Euroopan oikeusasiamiehen julkiset tapahtumat

Käsittelytoimia koskeva julkinen rekisteri [1]: Euroopan oikeusasiamiehen yleisötapahtumien puhujien ja osallistujien henkilökohtaisten tietojen, yhteystietojen, valokuvien sekä video- ja äänitallenteiden käsittely joko verkossa tai sen ulkopuolella

1. Tämän tietueen viimeisin päivitys: 12-05-2021

2. Viitenumero [2]: 4/2021

3. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot [3]: Euroopan oikeusasiamies, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Yhteyshenkilö: Viestintäyksikkö, sähköposti: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

Francesca Pavesi – apulaistietosuojavastaava: Nicholas Hernanz

Sähköposti: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Henkilötietojen käsittelijän nimi ja yhteystiedot [4]: Tietyissä tapahtumissa voi olla käsittelijöitä: urakoitsijat ja alihankkijat, joita käytetään yleisjärjestelyissä, rekisteröinnin hallinnoinnissa ja maksamisessa, matkajärjestelyissä jne.

Sopimuslausekkeilla varmistetaan, että tietojen käsittelijät käsittelevät puhujien ja muiden oikeusasiamiehen tapahtumiin osallistuvien henkilöiden nimiä, yhteystietoja ja pankkitietoja ainoastaan oikeusasiamiehen ohjeiden mukaisesti. Samoilla lausekkeilla varmistetaan, että valokuvaajat voivat siirtää oikeusasiamiehen tapahtumassa otettuja valokuvia ainoastaan viestintäyksikköön. Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden on täytynyt saada sertifikaatti tunnustetuilta kansainvälisiltä tietosuoja-alan ammattilaisilta.

Verkossa suoratoistetuissa tapahtumissa, kuten verkkoseminaarissa, asianomainen verkkoalusta (eli WebEx) toimii henkilötietojesi käsittelijänä verkkotapahtuman teknistä toteuttamista varten joko selaimen tai mobiilisovelluksen kautta. Sovelletaan asiaankuuluvia tietosuojaselosteita.

Jos käytetään digitaaliseen alustaan (eli Slidoon) lisättyjä kysely- ja kuulusteluvälineitä, kyseinen väline toimii tiettyjen tietojen, kuten osallistujien IP-osoitteiden, käsittelijänä. Sovelletaan asiaankuuluvaa evästekäytäntöä ja tietosuojaselostetta.

6. Yhteisrekisterinpitäjien nimet ja yhteystiedot [5]:

Tapahtumat, jotka järjestetään

• Euroopan parlamentin tilat: Euroopan parlamentti on yhteisrekisterinpitäjä käsiteltäessä sen rakennuksiin pääsyä koskevia lupia turvallisuussyistä.
• Euroopan komission toimitilat: Euroopan komissio on yhteisrekisterinpitäjä käsiteltäessä sen rakennuksiin pääsyä koskevia lupia turvallisuussyistä.
• yksityiset liiketilat (kuten hotellit): yksityinen kaupallinen yhteisö on yhteisrekisterinpitäjä tapahtumavieraiden henkilöllisyyden todentamisessa.

7. Käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset)[6]: Viestintäyksikkö koordinoi, järjestää ja hallinnoi erilaisia yleisötilaisuuksia oikeusasiamiehen strategian ja toimiston vuotuisen hallintosuunnitelman mukaisesti. Sen tavoitteena on säilyttää toimiston yleisen edun mukaisen työn suuri näkyvyys.

Tietoja kerätään, jotta voidaan lähettää kutsuja ja tietoja mahdollisille puhujille ja osallistujille, mahdollistaa ilmoittautuminen tapahtumaan, seurata tapahtumaa sekä helpottaa ja parantaa näkemysten vaihtoa ja tulevaa yhteistyötä puhujien ja osallistujien kanssa ja kesken.

