Kantelija työskenteli asiantuntijana EU:n ulkopuolisen toimeksisaajan palveluksessa EU:n Tansaniassa rahoittamassa hankkeessa, jota hallinnoi Euroopan unionin Tansanian-edustusto ja Itä-Afrikan yhteisö. Kantelija väitti, että urakoitsija rikkoi Tansanian lakia, koska hän ei ollut rekisteröitynyt Tansaniassa, mikä esti häntä saamasta voimassa olevaa työlupaa. Tämän jälkeen toimeksisaaja ilmoitti kantelijalle päätöksestään irtisanoa hänen sopimuksensa ottaen huomioon EU:n edustuston esiin tuomat kantelijan työhön liittyvät huolenaiheet.

Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen kantelijan huolenaiheista, jotka koskivat sitä, miten edustusto käsitteli molempia asioita. Oikeusasiamies viittasi tältä osin johdonmukaisesti näkemykseensä, jonka mukaan silloin, kun EU:n toimielimet hakevat EU:n hankkeissa työskentelevien asiantuntijoiden korvaamista, kyseisiä henkilöitä olisi kuultava ennen heidän korvaamistaan. Vaikka komissio väitti, ettei se pyytänyt asiantuntijan korvaamista, oikeusasiamies totesi, että komissio oli osallistunut korvaamista koskevaan päätökseen. Oikeusasiamies katsoi näin ollen, että komissio ei ollut varmistanut, että kantelijan oikeutta tulla kuulluksi kunnioitettiin ennen hänen korvaamistaan, mikä oli hallinnollinen epäkohta.  Hän teki parannusehdotuksen, jonka tarkoituksena oli estää ongelman esiintyminen tulevaisuudessa. 

Lisäksi oikeusasiamies totesi, että koska kantelijan sopimus oli irtisanottu, työlupaa koskevat lisätutkimukset eivät olleet perusteltuja. Hän ehdotti kuitenkin parannuksia komissiolle ja pyysi sitä tarkistamaan asian, koska se voi vaikuttaa muihin EU-hankkeen parissa työskenteleviin asiantuntijoihin. 

 

EU:n virastoilla on keskeinen rooli EU:n politiikkojen täytäntöönpanossa ja teknisen, tieteellisen ja oikeudellisen asiantuntemuksen tarjoamisessa keskeisillä aloilla. Kaikki käsitykset siitä, että niiden virkamiehet ajavat yksityisiä etuja, jotka ovat ristiriidassa heidän tehtäviensä kanssa, voivat heikentää yleisön luottamusta heidän työhönsä. Euroopan oikeusasiamies on johdonmukaisesti korostanut pyöröovi-ilmiön riskejä, kun henkilöstö siirtyy ulkoisiin tehtäviin erityisesti yksityisellä sektorilla. Jopa pieni määrä korkean profiilin tapauksia voi aiheuttaa julkista levottomuutta ja maineen vahingoittumista, kuten viimeaikaiset tutkimukset osoittavat.

Samaan aikaan EU:n hallinnon on houkuteltava ammattitaitoisia ammattilaisia käsittelemään kestävyyden, digitalisaation ja turvallisuuden kaltaisia painopisteitä. Karenssiaikojen ja työrajoitusten kaltaiset toimenpiteet voivat vaikuttaa uran joustavuuteen erityisesti lain, rahoituksen tai teknologian kaltaisilla aloilla.

Tätä taustaa vasten tässä tutkimuksessa tarkasteltiin systeemisestä näkökulmasta sitä, miten EU:n virastot käsittelevät pyöröovitapauksia. Tavoitteena oli tunnistaa hyviä käytäntöjä ja mahdollisia puutteita käytössä olevissa politiikoissa ja käytännöissä. Tätä varten oikeusasiamies tarkasteli yksityiskohtaisesti 15 EU:n viraston käyttöön ottamia toimintapolitiikkoja ja tarkasti 54 tapausta, jotka koskivat yhdeksää EU:n virastoa. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tapasi viiden EU:n viraston edustajia selvittääkseen avoinna olevia kysymyksiä.

Lähes kaikki oikeusasiamiehelle asiakirjoja toimittaneet EU:n virastot totesivat, että ne olivat omaksuneet Euroopan komission lähestymistavan yksityisen sektorin tehtäviin siirtyvän henkilöstön oikeudellisten velvoitteiden täytäntöönpanoon joko lähtiessään tai palkattoman loman aikana. Oikeusasiamies havaitsi kuitenkin, että joillakin EU:n virastoilla on yksityiskohtaisempia ja kattavampia ohjeita näiden oikeudellisten velvoitteiden täytäntöönpanosta kuin toisilla. Oikeusasiamiehen havaitsemat erot koskevat sitä, miten virastot käsittelevät myöhässä olevia tai puutteellisia ilmoituksia palvelussuhteen päättymisen jälkeisistä toimista, miten virastot arvioivat tällaisia ilmoituksia, määrättyjen lieventävien toimenpiteiden luonnetta, ilmoitettuja palvelussuhteen päättymisen jälkeisiä toimia koskevien päätösten avoimuutta ja siitä, miten niistä johtuvia velvoitteita seurataan, sekä sitä, miten virastot kouluttavat henkilöstöä eettisistä velvoitteistaan.

Lisäksi oikeusasiamies totesi, että muiden kuin henkilöstön eli virastojen hallintoneuvoston tai hallintoneuvoston jäsenten toimikauden jälkeisiä toimia koskevat säännöt ja toimintaperiaatteet eroavat toisistaan huomattavasti. Kansalliset viranomaiset nimittävät useimmat virastojen johtokunnan jäsenet, jotka edustavat omia jäsenvaltioitaan, mikä tarkoittaa, että heihin sovelletaan edelleen kansallisia eettisiä sääntöjä, jotka vaihtelevat jäsenvaltioittain. Pyöröovi-ilmiöstä johtuvien mahdollisten eturistiriitojen ja mainehaittojen käsittelemiseksi vain muutamat tässä tutkimuksessa tarkastelluista EU:n virastojen hallintoelimistä ovat hyväksyneet toimintaperiaatteita, joilla säännellään (entisten) johtokunnan jäsenten toimikauden jälkeistä toimintaa.

Auttaakseen EU:n virastoja vahvistamaan edelleen pyöröovi-ilmiötä koskevia sääntöjään oikeusasiamies antoi joukon hyviä käytäntöjä koskevia ohjeita:

• Vahva integriteettikehys alkaa ennaltaehkäisystä: henkilöstön ja johtokunnan jäsenten varustaminen selkeillä ohjeilla, säännöllisellä koulutuksella ja jatkuvilla tietoisuutta lisäävillä aloitteilla, joilla varmistetaan eettisten velvoitteiden täysimääräinen ymmärtäminen, on olennaisen tärkeää.
• Tätä vahvistavat vankat vakiotoimintamenettelyt pyöröovitilanteiden käsittelyä varten, jotka tarjoavat selkeän ja vaiheittaisen lähestymistavan ilmoituksiin, arviointeihin ja vaatimustenmukaisuuteen.
• Avoimet kriteerit palveluksen jälkeisten tai toimikauden jälkeisten tehtävien rajoittamiseksi on vahvistettava etukäteen, jotta henkilöt ovat täysin tietoisia rajoituksista ennen liittymistään.
• Kun yksityiselle sektorille siirtymisestä ilmoitetaan, virastojen olisi toimittava nopeasti – tekemällä perusteellisia riskinarviointeja, tunnistamalla mahdolliset eturistiriidat ja toteuttamalla välittömiä varotoimia, kuten peruuttamalla käyttöoikeudet tai jakamalla vastuut tarvittaessa uudelleen.
• Päätöksenteon olisi oltava oikeudenmukaista, avointa ja hyvin dokumentoitua, jotta yksityishenkilöt voivat kommentoida ehdotettuja rajoituksia ja samalla varmistaa, että riskejä hallitaan tehokkaasti oikeasuhteisin toimenpitein, kuten karenssiajoilla, lobbauskielloilla tai tarvittaessa välittömillä kielloilla.
• Perustelluissa päätöksissä on hyvissä ajoin esitettävä selkeästi muutoksenhakuoikeus.
• Perusteellisen päätöksenteon lisäksi vastuuvelvollisuus riippuu vahvasta täytäntöönpanosta. Tähän sisältyy hyväksyttyjen toimintojen yhteenvetojen julkaiseminen, asetettujen ehtojen noudattamisen aktiivinen seuranta ja luottamuksellisuusvelvoitteiden noudattaminen.
• Jos epäillään rikkomuksia, virastojen on reagoitava ripeästi - todennettava tosiseikat ja toteutettava vakavissa tapauksissa kurinpitotoimia - luottamuksen säilyttämiseksi ja toimielinten lahjomattomuuden turvaamiseksi.

Oikeusasiamies toteaa, että EU:n virastot voivat oppia paljon toistensa käytännöistä. Oikeusasiamies aikoo soveltaa näitä hyvien käytäntöjen suuntaviivoja tapauksiin, jotka saatetaan saattaa hänen tietoonsa tulevaisuudessa.