L’affaire concernait l’absence de réponse de la Commission aux messages du plaignant concernant ses difficultés à soumettre une proposition de subvention. En raison de problèmes techniques, le plaignant n’a pas été en mesure de présenter sa demande par l’intermédiaire du système PRIAMOS de la Commission. Au lieu de cela, elle a soumis sa proposition par courrier électronique, qui est restée sans réponse.

Le Médiateur a enquêté sur cette question et a demandé à la Commission d'y répondre. Dans sa réponse, la Commission s’est excusée de ne pas avoir répondu plus tôt. Elle a déclaré qu’elle ne pouvait pas accepter la demande de courrier électronique du plaignant parce que le système avait fonctionné correctement et que la Commission n’avait pas été en mesure d’identifier les tentatives du plaignant d’envoyer la proposition via PRIAMOS avant la date limite.

L'affaire concernait le fait que le Bureau du Représentant spécial de l'Union européenne (bureau du RSUE) au Kosovo n'aurait pas tenu les candidats à un stage informés des étapes d'une procédure de recrutement. La Médiatrice s’est enquise de la question, en indiquant qu’«il est à la fois courtois et utile d’accuser réception des candidatures et d’informer les candidats des étapes importantes (telles que leur exclusion d’une procédure de recrutement) qui affectent leur progression dans une procédure de recrutement». Le bureau du RSUE a expliqué qu’il disposait de ressources très limitées et qu’il ne pouvait donc informer que les personnes présélectionnées de l’issue de la procédure. Toutefois, elle a indiqué qu'elle examinait les moyens d'améliorer sa communication avec les personnes souhaitant être stagiaires, par exemple en informant toutes ces personnes des étapes pertinentes de la procédure en mettant des informations pertinentes sur son site Web. La Médiatrice a invité le bureau du RSUE à rendre compte de la mise en œuvre de cette solution.

Cette affaire concernait la décision prétendument illégale et/ou injuste de la délégation de l'UE en Arménie de résilier un contrat de subvention relatif à un projet mis en œuvre en Arménie et en Jordanie, au détriment de la plaignante, une ONG italienne active dans le domaine de la coopération au développement. Après une évaluation minutieuse de tous les faits et arguments, le Médiateur a conclu que les explications fournies par la délégation à l'appui de la décision de résiliation étaient incomplètes. La Médiatrice a donc suggéré que la Commission, dans le cadre de son rôle de surveillance des délégations de l’UE, fournisse au plaignant une explication plus complète quant aux motifs de la résiliation du projet.

En réponse à la proposition du Médiateur, la Commission a déclaré que la délégation avait pris en considération tous les facteurs pertinents lorsqu'elle a décidé de résilier le contrat. Toutefois, elle a reconnu que l’explication de la résiliation de la subvention n’était peut-être pas suffisamment complète. Par conséquent, elle a transmis au Médiateur une lettre que la délégation avait envoyée au plaignant expliquant tous les facteurs dont elle avait tenu compte dans son évaluation.

Bien que la plaignante ait exprimé son mécontentement à l'égard de la réponse de la Commission à sa proposition de solution à l'amiable, le Médiateur a estimé que la Commission avait pris des mesures pour résoudre le problème. Elle a donc décidé de clore l'affaire.

Cette enquête s'inscrit dans le cadre de la visite du Médiateur européen à l'Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes. Cette visite s'inscrivait dans le cadre du programme de visites du Médiateur auprès des agences de l'UE visant à diffuser les bonnes pratiques parmi les agences dans leurs relations avec les citoyens. Dans le cadre de sa visite, le Médiateur a examiné i) les premiers contacts de l'Institut avec le public, ii) la transparence, le dialogue et la responsabilité, iii) le recrutement, iv) les appels d'offres et les contrats, v) les conflits d'intérêts et vi) la dénonciation des dysfonctionnements. L'Ombudsman a fait six suggestions à l'Institut pour améliorer son rendement dans ces domaines. Dans sa réponse, l'EIGE a confirmé qu'il prenait des mesures, notamment en mettant à disposition des informations sur ses travaux dans toutes les langues officielles de l'UE et en adoptant des dispositions plus détaillées en matière de dénonciation des dysfonctionnements.

Comme la visite de l'Ombudsman a laissé entendre que l'Institut devait faire davantage pour traiter les cas de harcèlement, et même les prévenir, elle a fait un suivi spécifique sur cette question et a été encouragée par les mesures déterminées prises par l'Institut en réponse. Afin de promouvoir de nouvelles améliorations, le Médiateur a, entre autres, suggéré que l'EIGE organise régulièrement des formations dans ce domaine d'importance capitale pour les travaux de l'Institut.

