Recommandation du Médiateur [1] (2016)

1. Dans sa recommandation, la Médiatrice a demandé à la Commission de ne plus exiger de tous les demandeurs qu’ils fournissent leur adresse postale si une autre adresse appropriée est fournie pour la correspondance.

2. Elle recommande également à la Commission d’enregistrer la demande du plaignant et de la traiter rapidement.

3. Enfin, elle suggère que la Commission envisage d’autres systèmes en ligne ou moyens électroniques pour communiquer ses décisions sur les demandes d’accès du public aux documents.

Évaluation du Médiateur après la recommandation

4. La Commission a rejeté la recommandation de la Médiatrice de ne plus exiger de tous les demandeurs qu’ils fournissent leur adresse postale si une autre adresse appropriée est fournie pour la correspondance. Elle a, en substance, réitéré les arguments de ses précédentes observations et souligné que « [l]a Commission fait respectueusement observer qu’elle est libre de décider de l’utilisation du système de notification des décisions le plus approprié au titre du règlement no 1049/2001, pour autant que ce système soit conforme aux exigences légales [...]».

5. La Commission a informé la Médiatrice qu’elle n’avait pas donné suite à la recommandation de la Médiatrice d’enregistrer la demande du plaignant et de la traiter rapidement. Il a toutefois déclaré que, si le plaignant souhaitait toujours que sa demande soit enregistrée, il le ferait maintenant.

6. La Commission a répondu à la suggestion de la Médiatrice concernant d’autres systèmes en ligne en déclarant que «[s]i la Commission n’exclut pas d’éventuels changements futurs dans la manière dont elle notifie ses décisions administratives, il n’existe actuellement aucun autre moyen satisfaisant de garantir la sécurité juridique, en évitant les abus du droit d’accès du public [...]».

7. En résumé, la Commission n’a pas accepté les recommandations de la Médiatrice ni sa suggestion d’amélioration.

8. La Médiatrice regrette la position de la Commission dans cette affaire, qu’elle considère comme erronée en fait et en droit. Elle est particulièrement préoccupée par le fait que la réponse de la Commission contredit son propre avis selon lequel l’administration de l’Union elle-même embrasse pleinement l’ère numérique et maximise l’utilisation des communications électroniques.

9. Le Médiateur a pleinement soutenu la pratique consistant à vérifier, au cas par cas, l’identité des personnes qui présentent des demandes d’accès du public à des documents lorsqu’il existe des motifs de soupçonner que l’exercice de ce droit fait l’objet d’abus. Toutefois, procéder sur cette base dans tous les cas est irrespectueux à l’égard des citoyens et de leurs droits fondamentaux en vertu de la charte de l’UE. Dans le cadre de cette enquête, la Médiatrice a fourni des conseils sur d’autres méthodes de travail, ce qu’elle a fait dans l’exercice de son mandat, fondé sur le traité, consistant à mettre au jour les cas de mauvaise administration et à formuler des recommandations en vue d’y mettre fin. La Médiatrice regrette profondément que la Commission européenne ait réfuté cet avis, laissant clairement entendre que, tant que ses systèmes et procédures sont «juridiques», elle estime qu’il n’est pas nécessaire d’envisager des améliorations dans l’intérêt des citoyens et conformément aux principes généraux de bonne administration.

10. En clôturant cette enquête, la Médiatrice, en plus de confirmer ses constatations de mauvaise administration, formule une autre suggestion d’amélioration.

11. En ce qui concerne la demande spécifique d’accès du public aux documents présentée dans cette affaire, le Médiateur peut confirmer que le plaignant reste intéressé par les documents demandés. Une fois de plus, le Médiateur regrette profondément que la Commission ait choisi d'ignorer toutes les indications très claires de la volonté persistante du public d'accéder aux documents demandés. L’insistance sur les demandes renouvelées et les formalités procédurales, lorsqu’elles sont inutiles et n’ont pas d’utilité évidente, témoigne d’un manque de respect des droits fondamentaux des citoyens. La Commission est donc invitée à enregistrer formellement la demande à la réception de la présente décision et à la traiter rapidement et, en tout état de cause, dans le délai prévu par le règlement (CE) no 1049/2001.

Conclusions

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en formulant les conclusions suivantes:

L’exigence de la Commission selon laquelle toutes les personnes qui demandent l’accès du public aux documents doivent fournir leur adresse postale pour ses modalités d’envoi postal sur papier constitue un cas de mauvaise administration.

L’absence d’enregistrement et de réponse de la Commission à la demande d’accès aux documents du plaignant était un cas de mauvaise administration.

Outre les conclusions ci-dessus, le Médiateur formule la suggestion d'amélioration suivante:

La Médiatrice demande à la Commission de demander un examen par les pairs des questions en cause au comité interinstitutionnel prévu à l’article 15 du règlement (CE) no 1049/2001.

L’article 15 dispose :

«1. Les institutions élaborent de bonnes pratiques administratives afin de faciliter l'exercice du droit d'accès garanti par le présent règlement.

2. Les institutions instituent un comité interinstitutionnel chargé d’examiner les meilleures pratiques, de traiter les éventuels conflits et d’examiner l’évolution future de l’accès du public aux documents.»

Le Médiateur suggère qu’en ce qui concerne les demandes reçues par courrier électronique, il soit convenu que la responsabilité de la fiabilité de ce moyen de communication incombe à l’auteur de la demande, ce qui signifie, par exemple, qu’il appartient à cet expéditeur de choisir un système de courrier électronique fiable, d’informer l’institution d’éventuels problèmes concernant les limites de volume et de vérifier si la correspondance reçue par l’institution est filtrée comme du spam. Cela devrait dissiper les craintes que les institutions pourraient avoir en ce qui concerne la notification des décisions en question.

Si le point de vue persiste selon lequel l’envoi de décisions par courrier électronique n’est pas conforme aux exigences légales, le Médiateur suggère qu’un examen par les pairs de ce point de vue soit effectué au sein du comité de l’article 15, paragraphe 2, qui pourrait également répondre spécifiquement à l’allégation selon laquelle il n’existe actuellement aucune alternative à l’envoi de décisions par courrier papier. Ce faisant, la Commission est encouragée à tenir compte, par exemple, de l’ambitieuse «stratégie numérique» de l’UE qu’elle a lancée il y a sept ans. Il est en outre encouragé à tenir compte de l'utilisation généralisée des systèmes de communication électronique en ligne, y compris les signatures électroniques, utilisés dans toute l'Europe par les administrations publiques.

La Médiatrice souhaite être informée des résultats de cet examen par les pairs d’ici la fin du premier trimestre de 2018.

Les autres participants à ladite commission de l'article 15, paragraphe 2 (Parlement et Conseil) seront informés séparément de la présente décision et des suggestions.

Le plaignant et le président de la Commission européenne seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 19/12/2017

[1] Pour de plus amples informations sur le contexte de la plainte, les arguments des parties et l'enquête du Médiateur, veuillez consulter le texte intégral de la proposition de solution et de recommandation du Médiateur, ainsi que les avis et commentaires y afférents, disponibles à l'adresse suivante:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

La recommandation faisait suite à une tentative de résoudre l'affaire au moyen d'une proposition de solution, dont la majeure partie a toutefois été rejetée par la Commission. La Commission a simplement supprimé l’obligation de demander aux personnes d’indiquer leur domaine d’activité professionnelle lorsqu’elles présentent des demandes de documents.