L’affaire concernait le refus de la Commission européenne d’accorder un accès partiel ou plus large à deux documents relatifs à un projet financé en partenariat avec l’UNICEF. En refusant l’accès, la Commission s’est fondée sur cinq exceptions prévues par la réglementation de l’Union en matière d’accès aux documents, à savoir la nécessité de protéger l’intérêt public en ce qui concerne les relations internationales et la politique financière, monétaire ou économique de l’Union ou d’un État membre, ainsi que la protection de son processus décisionnel, l’intérêt commercial d’un tiers et la vie privée et l’intégrité des personnes physiques, y compris leurs données à caractère personnel.

Sur la base de l’inspection des documents en cause, le Médiateur n’a pas été convaincu par les arguments de la Commission selon lesquels une divulgation partielle ou plus large porterait (gravement) atteinte à la protection des intérêts invoqués. Le Médiateur a présenté une proposition de solution demandant à la Commission de reconsidérer sa position sur la demande, en vue d’accorder l’accès le plus large possible aux documents en cause. Elle rappelle également à la Commission son obligation de prendre des décisions dans un délai raisonnable et de motiver ses décisions.

La Commission a accepté la proposition de solution du Médiateur et a accordé au plaignant un accès partiel et plus large aux documents. La Médiatrice s’est félicitée de la réponse positive de la Commission à sa proposition de solution, qui a réglé la plainte.  

Le plaignant a travaillé en tant qu’expert pour un contractant externe de l’UE dans le cadre d’un projet financé par l’UE en Tanzanie et géré par la délégation de l’Union européenne en Tanzanie et la Communauté d’Afrique de l’Est. Le requérant a affirmé que l'entrepreneur avait enfreint la loi tanzanienne en ne s'inscrivant pas en Tanzanie, ce qui l'empêchait d'obtenir un permis de travail valide. Par la suite, le contractant a informé le plaignant de sa décision de résilier son contrat, en tenant compte des préoccupations soulevées par la délégation de l’UE au sujet du travail du plaignant.

La Médiatrice a ouvert une enquête sur les préoccupations du plaignant concernant la manière dont la délégation a traité ces deux questions. À cet égard, la Médiatrice s’est référée à son point de vue constant selon lequel, lorsque les institutions de l’Union demandent le remplacement d’experts travaillant sur des projets de l’Union, ces personnes devraient être entendues avant d’être remplacées. Bien que la Commission ait fait valoir qu’elle n’avait pas demandé le remplacement de l’expert, la Médiatrice a constaté que la Commission avait été impliquée dans la décision de remplacement. Le Médiateur a donc conclu que la Commission n’avait pas veillé à ce que le droit du plaignant d’être entendu soit respecté avant son remplacement, ce qui constituait un cas de mauvaise administration.  Elle a fait une suggestion d'amélioration visant à empêcher que la question ne se reproduise à l'avenir. 

En outre, la Médiatrice a constaté que, le contrat du plaignant ayant été résilié, aucune enquête supplémentaire n’était justifiée sur la question du permis de travail. Elle a néanmoins fait une suggestion d’amélioration à la Commission, l’invitant à vérifier la question car elle pourrait affecter d’autres experts travaillant sur le projet de l’UE.