Le contexte de la plainte

1. La plaignante, une association d’experts juridiques de toute l’Union européenne, a réalisé, entre juillet 2010 et juin 2012, un projet qui était cofinancé par la Commission européenne conformément à une convention de subvention.

2. En février 2014, la Commission a informé la plaignante qu’elle avait décidé de procéder à un audit des coûts et recettes du projet. En juillet 2014, les auditeurs auxquels la Commission avait sous-contracté l’audit ont envoyé à la plaignante un projet de rapport d’audit auquel la plaignante a répondu de façon détaillée deux mois plus tard.

3. En avril 2015, la Commission a envoyé à la plaignante le rapport d’audit définitif dans lequel il était indiqué que les auditeurs avaient examiné la réponse de la plaignante et actualisé le rapport d’audit en conséquence. L’audit était considéré comme terminé et l’ordonnateur de la Commission a entièrement fait siens les résultats et recommandations du rapport d’audit. La plaignante a été informée qu’elle recevrait une note de débit l’enjoignant de payer 11 112,57 EUR.

4. En juin 2015, la plaignante a présenté ses dernières observations dans lesquelles elle épinglait des insuffisances dans la manière dont avait été mené l’audit et contestait certains aspects du rapport d’audit. Deux semaines plus tard, l’ordonnateur de la Commission a répondu que ni les insuffisances signalées par la plaignante ni les points soulevés pour contester les conclusions de l’audit n’étaient susceptibles de remettre en question les conclusions de l’audit. La demande de remboursement a été maintenue.

5. Le 16 juillet 2015, la plaignante a envoyé une nouvelle lettre à la Commission dans laquelle elle énumérait les points qu’elle ne pouvait accepter[1], les points qu’elle était prête à accepter et son avis sur la somme due. La Commission a cependant renvoyé la note de débit et la plaignante l’a acquittée.

L’enquête

6. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et mis en évidence l’allégation et la demande ci-après.

1) Le refus de la Commission de réviser le rapport final d’audit à la lumière des objections de la plaignante était injuste.

2) La Commission devrait annuler sa décision de considérer comme inéligibles les postes E75, E72 et E20 et de récupérer les intérêts produits par les sommes placées. La Commission devrait aussi discuter certains autres rejets de dépenses avec la plaignante.

7. À l’appui de son allégation, la plaignante affirme i) que la Commission n’a pas pris en compte les objections soulevées par la plaignante (notamment dans sa lettre du 16 juillet 2015) par rapport à la décision de la Commission de considérer comme inéligibles trois postes de dépenses (postes E75, E72 et E20) et de récupérer les intérêts produits par des sommes placées qui ne provenaient pas exclusivement du préfinancement de la Commission; ii) que la Commission s’est contentée de faire siennes les conclusions du rapport d’audit, déléguant ainsi sa décision, sans aucune consultation. Ceci est injuste et inacceptable; et iii) que la plaignante a accepté le rejet de certaines dépenses et demandé à la Commission de discuter avec elle certains autres rejets de dépenses, mais la Commission a refusé toute discussion.

8. Au cours de l’enquête, la Médiatrice a reçu l’avis de la Commission sur la plainte et a ensuite pris connaissance des observations formulées par la plaignante en réponse à l’avis de la Commission. Dans son enquête, la Médiatrice a tenu compte des arguments et avis présentés par les parties.

Allégation de refus injustifié de réviser le rapport final d’audit à la lumière des objections de la plaignante, ainsi que la demande connexe

Proposition de solution

9. Dans un premier temps, la Commission a refusé d’admettre l’éligibilité des postes E75 et E72. Elle a considéré que ces sommes ne pouvaient pas en fait être réputées avoir la qualité de dépenses effectivement encourus et payées dans la mesure où ces dépenses avaient fait l'objet de compensations régulières entre la plaignante et un sous-traitant. Cette procédure n’a pas généré de cash flow d’un montant équivalent et ces postes n’étaient donc pas, selon elle, éligibles.

10. Concernant les intérêts générés par la somme correspondant au préfinancement de la Commission, la Commission a fait valoir que le remboursement de ces intérêts était prévu par la convention de subvention. Elle a indiqué que la plaignante pouvait toutefois indiquer, preuve à l’appui, le montant des intérêts effectivement perçus dans l’hypothèse où la somme réclamée par la Commission serait supérieure au montant des intérêts générés effectivement par la somme correspondant au préfinancement de la Commission.

11. Concernant le poste de dépense E20, la Commission a indiqué que, même si les conclusions de l’auditeur concernant l’éligibilité étaient conformes à la convention de subvention, elle n’en demeurait pas moins disposée à accepter, à titre exceptionnel, ces coûts qui étaient indispensable à la mise en œuvre du projet.

12. La Commission a également fait savoir que les conclusions de l’auditeur étaient vérifiées et qu’elle ne se contentait pas de les avaliser. Elle a ajouté que la plaignante avait également eu la possibilité de présenter ses observations aux auditeurs. Les lettres que la plaignante a adressées à la Commission ont même fait l’objet de réponses spécifiques.

13. La plaignante a contesté la position de la Commission sur les sommes déduites. La facture que la plaignante a émise et adressée au sous-traitant portait sur une somme dont le sous-traitant était redevable et les factures émises par le sous-traitant portaient également sur des sommes dues. La plaignante a fait valoir que cette forme de compensation était conforme aux clauses de la convention de subvention.