Tietoja kerätään myös, jotta voidaan helpottaa taloudellisia ja sopimussuhteita puhujien ja muiden osallistujien ja toimittajien kanssa, tehdä matka- ja hotellijärjestelyjä ja täyttää turvallisuusvaatimukset.

Tapahtumissa otettuja kuvia, kuten valokuvia sekä video- ja äänitallenteita, käytetään oikeusasiamiehen toiminnasta tiedottamiseen.

8. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä [7]:

Rekisteröidyt

Kaikki (sisäiset ja ulkoiset) henkilöt, jotka on kutsuttu tapahtumiin ja jotka osallistuvat niihin:

• Euroopan oikeusasiamiesten verkoston jäsenet;
• EU:n toimielinten, elinten tai virastojen edustajat;
• kansalaisyhteiskunnan järjestöjen, yhdistysten ja kansalaisjärjestöjen edustajat;
• tutkijat/yksityishenkilöt, jotka seuraavat tiiviisti oikeusasiamiehen työtä;
• toimittajat;
• ulkopuoliset toimittajat, kuten moderaattorit ja valokuvaajat;
• oikeusasiamiehen toimiston henkilöstö;
• oikeusasiamiestapahtuman osanottajat.

Tietokentät

• mahdollisten puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet;
• puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot;
• työnimikkeet, puhujien ansioluettelot
• puhujien ja ulkopuolisten toimittajien pankkitilitiedot;
• puhujien työnantajien (tarvittaessa), osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet;
• kuvat, kuten valokuvat ja tapahtumissa otetut video- ja äänitallenteet;
• mahdollisten kaiuttimien toimittamat kuvat sekä ääni- ja videotallenteet;
• Osallistujat esittivät verkkotapahtumien aikana kysymyksiä kysely- ja kyselytyökalujen avulla.

9. Tietojen säilyttämisen ja mahdollisuuksien mukaan poistamisen määräaika [8]: Osallistujien nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, pankkitilitiedot, ansioluettelot ja työnantajien nimet (tarvittaessa) säilytetään viiden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan, ja puhujien nimet, yhteystiedot ja kuvat arkistoidaan historiallisia tarkoituksia varten.

Tiedot, erityisesti puhujien nimet, otsikot ja kuvat, julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa, ja ne pysyvät siellä määräämättömän ajan.

Julkisten tapahtumien valokuvia ja video- tai äänitallenteita säilytetään sisäisesti viisi vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan. Toimiston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut arkistoidaan myöhemmin historiallisia tarkoituksia varten.

10. Tietojen vastaanottajat [9]:

Viestintäyksikkö, joka koordinoi, järjestää ja hallinnoi yleisötilaisuuksia oikeusasiamiehen strategian ja toimiston vuotuisen hallintosuunnitelman mukaisesti.

Pääsihteeristö ja henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikkö, jotka vastaavat julkisten tapahtumien rahoitus- ja sopimusnäkökohdista.

Oikeusasiamiehen kabinetti, joka toimittaa puhujien tai osallistujien nimet ja yhteystiedot.

Tapahtumien puhujien ja osallistujien nimet, tehtävänimikkeet ja kuvat voivat olla yleisön saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla, verkoston ekstranetissä ja vuosikertomuksessa. Nämä tiedot voivat näkyä myös Euroopan oikeusasiamiesten verkoston uutiskirjeessä Network in Focus, joka on saatavilla verkoston ekstranetissä ja oikeusasiamiehen verkkosivustolla.

Tiedot voivat näkyä myös oikeusasiamiehen sosiaalisen median kanavissa, jotka ovat julkisesti saatavilla.

Tapahtuman puhuja- ja osallistujaluettelot jaetaan kaikille puhujille ja osallistujille.

Tapahtuman puhujien ja osallistujien nimet, tittelit ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen toimiston sisäisessä uutiskirjeessä.

11. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin ja/tai kansainvälisille järjestöille?[10] Ei sovelleta

12. Turvatoimien yleinen kuvaus [11]: Oikeusasiamiehen henkilöstön ja ulkopuolisten rekisteröityjen henkilötiedot, jotka kerätään tapahtumien järjestämisen yhteydessä, suojataan tieto- ja viestintätekniikan alan käyttöön ottamilla turvatoimenpiteillä toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

13. Tiedot siitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää tiedonsaanti- ja oikaisuoikeuttaan ja tapauksen mukaan oikeuttaan tietojen poistamiseen, rajoittamiseen ja siirtämiseen järjestelmästä toiseen [12]:

• Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihin sekä niiden oikaisemista tai poistamista lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntö on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa.
• Ilmoittautuessaan tapahtumaan mahdollisille osallistujille ilmoitetaan, että heistä voidaan ottaa kuvia tapahtuman aikana ja että oikeusasiamiehen toimisto voi käyttää niitä viestintätarkoituksiin. Jos heillä on kysyttävää, he voivat ottaa yhteyttä viestintäyksikköön sähköpostitse osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Yksikkö pyrkii vastaamaan heidän huolenaiheisiinsa mahdollisuuksien mukaan (esimerkiksi huoneen kokoonpanosta riippuen tai tummentamalla/peittämällä heidän kuvansa verkkoseminaareissa ja digitaalisissa konferensseissa otetuista kollektiivisista tulosteista).
• Mahdollisilta osallistujilta kysytään myös, haluavatko he, että heidän yhteystietonsa lisätään oikeusasiamiehen yhteystietoluetteloihin, että heille tiedotetaan tulevasta toiminnasta. Kaikissa tulevissa viesteissä he voivat halutessaan peruuttaa tällaisten luetteloiden tilauksen.

Tietosuojaseloste

Euroopan oikeusasiamiehen toimiston viestintäyksikön suorittamasta nimien, yhteystietojen, valokuvien, videoiden, äänitallenteiden sekä valokuva- ja audiovisuaalisten apuvälineiden keräämisestä

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamiehen toimisto kerää, miksi ja miten se kerää, käsittelee, käyttää ja tallentaa niitä. Lausunnossa kuvataan myös, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan.

Rekisterinpitäjä on Euroopan oikeusasiamies.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

• Mahdollisten puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet.
• Puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.
• Työnimikkeet, puhujien ansioluettelot.
• Puhujien ja ulkopuolisten toimittajien pankkitilitiedot.
• Puhujien työnantajien (tarvittaessa), osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet.
• Kuvia, kuten valokuvia ja video- ja äänitallenteita, jotka on otettu tapahtumissa.
• Mahdollisten kaiuttimien toimittamat kuvat sekä ääni- ja videotallenteet.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Ainoastaan oikeusasiamiehen julkisten tapahtumien koordinointia, järjestämistä ja hallinnointia varten.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarve?

Käsittelemme tietoja Euroopan oikeusasiamiehen hoitaessa yleisen edun mukaisia tehtäviään Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön ja asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti. Kysymme myös potentiaalisilta osallistujilta, haluavatko he yhteystietonsa lisättäväksi tietokantaamme.

4. Kuka vastaa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamies vastaa tietojenkäsittelystä, jota henkilöstö-, hallinto- ja budjetti- sekä viestintäyksiköt suorittavat. Viestintäyksikkö voi pyytää ulkopuolisia ammattilaisia ottamaan valokuvia ja tekemään ääni- ja videotallenteita oikeusasiamiehen julkisista tapahtumista.

5. Kuka on prosessori?

Tietyissä tapahtumissa voi olla käsittelijöitä: urakoitsijat ja alihankkijat, joita käytetään yleiseen organisointiin, rekisteröintien hallinnointiin ja maksamiseen jne.

