L’affaire concernait une procédure de recrutement organisée par l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex) pour le personnel temporaire de son contingent permanent. Le plaignant, candidat à cette procédure, avait obtenu la note globale minimale requise pour un test éliminatoire à choix multiple (ci-après le «test MCQ»). Toutefois, Frontex l’a exclu de toute participation ultérieure à la procédure de recrutement parce qu’il n’avait pas obtenu la note minimale dans chacune des sections distinctes du test QCM. Le plaignant a soutenu que son exclusion de la procédure de recrutement était injuste parce que cette exigence, qu'il jugeait arbitraire, n'avait pas été communiquée aux candidats avant l'épreuve de QCM.

La Médiatrice a considéré que Frontex disposait d’une marge d’appréciation pour fixer les seuils pour le test QCM à un stade ultérieur de la procédure de recrutement, à condition qu’elle le fasse avant de connaître les performances individuelles des candidats. Frontex ayant fixé les seuils avant la réalisation du test, la Médiatrice a conclu à l’absence de mauvaise administration.

Néanmoins, la Médiatrice a suggéré que, dans la mesure du possible, Frontex envisage d’informer les candidats dans ses procédures de recrutement des seuils pour tout test éliminatoire avant le test, afin d’améliorer la transparence et de permettre aux candidats de mieux se préparer au test.

La Médiatrice a également relevé des lacunes dans la manière dont Frontex tenait des registres des travaux internes effectués par le comité de sélection. La Médiatrice a donc suggéré que, pour des raisons de transparence et de responsabilité, Frontex améliore les normes de clarté et d’accessibilité de ces dossiers.

 

Les affaires concernaient la décision de Frontex de ne pas rembourser aux plaignants, qui étaient candidats à une procédure de recrutement Frontex pour les membres de son « contingent permanent », les frais de voyage et de séjour après leur voyage à Varsovie, en Pologne, aux fins de tests de natation et d’examens médicaux. Les règles de recrutement de Frontex prévoient que les frais liés à l’examen médical final ne seront remboursés que si un candidat accède ultérieurement à son poste au sein de Frontex, alors que les plaignants ne l’ont pas fait.

La Médiatrice a constaté que, conformément aux règles en vigueur de Frontex, alors que Frontex combinait les tests de natation avec l’examen médical en raison de la pression exercée sur ses procédures de recrutement, elle aurait dû procéder à une évaluation distincte des coûts liés aux tests de natation.

La Médiatrice a proposé une solution pour que Frontex reconsidère sa décision de ne pas rembourser aux plaignants la totalité des frais de voyage et de séjour et envisage de leur rembourser les coûts inévitables liés aux tests de natation qu’ils ont subis. Frontex a accepté de contribuer sous la forme d’une indemnité de séjour pour le nombre de jours supplémentaires pendant lesquels les plaignants sont restés à Varsovie afin de passer les tests de natation.

La Médiatrice a clôturé l’enquête en concluant que Frontex avait accepté la proposition de solution.

 

L’affaire concernait la manière dont le Centre de traduction des organes de l’Union européenne (ci-après le «Centre de traduction») avait évalué une offre dans le domaine des services de traduction et d’édition. En particulier, le plaignant s’inquiétait de l’interprétation par le Centre de traduction des critères de sélection et d’attribution et de la manière dont il évaluait les critères d’attribution, ainsi que de la décision du Centre de traduction de renoncer à une étape procédurale du «spécification de l’appel d’offres» (les règles applicables à la procédure de passation de marché).

Le Médiateur a constaté que le Centre de traduction n’avait pas clairement défini et distingué les critères de sélection et d’attribution dans le cahier des charges. Cela constituait un cas de mauvaise administration. Toutefois, étant donné que le Centre de traduction n’a finalement attribué aucun marché pour les services de traduction en cause dans la plainte, le Médiateur a estimé qu’une recommandation ne servirait à rien.

La Médiatrice a néanmoins suggéré que le Centre de traduction établisse une distinction claire entre les critères de sélection et d’attribution dans le cahier des charges lors des futurs appels d’offres afin de se conformer au règlement financier de l’UE. À cet égard, le Centre de traduction devrait également fournir des instructions claires sur le type de preuves à fournir pour les critères de sélection et d’attribution. La Médiatrice a également déclaré qu’elle surveillerait les futurs appels d’offres et envisagerait de se renseigner à nouveau sur la question, le cas échéant.

Le Médiateur a également souligné qu’il est de bonne pratique administrative de s’assurer que les soumissionnaires sont informés de toute décision de renoncer aux étapes procédurales énoncées dans le cahier des charges et qu’il est regrettable que le Centre de traduction ne l’ait pas fait. Le fait de ne pas avoir informé les soumissionnaires de la renonciation à un acte de procédure constituait également un cas de mauvaise administration. En outre, le Médiateur a estimé que la renonciation à l’étape procédurale était contraire aux règles applicables. Elle a fait une suggestion correspondante d'amélioration à cet égard.

L'affaire concernait une étude réalisée par un organisme de recherche dans le cadre d'un contrat avec la délégation de l'UE en Guinée-Bissau. L’organisation s’est déclarée préoccupée par les conditions liées à la publication de l’étude, notamment par le fait qu’elle devrait être distribuée gratuitement. L’organisation a estimé que cette condition empêcherait effectivement la publication de l’étude en tant que livre universitaire, étant donné que les éditeurs universitaires sont des entités commerciales qui réalisent des bénéfices sur les livres qu’ils publient.

L’enquête a démontré que l’étude avait été commandée dans le cadre d’un «contrat de services», dans le cadre duquel la Commission européenne, qui est responsable du budget global en question, a acquis la propriété de l’étude. En tant que telle, l’étude a été considérée comme un «bien public» et c’est à juste titre que la Commission a insisté pour qu’elle soit mise gratuitement à la disposition du public.

La Médiatrice a estimé qu’il était raisonnable que la Commission insiste pour que l’étude soit distribuée gratuitement, étant donné qu’elle a été produite à l’aide de fonds de l’UE et qu’elle ne devrait donc pas être commercialisée. Néanmoins, le Médiateur a regretté que la Commission n'ait précisé clairement les conditions de publication qu'après l'achèvement de l'étude. La Médiatrice a clôturé l’affaire en constatant qu’aucune autre enquête n’était justifiée, mais a suggéré d’éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent à l’avenir.

L’affaire concernait la manière dont l’Office européen de sélection du personnel (EPSO) avait traité une demande d’un candidat qui venait d’accoucher de reprogrammer une épreuve orale (entretien) dans le cadre d’une procédure de sélection d’experts en soutien technique. L’EPSO a accepté de reprogrammer un entretien, mais l’a reprogrammé pour qu’il ait lieu le même jour qu’un autre entretien lié à la procédure de sélection. La plaignante n'était pas satisfaite de la manière dont l'EPSO avait traité sa plainte administrative à ce sujet.

Le Médiateur a estimé qu’il n’était pas raisonnable pour l’EPSO de programmer deux tests le même jour, étant donné que tous les autres candidats pouvaient passer les tests pendant des jours distincts. Cela a été particulièrement difficile pour la plaignante, qui venait d'accoucher. La manière dont EPSO a traité la demande constituait donc un cas de mauvaise administration. À cette fin, le Médiateur a suggéré à l'EPSO d'engager un dialogue avec le plaignant en vue de trouver une solution appropriée et équitable.