Le contexte

1. Cette plainte porte sur la manière dont l’ENISA a traité les questions de personnel.

2. Dans le cadre de la réorganisation de l'ENISA, le 19 mai 2010, le plaignant, agent temporaire travaillant pour l'ENISA, a été informé de la décision de le réaffecter à un autre poste. Le plaignant n'est pas d'accord avec la décision et a introduit une réclamation conformément à l'article 90, paragraphe 2, du statut. Le 16 décembre 2010, la plainte déposée par le plaignant au titre de l'article 90, paragraphe 2, a été rejetée dans son intégralité.

3. Le 15 octobre 2010, le requérant a été informé d'une nouvelle décision de réaffectation.

4. Le 12 janvier 2011, le plaignant a été transféré au département X. Le plaignant n'était pas d'accord avec le déménagement. Le 13 janvier 2011, le plaignant a été informé qu'il travaillerait au département X pour 90 % de son temps de travail et à l'unité Y pour les 10 % restants.

5. À la fin du mois de février 2011, le requérant a été informé qu'en plus de ses fonctions au sein de l'unité Y et du département X, une nouvelle tâche de secrétariat lui avait été confiée à compter du 1er mars 2011.

6. Le 28 mars 2011, le plaignant s'est vu confier la tâche supplémentaire de coordinateur de mission financière au sein du département Z de l'ENISA.

7. Le 18 avril 2011, le requérant a été transféré au département Z à 100 % et son nouveau poste comprenait la tâche de coordonnateur de la mission financière.

8. Le 15 mai 2011, le plaignant a déposé cette plainte auprès du Médiateur européen [1].

L'enquête

9. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et a recensé les allégations et allégations suivantes:

Allégations :

1) L'ENISA n'a pas correctement communiqué au plaignant les décisions concernant l'évolution de sa situation professionnelle.

2) L'ENISA n'a pas motivé ses décisions.

3) L'ENISA n'a pas consulté le plaignant avant d'adopter les décisions en question.

4) L'ENISA n'a pas répondu aux demandes du plaignant.

5) L'ENISA n'a pas respecté le devoir de sollicitude.

Réclamations :

1) L'ENISA devrait communiquer correctement les décisions en question au plaignant;

2) l'ENISA devrait motiver ses décisions;

3) L'ENISA devrait présenter des excuses pour l'omission de communiquer ses décisions, en fournir les motifs, consulter le plaignant et répondre au plaignant et s'engager à ne pas répéter le même comportement à l'avenir;

4) l'ENISA devrait présenter des excuses pour la violation de son devoir de sollicitude et s'engager à ne pas répéter la même mauvaise administration à l'avenir; et

5) L'ENISA devrait accorder 3 000 EUR à titre d'indemnisation à titre gracieux au plaignant pour les difficultés psychologiques qu'il a subies en raison des problèmes de son environnement professionnel et des dépenses qu'il a engagées pour rétablir son équilibre en matière de santé mentale.

10. Au cours de l'enquête, le Médiateur a reçu l'avis de l'ENISA sur la plainte et, par la suite, les commentaires du plaignant en réponse à l'avis de l'ENISA. Lors de l’enquête, le Médiateur a tenu compte des arguments et des avis avancés par les parties.

Allégation selon laquelle l’ENISA n’a pas (a) consulté, (b) motivé, (c) communiqué ses décisions au plaignant par écrit, (d) répondu aux demandes du plaignant et (e) respecté le devoir de sollicitude

Proposition de solution à l'amiable du Médiateur

11. Sur la base d'une évaluation préliminaire de la plainte, le Médiateur a formulé la proposition suivante de solution à l'amiable:

«Compte tenu des conclusions du Médiateur, l’ENISA pourrait envisager: i) de reconnaître qu’elle n’a pas a) consulté le plaignant avant d’adopter les décisions de réaffectation, b) motivé, c) communiqué par écrit la décision concernant la situation professionnelle du plaignant, d) répondu aux demandes pertinentes du plaignant et e) tenu compte du bien-être du plaignant, ii) présenté des excuses au plaignant et iii) versé à titre gracieux 1 000 EUR au plaignant.»

12. L'ENISA n'a pas accepté la proposition de solution à l'amiable du Médiateur.

Projets de recommandations du Médiateur

13. Le 5 février 2014, la Médiatrice a adressé à l'ENISA les projets de recommandations suivants:

1) L'ENISA devrait reconnaître qu'elle a omis (a) de consulter le plaignant avant d'adopter les décisions de réaffectation, (b) de motiver ses actions, (c) de communiquer ses décisions de réaffectation au plaignant par écrit, (d) de répondre aux demandes pertinentes du plaignant et (e) de prendre dûment en considération le bien-être du plaignant;

2) L'ENISA devrait présenter des excuses au plaignant;

3) l'ENISA devrait effectuer un paiement à titre gracieux de 1 000 EUR au plaignant;

4) L'ENISA devrait donner au Médiateur l'engagement formel de ne plus commettre de tels cas de mauvaise administration à l'avenir.