Sopimuslausekkeilla varmistetaan, että tietojen käsittelijät käsittelevät puhujien ja muiden oikeusasiamiehen tapahtumiin osallistuvien henkilöiden nimiä, yhteystietoja ja pankkitietoja ainoastaan oikeusasiamiehen ohjeiden mukaisesti. Samoilla lausekkeilla varmistetaan, että valokuvaajat voivat siirtää oikeusasiamiehen tapahtumassa otettuja valokuvia ainoastaan viestintäyksikköön. Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden on täytynyt saada sertifikaatti tunnustetuilta kansainvälisiltä tietosuoja-alan ammattilaisilta.

Verkossa suoratoistetuissa tapahtumissa, kuten verkkoseminaarissa, asianomainen verkkoalusta (eli WebEx) toimii henkilötietojesi käsittelijänä verkkotapahtuman teknistä toteuttamista varten joko selaimen tai mobiilisovelluksen kautta. Sovelletaan asiaankuuluvia tietosuojaselosteita.

Jos käytetään digitaaliseen alustaan (eli Slidoon) lisättyjä kysely- ja kuulusteluvälineitä, kyseinen väline toimii tiettyjen tietojen, kuten osallistujien IP-osoitteiden, käsittelijänä. Sovelletaan asiaankuuluvaa evästekäytäntöä ja tietosuojaselostetta.

6. Kuka saa tiedot?

• Viestintäyksikön, pääsihteeristön henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikön sekä oikeusasiamiehen kabinetin tiimin jäsenet, joiden työ edellyttää, että he käsittelevät julkisten tapahtumien järjestämiseen liittyviä henkilötietoja.
• Oikeusasiamiehen verkkosivusto ja vuosikertomus, jotka ovat yleisön saatavilla. Verkoston ekstranet on verkkosivusto, joka on vain verkoston jäsenten käytettävissä. Tiedot voivat näkyä myös Euroopan oikeusasiamiesten verkoston uutiskirjeessä Network in Focus, joka on saatavilla verkoston ekstranetissä ja oikeusasiamiehen verkkosivustolla.
• Tiedot voivat näkyä myös oikeusasiamiehen sosiaalisen median kanavissa, jotka ovat julkisesti saatavilla.
• Tapahtuman puhuja- ja osallistujaluettelot jaetaan kaikille puhujille ja osallistujille.
• Tapahtuman puhujien ja osallistujien nimet ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen toimiston sisäisessä uutiskirjeessä.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Tapahtumien puhujien nimet ja tehtävänimikkeet sekä heidän työnantajiensa nimet (tarvittaessa) julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla.
• Tapahtumien kuvat ja ääni- ja videotallenteet julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla, niitä käytetään hänen julkaisuissaan ja niitä levitetään virallisten sosiaalisen median tilien kautta. Niitä säilytetään myös sisäisesti viiden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan. Toimiston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut arkistoidaan myöhemmin historiallisia tarkoituksia varten.

8. Miten suojaamme tietosi?

Henkilötietoja suojataan turvallisuustoimenpiteillä, jotka tieto- ja viestintätekniikka-ala on ottanut käyttöön oikeusasiamiehen toimistossa toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

9. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

• Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihin sekä niiden oikaisemista tai poistamista lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntö on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

a) Ilmoittautuessamme tapahtumaan ilmoitamme mahdollisille osallistujille, että heistä voidaan ottaa kuvia tapahtuman aikana ja että oikeusasiamiehen toimisto voi käyttää niitä viestintätarkoituksiin. Jos heillä on kysyttävää, he voivat ottaa yhteyttä viestintäyksikköön sähköpostitse osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Yksikkö pyrkii vastaamaan heidän huolenaiheisiinsa mahdollisuuksien mukaan (esimerkiksi huoneen kokoonpanosta riippuen tai tummentamalla heidän kuvansa verkkoseminaareissa ja digitaalisissa konferensseissa otetuista kollektiivisista tulostusnäytöistä).

