Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi hakijoiden tietoja kerätään ja käsitellään. tapa, jolla Euroopan oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa toimitettujen tietojen suojan; miten näitä tietoja käytetään; ja mitä oikeuksia ehdokkaat voivat käyttää tietoihinsa liittyen.

Rekisterinpitäjä on Euroopan oikeusasiamies.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Hakijat toimittavat tietonsa verkossa (verkkosivustolla) olevan hakutyökalun kautta. Valintamenettelyä varten tiedot tuodaan tietotekniseen välineeseen, joka on suunniteltu tukemaan ja helpottamaan menettelyä.

Näitä tietoja ovat yleensä muun muassa seuraavat: perushenkilötiedot (etunimi, sukunimi, kansalaisuus, puhelinnumero); ansioluetteloon sisältyvät tiedot (koulutus, työkokemus, kielitaito jne.); jäljennökset hakijan kansalaisuuden todistavasta asiakirjasta; tarvittaessa ilmoitus vammaisuudesta sen varmistamiseksi, että tarvittavat esteettömyystoimenpiteet voidaan toteuttaa; niiden hakijoiden osalta, jotka ovat EU:n henkilöstön jäseniä, hallinnollinen asema (virkamies, väliaikainen toimihenkilö jne.), toimielin, jossa he työskentelevät, nykyisen toimen nimike ja nykyinen palkkaluokka; motivaatiokirjeen sisältämät tiedot; jäljennökset hakijoiden tutkintotodistuksista tarvittaessa jäljennökset hakijoiden arviointikertomuksista; tarvittaessa jäljennökset työkokemusta koskevista todisteista; vastaukset hakijoiden lähettämiin tapaustutkimuksiin.

Valintamenettelyistä vastaavat PAB-yksikön henkilöstöosaston henkilöstön jäsenet käsittelevät myös tietoja, jotka on tallennettu talouden toimijan palvelimelle jaettuun kansioon, kuten neuvoa-antavien valintakomiteoiden nimittämistä koskevat päätökset sekä neuvoa-antavan valintalautakunnan allekirjoittamat ja oikeusasiamiehen hyväksymät tukikelpoisuusilmoitukset; ehdokkaiden arviointitaulukot; talouden toimijalle toimitetut esivalintailmoitukset. Hakijoiden sähköpostitse lähettämät uudelleentarkastelupyynnöt/tietopyynnöt ja niihin annetut vastaukset tallennetaan asiointipostilaatikkoon ”Career”.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Tietojenkäsittelyn tarkoituksena on tunnistaa hakijat, jotka voivat täyttää avoimia työpaikkoja EO-toimistossa, ja suorittaa asiaankuuluva valintamenettely.

3. Mikä on näiden tietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarpeellisuus?

Virkamiesten ja muiden toimihenkilöiden valintamenettelyn oikeusperustana ovat henkilöstösäännöt (ja erityisesti niiden 27–34 artikla), Euroopan unionin muuhun henkilöstöön sovellettavat palvelussuhteen ehdot ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelukseen ottamista ja käyttöä koskevien yleisten täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä 1. joulukuuta 2014 tehty Euroopan oikeusasiamiehen päätös.

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta).

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamiehen tieto- ja viestintätekniikan toimiala hallinnoi verkkosivustolle toimitettuja tietoja. Henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikkö (henkilöstöala) ja tieto- ja viestintätekniikka-ala hallinnoivat valintatyökalua.

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Euroopan oikeusasiamies, pääsihteeri, tieto- ja viestintätekniikka-alan henkilöstön jäsenet, jotka vastaavat verkossa toimitettujen tietojen hallinnoinnista, valintamenettelyistä vastaavan valintalautakunnan yksikön henkilöstön jäsenet (henkilöstöala) ja neuvoa-antavan valintalautakunnan jäsenet. Pääsihteerin tiimi voi henkilöstöhallinnon alalle osoitetusta pyynnöstä tutustua varallaololuetteloon, hakukirjeisiin ja varallaololuetteloon valittujen hakijoiden tapaustutkimuksiin antamiin vastauksiin.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Hakijoiden verkkosivustolle toimittamia tietoja säilytetään heidän henkilökohtaisella verkkotilillään kahden vuoden ajan, jos hakijat haluavat hakea tuleviin avoimiin työpaikkoihin. Jos hakija ei muodosta yhteyttä tiliinsä kahden vuoden kuluessa, tili ja sen sisältämät tiedot poistetaan automaattisesti sen jälkeen, kun hakijalle on lähetetty ilmoitussähköposti.

Hylättyjen hakijoiden tiedot poistetaan valintatyökalusta, EO-palvelimen jaetusta kansiosta ja asiointipostilaatikosta ”Career” kahden vuoden kuluttua valintamenettelyn päättymisestä.

Palvelukseen otettuja hakijoita koskevia tietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan työsuhteen päättymisestä tai viimeisestä eläkemaksusta, jonka jälkeen tiedot hävitetään.

Osa tiedoista (kansalaisuus, sukupuoli, asuinmaa, hakupäivät, hakemuksen rekisteröintinumero, valintamenettelyn viitenumero, syntymävuosi ja puhutut kielet) anonymisoidaan ja säilytetään ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Miten rekisteröidyn tietoja suojataan?

Tiedot kerätään verkossa suojatussa tilassa. Pääsy verkkosivustolla oleviin tietoihin on suojattu hakijan valitsemalla salasanalla.

Sähköiset tiedot tallennetaan verkkosivustolle ja oikeusasiamiehen palvelimille (valintaväline ja jaettu kansio). Tietoja suojataan lukuisilla tieto- ja viestintätekniikkasektorin käyttöön ottamilla turvatoimilla toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden suojaamiseksi.

Pääsy henkilötietoihin suojataan hallinnoimalla käyttöoikeuksia, joita käyttäjän toimivalta tiukasti rajoittaa tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus tutustua omiin henkilötietoihisi ja niihin tietoihin, jotka koskevat sitä, miten käytämme niitä.

Sinulla on myös oikeus pyytää sinua koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista edellyttäen, että valintalautakunnan käsittelyn ja päätöksenteon luottamuksellisuus sekä muiden hakijoiden oikeudet turvataan. Hakijat voivat oikaista tunnistetietoja milloin tahansa menettelyn aikana. Hyväksyttävyys- tai arviointiperusteisiin liittyvien tietojen osalta oikaisuoikeutta voidaan käyttää hakemusten jättämisen määräaikaan saakka.

Sinulla on oikeus milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sitä, että Euroopan oikeusasiamies käyttää tietojasi.

Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että poistamme henkilötietosi tai rajoitamme niiden käyttöä.

Euroopan oikeusasiamies vastaa pyyntöihinne mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Voitte milloin tahansa lähettää tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, jotka koskevat viraston virkamiesten ja muiden toimihenkilöiden valintamenettelyä, Euroopan oikeusasiamiehelle seuraavaan osoitteeseen: career@ombudsman.europa.eu

Henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikön päällikkö
Euroopan oikeusasiamies
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: EDPS@edps.europa.eu