Hyvä Annika X

Liitteenä on edellä mainittu päätökseni.

Oma-aloitteisen tutkimukseni perusteella olen päättänyt lopettaa asian käsittelyn ja esittää seuraavat päätelmät:

EU:n virastojen olisi otettava käyttöön vankka menettely, jolla arvioidaan ilmoituksia (entisistä) ylemmistä toimihenkilöistä, jotka ryhtyvät hoitamaan aiempiin tehtäviinsä läheisesti liittyviä yksityisen sektorin tehtäviä.

EU:n virastojen, joilla ei ole sisäisiä toimintaperiaatteita hallintoneuvoston jäsenten (muiden kuin henkilöstön) eturistiriitojen ehkäisemiseksi, olisi kannustettava hallintoelimiään hyväksymään tällaiset toimintaperiaatteet.

Auttaakseen EU:n virastoja parantamaan pyöröovitilanteisiin liittyviä käytäntöjään oikeusasiamies on hyväksynyt liitteenä olevat ohjeet pyöröovitilanteiden käsittelyä koskevista hyvistä käytännöistä.

Aion soveltaa hyvän käytännön ohjeita tapauksiin, jotka tulevat tietooni tulevaisuudessa. Tämän kirjeen liitteenä on ohjeet.

Huomatkaa, että olen päätöksessä viitannut esimerkkeihin siitä, mitä pidän hyvänä hallintokäytäntönä, myös teidän virastoltanne. Jos haluatte vastustaa näiden viittausten sisällyttämistä päätöksen julkaistuun versioon, ilmoittakaa siitä toimistolleni 22. huhtikuuta 2026 klo 10.00 mennessä (julkaisupäivä).

Liitän mukaan myös tarkastuskokousraportin lopullisen version, joka julkaistaan päätöksen yhteydessä. Haluan kiittää henkilöstöänne hyvästä yhteistyöstä.

Vilpittömästi,

Teresa Anjinho

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 20.4.2026

Liite – Hyviä käytäntöjä koskevat ohjeet pyöröovitilanteiden käsittelyä varten

1. Ennaltaehkäisy

Käytössä on vakiomenettely pyöröovitilanteiden arvioimiseksi. Siihen sisältyy selkeä vaiheittainen opas virastolle, sen henkilöstölle ja hallintoneuvoston jäsenille ilmoituksista, arvioinnista, lieventävistä toimenpiteistä, avoimuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta.

Tarjotaan henkilöstölle ja johtokunnan jäsenille kattavaa koulutus- ja ohjemateriaalia ja toteutetaan säännöllisiä tiedotuskampanjoita ja viestintäaloitteita sovellettavien eettisten sääntöjen noudattamisen edistämiseksi.

Vahvistetaan selkeät kriteerit i) palvelussuhteen tai toimikauden jälkeisten muuttojen kieltämiselle tai ii) suositusten antamiselle tapauksissa, joissa on mukana tiettyjä kansallisten viranomaisten nimittämiä osa-aikaisia johtokunnan jäseniä, ja varmistetaan, että mahdollinen henkilöstö tai johtokunnan jäsenet ymmärtävät nämä rajoitukset ennen virastoon liittymistä.

Kun henkilöstö tai johtokunnan jäsen on saanut tiedon aikomuksestaan ottaa vastaan uusi työpaikka, hänen on viipymättä arvioitava, onko käyttöoikeudet peruutettava tai, jos kyseessä on henkilöstön jäsen, pidätettävä hänet erityistehtävistä.

Vaaditaan henkilöstön jäseniä, jotka aikovat ottaa vastaan uuden tehtävän, tiedottamaan asiasta eettisille ja/tai sääntöjen noudattamista käsitteleville tiimeilleen, jotka voivat auttaa arvioimaan mahdollisia riskejä ja antamaan neuvoja seuraavista vaiheista, mukaan lukien tiedottaminen esimiehelle.

2. Ilmoitus

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Jos ilmoitukset myöhästyvät, ohjeistetaan (entistä) henkilöstön jäsentä odottamaan virallista hyväksyntää ennen uuden toimen aloittamista (jos se on edelleen mahdollista) ja muistutetaan heitä nimenomaisesti heidän velvollisuuksistaan varmistaa, että ilmoitusten määräaikoja noudatetaan tulevaisuudessa.

Jos ilmoitukset ovat puutteellisia tai epäselviä, pyydetään viipymättä puuttuvia tietoja ja lykätään päätöksen tekemiselle asetettua 30 työpäivän määräaikaa, kunnes ilmoitus on täydellinen, tai aloitetaan määräaika vasta, kun kaikki tarvittavat tiedot on toimitettu.

Hallituksen (entiset) jäsenet:

Pyydetään (entisiä) johtokunnan jäseniä ilmoittamaan toimikauden jälkeisistä toimista kahden vuoden ajan toimikautensa päättymisestä ja ennen suunniteltujen toimikauden jälkeisten toimien aloittamista henkilöstön jäseniin sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

3. Arviointi

Varmistetaan, että (entiselle) henkilöstölle tai hallintoneuvoston jäsenille annetaan mahdollisuus kommentoida päätösluonnoksia tai suositusluonnoksia, joissa ehdotetaan rajoituksia tai kieltoja.

Tehdään viipymättä perusteltu päätös, jolla (entiselle) henkilöstölle ja hallintoneuvoston jäsenille ilmoitetaan heidän oikeudestaan riitauttaa päätös.

Dokumentoidaan ilmoitusten arviointi ja niihin liittyvät päätöksentekoprosessit sen varmistamiseksi, että kaikki asiaankuuluvat tiedot kerätään ja että tehokas valvonta on mahdollista.

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Ota yhteyttä (entisen) henkilöstön jäsenen esimieheen varhaisessa vaiheessa.

Sekakomiteoita kuullaan johdonmukaisesti (entisten) henkilöstön jäsenten suunnitelluista työsuhteen jälkeisistä toimista yksityisellä sektorilla tai muista tehtävistä, joihin voi liittyä riskejä.

Pyydetään (entisiä) henkilöstön jäseniä toimittamaan ilmoituksensa yhteydessä virallinen kuvaus uudesta tehtävästään tai siihen liittyvä ilmoitus avoimesta toimesta (jos saatavilla).

Hallituksen (entiset) jäsenet:

Jos oikeudellisesti sitovia täytäntöönpanomekanismeja ei ole, arvioi toimeksiannon jälkeisiä toimia viraston oikeutettuihin etuihin liittyvien mahdollisten ristiriitojen kannalta ja laatii tarvittaessa vastaavia suosituksia asianomaiselle kansalliselle toimivaltaiselle viranomaiselle. Tämä olisi tehtävä mahdollisimman nopeasti ja mieluiten ennen kuin (entinen) hallituksen jäsen aloittaa ilmoitetun toiminnan.

Suositusten oikea-aikaisen hyväksymisen varmistamiseksi on pantava täytäntöön asianomaisen hallintoelimen kirjalliset hyväksymismenettelyt, jotta vältytään mahdollisilta viiveiltä, jotka johtuvat epäsäännöllisistä henkilökohtaisista kokouksista.

4. Lieventävät toimenpiteet

Tarkastellaan kaikkia käytettävissä olevia toimenpiteitä, kun arvioidaan palveluksen tai toimeksiannon jälkeisiä toimia, kuten karenssiaikoja, yhteydenpito- ja/tai lobbauskieltoja ja mahdollisia kieltoja, jotka koskevat tiettyjä yksityisen sektorin rooleja.

Jos riskejä ei voida riittävästi lieventää, asianomaista henkilöä on (väliaikaisesti) kiellettävä harjoittamasta tällaista toimintaa. Jos lautakunnan (entinen) jäsen edustaa kansallista viranomaista, tämä määritys voidaan tehdä suosituksella kansalliselle viranomaiselle.

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Jos rajoitukset kieltävät tiettyjen asioiden käsittelyn, niiden noudattamista on helpotettava laatimalla luettelo näistä asioista ja jakamalla se asianomaisen (entisen) henkilöstön jäsenen kanssa.

5. Avoimuus

julkaisee viraston verkkosivustolla tietoja entisten ylempien toimihenkilöiden toimikauden jälkeisestä toiminnasta ja entisten johtokunnan jäsenten toimikauden jälkeisestä toiminnasta pian sen jälkeen, kun he ovat hyväksyneet asiaankuuluvat päätökset tai suositukset.

(Entiset) henkilöstön jäsenet:

Jaa ehdolliset päätökset suoraan (entisen) henkilöstön jäsenen uuden työnantajan kanssa.

Sovelletaan riittävän laajaa ylemmän henkilöstön määritelmää pantaessa täytäntöön EU:n henkilöstösääntöjen 16 artiklan säännöstä, jotta se kattaa kaikki viraston keskeiset johtotehtävät.

Antakaa yksityiskohtaiset tiedot rajoituksista, joita sovelletaan entisiin henkilöstön jäseniin asiaankuuluvaan henkilöstöön tiedonsaantitarpeen perusteella.

Hallituksen (entiset) jäsenet:

jakaa suosituksia johtokunnan (entisten) jäsenten toimikauden jälkeisistä toimista, joihin liittyy rajoituksia tai kieltoja, asiaankuuluvan kansallisen viranomaisen ja viraston hallintoelinten kanssa.

6. Vaatimustenmukaisuus ja seuranta

Seurataan mahdollisten lieventävien toimenpiteiden sekä luottamuksellisuusvelvoitteen noudattamista.

Jos kyseessä on väitetty noudattamatta jättäminen, todennettava viipymättä tosiseikat, arvioitava noudattamatta jättämisen vakavuus ja aloitettava vakavimmissa tapauksissa (kurinpidolliset) jatkotoimet.

Palkattomalla lomalla olevat henkilöstön jäsenet:

Otetaan käyttöön automaattinen hälytysjärjestelmä, jolla ilmoitetaan sekä asianomaisille henkilöstön jäsenille että asiasta vastaavalle ryhmälle hyväksyttyjen ulkoisten toimien uusimisen tulevista määräajoista.