Hyvä X

Lähetän Teille ohessa edellä mainitun päätökseni.

Oma-aloitteisen tutkimukseni perusteella päätin lopettaa asian käsittelyn seuraavin johtopäätöksin:

EU:n virastojen olisi otettava käyttöön vankka menettely, jolla arvioidaan (entisen) ylemmän henkilöstön ilmoituksia, jotta he voivat ottaa vastaan yksityissektorin tehtäviä, jotka liittyvät läheisesti heidän aiempiin tehtäviinsä.

EU:n virastojen, joilla ei ole sisäisiä toimintaperiaatteita hallintoneuvoston jäsenten (muiden kuin henkilöstön jäsenten) eturistiriitojen ehkäisemiseksi, olisi kannustettava hallintoelimiään hyväksymään tällaisia toimintaperiaatteita.

Auttaakseen EU:n virastoja parantamaan pyöröovi-ilmiöön liittyviä käytäntöjään oikeusasiamies on hyväksynyt liitteenä olevat hyviä käytäntöjä koskevat ohjeet pyöröovitilanteiden käsittelyä varten.

Aion soveltaa hyvien käytäntöjen ohjeita asioihin, jotka tulevat tietooni tulevaisuudessa. Tämän kirjeen liitteenä ovat suuntaviivat.

Huomatkaa, että olen päätöksessä viitannut esimerkkeihin siitä, mitä pidän hyvänä hallinnollisena käytäntönä, myös teidän toimistoltanne saatuihin esimerkkeihin. Jos haluatte vastustaa näiden viittausten sisällyttämistä päätöksen julkaistuun versioon, ilmoittakaa asiasta toimistolleni 22. huhtikuuta 2026 klo 10.00 mennessä (julkaisupäivä).

Teidän vilpittömästi,

Teresa Anjinho

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 20.4.2026

Liite – Ohjeet pyöröovitilanteiden käsittelyä koskevista hyvistä käytännöistä

1. Ennaltaehkäisy

Otetaan käyttöön pyöröovitilanteiden arviointia koskeva vakiomenettely, johon sisältyy selkeä vaiheittainen opas virastolle, sen henkilöstölle ja hallintoneuvoston jäsenille ilmoitusten, arvioinnin, lieventävien toimenpiteiden, avoimuuden ja vaatimustenmukaisuuden osalta.

Tarjotaan henkilöstölle ja johtokunnan jäsenille kattavaa koulutus- ja ohjausmateriaalia ja toteutetaan säännöllisiä tiedotuskampanjoita ja viestintäaloitteita sovellettavien eettisten sääntöjen noudattamisen edistämiseksi.

Laaditaan selkeät kriteerit i) palvelussuhteen tai toimikauden päättymisen jälkeisten siirtojen kieltämiselle tai ii) suositusten antamiselle tapauksissa, joissa on kyse tietyistä kansallisten viranomaisten nimittämistä osa-aikaisista johtokunnan jäsenistä, ja varmistetaan, että mahdollinen henkilöstö tai johtokunnan jäsenet ymmärtävät nämä rajoitukset ennen virastoon liittymistä.

Kun henkilöstön jäsen tai hallintoneuvoston jäsen on saanut tiedon aikomuksestaan ottaa vastaan uusi työpaikka, hänen on viipymättä arvioitava, peruuttaako hän tapaamisoikeuden vai, jos kyseessä on henkilöstön jäsen, jäävääkö hän hänet tietyistä tehtävistä.

Vaaditaan henkilöstön jäseniä, jotka aikovat siirtyä uuteen tehtävään, tiedottamaan eettisistä ja/tai sääntöjen noudattamista valvovista tiimeistään, jotka voivat auttaa arvioimaan mahdollisia riskejä ja antamaan neuvoja seuraavista vaiheista, mukaan lukien tiedottaminen esimiehelle.

2. Tiedoksianto

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Jos ilmoitukset tehdään myöhässä, kehota (entistä) henkilöstön jäsentä odottamaan virallista hyväksyntää ennen uuden toimen aloittamista (jos se on vielä mahdollista) ja muistuta heitä nimenomaisesti heidän velvoitteistaan varmistaa, että ilmoituksen määräaikoja noudatetaan tulevaisuudessa.

Jos ilmoitukset ovat puutteellisia tai epäselviä, pyydä viipymättä puuttuvia tietoja ja keskeytä 30 työpäivän määräaika päätöksen tekemiselle, kunnes ilmoitus on täydellinen, tai aloita määräaika vasta, kun kaikki tarvittavat tiedot on toimitettu.

Hallintoneuvoston (entisten) jäsenten osalta:

Pyydetään (entisiä) hallintoneuvoston jäseniä ilmoittamaan toimikauden jälkeisestä toiminnasta kahden vuoden ajan toimikautensa päättymisestä ja ennen suunnitellun toimikauden jälkeisen toiminnan aloittamista henkilöstön jäseniin sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

3. Arviointi

Varmistetaan, että (entiselle) henkilöstölle tai hallintoneuvoston jäsenille annetaan mahdollisuus kommentoida päätösluonnoksia tai suositusluonnoksia, joissa ehdotetaan rajoituksia tai kieltoja.

