Date : Jeudi 28 septembre 2023

Réunion à distance (en ligne)

Présents d'Europol:

Représentants d'Europol de l'unité des affaires juridiques et du bureau du directeur exécutif

Présent(e) du Médiateur européen:

Peter Bonnor, agent des enquêtes

Silvia Fuller, agente des enquêtes

Ella de Jonge, stagiaire chargée des enquêtes

Objet de la réunion

L’objectif de la réunion était que l’équipe d’enquête de la Médiatrice reçoive des informations et des explications relatives au traitement par Europol de la demande d’accès du public aux documents en question, en particulier en ce qui concerne la conclusion initiale d’Europol selon laquelle il n’existait aucun document correspondant à la demande du plaignant (communication avec l’organisation WeProtect Global Alliance). En outre, l’équipe d’enquête a demandé des informations sur le traitement par Europol des demandes d’accès du public en général.

Introduction et informations procédurales

Les représentants d’Europol et l’équipe d’enquête de la Médiatrice se sont présentés. L’équipe d’enquête a remercié les représentants d’Europol d’avoir rencontré ces derniers et a exposé l’objectif de la réunion. Ils ont décrit le cadre juridique qui s’applique aux réunions tenues par le Médiateur, en particulier le fait que le Médiateur ne divulguerait aucune information identifiée par Europol comme confidentielle, ni au plaignant ni à aucune autre personne en dehors du bureau du Médiateur, sans le consentement préalable d’Europol ^[1].

L’équipe d’enquête a expliqué qu’elle élaborerait un projet de rapport sur la réunion à envoyer à Europol afin de s’assurer de l’exactitude factuelle du contenu. Le rapport de la réunion sera ensuite finalisé, inclus dans le dossier et remis au plaignant pour commentaires. Toute information jugée confidentielle par Europol ne serait pas incluse dans le rapport ou communiquée d'une autre manière au plaignant ou à un tiers.

Informations échangées

Points introductifs

Les représentants de l’OE formulent deux remarques introductives.

Premièrement, elles ont expliqué que l’OE fonctionne généralement sur la base d’une présomption d’exactitude factuelle dans les cas où une institution considère qu’aucun document ne relève du champ d’application d’une demande d’accès. En l’espèce, toutefois, les circonstances et les arguments ont conduit l’OE à convoquer une réunion pour discuter de l’existence éventuelle de certains documents correspondant à la demande du plaignant.  

Deuxièmement, elles ont examiné la décision d’Europol de ne pas enregistrer la demande confirmative du plaignant parce qu’elle avait conclu que les documents en question n’existaient pas. Les représentants de l’OE ont expliqué que les institutions de l’UE sont tenues d’enregistrer les demandes confirmatives relatives à des documents prétendument inexistants.

En outre, les représentants de l’OE ont attiré l’attention d’Europol sur le site interne de gestion des connaissances de la Commission européenne concernant le règlement (CE) no 1049/2001 [2].

Procédures et effectifs d’Europol pour le traitement des demandes d’accès du public aux documents

Europol a déclaré qu'il était en train d'améliorer son traitement des demandes d'accès du public aux documents. Ils ont confirmé avoir connaissance du site de gestion des connaissances de la Commission européenne. Le site de gestion des connaissances est utilisé comme source d’inspiration dans le cadre du projet actuel d’Europol visant à améliorer le traitement des demandes d’accès du public aux documents. L’objectif de ce projet est, entre autres, d’augmenter le nombre de sessions de formation, y compris la fourniture de formations spécifiques aux points focaux pour l’accès du public et à l’ensemble du personnel d’Europol.

Traitement de la demande de documents par Europol en l’espèce

Europol a reconnu que le traitement de la demande d’accès du public en question n’était pas optimal et a considéré ce cas comme un point d’apprentissage.

Europol a indiqué qu’elle avait effectué deux recherches de documents, l’une au stade initial et l’autre au stade confirmatif. À la suite de la plainte déposée auprès du Médiateur européen, Europol a effectué une troisième recherche et identifié sept documents qui relèvent du champ d’application de la demande d’accès du public du plaignant. Europol est actuellement en train de traiter à nouveau la demande du plaignant. Les documents identifiés se composent d'un ordre du jour, d'une note d'information de la réunion et de cinq courriels. En outre, une réunion de consultation avec WeProtect Global Alliance est prévue.

Conclusion de la réunion

L’équipe d’enquête a remercié les représentants d’Europol pour leur temps et pour les explications fournies, et la réunion s’est terminée.

Bruxelles, le 29 septembre 2023

Peter Bonnor Silvia Fuller

Agent des enquêtes Agent des enquêtes

[1] Article 4.8 des dispositions d’exécution du Médiateur européen.

[2] https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/index.aspx