Contexte de la plainte

1. Le plaignant, une entité italienne, a participé à l’appel à propositions de la Commission JUST/2015/RRAC/AG – Subventions à l’action pour prévenir et combattre le racisme, la xénophobie, l’homophobie et d’autres formes d’intolérance – PROGRAMME DE DROITS, D’ÉGALITÉ ET DE CITOYENNETÉ/JUSTICE (2014-2020) (ci-après l’«appel»). Le délai de soumission des propositions a expiré le 18 février 2016 à midi. L’appel prévoyait que les propositions ne pouvaient être soumises que par l’intermédiaire de PRIAMOS, un système de candidature en ligne géré par la DG Justice et consommateurs de la Commission.

2. En raison de problèmes techniques allégués avec PRIAMOS, le plaignant a envoyé sa proposition par courrier électronique. Il attire l’attention de la Commission sur les problèmes techniques. Toutefois, la Commission n’a pas répondu.

3.  Le 4 juillet 2016, la Commission a octroyé des subventions dans le cadre de l’appel, mais n’a pas examiné la demande du plaignant.

L'enquête

4. La Médiatrice a ouvert une enquête concernant l’absence de réponse de la Commission à la correspondance du plaignant. L’équipe d’enquête de la Médiatrice s’est également penchée sur le fait que la Commission avait rejeté à tort la demande de courrier électronique du plaignant.

5. Au cours de l’enquête, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a dûment examiné les informations fournies dans la plainte. En particulier, l’équipe d’enquête a procédé à une analyse approfondie de la réponse de la Commission à la correspondance du plaignant. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a demandé des éclaircissements au plaignant et a effectué ses propres recherches sur l’affaire faisant l’objet de la plainte.

Allégation selon laquelle la Commission n’a pas répondu à la correspondance

Arguments du plaignant et de l'institution

6. Le plaignant a fourni des copies de deux courriels expliquant que ses tentatives de soumettre une proposition ont donné lieu à une réponse «serveur temporairement indisponible». Dans sa réponse du 2 septembre 2016, la Commission a expliqué qu’elle ne pouvait identifier aucune tentative de la plaignante de soumettre la proposition avant la date limite dans le système. Elle a également confirmé que PRIAMOS était pleinement opérationnel le dernier jour du dépôt des candidatures, c’est-à-dire à la date à laquelle, selon le plaignant, elle a tenté de soumettre la proposition. Étant donné que PRIAMOS fonctionnait correctement et que la Commission ne pouvait pas accepter les demandes par courrier électronique, elle a rejeté la proposition du plaignant afin de maintenir l’égalité de traitement de toutes les demandes. Elle a également invité le plaignant à participer à un nouvel appel à propositions (dans un domaine similaire). Malgré l’invitation du Médiateur, le plaignant n’a présenté aucune observation sur la réponse de la Commission.

Évaluation du Médiateur

7. En ce qui concerne l’aspect procédural de l’affaire, la Commission a à présent répondu à la correspondance du plaignant et s’est excusée de ne pas avoir répondu plus tôt. Par conséquent, la Commission a réglé cet aspect de la plainte.

8. En ce qui concerne la justification matérielle du rejet de la demande du plaignant par la Commission, le Médiateur estime qu’elle est raisonnable. Premièrement, le Médiateur note que le point 7.1 de l’appel (procédure de dépôt des candidatures) dispose que «[l]es candidatures doivent être soumises, dans leur intégralité, par l’intermédiaire de PRIAMOS. Aucune demande (partielle ou complète) présentée sur papier, par télécopie ou par courrier électronique ne sera prise en considération» (soulignement ajouté par le Médiateur). À cet égard, la Commission a conseillé aux demandeurs de «ne pas attendre le dernier moment pour s’enregistrer dans le système et présenter une demande». En outre, les requérantes ont été informées qu’«aucune prolongation du délai ne sera accordée. Aucune demande ne sera acceptée si le téléchargement du dossier de demande échoue pour des raisons indépendantes de la volonté de la Commission».

9. Deuxièmement, aucune circonstance n’indique que les difficultés techniques liées à la soumission de la demande du plaignant par l’intermédiaire de PRIAMOS étaient dues à des problèmes techniques du côté de la Commission. Le dossier de plainte soumis au Médiateur ne contenait aucune preuve de l’indisponibilité de PRIAMOS ou de ses messages d’erreur générés. Par conséquent, le plaignant n'a pas justifié qu'il devait envoyer une demande par courriel après l'expiration du délai. Elle n’a pas non plus présenté d’observations sur l’explication donnée par la Commission des motifs du rejet de la demande.

10.  Dans ce contexte, la Médiatrice estime qu’il n’y a pas eu de mauvaise administration en ce qui concerne la justification fournie par la Commission pour son rejet de la proposition du plaignant.

Conclusion

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, l’affaire est clôturée par les conclusions suivantes [1]:

La Commission a réglé l'aspect procédural de la plainte (absence de réponse).

Il n’y a pas eu de mauvaise administration en ce qui concerne la justification fournie par la Commission pour son rejet de la proposition du plaignant.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Strasbourg, le 1er décembre 2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Unité 1 - Enquêtes et TIC

[1] Des informations sur la procédure de réexamen du Médiateur sont disponibles sur le site web.