Madame,

Veuillez trouver ci-joint ma décision ci-dessus.

Sur la base de mon enquête d’initiative, j’ai décidé de clore l’affaire avec les conclusions suivantes:

Les agences de l’UE devraient adopter une procédure solide pour évaluer les notifications de (anciens) membres du personnel d’encadrement supérieur en vue d’assumer des rôles dans le secteur privé étroitement liés à leurs anciennes fonctions.

Les agences de l’UE qui ne disposent pas d’une politique interne visant à prévenir les conflits d’intérêts des membres (non membres du personnel) du conseil d’administration devraient encourager leurs organes directeurs à adopter une telle politique.

Afin d’aider les agences de l’UE à améliorer leurs pratiques en matière de pantouflage, la Médiatrice a adopté les «lignes directrices de bonnes pratiques pour gérer les situations de pantouflage» ci-jointes.

J'ai l'intention d'appliquer les lignes directrices sur les bonnes pratiques aux cas qui seront portés à mon attention à l'avenir. Vous trouverez les lignes directrices en annexe à la présente lettre.

Veuillez noter que, dans la décision, j'ai mentionné des exemples de ce que je considère comme de bonnes pratiques administratives, y compris de votre agence. Si vous souhaitez vous opposer à l’inclusion de ces références dans la version publiée de la décision, veuillez en informer mon bureau avant 10 heures le 22 avril 2026 (date de publication).

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Teresa Anjinho

Médiateur européen

Strasbourg, le 20/04/2026

Annexe - Lignes directrices de bonnes pratiques pour la gestion des situations de pantouflage

1. Prévention

Disposer d’une procédure standard d’évaluation des situations de pantouflage qui comprend un guide étape par étape clair à l’intention de l’agence, de son personnel et des membres du conseil d’administration en ce qui concerne les notifications, l’évaluation, les mesures d’atténuation, la transparence et la conformité.

Fournir au personnel et aux membres du Conseil des documents de formation et d'orientation complets et mener régulièrement des campagnes de sensibilisation et des initiatives de communication pour promouvoir le respect des règles d'éthique applicables.

Établir des critères clairs pour i) interdire les mutations postérieures à la cessation de service ou au mandat, ou ii) faire des recommandations dans les cas impliquant certains membres à temps partiel du conseil nommés par les autorités nationales, en veillant à ce que le personnel ou les membres potentiels du conseil comprennent ces restrictions avant de rejoindre l'agence.

Dès qu’il a connaissance de l’intention d’un membre du personnel ou du conseil d’administration d’accepter un nouvel emploi, évaluez rapidement s’il convient de révoquer les droits d’accès ou, dans le cas des membres du personnel, de les récuser pour des tâches spécifiques.

Exiger des membres du personnel qui ont l’intention d’occuper un nouveau poste qu’ils informent leurs équipes en matière d’éthique et/ou de conformité, ce qui peut aider à évaluer les risques potentiels et donner des conseils sur les prochaines étapes, y compris en informant le supérieur hiérarchique.

2. Notification

Pour les (anciens) membres du personnel:

En cas de notification tardive, demander à l’(ancien) membre du personnel d’attendre l’approbation formelle avant de commencer la nouvelle activité (lorsque cela est encore possible), et leur rappeler explicitement leur obligation de veiller au respect futur des délais de notification.

En cas de notifications incomplètes ou peu claires, demander rapidement les informations manquantes et suspendre le délai de 30 jours ouvrables pour prendre une décision jusqu’à ce que la notification soit complète, ou ne commencer le délai qu’une fois que toutes les informations nécessaires ont été fournies.

Pour les (anciens) membres du conseil:

Demander aux (anciens) membres du Conseil d'administration de notifier les activités postérieures au mandat pendant deux ans à compter de la fin de leur mandat, et avant de commencer les activités postérieures au mandat prévues, par analogie avec les règles applicables aux membres du personnel.

3. Évaluation

Veiller à ce que les (anciens) membres du personnel ou du Conseil aient la possibilité de formuler des commentaires sur les projets de décisions ou de recommandations proposant des restrictions ou des interdictions.

