrier recommandé.

28. Le plaignant s’est félicité de la décision de la Commission de rendre facultative la communication par les demandeurs d’informations sur leur «domaine d’activité».

Évaluation du Médiateur après la proposition de solution

Sur la demande d’accès du plaignant

29. La présente enquête porte sur la question spécifique de la manière dont la Commission a traité la demande d’accès du plaignant, mais aussi sur la question générale des informations qu’un demandeur d’accès public aux documents devrait fournir à la Commission pour qu’elle puisse traiter une demande d’accès. La question générale est étroitement liée à l’obligation pour la Commission de garantir l’accès le plus large et le plus facile possible à ses documents, d’une manière conforme aux bonnes pratiques administratives ^[14]. Le Médiateur a déjà reconnu qu’il était de bonne pratique administrative pour la Commission d’exiger d’un demandeur qu’il indique son nom.

30. La Commission exige d’un demandeur qu’il indique une adresse postale pour deux raisons principales. Premièrement, la Commission veut s’assurer que le demandeur reçoit la réplique, principalement afin qu’il puisse prendre des mesures de suivi en réponse à une décision s’il le souhaite. Deuxièmement, la Commission veut éviter les abus des règles de l'UE en matière d'accès du public aux documents.

31. La Commission reconnaît que, grâce à l’enquête de la Médiatrice, elle sait désormais que la demande d’accès concernée a été présentée au nom d’Access Info Europe. Toutefois, la Commission fait valoir qu’elle ne dispose toujours pas de l’adresse postale du plaignant et qu’elle ne peut donc pas enregistrer la demande d’accès. Au-delà de la question de savoir si la Commission est en droit d’exiger une adresse postale, cette affirmation n’est pas factuellement correcte: la plainte que le Médiateur a transmise à la Commission indique clairement l’adresse postale du plaignant sur la première page. Dans ce contexte, le fait que la Commission n’ait toujours pas enregistré la demande et n’y ait pas répondu constitue un cas de mauvaise administration.

32. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur recommandera [15] que la Commission enregistre et traite rapidement la demande d'accès.

Sur la politique générale de la Commission en matière d’informations requises des demandeurs sollicitant l’accès du public à ses documents

33. La Médiatrice n’est pas convaincue que la Commission ait besoin que tous les demandeurs communiquent leur adresse postale afin de garantir la sécurité juridique (c’est-à-dire la notification correcte de ses décisions afin que les demandeurs puissent les contester) et d’éviter les abus.

34. La jurisprudence citée par la Commission n’exclut pas la possibilité de communiquer les décisions par courrier électronique ou par d’autres systèmes en ligne. Ce qui est important, c’est de pouvoir prouver que le demandeur a reçu une décision [16]. D’autres jurisprudences suggèrent clairement qu’un accusé de réception par courrier électronique serait suffisant [17].

35. La Commission fait valoir que demander aux demandeurs de confirmer la réception des réponses par courrier électronique ne serait pas pratique ou adéquat pour garantir la sécurité juridique en raison du nombre élevé de demandes confirmatives qu’elle traite chaque année [18].

36. Toutefois, la Médiatrice n’est pas convaincue par l’allégation de la Commission selon laquelle répondre à un nombre élevé de demandes confirmatives par courrier recommandé est moins onéreux que de prendre note des accusés de réception électroniques de ses décisions. Répondre aux demandes confirmatives par voie électronique ou en ligne semble être moins fastidieux, plus rapide et plus rentable que de traiter la correspondance envoyée et reçue par courrier recommandé.

37. Comme elle l’a indiqué dans sa proposition de solution, la Médiatrice reconnaît que les ressources de la Commission devraient être utilisées pour servir les «vrais» demandeurs et qu’elle est habilitée à prendre des mesures appropriées et proportionnées pour prévenir les abus des règles de l’Union en matière d’accès du public aux documents. La Médiatrice reconnaît également que la Commission devrait veiller au respect de la législation en matière de protection des données. Toutefois, la Commission n’a pas valablement expliqué en quoi le fait de demander à tous les demandeurs de fournir leur adresse postale serait justifié et proportionné à la nécessité de prévenir les abus et/ou de respecter la législation en matière de protection des données.

38. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime qu’il n’est pas justifié que la Commission exige une adresse postale de toute personne demandant l’accès du public à ses documents, lorsqu’une autre adresse appropriée pour la correspondance est fournie, étant donné qu’une telle politique ne garantit pas l’accès le plus large et le plus facile possible d’une manière compatible avec les bonnes pratiques administratives. Exiger de tous les demandeurs qu'ils communiquent leur adresse postale constitue donc un cas de mauvaise administration et le Médiateur recommandera [19] à la Commission de modifier sa politique.