• Kysymme myös potentiaalisilta osallistujilta, haluavatko he tulla lisätyiksi yhteystietoluetteloihimme, jotta voimme tiedottaa heille toiminnastamme. Kaikessa tulevassa viestinnässä he voivat halutessaan peruuttaa tällaisten luetteloiden tilauksen.

10. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiä koskevissa kysymyksissä tai valituksissa?

Rekisteröity voi milloin tahansa lähettää tietosuojaan liittyviä kysymyksiä osoitteeseen:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikön päällikkö
Euroopan oikeusasiamies
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

tai tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle: edps@edps.europa.eu

Strasbourgissa 12.5.2021

 

[1] Rekisterinpitäjä täyttää. Ks. asetuksen 2018/1725 31 artiklan 1 ja 5 kohta käsittelytoimia koskevista rekistereistä: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Seurantaa varten. Jos virasto päättää pitää keskusrekisteriä, ota yhteyttä rekisterin haltijaan viitenumeron saamiseksi.

[3] Käytetään mahdollisuuksien mukaan asiointipostilaatikoita toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

[4] Tapauksen mukaan. Jos käytät henkilötietojen käsittelijää (toimeksisaajaa) henkilötietojen käsittelyyn puolestasi, ilmoita siitä (esim. 360 asteen arvioinnit, ulkoistetut tietotekniikkapalvelut tai työhönottoa edeltävät lääkärintarkastukset).

[5] Tapauksen mukaan. Jos olet yhdessä toisen EU:n toimielimen kanssa vastuussa, ilmoita tästä tässä (esim. kaksi laitosta, joilla on yhteinen työterveyshuolto). Jos näin on, muista mainita kuvauksessa, kuka vastaa siitä, mitä ja kenet ihmiset voivat ottaa yhteyttä kyselyihinsä.

[6] Erittäin lyhyt kuvaus siitä, mitä aiot saavuttaa; Jos teette näin tietyn oikeusperustan nojalla, mainitkaa myös se (esim. valintamenettelyihin sovellettavat henkilöstösäännöt).

[7] Jos tietoluokat eroavat toisistaan eri henkilöryhmien välillä, selittäkää myös (esim. epäillyt vs. todistajat hallinnollisissa tutkimuksissa)

[8] Ilmoitetaan hallinnollinen säilytysaika ja sen alkamisajankohta. tehtävä tarvittaessa ero henkilöryhmien tai tietojen välillä (esim. valintamenettelyissä: hakijat, jotka ovat päässeet varallaololuetteloon, ja hakijat, jotka eivät ole päässeet varallaololuetteloon).

[9] Kenellä on pääsy Euroopan oikeusasiamiehen tietoihin? Onko toimiston ulkopuolella ketään? Ei tarvitse mainita yhteisöjä, joilla voi olla pääsy tietoihin tietyn tutkimuksen aikana (esim. OLAF, Euroopan tietosuojavaltuutettu, tilintarkastustuomioistuin).

[10] Jos vastaus on kyllä, ilmoittakaa maan tai kansainvälisen järjestön tunnistetiedot ja asianmukaisten suojatoimien dokumentointi (esim. kolmannessa maassa oleva henkilötietojen käsittelijä, joka käyttää vakiosopimuslausekkeita, kolmannen maan viranomainen, jonka kanssa teet yhteistyötä sopimuksen perusteella).

[11] Mahdollisuuksien mukaan. Sisällytä yleinen kuvaus turvatoimista, joita voit myös tarjota yleisölle. Ks. asetuksen 2018/1725 33 artikla käsittelyn turvallisuudesta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Harkitse tietosuojaselosteen asiaankuuluvan osan julkaisemista ja linkin tarjoamista. Ks. asetuksen 2018/1725 15 ja 16 artikla rekisteröidyille annettavista tiedoista ja 17–22 artikla rekisteröityjen oikeuksista: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725