Le plaignant a travaillé en tant qu’expert pour un contractant externe de l’UE dans le cadre d’un projet financé par l’UE en Tanzanie et géré par la délégation de l’Union européenne en Tanzanie et la Communauté d’Afrique de l’Est. Le requérant a affirmé que l'entrepreneur avait enfreint la loi tanzanienne en ne s'inscrivant pas en Tanzanie, ce qui l'empêchait d'obtenir un permis de travail valide. Par la suite, le contractant a informé le plaignant de sa décision de résilier son contrat, en tenant compte des préoccupations soulevées par la délégation de l’UE au sujet du travail du plaignant.

La Médiatrice a ouvert une enquête sur les préoccupations du plaignant concernant la manière dont la délégation a traité ces deux questions. À cet égard, la Médiatrice s’est référée à son point de vue constant selon lequel, lorsque les institutions de l’Union demandent le remplacement d’experts travaillant sur des projets de l’Union, ces personnes devraient être entendues avant d’être remplacées. Bien que la Commission ait fait valoir qu’elle n’avait pas demandé le remplacement de l’expert, la Médiatrice a constaté que la Commission avait été impliquée dans la décision de remplacement. Le Médiateur a donc conclu que la Commission n’avait pas veillé à ce que le droit du plaignant d’être entendu soit respecté avant son remplacement, ce qui constituait un cas de mauvaise administration.  Elle a fait une suggestion d'amélioration visant à empêcher que la question ne se reproduise à l'avenir. 

En outre, la Médiatrice a constaté que, le contrat du plaignant ayant été résilié, aucune enquête supplémentaire n’était justifiée sur la question du permis de travail. Elle a néanmoins fait une suggestion d’amélioration à la Commission, l’invitant à vérifier la question car elle pourrait affecter d’autres experts travaillant sur le projet de l’UE. 

 

Les agences de l’UE jouent un rôle central en mettant en œuvre les politiques de l’UE et en fournissant une expertise technique, scientifique et juridique dans des secteurs clés. Toute perception selon laquelle leurs fonctionnaires poursuivent des intérêts privés qui entrent en conflit avec leurs fonctions peut saper la confiance du public dans leur travail. La Médiatrice européenne n’a cessé de mettre en évidence les risques du phénomène du «pantouflage», dans lequel le personnel se déplace vers des rôles externes, en particulier dans le secteur privé. Même un petit nombre d'affaires très médiatisées peuvent susciter l'inquiétude du public et nuire à sa réputation, comme en témoignent les enquêtes récentes.

Dans le même temps, l’administration de l’UE doit attirer des professionnels qualifiés pour répondre à des priorités telles que la durabilité, la numérisation et la sécurité. Des mesures telles que les périodes de réflexion et les restrictions d'emploi peuvent affecter la flexibilité de carrière, en particulier dans des domaines tels que le droit, la finance ou la technologie.

Dans ce contexte, la présente enquête a examiné, d’un point de vue systémique, la manière dont les agences de l’UE traitent les affaires de pantouflage. L’objectif était de recenser les bonnes pratiques et les éventuelles lacunes dans les politiques et pratiques en place. À cette fin, la Médiatrice a procédé à un examen détaillé des politiques mises en place par 15 agences de l’UE et a examiné 54 dossiers portant sur des cas individuels traités par neuf agences de l’UE. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a rencontré des représentants de cinq agences de l’UE afin de clarifier les questions en suspens.

Presque toutes les agences de l’UE qui ont soumis des documents à la Médiatrice ont déclaré qu’elles avaient adopté l’approche de la Commission européenne pour mettre en œuvre les obligations légales du personnel en transition vers des rôles dans le secteur privé, que ce soit au départ ou pendant un congé sans solde. Toutefois, la Médiatrice a constaté que certaines agences de l’UE disposent d’orientations plus détaillées et plus complètes que d’autres sur la mise en œuvre de ces obligations juridiques. Les différences relevées par le Médiateur concernent la manière dont les agences traitent les notifications tardives ou incomplètes d’activités postérieures à la cessation de service, la manière dont les agences évaluent ces notifications, la nature des mesures d’atténuation imposées, la transparence des décisions relatives aux activités postérieures à la cessation de service notifiées et la manière dont les obligations qui en découlent sont surveillées, ainsi que la manière dont les agences forment le personnel à leurs obligations en matière d’éthique.

En outre, la Médiatrice a constaté que les règles et les politiques régissant les activités postérieures au mandat des non-fonctionnaires, c’est-à-dire les membres des conseils d’administration ou des conseils des autorités de surveillance des agences, différaient considérablement. La plupart des membres du conseil d’administration des agences sont nommés par les autorités nationales et représentent leurs États membres respectifs, ce qui signifie qu’ils restent soumis aux règles d’éthique nationales, qui varient d’un État membre à l’autre. Afin de remédier aux conflits d’intérêts potentiels et aux atteintes à la réputation découlant du pantouflage, seuls quelques-uns des organes directeurs des agences de l’UE examinés dans le cadre de la présente enquête ont adopté des politiques régissant les activités postérieures au mandat des (anciens) membres du conseil d’administration.

Afin d’aider les agences de l’UE à renforcer encore leurs règles en matière de pantouflage, la Médiatrice a défini une série de lignes directrices en matière de bonnes pratiques:

• Un cadre d'intégrité solide commence par la prévention: il est essentiel de doter le personnel et les membres du conseil d’administration d’orientations claires, d’une formation régulière et d’initiatives de sensibilisation permanentes afin de garantir une pleine compréhension des obligations éthiques.
• Cela est renforcé par des procédures d'exploitation standard robustes pour la gestion des situations de pantouflage, qui fournissent une approche claire et progressive des notifications, des évaluations et de la conformité.
• Des critères transparents pour restreindre les rôles postérieurs à la cessation de service ou au mandat doivent être établis dès le départ, afin que les personnes soient pleinement conscientes des limitations avant de se joindre à l'équipe.
• Lorsqu'un transfert vers le secteur privé est signalé, les agences devraient agir rapidement - en effectuant des évaluations approfondies des risques, en identifiant les conflits d'intérêts potentiels et en prenant des mesures de précaution immédiates telles que la révocation des droits d'accès ou la réattribution des responsabilités si nécessaire.
• La prise de décision devrait être équitable, transparente et bien documentée, permettant aux individus de commenter les restrictions proposées tout en veillant à ce que les risques soient gérés efficacement au moyen de mesures proportionnées telles que des périodes de réflexion, des interdictions de lobbying ou, le cas échéant, des interdictions pures et simples.
• En temps opportun, les décisions motivées doivent énoncer clairement les droits d'appel.
• Au-delà d'une prise de décision approfondie, la responsabilité dépend d'une application rigoureuse de la loi. Il s’agit notamment de publier des résumés des activités autorisées, de contrôler activement le respect des conditions imposées et de respecter les obligations de confidentialité.
• Lorsque des infractions sont soupçonnées, les organismes doivent réagir rapidement - établir les faits et prendre des mesures disciplinaires dans les cas graves - pour maintenir la confiance et préserver l'intégrité institutionnelle.

La Médiatrice conclut que les agences de l’UE peuvent tirer de nombreuses leçons de leurs pratiques respectives. La Médiatrice a l’intention d’appliquer ces lignes directrices en matière de bonnes pratiques aux affaires qui pourraient être portées à son attention à l’avenir.