39. Le Médiateur note qu'il existe manifestement différents moyens de communication électronique que la Commission pourrait envisager pour garantir l'accès le plus facile possible à ses documents, d'une manière conforme aux bonnes pratiques administratives ^[20]. La Médiatrice se félicite que la Commission n'exclue pas l'introduction à l'avenir d'un système en ligne similaire à celui utilisé par l'EPSO. EPSO considère clairement que ce système est conforme au droit de l’Union.  Un tel système ne signifierait pas automatiquement que les candidats devraient fournir autant d’informations que l’EPSO l’exige, comme le suggère la Commission, étant donné qu’il faut beaucoup plus d’informations de la part d’une personne qui postule pour participer à un concours de recrutement que de la part d’une personne qui demande l’accès du public aux documents. D'autres moyens d'assurer la bonne réception des décisions relatives aux demandes d'accès ont été suggérés par le plaignant dans cette affaire (voir annexe). La Médiatrice invite donc la Commission à envisager de mettre en place un système électronique de communication des décisions relatives aux demandes d’accès.

40. Enfin, la Médiatrice se félicite que la Commission ait mis fin à l’obligation pour les demandeurs d’inscrire leur «activité commerciale».

La recommandation

Sur la base de l'enquête menée sur cette plainte, le Médiateur adresse à la Commission la recommandation suivante:

La Commission devrait:

i) enregistrer la demande et la traiter rapidement; et

ii) ne plus exiger de tous les demandeurs qu’ils fournissent leur adresse postale, si une autre adresse appropriée pour la correspondance est fournie.

Suggestion d'amélioration

La Médiatrice invite la Commission à envisager d’autres systèmes en ligne ou moyens électroniques pour communiquer ses décisions sur les demandes d’accès.

La Commission et le plaignant seront informés de cette recommandation.  Conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen, la Commission transmet un avis circonstancié au plus tard le 31 mars 2017. L’avis circonstancié pourrait consister en l’acceptation de la recommandation et en une description de la manière dont elle a été mise en œuvre.

Strasbourg, le 16/12/2016

Emily O'Reilly Médiateur
européen

 

annexe

Le plaignant a suggéré le système suivant pour traiter les demandes d'accès:

«1. La Commission reçoit une demande d’accès à des documents de l’UE par courrier électronique (ou, par exemple, via AsktheEU.org).

2. La Commission envoie un courriel (automatique) avec un lien unique. Pour que la demande soit enregistrée et traitée, le demandeur clique sur le lien et est redirigé vers une page Web avec une sorte de message de confirmation.

3. Parallèlement à l’envoi d’un message de confirmation, un autre courriel automatique confirme le numéro d’enregistrement et fournit d’autres informations typiques des accusés de réception actuels envoyés par la Commission et d’autres organes de l’UE, telles que le délai et les modalités de recours. Des informations pourraient être fournies sur les personnes à contacter (par téléphone ainsi que par courrier électronique) si une réponse n’est pas reçue dans les 15 jours ouvrables. Toutes ces informations pourraient également être contenues dans le message de confirmation de la page Web.

4. Étant donné que le courriel a été confirmé par ce mécanisme, il est prudent de supposer que la correspondance ultérieure sera également livrée avec succès. En tout état de cause, la Commission pourrait inclure un lien dans la décision finale sur lequel le demandeur clique pour confirmer la réception. Le système pourrait même programmer un renvoi automatique après 5 jours si le demandeur ne parvient pas à confirmer la réception.

Ici, une innovation supplémentaire en matière de transparence est possible: au moment de la demande (étapes 2 et 3), le demandeur pourrait également être informé que tout document divulgué en réponse à sa demande sera mis à disposition en ligne de manière proactive. Cela permettrait d’atteindre le double objectif d’augmenter les niveaux de publication proactive et de veiller à ce que, si le demandeur ne trouve pas le courrier électronique, il sache où chercher pour voir si des informations ont été publiées (cela fonctionne bien avec AsktheEU.org: certains demandeurs vérifient leurs e-mails pour les messages, d'autres se rendent simplement sur la page Web où toutes les informations sont publiques). Il va sans dire que tous les documents divulgués devraient également être automatiquement inscrits au registre des documents.»

 

 

 

[1] Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (94/262/CECA, CE, Euratom), JO L 113, p. 15.

[2] L’article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil, du 30 mai 2001, relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001, L 145, p. 43), dispose : «Les demandes d’accès aux documents sont présentées sous toute forme écrite, y compris sous forme électronique, dans l’une des langues visées par [...] le traité CE et d’une manière suffisamment précise pour permettre à l’institution d’identifier le document. La requérante n’est pas tenue de motiver sa demande.»

[3] Pour de plus amples informations sur le contexte de la plainte, les arguments des parties et l'enquête du Médiateur, veuillez consulter le texte intégral de la proposition de solution du Médiateur disponible à l'adresse suivante:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/solution.faces/en/74051/html.bookmark

[4] Article 1er du règlement (CE) n° 1049/2001: «[l]e présent règlement a pour objet: a) définir les principes, conditions et limites de l’intérêt public ou privé régissant le droit d’accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission [...] de manière à assurer l’accès le plus large possible aux documents, b) établir des règles garantissant l’exercice le plus aisé possible de ce droit, et c) promouvoir les bonnes pratiques administratives en matière d’accès aux documents. »

[5] La citation est tirée des observations de la Commission. Article 8, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001: «1. En cas de refus total ou partiel, l’institution informe le demandeur des voies de recours qui lui sont ouvertes, à savoir l’introduction d’un recours juridictionnel contre l’institution et/ou l’introduction d’une plainte auprès du médiateur [...]»

