Monsieur le Président,

Mon Bureau reçoit régulièrement des plaintes concernant des retards dans la manière dont la Commission européenne traite les plaintes pour infraction et communique avec les plaignants, et c'est quelque chose que nous avons suivi à un niveau systémique. À cette fin, nous avons pris note du rapport d’évaluation sur les méthodes de travail de la Commission pour le suivi de l’application du droit de l’Union, qui a été publié par la Commission le 14 juillet 2023 [1]. Étant donné que le rapport contient de nombreuses conclusions et recommandations pertinentes, j’ai décidé de lancer cette initiative stratégique pour donner suite aux mesures que la Commission a prises ou a l’intention de prendre pour mettre en œuvre ces recommandations.

La base de données en ligne de la Commission sur les infractions [2] contient toujours un grand nombre d’affaires en cours depuis longtemps. En outre, les membres du public intéressés ne peuvent obtenir que des informations limitées sur chaque cas figurant dans la base de données. Les informations contenues dans la base de données sont parfois anciennes et peut-être obsolètes.

Les plaintes que je reçois montrent en outre que la Commission pourrait mieux communiquer avec les plaignants. J’ouvre régulièrement des enquêtes parce que la Commission n’a pas fourni de mises à jour régulières et en temps utile sur l’état d’avancement d’une affaire. Parfois, la Commission envoie aux plaignants des réponses contenant une formulation normalisée, sans aucune information spécifique concernant leur cas. Les plaignants trouvent cela frustrant, en particulier lorsque la Commission a également subi des retards importants.

Dans ce contexte, j'apprécierais que la Commission puisse apporter des réponses aux questions suivantes, y compris dans le contexte de la manière dont elle met en œuvre les recommandations du rapport d'évaluation:

1. Communiquer avec les plaignants

Le rapport d’évaluation fait largement référence aux relations de la Commission avec les plaignants et recense les possibilités d’amélioration sur un certain nombre d’aspects à cet égard. Pour donner quelques exemples concrets, selon le rapport d’évaluation, «[l]a communication avec les plaignants se poursuit à chaque étape de la procédure», mais la Commission pourrait envisager d’étendre l’utilisation de modèles pour aider à rédiger des réponses plus personnalisées.

Le rapport fait également référence au filtrage des affaires et indique que «les plaignants ont droit à une réponse rapide de la Commission, en particulier lorsqu’il est clair à un stade précoce qu’aucun suivi ne sera donné à la plainte. Certains gains pourraient être réalisés grâce à un meilleur filtrage et à un traitement précoce de la correspondance qui n’est pas considérée comme une plainte». En ce qui concerne l’obligation de procéder à une évaluation préliminaire des plaintes dans un délai de deux mois, introduite par le plan d’action à long terme de 2020 pour une meilleure mise en œuvre et application des règles du marché unique, le rapport fait référence au fait qu’il s’agit souvent d’une «réponse négative» sans valeur ajoutée pour les plaignants et qu’il est possible d’affiner cette obligation. Le rapport indique également qu’«il est possible d’améliorer la manière dont les services contrôlent les différentes étapes de l’évaluation des plaintes, y compris l’obligation d’envoyer une réponse d’attente. Cela pourrait se faire en assurant le suivi dans l’application informatique institutionnelle dont les plaintes sont dues pour une forme de contact avec le plaignant et en envisageant d’envoyer des réponses automatiques.»

• Quelles mesures la Commission a-t-elle prises à cet égard, en particulier pour veiller à ce que les plaignants soient informés de manière proactive et régulière de l’état d’avancement de leur dossier?
• La Commission pourrait-elle envisager la mise en place d’un portail en ligne, où les plaignants peuvent créer un compte, avec un outil de suivi des dossiers et la possibilité de recevoir des notifications concernant de nouvelles évolutions dans l’évaluation de leurs plaintes ou des procédures d’infraction ouvertes à la suite de leurs plaintes?
• Pour les «plaintes multiples», la Commission peut actuellement décider de communiquer sur l’affaire sur son site web et non directement avec les plaignants. Toutefois, il existe des pages web distinctes (par exemple, pour les accusés de réception et les décisions et avis) pour différentes étapes de la procédure et les plaintes multiples ne sont pas consultables dans la base de données principale. La Commission pourrait-elle envisager de centraliser les informations qu’elle publie sur les plaintes multiples et/ou de les rendre consultables avec la référence de l’affaire dans sa base de données sur les infractions?

2. Informations sur les procédures d’infraction en cours sur le site web dédié [3]

Le rapport d’évaluation comprend l’engagement de «rénover» le site web consacré aux procédures d’infraction, notamment en le rendant plus convivial, en facilitant les recherches par thème et en publiant des informations supplémentaires pertinentes sur les procédures d’infraction. Le site web ne permet pas encore de savoir si et comment la Commission a donné suite à cette demande.

• Quelles mesures la Commission a-t-elle prises ou envisage-t-elle de prendre pour y donner suite?
• Plus précisément, la Commission pourrait-elle:

a) Fournir une description claire de l'objet de chaque cas;

b) Mettre à jour la base de données plus régulièrement;

c) publier, en plus des informations sur les principales étapes de la procédure qu'elle publie déjà, d'autres informations spécifiques sur l'état actuel de l'affaire, telles que "sous le contrôle juridique de la Commission" ou "la procédure législative au niveau des États membres a débuté le ..."; et

d) Donner aux personnes intéressées la possibilité de recevoir des alertes par courrier électronique lorsque la Commission met à jour des informations sur un cas qui les intéresse dans sa base de données?

3. Retards

Comme l’indiquait le rapport d’évaluation, « [i]l y a place à l’amélioration en ce qui concerne le temps nécessaire pour traiter les infractions ».

• Quels progrès la Commission a-t-elle accomplis dans la mise en œuvre des propositions concernant les gains d'efficacité et le dialogue avec les autorités des États membres?
• En outre, la Commission pourrait-elle réfléchir à la manière d’éviter des périodes d’inactivité plus longues dans une affaire (telles que des mécanismes de suivi adéquats, y compris des outils informatiques)?
• Lorsque la Commission décide intentionnellement de suspendre une affaire, pourrait-elle veiller à ce qu’une telle décision, ainsi que les motifs sur lesquels elle est fondée, soient suffisamment documentés dans le dossier de l’affaire?

Je vous saurais gré de bien vouloir répondre pour le 31 octobre 2024 au plus tard et d’avoir l’intention de publier cette réponse. N'hésitez pas à communiquer à mon Bureau toute autre information sur le suivi du rapport d'évaluation que la Commission pourrait juger utile.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter M. Josef Nejedly ou Mme Natalia Chiner Ridaura, qui sont en charge de cette initiative stratégique.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 2 juillet 2024

[1] Document de travail des services de la Commission, SWD(2023) 254 final: https://commission.europa.eu/system/files/2023-10/SWD_2023_254_stocktaking%20report_en.pdf

[2] https://ec.europa.eu/atwork/applying-eu-law/infringements-proceedings/infringement_decisions/

[3] https://ec.europa.eu/atwork/applying-eu-law/infringements-proceedings/infringement_decisions/?lang_code=EN&typeOfSearch=false&active_only=1&noncom=0&r_dossier=&decision_date_from=&decision_date_to=&title=&submit=Search