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Decision in case 1512/2015/PD on the European Commission’s recovery of funds relating to several EU-funded projects

Mardi | 03 avril 2018

The case concerned the European Commission’s decision to recover sums paid out as grants under various EU-funded projects. The decision was taken following audits carried out by an auditor on behalf of the Commission. The complainant disagreed with the audit findings. Amongst other things, the complainant wanted the audits to be reviewed by the national chamber of auditors in its Member State. The Commission did not consider this necessary.

The Ombudsman inquired into the issue and found that there was no maladministration by the Commission.

Decision in case 947/2016/JN on the Commission’s handling of the complainant’s Facebook enquiry

Lundi | 24 juillet 2017

This case arose from the failure of the European Commission Representation in Croatia to reply to an information request made on Facebook and the fact that it blocked the complainant on its Facebook page. The complainant had asked if the Head of Representation in Croatia was a former member of the communist party of Yugoslavia.

Since the Commission has now unblocked its Facebook page and replied, the Ombudsman finds that the Commission has settled these aspects of the case. The Ombudsman further finds that the Commission committed no maladministration by not disclosing the requested information because it constituted protected personal data.

However, the Ombudsman makes a suggestion for improvement about the need for replies to citizens communicating with the Commission on social media. The Commission should take into account the fact that the right to a reply, guaranteed by the EU Charter of Fundamental Rights and the principles of good administration, as provided for in the European Code of Good Administrative Behaviour, applies to communications received via social media, subject only to  limitations justified under the principle of proportionality. The Commission should take this into account in revising its Information Providers Guide and in any other relevant work.

Decision in case OI/14/2015/ZA concerning a selection procedure for a post at the EU Delegation to Albania

Lundi | 10 juillet 2017

The case concerned a selection procedure for a post at the EU Delegation to Albania. The complainant was unhappy at not having been shortlisted for the post, as she believed that she fulfilled all the required criteria. She requested information on her application and the reasons why she was not the shortlisted. The Delegation failed to reply to her request in a timely manner.

The Ombudsman inquired into the matter. In the course of the inquiry, the Delegation replied to the complaint, thereby resolving this aspect of the complaint. As regards the decision not to shortlist the complainant, the Ombudsman found the Delegation’s explanation of its decision to be reasonable and closed the inquiry with a finding of no maladministration. The Ombudsman suggested that the European External Action Service should give guidance to Delegations on the need to keep candidates informed where selection competitions have been delayed. The Ombudsman also suggested that the European External Action Service should include, in the ‘EU Delegations’ Guide for Local Agents’, more detailed requirements regarding the type of information to be included in the list/excel spreadsheet drawn up by selection committees.

Decision in case 1102/2016/JN on the Commission’s failure to reply to correspondence and to fully disclose a document

Vendredi | 13 janvier 2017

The case concerned the Commission’s failure to reply to the complainant’s correspondence in the context of a financial audit at the Member State level. Following the Ombudsman’s intervention, the Commission replied. It disclosed the document requested by the complainant but redacted some personal data (names of physical persons). The Ombudsman found that the Commission correctly justified the redaction under Regulation 45/2001.

Decision in case 739/2016/JAP concerning the European Union Intellectual Property Office’s refusal to grant access to a downloadable version of its case law database

Mercredi | 11 janvier 2017

The case concerned the handling of a request for information as how to obtain a downloadable version of a case law database held by the European Union Intellectual Property Office (‘EUIPO’). The Ombudsman inquired into the issue and asked EUIPO to better explain its reasons why it could not comply with the request. The EUIPO’s explanation was accurate and reasonable. Thus, the case was closed with the finding of no maladministration.

Access to documents

Jeudi | 27 octobre 2016

Décision dans l'affaire 726/2016/PMC - Décision dans l'affaire 726/2016/PMC relative au versement par le Conseil de l'Union européenne d'indemnités inférieures au salaire minimum à ses stagiaires

Jeudi | 29 septembre 2016

Un ancien stagiaire du Conseil de l'Union européenne s'est plaint de ce que l'indemnité versée par les institutions de l'UE à leurs stagiaires est inadaptée, en ce qu'elle est inférieure au salaire minimum et ne garantit donc pas aux stagiaires un niveau de vie décent.