[6] Voir, par exemple, l'affaire T-12/90, Bayer/Commission, Rec. 1991, p. II-219, point 18: «[l]a lettre recommandée avec accusé de réception est un moyen approprié de notification dans la mesure où elle permet de déterminer la date à partir de laquelle le délai commence à courir. En outre, une décision est dûment notifiée dès lors qu’elle a été communiquée à son destinataire et que celui-ci est en mesure d’en prendre connaissance [...]»

[7] L’article 20 du code européen de bonnes pratiques administratives exige uniquement que les décisions affectant les droits ou les intérêts des particuliers soient notifiées par écrit, ce qui n’implique pas nécessairement une lettre recommandée.

[8] Voir, par exemple, l’article 7 «Procédure de recours» de l’annexe I de la décision de la Commission du 4 mars 2015 donnant aux agences un accord ex ante sur les dispositions générales d’exécution de l’article 87, paragraphe 1, du RAA et de l’article 44, premier alinéa, du statut [COM(2015) 1456 final]: «[l]e rapport devient définitif par décision de l’évaluateur d’appel. Le titulaire de poste est informé, par courrier électronique ou par tout autre moyen, que la décision rendant le rapport définitif a été adoptée [...] Une telle notification constitue une communication [...] Le délai de trois mois pour introduire une réclamation, prévu à l'article 90, paragraphe 2, du statut, commence à courir à compter de la communication d'informations" et 8 "Délai": «1. Les délais [...] ne sont calculés qu’à partir du moment où la décision concernée a été notifiée à la personne concernée ou, au plus tard, lorsque cette dernière, agissant en qualité de fonctionnaire diligent, d’agent, est susceptible d’avoir connaissance du contenu et des motifs de cette décision. 2. Ces délais sont toutefois suspendus si et aussi longtemps que le titulaire de poste n ' est pas en mesure d ' utiliser le système électronique.> > (soulignement ajouté) L ' annexe est disponible à l ' adresse suivante: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/3/2015/EN/3-2015-1456-EN-F1-1-ANNEX-1.PDF 

[9] La Commission a fait référence à l’article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur: « [l]a réclamation [...] doit être précédée des démarches administratives appropriées auprès des institutions et organes concernés ».

[10] Le plaignant a renvoyé à une réponse écrite de la Commission à un député européen. La question écrite et la réponse de la Commission sont disponibles à l’adresse suivante:

https://juliareda.eu/2015/06/singular-abuse-of-freedom-of-information/

[11] Article 1er, point b), et article 15, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001.

[12] Article 10, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001.

[13] Voir annexe.

[14] Article 1er du règlement 1049/2001: «[l]e présent règlement a pour objet: a) définir les principes, conditions et limites de l’intérêt public ou privé régissant le droit d’accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission [...] de manière à assurer l’accès le plus large possible aux documents, b) établir des règles garantissant l’exercice le plus aisé possible de ce droit, et c) promouvoir les bonnes pratiques administratives en matière d’accès aux documents. »

[15] Sur la base de l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur.

[16] Dans l’arrêt Sogelma/AER (T-411/06, EU:T:2008:419), le Tribunal a jugé qu’«[i]l y a lieu de relever que l’AER aurait pu choisir un moyen de communication lui permettant d’établir avec précision la date à laquelle la lettre est parvenue au soumissionnaire. Certes, l’AER a demandé à la requérante, dans son courriel du 9 octobre 2006, de confirmer par courriel la réception du message. Toutefois, elle n’a pas reçu une telle confirmation. Il est clair que, si l’expéditeur d’un courriel qui ne reçoit aucune confirmation de réception ne prend aucune autre mesure, il n’est normalement pas en mesure de prouver que ce courriel a été reçu et, le cas échéant, à quelle date» (soulignement ajouté).

[17] Dans l’affaire T-167/10, Evropaïki Dynamiki/Commission européenne, ECLI:EU:T:2012:651, le Tribunal a jugé qu’«[i]l n’existe aucun élément permettant d’établir que le système informatique de la requérante garantit la bonne réception du courrier électronique par son destinataire de la même manière que, par exemple, la signature du destinataire prévu ou la signature d’une personne reconnue compétente à cet effet en cas de notification effectuée par un service de livraison express avec accusé de réception.

50 En l’espèce, une telle preuve aurait pu être apportée, par exemple, par une réponse par courrier électronique envoyée par le destinataire prévu du document [...]» (soulignement ajouté).

[18] « [L]a Commission reçoit plus de 300 demandes confirmatives sur une base annuelle. Pour un nombre aussi élevé de demandes, un système par lequel la Commission demanderait à chaque demandeur d’en confirmer la réception en y répondant n’est ni pratique ni adéquat pour garantir la sécurité juridique [...]»

[19] Sur la base de l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur.

[20] Article 1er du règlement (CE) no 1049/2001.