Tehdään viipymättä perusteltu päätös, jossa ilmoitetaan (entiselle) henkilöstölle ja hallintoneuvoston jäsenille heidän oikeudestaan riitauttaa päätös.

dokumentoida ilmoitusten arviointi ja niihin liittyvät päätöksentekoprosessit sen varmistamiseksi, että kaikki asiaankuuluvat tiedot kerätään ja että tehokas valvonta on mahdollista;

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Neuvottele (entisen) henkilöstön jäsenen esimiehen kanssa varhaisessa vaiheessa.

Kuullaan johdonmukaisesti sekakomiteoita (entisten) henkilöstön jäsenten suunnitellusta tehtävien jälkeisestä toiminnasta yksityisellä sektorilla tai muista tehtävistä, jotka voivat aiheuttaa riskejä.

Pyydetään (entisiä) henkilöstön jäseniä toimittamaan ilmoituksensa yhteydessä virallinen kuvaus uudesta tehtävästään tai siihen liittyvä ilmoitus avoimesta toimesta (jos saatavilla).

Hallintoneuvoston (entisten) jäsenten osalta:

Jos oikeudellisesti sitovia täytäntöönpanomekanismeja ei ole, arvioitava toimeksiannon jälkeisiä toimia viraston oikeutettuihin etuihin mahdollisesti liittyvien ristiriitojen kannalta ja tarvittaessa laadittava vastaavat suositukset asianomaiselle kansalliselle toimivaltaiselle viranomaiselle. Tämän olisi tapahduttava mahdollisimman nopeasti ja mieluiten ennen kuin (entinen) hallituksen jäsen aloittaa ilmoitetun toiminnan.

Suositusten oikea-aikaisen hyväksymisen varmistamiseksi on pantava täytäntöön asianomaisen hallintoelimen kirjalliset hyväksymismenettelyt, jotta vältetään mahdolliset viivästykset, jotka johtuvat harvoin järjestettävistä henkilökohtaisista kokouksista.

4. Lieventävät toimenpiteet

Tarkastellaan kaikkia käytettävissä olevia toimenpiteitä, kun arvioidaan palvelun jälkeistä tai toimeksiannon jälkeistä toimintaa, kuten karenssiaikoja, yhteydenotto- ja/tai lobbauskieltoja ja mahdollisia kieltoja, jotka koskevat tiettyjä yksityisen sektorin rooleja.

Jos riskejä ei voida riittävästi lieventää, asianomaista henkilöä kielletään (tilapäisesti) harjoittamasta tällaista toimintaa. Jos (entinen) hallintoneuvoston jäsen edustaa kansallista viranomaista, päätös voidaan antaa suosituksena kansalliselle viranomaiselle.

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Jos rajoituksissa kielletään tiettyjen asioiden käsittely, helpotetaan noudattamista kokoamalla luettelo näistä asioista ja jakamalla se asianomaisen (entisen) henkilöstön jäsenen kanssa.

5. Avoimuus

julkistettava viraston verkkosivustolla tiedot entisten ylempien toimihenkilöiden hyväksytyistä palvelussuhteen jälkeisistä toimista ja entisten hallintoneuvoston jäsenten toimikauden jälkeisistä toimista pian asiaankuuluvien päätösten tai suositusten hyväksymisen jälkeen.

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Jaa ehdolliset päätökset suoraan (entisen) henkilöstön jäsenen uudelle työnantajalle.

Sovelletaan riittävän laajaa ylemmän henkilöstön määritelmää pantaessa täytäntöön EU:n henkilöstösääntöjen 16 artiklan säännöstä, jotta se kattaa kaikki viraston keskeiset johtotehtävät.

Antakaa yksityiskohtaiset tiedot rajoituksista, joita entisiin henkilöstön jäseniin sovelletaan asiaankuuluvaan henkilöstöön tiedonsaantitarpeen perusteella.

Hallintoneuvoston (entisten) jäsenten osalta:

antaa suosituksia (entisten) hallintoneuvoston jäsenten toimikauden jälkeisistä toimista, joihin liittyy rajoituksia tai kieltoja, asiaankuuluvalle kansalliselle viranomaiselle ja viraston hallintoelimille.

6. Vaatimustenmukaisuus ja seuranta

Seurataan sovellettujen lieventävien toimenpiteiden ja luottamuksellisuusvelvoitteen noudattamista.

Jos väitetään, että sääntöjä on rikottu, on viipymättä selvitettävä tosiseikat, arvioitava noudattamatta jättämisen vakavuus ja vakavimmissa tapauksissa käynnistettävä (kurinpidollisia) jatkotoimia.

Palkattomalla vapaalla olevat toimihenkilöt:

Otetaan käyttöön automaattinen hälytysjärjestelmä, jolla ilmoitetaan sekä asianomaisille henkilöstön jäsenille että asiasta vastaavalle ryhmälle luvan saaneen ulkoisen toiminnan tulevista uusimismääräajoista.