La Médiatrice européenne a ouvert une enquête à ce sujet. Elle a estimé que le Conseil avait expliqué de manière suffisamment détaillée la manière dont le montant de l'indemnité de stage est calculé. La Médiatrice a estimé que la décision de verser une indemnité équivalant à 25 % du salaire d'un fonctionnaire de grade AD 5, échelon 1, était raisonnable. Le Conseil a pris cette décision en agissant dans les limites de son pouvoir d'appréciation, sur la base de ses besoins administratifs et du budget disponible.

La Médiatrice a noté que le Conseil établissait une distinction entre le stage et l'emploi. Partant, un stagiaire reçoit une indemnité et non un salaire, parce que les droits et obligations d'un stagiaire ne sont pas comparables à ceux d'un membre du personnel. La Médiatrice a considéré que l'explication du Conseil était raisonnable.

Par conséquent, elle a clôturé l'affaire en concluant que la pratique du Conseil ne constituait pas un cas de mauvaise administration.

Decision in case 18/2016/ZA on the European Central Bank’s failure to reply adequately to request for information

Mardi | 27 septembre 2016

The case concerned the European Central Bank’s (ECB) failure to reply adequately to the complainant's request for information concerning the ECB's competence to ensure the enforcement of financial regulation and consumer protection legislation in Member-States. The Ombudsman asked the ECB to provide the complainant with a detailed answer concerning its supervisory role vis a vis the national central banks, but also the role of the Single Supervisory Mechanism in supervising private entities. The ECB replied in a clear and comprehensive manner. The Ombudsman therefore decided to close the case.

Décision dans l'affaire 437/2015/ZA - Décision de la Médiatrice européenne relative à la plainte 437/2015/ZA concernant des conflits d’intérêts allégués dans un projet sur l’évaluation des risques liés aux OGM financé par la Commission européenne

Jeudi | 28 juillet 2016

La Médiatrice a procédé à une enquête concernant cette affaire. Elle a rejoint la Commission sur le fait qu’elle ne doit pas intervenir dans l’interprétation scientifique ou le processus de publication d’études scientifiques qu’elle finance. La Médiatrice a également conclu que le simple fait qu’il existe des liens entre les scientifiques associés au projet et l’industrie ne prouve pas l’existence d’un conflit d’intérêts. La Médiatrice a fait observer que la Commission finance souvent des projets menés à bien soit par l’industrie soit par des groupes qui ont des liens étroits avec l’industrie. Néanmoins, la Médiatrice a suggéré que la Commission envisage d’envoyer au plaignant une explication plus exhaustive et détaillée des raisons pour lesquelles elle considère que les liens entre l’industrie et les scientifiques de GRACE ne donnent pas lieu à une situation de conflit d’intérêts.

La Médiatrice a également conclu que la Commission avait respecté toutes les dispositions légales concernant la publication des noms des experts évaluateurs participant à la sélection des projets financés au titre du septième programme-cadre. En vue d’améliorer  encore davantage la transparence et de faciliter l’examen par le public, la Médiatrice a suggéré à la Commission de publier à l’avenir les noms des experts évaluateurs selon des ventilations qui correspondraient aux catégories de thèmes et/ou domaines du septième programme-cadre. La Médiatrice a aussi suggéré que les déclarations d’intérêts des évaluateurs soient publiées.

Decision of the European Ombudsman closing the inquiry into complaint 356/2014/KM against the European Central Bank (ECB)

Mardi | 09 février 2016

The case concerned a complaint that the European Central Bank did not, as some central banks had done in the past, publish a scoreboard on compliance by Eurozone Member States with the so-called "convergence criteria". The Ombudsman inquired into the issue and found that the ECB is not obliged to publish such an overview, given, in particular, that Member States are now called upon to comply with different criteria. She also found that the ECB and the European Commission publish relevant and accessible statistical information on market surveillance. There was therefore no maladministration.

Décision dans l'affaire 1133/2014/JAS sur le traitement par le Parlement européen d'une demande d'information concernant une procédure de sélection

Jeudi | 14 janvier 2016

L'affaire concerne l'allégation selon laquelle le Parlement européen n'aurait pas communiqué au plaignant la grille d'évaluation et les raisons spécifiques ayant conduit à l'attribution du nombre de points qu'il a obtenus dans une procédure de sélection.

