Contexte de la plainte

1. Au cours de l'enquête du Médiateur sur la plainte 1498/2011/CK, qui concernait le fait que l'ENISA n'avait pas informé le plaignant du résultat d'une procédure de sélection, l'avis de l'agence a soulevé certaines questions concernant sa politique consistant à ne pas répondre aux demandes d'information des candidats sur le résultat des procédures de sélection.

2. En particulier, dans sa réponse, l’ENISA a indiqué qu’en raison du nombre de candidatures reçues en réponse aux avis de vacance et de la disponibilité limitée des ressources, sa pratique n’était pas de fournir une réponse aux candidats qui n’étaient pas invités à un entretien. Elle a souligné que les avis de vacance comportaient une disposition spécifique attirant l'attention des candidats potentiels sur ce fait. La disposition est généralement libellée comme suit: «En raison du grand nombre de candidatures, seuls les candidats sélectionnés pour des entretiens seront contactés. Il leur sera demandé de soumettre des originaux ou des copies certifiées conformes de tous les documents pertinents à l’appui des informations fournies dans la demande lorsqu’ils seront invités à l’entretien. Aucun document ne sera renvoyé aux candidats." L ' ENISA a regretté que, dans le cas du plaignant, une telle disposition ait été omise en raison d ' un contrôle administratif et elle a rassuré le Médiateur sur le fait que toutes les mesures seraient prises pour que toutes les notifications futures incluent la disposition susmentionnée.

3. Considérant que la politique de l'ENISA consistant à ne pas répondre aux demandes d'informations des candidats sur le résultat des procédures de sélection peut révéler un éventuel problème systémique, le Médiateur a décidé d'enquêter sur la question dans le cadre d'une enquête d'initiative.

L’objet de l’enquête

4. Dans sa lettre du 2 février 2012 ouvrant son enquête d'initiative, le Médiateur a invité l'ENISA à préciser:

a) sa politique concernant la manière dont elle communique généralement avec les candidats dans les procédures de sélection;

b) sa politique concernant le traitement des demandes d'informations présentées par les candidats, en particulier celles concernant l'état d'avancement de leur candidature et/ou le résultat d'une procédure de sélection.

L'enquête

5. Le 30 avril 2012, l'ENISA a rendu un avis en réponse à l'enquête du Médiateur.

Analyse et conclusions du Médiateur

Arguments présentés au Médiateur par l'ENISA

6. Dans son avis, l’ENISA a informé le Médiateur de sa nouvelle politique en matière de procédures de sélection et lui a fourni une copie de la version révisée de ses lignes directrices en matière de recrutement, qui a été adoptée le 2 mars 2012.

7. Selon l’ENISA, les candidats sont désormais informés de chaque étape de la procédure par courrier électronique. Les candidats reçoivent dans un premier temps un accusé de réception de leur candidature envoyé automatiquement. Ils sont également informés du résultat de l'examen de leur demande. En particulier, les candidats non retenus à ce stade de la procédure sont informés par courrier électronique des notes obtenues pour chaque critère de sélection. L’ENISA a expliqué que les difficultés techniques qu’elle avait rencontrées dans le passé avaient récemment été surmontées à cet égard et avaient permis au système de candidature en ligne de générer de tels courriers électroniques qui, toutefois, nécessitent toujours une intervention humaine. Les candidats retenus à ce stade de la procédure reçoivent une invitation à un entretien. Les candidats non retenus à l’entretien, ainsi que les candidats dont le nom figure sur la liste de réserve mais auxquels le poste n’est pas proposé, reçoivent un rapport complet et détaillé sur les notes attribuées à l’issue de l’épreuve écrite et de l’entretien.

8. L'ENISA a noté que ces procédures ont été appliquées aux procédures de sélection en 2012 et sont incluses dans les lignes directrices révisées en matière de recrutement. Ces lignes directrices en matière de recrutement comprennent des modèles de courriers électroniques à envoyer aux candidats non retenus et intègrent d'autres recommandations émanant de la Cour des comptes concernant les questions de recrutement.