Dans le cadre du programme de visites aux agences de l'UE, le Médiateur européen s'est rendu à Frontex le 4 octobre 2012. Le rapport de la visite contenait un certain nombre de suggestions portant sur les questions abordées au cours de la visite. Ces questions étaient les suivantes: i) les règlements de Frontex sur la conduite personnelle et la bonne conduite administrative; ii) les principes de la fonction publique; iii) transparence, dialogue et responsabilité (accès du public aux documents); iv) la sélection et le recrutement; (v) les conflits d’intérêts; vi) dénonciation des dysfonctionnements; et vii) les appels d’offres et les marchés. Après avoir mené de nouvelles enquêtes, la Médiatrice a conclu que Frontex avait adopté une approche constructive et s’était montrée disposée à mettre en œuvre la majorité des suggestions de la Médiatrice. Tout en regrettant que Frontex n’ait pas accepté la divulgation proactive des noms des membres du jury, la Médiatrice a noté que cette question serait traitée dans le cadre d’une enquête d’initiative adressée à toutes les agences. Le Médiateur a également formulé deux autres remarques.

Premièrement, il se félicite que Frontex révise actuellement la décision de son conseil d'administration du 21 septembre 2006 fixant les modalités pratiques de l'accès du public aux documents. Il rappelle à Frontex la nécessité de mettre pleinement en œuvre les dispositions du règlement (CE) n° 1049/2001 et, en particulier, que son registre devrait inclure une liste de documents sensibles. Il a également demandé que Frontex transmette la décision révisée au Médiateur avant la fin du mois de mars 2014. Deuxièmement, la Médiatrice a encouragé Frontex à aider les citoyens qui visitent son site web en fournissant un lien depuis la page d’accueil vers le code européen de bonne conduite administrative.

Le programme de visites de la Médiatrice auprès des agences de l’UE vise à garantir qu’elles respectent les principes de bonne administration, tels que la transparence et des normes éthiques élevées. Dans le cadre de ce programme, la Médiatrice a visité le Comité européen du risque systémique (CERS) le 14 juin 2012. À la suite de cette visite, il a envoyé un rapport au CERS, dans lequel il formule plusieurs suggestions.

Dans son rapport, le Médiateur a invité le CERS à améliorer ses procédures de lutte contre les conflits d'intérêts potentiels concernant son personnel. En outre, il suggère que le CERS devienne plus transparent en ce qui concerne la diffusion des informations et le traitement des demandes d’accès aux documents. Le Médiateur a également suggéré que, lors du recrutement de son personnel, le CERS fournisse des informations sur les voies de recours dont disposent les candidats dans les avis de vacance et les lettres de rejet des candidatures. Enfin, il invite le CERS à demander à la BCE d’envisager de reformuler une déclaration dans la section «Recrutement» de son site internet, afin de la rendre plus conviviale pour les citoyens.

Le 25 juin 2013, le CERS a transmis son plan d'action de suivi. Le Médiateur a conclu que le CERS avait pris les mesures appropriées pour adopter la plupart de ses suggestions. En ce qui concerne les questions en suspens, il conclut que le CERS a pris des mesures dans la bonne direction pour les mettre en œuvre. Il a donc conclu qu'aucune autre enquête n'était justifiée sur les questions examinées en l'espèce et a classé l'affaire.

Dans le cadre de son programme de visites auprès des agences de l'UE, le Médiateur a visité l'Agence chargée de la sécurité des réseaux et de l'information (ENISA) le 19 juillet 2012. À la suite de cette visite, il a envoyé un rapport à l’ENISA, dans lequel il a formulé les suggestions suivantes: a) l'ENISA pourrait rendre son engagement à l'égard des principes énoncés dans le code européen de bonne conduite administrative (ECGAB) plus visible pour les citoyens de l'Union en fournissant un lien vers l'ECGAB sur son site web; b) L'ENISA pourrait envisager i) la création d'une page spécifique sur son site web qui identifierait les règles applicables aux demandes d'accès aux documents et à la personne de contact responsable, ii) la production d'un rapport annuel sur son traitement des demandes d'accès du public aux documents et iii) la création d'un registre public de ses documents; c) l'ENISA pourrait envisager de mettre à disposition, dans les 23 langues du traité, au moins la page d'accueil de son site web, ainsi que des informations sur ses fonctions et sa politique linguistique; d) En vue d'améliorer encore les informations fournies aux candidats dans les procédures de sélection et de recrutement, l'ENISA pourrait informer les candidats de leurs droits de contester une décision défavorable; e) l'ENISA pourrait reconsidérer sa position concernant la divulgation des noms des membres du jury; f) l'ENISA pourrait veiller à ce que tous les membres de son personnel soient informés des principes du service public pour les fonctionnaires de l'UE et qu'elle envisage de mettre ces principes à disposition sur son site internet; g) l'ENISA pourrait adopter les mesures concrètes sur les questions de conflits d'intérêts énoncées dans son règlement fondateur afin de se conformer à ses obligations légales; h) L'ENISA pourrait envisager d'informer le personnel de la possibilité offerte par le statut de signaler d'abord l'existence éventuelle d'une activité illégale en interne.