14. Dans son avis circonstancié sur les projets de recommandations du Médiateur, l'ENISA s'est déclarée satisfaite du soutien et des conseils reçus de l'équipe du Médiateur et a informé le Médiateur qu'un accord à l'amiable avait été conclu.

15. L’ENISA a joint une lettre à la plaignante dans laquelle elle indiquait qu’après une discussion approfondie, un accord à l’amiable avait été conclu et qu’elle exprimait ses sincères excuses à la plaignante pour la manière dont les choses étaient traitées. L'ENISA a joint une lettre du plaignant dans laquelle il faisait valoir qu'il ne devrait pas être impliqué à ce stade et que l'avis circonstancié de l'ENISA devrait être adressé au Médiateur.

16. L’ENISA a en outre déclaré qu’elle acceptait et comprenait pleinement qu’en raison d’un manque de communication interne appropriée, elle avait omis: a) de consulter le plaignant avant d’adopter les décisions de réaffectation; b) de motiver ses actions; c) de communiquer ses décisions de réaffectation au plaignant par écrit; d) de répondre aux demandes pertinentes du plaignant; et e) de prendre dûment en considération le bien-être du plaignant.

17. L’ENISA a en outre accepté d’effectuer un paiement à titre gracieux de 1 000 EUR au plaignant, en indiquant qu’il s’agissait d’une compensation pour les frais exposés par le plaignant pour payer un avocat.

18. En outre, l’ENISA a informé le Médiateur que, afin d’éviter de tels incidents de mauvaise administration à l’avenir, elle adopterait des mesures supplémentaires pour assurer une meilleure communication avec le personnel et pour motiver et mobiliser le comité du personnel dans les cas de malentendus. L'ENISA a exprimé l'espoir que ses engagements formels soient conformes aux recommandations du Médiateur.

19. Dans ses observations sur l'avis circonstancié de l'ENISA, le plaignant a fait valoir que l'ENISA aurait pu simplement accepter et mettre en œuvre les projets de recommandations du Médiateur. Au lieu de cela, l ' ENISA a qualifié son avis circonstancié d ' " accord à l ' amiable" et, ce faisant, a) a laissé entendre que le plaignant rejetait la proposition de solution à l ' amiable du Médiateur, b) a exhorté le Médiateur à clore l ' affaire et c) a remercié l ' équipe du Médiateur pour son soutien et ses conseils.

20. Le plaignant a formulé les observations détaillées suivantes en ce qui concerne les trois points susmentionnés.

21. En ce qui concerne le point a), le plaignant s’est demandé si l’ENISA avait réalisé que l’affaire avait dépassé le stade de la proposition de solution à l’amiable et en était maintenant au stade des projets de recommandations. Le plaignant s'est en outre interrogé sur les raisons pour lesquelles l'ENISA a fait valoir qu'elle souhaitait parvenir à un accord à l'amiable avec le plaignant alors que c'était l'ENISA qui avait rejeté la proposition du Médiateur pour une solution à l'amiable en premier lieu. Il se demande également pourquoi, à supposer que l’ENISA veuille se conformer aux projets de recommandations, elle ne s’est pas contentée de le faire et a plutôt tenté de brouiller les eaux en donnant l’impression erronée que le plaignant refusait de coopérer. Après tout, le consentement du plaignant n'était pas une condition pour se conformer aux projets de recommandations de l'Ombudsman. Le plaignant a fait valoir qu’il était évident que l’ENISA ne le traitait ni lui ni la procédure devant le Médiateur avec le respect qui lui était dû.

22. En ce qui concerne le point b), le plaignant a fait valoir que l’ENISA n’avait pas répondu aux projets de recommandations. À son avis, elle a simplement informé le Médiateur d'une parodie de règlement amiable. Le plaignant a ajouté que, en tout état de cause, l'avis circonstancié de l'ENISA ne constituait pas une acceptation et une mise en œuvre des projets de recommandations du Médiateur.