Compte tenu du fait que le Tribunal de la fonction publique a récemment établi que le jury de concours n’était pas tenu de communiquer aux candidats la version corrigée de leurs épreuves, les raisons pour lesquelles les réponses étaient erronées et les grilles d'évaluation utilisées pour les épreuves écrites et orales, la Médiatrice a ouvert une enquête sur cette plainte pour permettre au Parlement européen de s'exprimer sur la pertinence des conclusions du Tribunal pour ses procédures de recrutement.

Le Parlement a fait valoir que son refus de fournir au plaignant les informations demandées était conforté par l'arrêt du Tribunal de la fonction publique. Il a toutefois communiqué au plaignant les raisons pour lesquelles il a obtenu un certain nombre de points pour certaines réponses.

La Médiatrice a estimé que le Parlement avait agi raisonnablement et a donc classé l'affaire en concluant à l'absence de mauvaise administration.

Decision in case 1171/2013/TN on the work of the European Aviation Safety Agency (EASA) on the EU rules on flight and duty time limitations and rest requirements for commercial airline transport

Jeudi | 05 novembre 2015

The complaint, which was submitted by the British Air Line Pilots' Association, relates to the EU rules on flight and duty time limitations and rest requirements for commercial airlines. More specifically, it concerns the manner in which EASA had conducted its process to update these rules. The complainant contended (i) that scientific advice should have had a more prominent role in the rulemaking process; (ii) that EASA had failed to provide evidence of the qualifications of the members of the rulemaking group; and (iii) that EASA did not deal adequately with conflict of interest issues.

The Ombudsman found no maladministration by EASA as regards the role of scientific advice in the rulemaking process. As regards the issue of how EASA manages possible conflicts of interest in the rulemaking groups, the Ombudsman found that its policy for mitigating such conflicts in the case of its own staff had been changed and that this revised approach is now being applied also to experts in the rulemaking groups. On this basis the Ombudsman concluded that she did not have to inquire further into that issue. Finally, EASA accepted the Ombudsman's recommendation to provide the complainant with anonymised information about the members of the rulemaking group. The Ombudsman therefore closed the case, encouraging EASA to adopt a more proactive approach to disclosing information available to it about the qualifications and expertise of members of the rulemaking group. She also flagged that she is considering looking into issues related to the work done by external experts for certain EU agencies.

Décision dans l'affaire 2004/2013/PMC - Le traitement par la Commission européenne d’une demande d’accès aux documents concernant la surveillance du trafic internet par les services de renseignement britanniques

Jeudi | 05 novembre 2015

L’affaire concernait le refus de la Commission européenne d’accorder un accès public aux documents concernant la surveillance du trafic internet par les services de renseignement britanniques. La Médiatrice avait recommandé à la Commission de donner accès à un document spécifique (une lettre du ministre britannique des affaires étrangères au vice-président de la Commission de l’époque) et, pour les autres documents demandés, de les divulguer ou de dûment justifier les raisons pour lesquelles elle estimait que leur divulgation devait être refusée.

La Commission a décidé de divulguer la lettre du ministre britannique des affaires étrangères, acceptant donc la première partie de la recommandation de la Médiatrice. En revanche, elle a maintenu sa décision de ne pas divulguer les autres documents. La Commission a justifié cette position en indiquant qu’elle poursuivait un examen en cours afin de déterminer si les programmes britanniques de surveillance de masse violaient ou non la législation européenne et en particulier le droit à la protection des données à caractère personnel. Elle estimait que tant que son enquête n’était pas clôturée, la divulgation des autres documents demandés nuirait au dialogue entre les autorités britanniques et la Commission. Plus généralement, elle faisait valoir que sa capacité de mener efficacement l’enquête et de décider de la suite appropriée à donner devait être protégée contre le risque de pressions extérieures. Enfin, selon elle, il n’y avait pas d’intérêt public supérieur opposable à la divulgation des documents demandés.

La Médiatrice n’est pas persuadée que la Commission a justifié de manière adéquate sa décision de refuser l’accès public aux autres documents non divulgués. Étant donné qu'elle n’a ni divulgué ces documents ni justifié sa décision de manière adéquate, il est clair que la Commission a rejeté la recommandation de la Médiatrice à cet égard. La Médiatrice observe en outre que depuis 2013, la Commission ne semble avoir donné aucune suite à son enquête. La Médiatrice en conclut donc que l’action de la Commission dans cette affaire constitue un cas de mauvaise administration et même un cas grave de mauvaise administration, compte tenu de l’importance de la question pour les citoyens de l’Union européenne.