Le 31 janvier 2013, l’ENISA a envoyé sa réponse de suivi. Dans sa réponse, l'ENISA a décrit les mesures prises pour mettre en œuvre les suggestions du Médiateur.

Le Médiateur a conclu que l’ENISA avait fait preuve d’une approche constructive et d’une volonté de mettre en œuvre ses suggestions à la suite de sa visite à l’Agence. À la lumière de la réaction positive de l'ENISA à ses suggestions, le Médiateur a clôturé son enquête.

La plaignante est divorcée de son ex-mari, qui était employé comme agent temporaire de la Commission européenne à Luxembourg. La plaignante et son ex-mari ont deux enfants, dont la plaignante a la garde. La Commission a versé à la plaignante l'allocation de foyer, l'allocation pour enfant à charge et l'allocation scolaire au nom et pour le compte de son ex-mari.

En 2008, l'ex-mari du plaignant a informé la Commission que son ex-femme et ses enfants ne vivaient plus en Allemagne, mais s'étaient installés en Bulgarie plus d'un an auparavant. Cela signifiait que la Commission avait versé des allocations familiales plus élevées que celles dues, étant donné que les allocations étaient soumises à une pondération géographique fondée sur le coût de la vie. La plaignante a informé la Commission qu'elle résidait toujours en Allemagne, tout comme ses enfants. Toutefois, l’institution n’était pas convaincue qu’il en était ainsi et a engagé une procédure de recouvrement à son encontre pour les indemnités prétendument indûment versées.

Le plaignant s'est adressé au Médiateur européen, qui a ouvert une enquête. Au cours de l'enquête, un fonctionnaire de la Commission a envoyé par inadvertance à l'ex-mari un courriel contenant un langage effroyable et vulgaire qui était non seulement offensant pour lui, mais aussi pour le plaignant. Le plaignant a soumis cette question au Médiateur et il a décidé que l'insulte évidente au plaignant méritait d'être incluse dans son enquête.

Au cours des enquêtes du Médiateur, la Commission a reconnu qu'elle avait appliqué à tort les règles relatives au recouvrement des allocations familiales prétendument indûment versées en ce qui concerne le plaignant. Toutefois, même si la Commission s’était excusée auprès du plaignant pour le courriel insultant, le Médiateur a estimé que sa réaction, tant sur le plan de la forme que sur le fond, n’était pas à la mesure de la mauvaise administration qui s’était produite. Il a donc adressé un projet de recommandation à la Commission. En outre, le Médiateur a évoqué la possibilité que l'utilisation du langage inacceptable dans le courrier électronique concerné ait pu indiquer un problème plus large au sein des services de la Commission.

Dans son avis circonstancié, la Commission a présenté une lettre d’excuses adressée à la plaignante par le directeur du service concerné et a proposé d’effectuer un paiement de 500 EUR afin d’indemniser la plaignante pour le préjudice moral qu’elle a subi. En outre, la Commission a organisé une série de sessions de formation internes afin de souligner l’importance de l’éthique et d’une culture de service à l’égard des citoyens de l’UE. Même si la plaignante a choisi de ne pas accepter l'offre de la Commission de l'indemniser pour son préjudice moral, le Médiateur a conclu que la Commission avait pris des mesures adéquates, tant individuelles que générales, pour mettre en œuvre son projet de recommandation.

Le plaignant a fait l'objet d'une enquête de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF). L'OLAF a communiqué à un tiers les résultats de son enquête, qui ont été publiés dans un article de presse dans le pays du plaignant. Le Contrôleur européen de la protection des données a estimé que la divulgation était contraire aux règles de l’UE en matière de protection des données. Par la suite, le plaignant a demandé à l’OLAF d’admettre les actes répréhensibles commis lors de la divulgation des informations à caractère personnel et de s’en excuser.

L’OLAF a d’abord refusé de le faire. Toutefois, à la suite de son enquête, le Médiateur a adressé au plaignant une lettre dans laquelle il regrettait de ne pas avoir agi dans son cas conformément aux règles en matière de protection des données et lui présentait ses excuses. Bien que le plaignant n'ait pas été satisfait des excuses, le Médiateur a estimé qu'il répondait à la demande du plaignant et a donc conclu qu'il n'y avait aucune raison pour qu'il mène une enquête plus approfondie sur la plainte.