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The complainant, a national police force, received two grants from the European Commission for projects to fight transnational crime, which it carried out successfully. Following audits of the projects, the Commission found that a big part of the costs were ineligible mainly due to the lack of supporting documents. The Commission therefore decided to recover a considerable part of the grants. The complainant turned to the Ombudsman arguing that the decision was disproportionate and that the Commission had not shown flexibility. The complainant considered that the Commission should have allowed it more time to send additional supporting documents and that it should have done another audit.

The Ombudsman found that it was reasonable for the Commission to conclude that the complainant had violated its contractual obligations under the ‘grant agreement’. The Commission had acted in accordance with EU financial rules and given the complainant ample opportunity to provide comments and submit additional supporting documents as proof of the costs it claimed. The Commission had also shown flexibility by agreeing to review supporting documents submitted late. The Ombudsman thus closed the inquiry with a finding of no maladministration.

La Médiatrice a ouvert une enquête de sa propre initiative afin d’examiner la manière dont l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex) traite les violations présumées des droits fondamentaux via son «mécanisme de plaintes», et d’aborder le rôle et l’indépendance de l’agent chargé des droits fondamentaux de Frontex à cet égard.

Dans le cadre d’une précédente enquête, la Médiatrice a recommandé la création d’un mécanisme indépendant pour traiter les plaintes concernant les opérations de Frontex. Le mécanisme de plaintes a été approuvé par les législateurs de l’UE, et est devenu opérationnel en 2016.

Avec le mécanisme de plaintes, Frontex traite les plaintes des personnes qui estiment que leurs droits fondamentaux ont été violés dans le cadre des opérations de Frontex. Le rôle de l’agent chargé des droits fondamentaux est de traiter directement les plaintes concernant les actions des membres du personnel de Frontex, ainsi que de s’assurer que les plaintes concernant le personnel des autorités nationales impliquées dans les opérations de Frontex sont traitées correctement par les autorités compétentes.

Cette enquête visait à évaluer la manière dont Frontex a mis en œuvre les nouvelles règles concernant le mécanisme de plaintes et l’agent chargé des droits fondamentaux, qui sont entrées en vigueur en novembre 2019. Elle a également cherché à évaluer l’efficacité globale du mécanisme de traitement des plaintes, dans un contexte de préoccupations publiques concernant les violations des droits fondamentaux dans le cadre des opérations de Frontex.

Depuis sa création, le mécanisme de plaintes n’a traité qu’un très faible nombre de plaintes, et aucune plainte n’a encore été déposée concernant les actions des membres du personnel de Frontex. Entre 2016 et janvier 2021, l’agent en charge des droits fondamentaux a reçu 69 plaintes, dont 22 étaient recevables. Les opérations associant des membres du personnel de différents organismes, qui relèvent de différentes autorités, il peut être difficile pour les plaignants potentiels d’identifier les auteurs présumés et de comprendre comment et à qui ils peuvent signaler les violations présumées, et de demander réparation par les voies appropriées.

Dans le cadre de cette enquête, la Médiatrice a également examiné les plaintes traitées par le mécanisme de plaintes et a identifié diverses lacunes potentielles qui pourraient compliquer le signalement des violations présumées des droits fondamentaux et la demande de réparation. L’enquête de la Médiatrice a également identifié des retards de Frontex dans la mise en œuvre de ses nouvelles obligations concernant le mécanisme de plaintes et l’agent chargé des droits fondamentaux.

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice présente une série de suggestions d’amélioration à Frontex, en vue d’améliorer l’accessibilité du mécanisme de plainte pour les victimes potentielles de violations des droits fondamentaux et de renforcer la responsabilité des opérations de Frontex et de tous ceux qui y prennent part. Il s’agit notamment de suggestions sur la manière de permettre aux victimes potentielles de violations des droits fondamentaux d’être plus facilement informées des possibilités de recours et de signaler les incidents, ainsi que de suggestions visant à améliorer le traitement et le suivi des plaintes.

Les affaires concernaient deux demandes d’accès du public à des documents détaillant les relations contractuelles et les communications d’Europol avec deux sociétés fournissant une plateforme d’analyse de données pour l’Agence. Europol a refusé d’accorder l’accès du public, en partie ou en totalité, à la plupart des documents énumérés dans la première demande, affirmant principalement que la divulgation porterait atteinte à la protection de l’intérêt public en matière de sécurité publique. Europol a refusé d’accorder au public l’accès à tous les documents énoncés dans la deuxième demande afin de protéger la sécurité publique et son processus décisionnel interne.

Sur la base d’une inspection des documents demandés, la Médiatrice a considéré que la plupart des informations qu’ils contiennent seraient, si elles étaient divulguées, susceptibles de porter atteinte à la protection de l’intérêt public en matière de sécurité publique. La Médiatrice n’a pas considéré qu’il y avait des raisons de poursuivre son enquête en ce qui concerne les informations très limitées qui n’étaient pas couvertes par cette exception.

Bien que la Médiatrice ait recensé plusieurs lacunes dans la façon dont Europol a traité l’affaire, elle a conclu qu’il n’y avait pas eu de mauvaise administration de la part d’Europol en refusant l’accès du public aux documents en question.