Évaluation du Médiateur

9. Comme le Médiateur l’a déjà souligné, il est à la fois courtois et serviable d’accuser réception des candidatures et d’informer les candidats des étapes importantes, telles que leur exclusion d’une procédure de recrutement, qui ont une incidence sur leur progression dans une procédure de recrutement [1]. De l'avis du Médiateur, l'absence de toute information pourrait susciter une inquiétude importante chez les candidats qui pourraient se demander s'ils ont réussi ou non le concours, même longtemps après la fin effective du processus de sélection. Dans le même temps, l’effort requis pour envoyer une lettre informant un candidat de son exclusion d’un concours est minime, d’autant plus que ces lettres peuvent être normalisées aux fins de contacter tous les candidats concernés [2].

10. Le Médiateur se félicite de la nouvelle politique de l'ENISA et des efforts qu'elle déploie pour améliorer la communication avec les candidats. Il estime qu’en fournissant aux candidats des informations adéquates et suffisantes tout au long des différentes étapes des procédures de sélection, l’ENISA contribue à instaurer et à maintenir la confiance entre les citoyens et l’administration publique européenne. Le Médiateur conclut donc qu'aucune enquête supplémentaire n'est justifiée à ce sujet.

11. Afin d ' aider l ' ENISA à améliorer encore ses pratiques, le Médiateur juge utile de noter que l ' Agence n ' a pas encore mis à jour la section "FAQ sur le recrutement" de son site Web. En conséquence, les candidats potentiels qui souhaitent en savoir plus sur le flux d’informations concernant l’état d’avancement de leur candidature reçoivent des informations trompeuses qui reflètent la politique antérieure de l’ENISA, à savoir que seuls les candidats sélectionnés pour des entretiens sont contactés [3]. Le Médiateur souligne également que le document contenant les lignes directrices de l'ENISA en matière de recrutement ne semble pas être disponible sur son site web. En outre, les avis de vacance qui ont déjà été publiés conformément aux lignes directrices révisées ne contiennent pas d’informations concernant la communication avec les candidats. Il semble donc que la seule source d ' information dont disposent les candidats à ce sujet soit la rubrique "FAQ sur le recrutement" de son site Web. Étant donné qu’il s’agit d’une bonne pratique administrative consistant à fournir aux citoyens des informations correctes et exactes, la Médiatrice encourage l’ENISA à mettre à jour la section correspondante de son site web. À cet égard, il formulera une remarque supplémentaire ci-dessous.

B. Conclusions

Sur la base de son enquête sur la présente enquête d'initiative, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Aucune autre enquête n'est justifiée.

L'ENISA sera informée de cette décision.

Remarque complémentaire

Le Médiateur encourage l ' ENISA à mettre à jour la section "FAQ sur le recrutement" de son site Web afin de fournir aux citoyens des informations correctes et exactes à ce sujet.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 11 juin 2012

[1] Décision clôturant l'enquête de la Médiatrice sur la plainte 923/2009/(BB)FOR contre Frontex.

[2] Idem.

[3] La question et la réponse pertinentes se lisent comme suit:

"11. Vais-je recevoir un accusé de réception de ma candidature pour pourvoir un poste vacant?

L’Agence n’est PAS en mesure d’accuser réception de toute candidature, en raison du nombre élevé de réponses aux postes publiés.

Veuillez noter qu'en raison du grand nombre de candidatures, seuls les candidats sélectionnés pour des entretiens seront informés. Si vous n'êtes pas invité à une entrevue, il y avait simplement beaucoup plus de candidats qualifiés. Au lieu de cela, pour assurer la réception de votre candidature, nous vous recommandons fortement d'envoyer votre candidature par courrier recommandé. Seuls les candidats invités à une entrevue seront informés par courriel ou par téléphone et par courriel, selon le cas.

Le temps nécessaire pour inviter les candidats à un entretien dépend du nombre de candidatures reçues pour chaque avis de vacance.»