23. Plus précisément, en ce qui concerne le premier projet de recommandation, le plaignant a noté que l'acceptation de l'ENISA était accompagnée de l'expression "en raison d'un manque de communication interne", qui n'était pas incluse dans le projet de recommandation et visait à donner l'impression que le cas de mauvaise administration concerné était impersonnel et aléatoire. En ce qui concerne le deuxième projet de recommandation, le plaignant a fait valoir que, contrairement à ce qui était demandé dans le projet de recommandation, l’ENISA ne s’était pas excusée. En ce qui concerne le troisième projet de recommandation, le plaignant a fait observer que l’ENISA avait accompagné son acceptation d’une déclaration qui, là encore, n’était pas incluse dans le projet de recommandation et visait à transférer la base du paiement à titre gracieux de la mauvaise administration commise par l’ENISA à la lutte du plaignant pour la justification. En ce qui concerne le quatrième projet de recommandation, le plaignant a fait valoir que l’ENISA avait simplement exposé ses aspirations, mais n’avait indiqué aucune mesure spécifique qu’elle adopterait pour mettre en œuvre le projet de recommandation.

24. En ce qui concerne le point c), le plaignant a souligné la nécessité d’objectivité et d’impartialité de la procédure devant le Médiateur. Cela implique qu'avant de prendre position, le Médiateur entend les deux parties dans une plainte tout en veillant à ce qu'aucun traitement préférentiel ne soit accordé à l'une ou l'autre partie. Toutefois, dans son avis circonstancié, l'ENISA s'est déclarée satisfaite du soutien et des conseils que son représentant avait reçus de l'équipe du Médiateur. En outre, dans sa lettre au plaignant datée du 27 avril 2014, le représentant de l’ENISA a déclaré: «La procédure visant à mettre en place un accord à l’amiable entre le membre du personnel et l’Agence à ce stade a été discutée précédemment par moi-même et avec l’équipe du Médiateur. À mon avis personnel, votre avocat qui conseille le contraire signifie que vous n'êtes pas correctement conseillé".

25. Le plaignant souligne que le représentant de l'ENISA fait clairement référence aux contacts avec l'équipe du Médiateur qui ont eu lieu en vue de parvenir à une solution à l'amiable, alors que la procédure en était déjà au stade des projets de recommandations. Toutefois, le plaignant n'avait été ni informé de ces contacts ni invité à participer à ces procédures. Cela soulevait deux questions importantes: a) si les déclarations du représentant de l'ENISA étaient vraies, cela signifierait qu'il y aurait eu une tentative de régler l'affaire en dehors du cadre des procédures applicables sans la participation du plaignant prévue par les règles applicables. Cela était d'autant plus grave que cela impliquait que le Médiateur violait l'objectivité de la procédure dans la présente plainte; b) si ses déclarations n'étaient pas vraies, cela signifierait que le représentant de l'ENISA se trouvait dans le cadre d'une enquête formelle menée par le Médiateur.

26. Le plaignant a conclu ses observations en soulignant que, malgré ses efforts pénibles pour obtenir une justification et les efforts diligents du Médiateur, l’Agence de l’UE s’est plainte d’avoir traité l’affaire de manière mécanique et formaliste, d’avoir tenté de rejeter la faute sur le plaignant et d’avoir traité les procédures comme une nuisance à laquelle elle souhaitait échapper. Le plaignant a fait valoir que, depuis le dépôt de cette plainte, trois ans s'étaient écoulés et qu'il n'avait toujours pas été remédié aux cas de mauvaise administration qu'il avait portés à l'attention du Médiateur. Au contraire, la manière dont l’ENISA avait traité la plainte illustrait l’existence d’une culture administrative générale au sein de l’ENISA qui était systématiquement en deçà de la norme fixée par le principe de légalité et les principes de bonne administration.

27. Sur cette base, le plaignant a demandé au Médiateur: 1) de déclarer que l'ENISA n'avait pas mis en œuvre les projets de recommandations du Médiateur, et 2) de présenter un rapport spécial au Parlement européen.

Évaluation du Médiateur après les projets de recommandations

28. À titre liminaire, le Médiateur tient à préciser que, à la suite d'une demande du représentant de l'ENISA, une réunion s'est tenue le 5 mars 2014 à Bruxelles entre ce représentant et deux membres de son personnel. Lors de cette réunion, le représentant de l'ENISA a demandé des orientations concernant la mise en œuvre des projets de recommandations du Médiateur. Le personnel du Médiateur a souligné que le Médiateur avait adressé des projets de recommandations formels à l'ENISA et qu'il appartenait à l'ENISA de répondre à ces projets de recommandations. Ils ont également déclaré que l'Ombudsman encourageait une réponse positive à ses recommandations.

