Tässä tietosuojaselosteessa selitetään käsittelyn syy, tapa, jolla Euroopan oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyt voivat käyttää tietoihinsa liittyen.

Rekisterinpitäjä on Euroopan oikeusasiamies. Yhteinen valvoja on Euroopan komissio (ABAC on komission perustama rahoitus- ja kirjanpitosovellus, jonka avulla seurataan komission talousarvion toteuttamista ja valmistellaan sen tilit).

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Tarjoajien, toimeksisaajien ja ehdokkaiden, niiden henkilöstön tai alihankkijoiden henkilötiedot, joita voivat olla

• Tunnistetiedot: Nimi, sukunimi, passin numero tai henkilökortin numero;
• tehtävä;
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, yrityksen puhelinnumero, matkapuhelinnumero, faksinumero, postiosoite, yritys ja osasto, asuinmaa, verkkosivuston osoite);
• sosiaaliturvamaksuja ja maksettuja veroja koskevat todistukset, ote oikeudenkäyntiasiakirjoista;
• Taloudelliset tiedot: pankkitilin viite (IBAN- ja BIC-koodit), alv-numero;
• Kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus siitä, että tarjoajat eivät ole missään varainhoitoasetuksen 136 ja 141 artiklassa tarkoitetuista poissulkemistilanteista
• Lomake, joka koskee eturistiriitojen puuttumista EU:n toimielinten tai elinten henkilöstön jäsenten sekä valintaprosessiin osallistuvien asiantuntijoiden osalta.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Euroopan oikeusasiamies kerää ja käsittelee henkilötietoja hankintamenettelyjen hallinnointia varten.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarpeellisuus?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä 18 päivänä heinäkuuta 2018 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046 [1] ja erityisesti sen 160–179 artikla.

Käsittely on tarpeen asetuksen (EU) 1725/2018 5 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdan perusteella.

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamies vastaa tietojen käsittelystä. Tietoja käsittelee tarkemmin henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikkö (PAB).

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Euroopan oikeusasiamies, pääsihteeri, arviointikomitean jäsenet (tarvittaessa); sopimusten hallinnoinnista vastaava henkilöstö asianomaisessa yksikössä; tarjousten ja sopimusten hallinnoinnista vastaava henkilöstö valmistelutoimesta vastaavassa yksikössä. Henkilötietoja voidaan siirtää kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tarjouskilpailuihin liittyvät asiakirjat, mukaan lukien henkilötiedot, säilytetään menettelystä vastaavassa yksikössä, kunnes menettely on saatu päätökseen, ja PAB-yksikössä seitsemän vuoden ajan sopimuksen allekirjoittamisesta. Otteita oikeudenkäyntiasiakirjoista säilytetään kahden vuoden ajan asianomaisen menettelyn päättymisestä. Hylättyjen tarjoajien tarjoukset säilytetään kuitenkin viiden vuoden ajan sopimuksen allekirjoittamisesta.

7. Miten rekisteröidyn tietoja suojataan?

Asiasta vastaavat yksiköt tallentavat paperitiedostot lukittuun kaappiin. Sähköiset tiedostot tallennetaan palvelimille, joiden käyttöoikeudet on rajoitettu menettelyyn osallistuvien yksiköiden asiaankuuluviin henkilöstön jäseniin (eli valmistelutoimen yksikköön ja yksikköön, joka tosiasiallisesti käyttää sopimusta).

Arviointikomitean jäsenillä on oikeus tutustua asiakirjoihin arviointia varten, ja heille ilmoitetaan, että heidän ei pitäisi säilyttää jäljennöksiä arviointiprosessin päätyttyä.

Sopimuslausekkeilla varmistetaan, että toimeksisaaja käsittelee oikeusasiamiehen henkilöstön henkilötietoja ainoastaan oikeusasiamiehen ohjeiden mukaisesti (palvelusopimukseen/huonekalusopimukseen ja yhteydenottoa koskeviin yleisiin ehtoihin lisätyt tietosuojalausekkeet).

Jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille, oikeusasiamiehen ja tarjouskilpailun voittajan allekirjoittamassa sopimuksessa on vakiosopimuslausekkeet, joilla varmistetaan, että henkilötietoja käsitellään EU:n toimielimiä sitovien sääntöjen mukaisesti.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihisi. Sinulla on myös oikeus pyytää sinua koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista viipymättä. Oikeus tietojen oikaisemiseen voi koskea vain kyseisessä hankintamenettelyssä käsiteltyjä asiatietoja. Tätä oikeutta voidaan käyttää ainoastaan tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan saakka. Virheelliset tunnistetiedot voidaan kuitenkin oikaista milloin tahansa hankintamenettelyn aikana ja sen jälkeen lähettämällä sähköpostia osoitteeseen eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Euroopan oikeusasiamies vastaa pyyntöihinne mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Voit milloin tahansa lähettää julkisia hankintoja koskevaan menettelyyn liittyviä tietosuojakysymyksiä Euroopan oikeusasiamiehelle seuraavaan osoitteeseen: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Euroopan oikeusasiamies
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] EUVL L 193, 30.7.2018, s. 1.