Adopter rapidement une décision motivée, qui informe les (anciens) membres du personnel et du conseil d’administration de leur droit de contester la décision.

Documenter l'évaluation des notifications et les processus décisionnels connexes afin de s'assurer que toutes les informations pertinentes sont saisies et qu'une surveillance efficace est possible.

Pour les (anciens) membres du personnel:

Consulter le supérieur hiérarchique de l’(ancien) membre du personnel à un stade précoce.

Consulter systématiquement les comités paritaires sur les activités d’après-mandat envisagées par les (anciens) membres du personnel dans le secteur privé, ou sur d’autres postes susceptibles de donner lieu à des risques.

Demander aux (anciens) membres du personnel de fournir une description formelle de leur nouveau rôle ou de l’avis de vacance correspondant (le cas échéant) en même temps que leur notification.

Pour les (anciens) membres du conseil:

En l’absence de mécanismes d’exécution juridiquement contraignants, évaluer les activités postérieures au mandat en fonction de tout conflit qui pourrait survenir en relation avec les intérêts légitimes de l’agence et, le cas échéant, formuler des recommandations correspondantes à l’autorité nationale compétente concernée. Cela devrait se produire aussi rapidement que possible, et idéalement avant que l'(ancien) membre du conseil d'administration ne commence l'activité notifiée.

Pour assurer l'adoption en temps voulu des recommandations, mettre en œuvre des procédures d'approbation écrites pour l'organe directeur concerné, évitant ainsi les retards potentiels causés par des réunions en présentiel peu fréquentes.

4. Mesures d'atténuation

Explorer toute la gamme des mesures disponibles lors de l'évaluation des activités postérieures au service ou au mandat, telles que les périodes de réflexion, les interdictions de contacts et/ou de lobbying et les interdictions possibles de certains rôles dans le secteur privé.

Lorsque les risques ne peuvent pas être suffisamment atténués, interdire (temporairement) à la personne concernée d’exercer de telles activités. Dans le cas d’un (ancien) membre du conseil d’administration qui représente une autorité nationale, cette détermination peut prendre la forme d’une recommandation adressée à son autorité nationale.

Pour les (anciens) membres du personnel:

Lorsque des restrictions interdisent de traiter certaines questions, faciliter le respect des dispositions en établissant et en partageant une liste de ces questions avec l'(ancien) membre du personnel concerné.

5. Transparence

Rendre publiques les informations sur les activités post-mandat autorisées des anciens membres du personnel d’encadrement supérieur et les activités post-mandat des anciens membres du conseil d’administration, sur le site web de l’agence, peu de temps après l’adoption des décisions ou recommandations pertinentes.

Pour les (anciens) membres du personnel:

Partager directement les décisions conditionnelles avec le nouvel employeur de l'(ancien) membre du personnel.

Appliquer une définition suffisamment large du personnel d’encadrement supérieur lors de la mise en œuvre de la disposition de l’article 16 du statut des fonctionnaires de l’UE, afin d’inclure tous les rôles clés d’encadrement au sein de l’agence.

Donner des précisions sur les restrictions qui s'appliquent aux anciens membres du personnel en fonction du besoin d'en connaître.

Pour les (anciens) membres du conseil:

Partager des recommandations sur les activités post-mandat des (anciens) membres du conseil d’administration impliquant des restrictions ou des interdictions avec l’autorité nationale compétente et les organes directeurs de l’agence.

6. Conformité et suivi

Surveiller le respect de toute mesure d’atténuation appliquée, ainsi que de l’obligation de confidentialité.

En cas de manquement présumé, établir rapidement les faits, évaluer la gravité du manquement et, dans les cas les plus graves, engager un suivi (disciplinaire).

Pour les membres du personnel en congé sans solde:

Mettre en œuvre un système d’alerte automatisé pour informer à la fois les membres du personnel concernés et l’équipe responsable des prochains délais de renouvellement pour les activités externes autorisées.