14. Concernant les intérêts générés par la somme correspondant au préfinancement de la Commission, la plaignante a concédé que le remboursement de ces intérêts était prévu par la convention de subvention. Elle a calculé le montant des intérêts perçus (et déduit l’impôt correspondant) et a établi qu’elle devait à la Commission la somme de 1 728,70 EUR au titre des intérêts. La plaignante a expliqué la méthode utilisée pour calculer ce montant et adressé à la Commission diverses pièces justificatives.

15. Les parties n’étant pas parvenues à un accord, les services du Médiateur ont pris contact avec la Commission pour lui demander de répondre à deux questions tout en la félicitant d’avoir accepté de reconnaître comme éligibles les dépenses du poste E20.

16. Concernant les sommes déduites, les services du Médiateur ont relevé que la Commission estimait que ces postes de dépense ne pouvaient pas être considérés comme éligibles, dès lors qu’aucune cash flow n’avait été générée. Il n’était toutefois pas certain qu’une réglementation quelconque exige la création d’une cash flow. La convention de subvention se borne à indiquer que seuls les coûts effectivement encourus peuvent être considérés comme éligibles. Il appert des explications de la plaignante que les sommes déduites ont effectivement été encourus. Elles n’ont tout simplement pas été payées en raison de la déduction opérée. C’est pourquoi la Commission a été invitée à préciser si une réglementation exigeait la création d’une cash flow. L’attention a été attirée sur le fait qu’en l’absence d’une telle réglementation, les sommes effectivement encourus et satisfaisant aux divers autres critères visés à l’article II.14 de la convention de subvention étaient réputées éligibles (qu’une cash flow ait ou non été générée).

17. Concernant les intérêts générés par la somme correspondant au préfinancement de la Commission, les services du Médiateur s’est félicité de la décision de la Commission de permettre à la plaignante de recalculer la somme. La Commission a été invitée à faire savoir si elle acceptait le montant ainsi recalculé et, dans la négative, à motiver son refus. Il s’est plus tard avéré que la Commission avait déjà accepté la somme recalculée mais que la Médiatrice n’en avait pas été informé.

18. En août 2015, la Commission a indiqué aux services du Médiateur qu’elle avait revu sa position sur les montants déduits. Elle estimait que les montants en question avaient effectivement la qualité de coûts effectivement encourus et qu’ils étaient dès lors éligibles. La plaignante a par la suite informé la Médiatrice qu’elle s’était sereinement entretenue avec la Commission et que les deux parties avaient échangé leurs arguments et écouté les observations de l’autre. Elle a ajouté qu’elle était satisfaite de l’issue de la discussion et qu’elle remerciait la Médiatrice pour son intervention.

L’analyse du Médiateur après la proposition de solution

19. La Médiatrice se félicite de l’accord auquel la plaignante et la Commission sont arrivés sur les sujets visés par la présente plainte; la plaignante est satisfaite de ce résultat. La Médiatrice estime dans ces conditions qu’une solution a été trouvée.

Conclusion

Sur la base de son enquête sur cette plainte, la Médiatrice classe l’affaire et conclut ce qui suit:

La Médiatrice estime qu’une solution a été trouvée.

La plaignante et la Commission seront informées de cette décision.

 

Marta Hirsch- Ziembinska

 

[1] Les trois points suivants ne pouvaient être acceptés par la plaignante qui demandait à la Commission d’annuler les trois décisions y afférant:

1. Le refus de prendre en compte deux postes: i) poste E75 (coûts rejetés: 2 419 EUR) portant sur des factures que la plaignante n’avait pas payées au sous-traitant parce qu’elles étaient compensées (en vertu du droit français) par les montants dus par le sous-traitant à la plaignante. La plaignante affirmait que cette compensation était prouvée (par une lettre recommandée du sous-traitant) et qu’elle était conforme au droit français. En outre, la Commission l’avait acceptée; et ii) il en allait de même pour le poste E72 (coûts rejetés: 975 EUR), qui correspondaient aux frais de participation payés par deux participants à une conférence au sous-traitant mais que le sous-traitant n’avait pas payé à la plaignante. La plaignante a dès lors déduit 975 EUR de la somme due.

2. La décision de la Commission de recouvrer «les intérêts d’un montant de 2 941,32 euros générés par le préfinancement de la Commission et qui n’avaient pas été déclarés»: la plaignante a indiqué qu’elle investissait l’argent excédentaire et percevait des intérêts. La Commission a insisté pour que ces intérêts soient restitués dans leur totalité bien que

a) ces remboursements ne soient pas prévus par la convention;

b) une partie (minime) des sommes investies ne provenait pas de la subvention versée par la Commission européenne;

c) les intérêts perçus avaient été taxés. Cette décision de la Commission signifie qu’elle fait un profit sur lequel la plaignante a payé des impôts en France, ce qui est injuste.

d) La plaignante ne parvient pas à comprendre exactement comment les auditeurs ont calculé cette somme puisqu’ils n’ont fourni aucune explication sur le sujet.

3. Le rejet du poste E20 par la Commission: la Commission a rejeté, sans autre discussion, le poste E20 (1 020 EUR) correspondant aux dépenses d’un partenaire du projet. Ces dépenses portaient sur des frais de logement des membres d’un comité qui avaient dû prendre une décision rapide après une conférence. Ces dépenses étaient parfaitement justifiées et une pièce comptable avait été produite.