29. Après un examen approfondi de l'avis circonstancié de l'ENISA et des observations du plaignant sur cet avis, il semblerait que l'ENISA ait mal compris les informations fournies par le personnel du Médiateur lors de la réunion susmentionnée. En particulier, l’ENISA semble avoir compris qu’elle devait trouver une solution à l’amiable avec le plaignant. Bien que le Médiateur soit toujours favorable à un règlement amiable des affaires, il convient de noter qu'une solution à l'amiable avait déjà été suggérée à l'ENISA en 2013 et que l'ENISA avait, à son grand regret, rejeté cette proposition à l'époque. C'est pour cette raison que la Médiatrice a adressé des projets de recommandations à l'ENISA. Le Médiateur trouve donc surprenant que l’ENISA ait néanmoins indiqué au plaignant, dans un courriel envoyé le 27 avril 2014, que «la procédure visant à mettre en place un accord à l’amiable entre le membre du personnel et l’Agence à ce stade a été discutée précédemment par moi et avec l’équipe du Médiateur».

30. Nonobstant la remarque préliminaire ci-dessus, le Médiateur estime que, en ce qui concerne le fond de l’affaire, l’ENISA a exprimé sans équivoque son intention d’accepter et de mettre en œuvre les projets de recommandations qui lui sont adressés. Le Médiateur estime que les arguments avancés par le plaignant pour remettre en cause la sincérité de la position de l'ENISA ne sont pas convaincants.

31. En ce qui concerne le premier projet de recommandation, il est vrai que l ' ENISA a nuancé son acceptation en signalant un "manque de communication interne". Le plaignant semble avoir compris cela comme suggérant que l’ENISA avait donc l’intention de le blâmer en partie pour le cas de mauvaise administration qui s’est produit. Le Médiateur estime que l'avis circonstancié de l'ENISA ne devrait pas être compris de cette manière. Les problèmes identifiés par le Médiateur qui ont conduit au premier projet de recommandation étaient en effet en grande partie dus à un manque de communication adéquate de la part de l’ENISA, comme le libellé de ce projet de recommandation le montre très clairement. Étant donné que l’ENISA a accepté ce projet de recommandation, elle a donc également reconnu qu’elle était responsable de la mauvaise administration qu’il concerne.

32. En ce qui concerne le deuxième projet de recommandation, le Médiateur note que l’ENISA a présenté des excuses au plaignant.

33. En ce qui concerne le troisième projet de recommandation, l'ENISA a accepté la recommandation du Médiateur d'effectuer un paiement à titre gracieux au plaignant d'un montant de 1 000 EUR. Toutefois, l’ENISA a ajouté que le paiement correspondant était destiné à compenser les frais exposés par le plaignant pour un avocat. Le Médiateur reconnaît que, comme le plaignant l’a fait observer, le projet de recommandation n’établissait aucun lien entre le paiement à titre gracieux et les éventuels frais de justice encourus par le plaignant. Elle note toutefois que l'ENISA a admis avoir commis une mauvaise administration dans le traitement du dossier de la plaignante et qu'elle a accepté d'effectuer le paiement à titre gracieux qu'elle avait recommandé. Dans ces circonstances, la Médiatrice estime que l’ENISA a pris des mesures adéquates pour mettre en œuvre son troisième projet de recommandation. 

34. En ce qui concerne le quatrième projet de recommandation, la Médiatrice observe qu’elle a demandé à l’ENISA de s’engager formellement à ne pas commettre de tels cas de mauvaise administration à l’avenir, sans exiger l’adoption de mesures spécifiques. Le Médiateur note que, dans son avis circonstancié, l’ENISA a annoncé qu’elle adopterait des mesures visant à améliorer la communication avec le personnel et à motiver et mobiliser le comité du personnel dans les cas de malentendus. L’ENISA a qualifié cette annonce d’«engagement formel». La Médiatrice considère donc que l’ENISA a accepté le quatrième projet de recommandation. Cela dit, la Médiatrice restera vigilante pour veiller à ce que l'ENISA tienne ses promesses à l'avenir. Le Médiateur espère que les mesures décrites dans son avis circonstancié déboucheront sur une politique et une pratique qui sont exigées d'une administration qui fonctionne bien et qui respecte son personnel et veille à son bien-être.

35. À la lumière des considérations qui précèdent, le Médiateur estime que l'ENISA a accepté les projets de recommandations du Médiateur et a pris des mesures pour les mettre en œuvre. Par conséquent, elle clôt l'affaire.

Conclusion

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

L'ENISA a accepté les projets de recommandations du Médiateur et a pris des mesures pour les mettre en œuvre.

Le plaignant et l'ENISA seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly