Kantelun tausta

1. Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) käynnisti 22. syyskuuta 2022 ”avoimen kilpailun” EU:n virkamiesten ottamiseksi palvelukseen useilla eri aloilla (EPSO/AST/154/22).[1] Kilpailuilmoituksessa täsmennettiin, että valintamenettely järjestetään eri vaiheissa ja että kokeiden ”toimitustapa” – eli se, järjestetäänkö kokeet paikan päällä vai etäyhteydellä – täsmennetään hakijoiden saamissa kokeisiin kutsukirjeissä.

2. Hakijoille (4. marraskuuta 2022) lähetetyissä kutsukirjeissä täsmennettiin, että esi‑selection-kokeiden ensimmäinen vaihe järjestettäisiin vain etäyhteyden välityksellä. Kirjeisiin sisältyi ohjeita kokeiden muodosta ja toiminnasta, mukaan lukien teknisiä laitteita (esimerkiksi laitteita, tietokoneiden ja käyttöjärjestelmien käyttöoikeuksia) ja fyysisen ympäristön luonnetta (erityisesti eristettyä tilaa tai tilaa, jossa hakijat osallistuisivat kokeeseen) koskevat vaatimukset.

3. Testit tehtiin 22. marraskuuta ja 2. joulukuuta 2022 välisenä aikana.

4. Oikeusasiamies sai huomattavan määrän valituksia valintamenettelystä. Kantelut koskivat muun muassa seuraavia seikkoja:

a) teknisten ja fyysisten vaatimusten käytännön vaikutukset, jotka vaikeuttivat joidenkin hakijoiden osallistumista kokeisiin, ja se, miten EPSO käsitteli tähän liittyviä valituksia;

b) kokeiden aikana ilmenneet tekniset ongelmat ja se, miten EPSO on käsitellyt niihin liittyviä valituksia;

c) miten EPSO järjesti kokeiden uudelleenjärjestelyn; ja

d) yleiset kysymykset, jotka liittyvät EPSOn viestintään valintamenettelystä ja siitä, miten se on käsitellyt valituksia, mukaan lukien valitusten tekemistä koskevat vaatimukset.

5. Oikeusasiamies vastaanotti myöhemmin samankaltaisia kanteluja, jotka liittyivät EPSOn järjestämiin valintamenettelyihin, joissa käytettiin etätestausta.

6. Kun oikeusasiamies oli jo aloittanut tämän oma-aloitteisen tutkimuksen, EPSO ilmoitti 31. maaliskuuta 2023 [2], että valintamenettely EPSO/AST/154/22 peruutettiin.

Tiedustelu

7. Oikeusasiamies päätti aloittaa oma-aloitteisen tutkimuksen esille otettujen eri kysymysten käsittelemiseksi. Oikeusasiamies esitti EPSOlle kysymyksiä ymmärtääkseen, miten se oli valmistellut ja määrittänyt etäkokeiden ehdot, miten se käsitteli hakijoiden kokemia erilaisia käytännön ja teknisiä ongelmia ja miten se oli päättänyt peruuttaa EPSO/AST/154/22:n [3].

8. Oikeusasiamies sai tutkimuksen aikana EPSOn vastaukset [4]. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä piti myös kokouksia EPSOn kanssa ja tarkasti useita asiakirjoja [5].

Vain etänä tehtävät testit

EPSOn vastaus

9. EPSO totesi, että päätös siirtyä online-kokeisiin henkilökohtaisten kokeiden sijaan on EPSOn hallintoneuvoston hyväksymä strateginen valinta [6]. Etätestaus on tehokas tapa toteuttaa valintamenettelyjä, joihin osallistuu suuri määrä hakijoita, jotta hakijat voivat osallistua tasapuolisesti maantieteellisestä sijainnista riippumatta, samalla kun parannetaan joustavuutta ja vältetään matkakustannukset. Näin ollen muutoksella pyritään lisäämään hakijoiden moninaisuutta taustan ja maantieteellisen alkuperän osalta. Sillä pyritään myös lyhentämään valintamenettelyihin kuluvaa aikaa.

10. Ennen kuin EPSO päätti järjestää kokeet etäyhteydellä ainoastaan kyseistä kilpailua varten, se arvioi operatiivisia riskejä, kuten mahdollisia yhteysongelmia ja teknisiä ongelmia. Arviointi perustui vapaaehtoisista verkkotesteistä saatuihin aiempiin kokemuksiin, jotka EPSO oli asettanut saataville vuodesta 2021 lähtien, sekä vuoden 2022 jälkipuoliskolla järjestettyihin pienempiin rekrytointikilpailuihin, joita varten kokeet oli järjestetty yksinomaan etäyhteydellä.

11. Tämän arvioinnin perusteella EPSO päätteli, että kaiken kaikkiaan verkkotestaus tarjoaisi monille hakijoille paremmat mahdollisuudet osallistua kokeisiin ja että se ei haittaisi useampia hakijoita kuin vaatimus, jonka mukaan heidän on matkustettava testikeskukseen.

12. EPSO käyttää valintamenettelyissä kokeiden järjestämiseen ja valvomiseen ulkopuolista toimeksisaajaa. Nykyinen urakoitsija on Prometric. Nykyisen sopimuksen mukaan Prometricin ei tarvitse toimittaa fyysisiä testikeskuksia. EPSO valmistelee parhaillaan uutta tarjouspyyntöä, joka edellyttää, että toimeksisaajalla on testikeskukset, jotta se voi järjestää fyysisiä testejä tietyissä olosuhteissa.

Oikeusasiamiehen arviointi

13. Oikeusasiamies ymmärtää EPSOn tavoitteet lyhentää valintamenettelyihin kuluvaa aikaa ja lisätä hakijoiden moninaisuutta tekemällä kokeista helpommin saatavilla olevia. Etätestausmallia käyttöön ottaessaan EPSO ei kuitenkaan näytä ottaneen riittävästi huomioon kokeeseen osallistumista koskevien teknisten ja fyysisten vaatimusten mahdollisia kielteisiä vaikutuksia (kuten jäljempänä esitetään) etenkään hakijoille, joiden taloudellinen tausta on heikompi.

14. Esittäessään siirtymisen yksinomaan etäkokeisiin EPSO tarkoitti lähinnä, ettei mahdollisia haittoja ollut. Tämä lähestymistapa näkyi myös siinä, miten se käsitteli kanteluja. Mitä tulee muuton yleisen hyväksynnän varmistamiseen ja odotusten hallintaan, olisi ollut parempi, jos EPSO olisi antanut kattavamman selvityksen etäkokeiden perusteista ja mahdollisista vaikutuksista hakijoihin. Tämä olisi otettava huomioon tulevaisuudessa.

15. Ennen siirtymistä etäkokeisiin EPSOn olisi tehtävä perusteellisempi arviointi. EPSO ilmoitti, että se harkitsee tätä jo osana tulevaa koepalvelujen tarjoamista koskevaa tarjouspyyntöä, jota se valmistelee parhaillaan. Yleisenä tavoitteena olisi oltava yhtäläisten mahdollisuuksien takaaminen, ja etätestejä koskevia teknisiä tai fyysisiä vaatimuksia olisi arvioitava tätä taustaa vasten. Jos ei ole mahdollista puuttua tällaisten vaatimusten kielteisiin vaikutuksiin yhtäläisten mahdollisuuksien kannalta, EPSOn olisi varmistettava, että valintamenettelyissä annetaan hakijoille edelleen mahdollisuus osallistua kokeisiin fyysisissä testikeskuksissa. EPSOn olisi myös seurattava testimuotojen muutosten vaikutuksia yhtäläisiin mahdollisuuksiin. Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

Etätestaukseen osallistuvia hakijoita koskevat vaatimukset

EPSOn vastaus

16. EPSOn hakijoille antamissa ohjeissa luetellaan useita vaatimuksia, jotka hakijoiden olisi täytettävä voidakseen osallistua etäkokeisiin.[7] Näihin kuuluvat tietokonelaitteita (ainoastaan kannettavia tietokoneita tai pöytätietokoneita, ei tabletteja) ja näytön kokoa sekä tuettuja käyttöjärjestelmiä ja selaimia, käyttöoikeuksien tasoa ja internetyhteyttä koskevat tekniset vaatimukset.

17. Toimeksisaajan toimittamassa testisovelluksessa vain tiettyjen versioiden yläpuolella olevat Windows- ja macOS-versiot taataan tuetuiksi; aiemmat versiot tai muut järjestelmät luetellaan tuetuiksi. Rajallisten resurssien vuoksi EPSO ei pysty itse järjestelmällisesti tarkistamaan, mitkä käyttöjärjestelmät ovat yhteensopivia testisovelluksen kanssa.

18. Ohjeissa todetaan, että hakijoilla on oltava käyttöoikeudet, jotta he voivat tehdä ohjelmistomuutoksia käyttämissään tietokoneissa (ns. hallinto-oikeudet).

19. Testisovellus on suunniteltu yhdelle 19-tuumaiselle tai suuremmalle näytölle, jonka grafiikka ja tekstin koko heijastavat tätä. Tämä tarkoittaa, että kaikkia testiasiakirjoja on vaikea lukea pienemmillä näytöillä, erityisesti jos hakijat käyttävät työkaluja, kuten muistilehtiötä ja laskinta. EPSO on tietoinen ongelmasta, joka koskee erityisesti kannettavia tietokoneita, joissa on usein pienemmät näytöt. Testisovellusta tai tenttirakennetta (teksti, asiakirjat ja graafiset koot) ei kuitenkaan ole tarkoitus optimoida lähitulevaisuudessa pienemmille näytöille.

20. Ohjeisiin sisältyy myös vaatimuksia, jotka koskevat fyysistä tilaa, jossa hakijoiden on suoritettava kokeita.

21. Ohjeiden mukaan hakijat istuvat testissä sisätiloissa huoneissa, joissa on seinät, mutta ei lasiseiniä. EPSO totesi, että tämän vaatimuksen tarkoituksena on estää kolmansia osapuolia (myös muita mahdollisia hakijoita) näkemästä tentin sisältöä tenttihuoneen ulkopuolelta.

22. Ohjeiden mukaan hakijoiden on myös peitettävä ikkunat. EPSO totesi, että tämän vaatimuksen tarkoituksena on parantaa sisävalaistuksen laatua. Muun muassa vaihteleva valaistuksen laatu ja suora auringonvalon häikäisy voivat vaikuttaa kokeen videotallenteiden laatuun.

23. EPSO vahvisti, että jos hakijat ilmaisivat huolensa siitä, että he eivät pysty noudattamaan joitakin näistä vaatimuksista, se ei tarjonnut vaihtoehtoja, koska tätä ei ollut ennakoitu.

Oikeusasiamiehen arviointi

24. Oikeusasiamies ymmärtää, että käytännössä hakijat eivät voi käyttää yritystietokoneita (eli työnantajilleen kuuluvia tietokoneita), koska hakijoilla ei yleensä ole ”hallinnoijan oikeuksia”, ja on erittäin epätodennäköistä, että yksikään työnantaja luopuisi turva-asetuksista yksityisen käytön osalta (EPSO-testien suorittaminen). Sama koskee hakijoita, joilla on tietokoneita, joissa on käyttöjärjestelmiä, joita ei tueta.

25. Testisovellus ja testisisältö on suunniteltu suuremmille näytöille, mutta joillakin hakijoilla ei ehkä ole pääsyä tällaisiin näyttöihin ja niissä on vain kannettavan tietokoneen näytöt. Kuten EPSO on myöntänyt, tämä tarkoittaa sitä, että hakijoilla, jotka luottavat yksinomaan pienempiin kannettavien tietokoneiden näyttöihin, olisi vaikeuksia lukea testiaineistoa ja he olisivat olennaisesti epäedullisessa asemassa kokeen suorittamisessa.

26. On selvästi ongelmallista, jos jotkut hakijat eivät pysty käyttämään testisovellusta asianmukaisesti käytettävissään olevien laitteiden vuoksi. Kuten edellä mainittiin, tämä heikentää yhtäläisiä mahdollisuuksia ja saattaa erityisesti saattaa heikommassa taloudellisessa tilanteessa olevat ihmiset epäedulliseen asemaan. EPSOn olisi puututtava tähän ongelmaan esimerkiksi edellyttämällä, että sen toimeksisaaja optimoi testisovelluksen tai -rakenteen, jotta se on yhteensopiva erikokoisten näyttöjen kanssa (mukaan lukien tavalliset kannettavan tietokoneen näytöt), tai toteuttamalla muita toimia sen varmistamiseksi, että hakijat eivät joudu epäedulliseen asemaan niiden laitteiden vuoksi, joita heillä on käytettävissään. Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

27. Kun hakijat esittivät EPSOlle huolensa siitä, että he eivät pysty täyttämään vaatimuksia, EPSO lähinnä hylkäsi nämä huolet ja antoi ymmärtää, että hakijoiden vastuulla on poistaa mahdolliset esteet esimerkiksi hankkimalla vaihtoehtoisia tietokoneita. Tämä ei selvästikään ollut palveluhenkistä ja valitettavaa.

28. Hakijoiden voi olla vaikea ymmärtää, miksi jotkin vaatimukset, erityisesti fyysistä tilaa koskevat vaatimukset, ovat voimassa. Näin ollen oikeusasiamies kannustaa EPSOa selittämään, miksi tietyt vaatimukset ovat tarpeen. Selkeän tiedon antaminen hakijoille voi lisätä yleisön luottamusta vaatimuksiin ja niiden hyväksymistä, mikä voi ensi näkemältä olla vaikeasti ymmärrettävää. Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

EPSOn toimittamat tiedot valintamenettelystä

EPSOn vastaus

29. Kilpailuilmoituksen lisäksi EPSO antoi hakijoille yksityiskohtaisia ohjeita heidän kutsuissaan. EPSO antoi oikeusasiamiehelle kaksi ohjetta hakijoille etätestaukseen liittyvien valintamenettelyjen yhteydessä tehtävistä kokeista, jotka olivat marraskuulta 2022 ja syyskuulta 2023.

30. EPSO ilmoitti tarkistavansa hakijoille tulevia kilpailuja varten annettavia ohjeita, jotta ne olisivat lyhyempiä ja käyttäjäystävällisempiä [8].

31. Syyskuussa 2023 annetuissa ohjeissa käsitellään monenlaisia aiheita, kuten teknisiä vaatimuksia, istumakokeiden fyysistä tilaa koskevia vaatimuksia, ajan varaamista, testihakemuksen ennakkotarkastusta, tenttiprosessia, etävalvontaa koskevia sääntöjä sekä luottamuksellisuutta ja tietosuojaa koskevia sääntöjä.

32. Ohjeissa on linkkejä muille verkkosivustoille (mukaan lukien teknisen tuen ohjesivusto ja EPSOn toimeksisaajan verkkosivusto) ja yhteystietoja (kuten tekninen tuki ennen kokeita ja niiden aikana sekä EPSOn sähköinen yhteydenottolomake).

33. Kokeen aikana hakijoilla ei ole pääsyä ohjeisiin. Heillä ei saa olla papereita, joten ohjeita ei voi tulostaa, eivätkä ohjeet ole saatavilla myöskään testisovelluksessa. EPSO totesi, että olisi vaikeaa pyytää toimeksisaajaa tarkistamaan testialustaa ohjeiden sisällyttämiseksi siihen, koska myös muut toimeksisaajan asiakkaat käyttävät sovellusta.

Oikeusasiamiehen arviointi

34. Kun otetaan huomioon uusi lähestymistapa testaukseen, joka sisältää hakijoita koskevia vaatimuksia ja uusia menettelyjä, tarkistettujen ohjeiden on katettava monenlaisia kysymyksiä. EPSOn oman tunnustuksen mukaan osa ohjeista ei ole täysin selkeitä, ja niistä on tehtävä lyhyempiä ja käyttäjäystävällisempiä.

35. Selkeän tiedon tarjoaminen ja mahdollisimman avoin toiminta ovat julkishallinnon keskeisiä vaatimuksia etenkin silloin, kun julkiset elimet ottavat käyttöön uusia menettelyjä ja sääntöjä, kuten EPSO on tehnyt. Kuten edellä mainittiin, ohjeissa olisi myös selitettävä selkeästi tekniset tai muut vaatimukset. Tällaisen avoimuuden tarjoaminen on ratkaisevan tärkeää yleisen hyväksynnän varmistamiseksi. Näin ollen oikeusasiamies suhtautuu myönteisesti EPSOn sitoumukseen tarkistaa ohjeita niiden lyhentämiseksi ja käyttäjäystävällisyyden parantamiseksi. Hän luottaa siihen, että tämä koskee myös tämän tutkimuksen yhteydessä havaittuja epäjohdonmukaisia kieliä.

36. On kuitenkin kohtuutonta odottaa, että hakijat muistaisivat ohjeet ja kykenisivät muistamaan ne kokeen luontaisesti stressaavassa tilanteessa. Tämän vuoksi EPSOn olisi varmistettava, että hakijoilla on tulevaisuudessa mahdollisuus tutustua ohjeisiin kokeen aikana joko antamalla heille mahdollisuus ottaa mukaan painettu jäljennös tai varmistamalla, että ohjeet ovat saatavilla koealustan kautta. Tämä on erityisen tärkeää, kun on kyse tiedoista, jotka koskevat vianmääritystä kokeen aikana ja valituksen tekemistä (ks. jäljempänä). Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

Ongelmia testien ja valitusten käsittelyn aikana

EPSOn vastaus

37. Ohjeissa kuvataan menettelyt testien aikana havaittujen ongelmien ratkaisemiseksi, erityisesti vaatimus, jonka mukaan ensin on tuotava esiin ongelmia Prometricin teknisessä tuessa, joka tarjoaa ”lippuja” näihin raportointiongelmiin. Ohjeissa ja muissa viitatuissa asiakirjoissa viitataan vaihtoehtoisesti eri termeihin: ”poikkeamalippu”, ”tapauslippu” ja ”mittauslippu”.

38. Ohjeissa täsmennetään myös, että jos hakijoilla on tekninen ongelma heidän suorittaessaan tietokoneensa ”tehostetun järjestelmätarkastuksen” ennen testipäivää ja jos Prometric ei löydä oikea-aikaista ratkaisua, hakijoiden olisi tehtävä järjestelyt testin suorittamiseksi toiselta tietokoneelta. EPSO selvensi, että tämä ei ole pakollinen ohje ja että siinä ei edellytetä, että hakijoilla on käytössään kaksi tietokonetta.

39. Ohjeissa ja EPSOn verkkosivuilla olevissa tiedoissa kerrotaan, miten EPSO toteuttaa valitusten johdosta jatkotoimia. EPSO vaatii hakijoita osoittamaan, että he ovat yrittäneet ratkaista tekniset ongelmansa Prometricin teknisellä tuella testin aikana, kun ongelma ilmeni, lähettämällä matkalipun.

40. EPSO ilmoitti, että valitus rekisteröitäisiin sellaisenaan, vaikka kantelija käyttäisi väärää lomaketta (kantelulomakkeen sijasta yhteydenottolomaketta): molemmat lomakkeet käsitellään EPSOn hakijoiden yhteyspalvelussa. Kyseinen yksikkö määrittää, voidaanko viestejä pitää valituksina ja edellyttävätkö ne tutkintaa. Tämän jälkeen hakijat saavat vastauksen tai heidän valituksensa osoitetaan eri henkilöstölle EPSOssa.

41. Kaikki sähköisen yhteydenottolomakkeen kautta toimitetut valitukset tallennetaan tietokantaan ja niille annetaan numero. Jos hakijat lähettävät valituksen, joka ei ole ohjeiden mukainen, EPSO lähettää vastauksen, jossa hakijoita muistutetaan säännöistä.

42. Niiden hakijoiden valitukset, jotka eivät suorittaneet vianmääritystä kokeen aikana tai jotka valittivat määräajan ulkopuolella, hylättiin. Tapauksissa, joissa hakijat eivät suorittaneet koetta, koska he eivät noudattaneet ohjeita (ja päättäjät lopettivat kokeen tästä syystä), myös heidän valituksensa hylättiin.

Oikeusasiamiehen arviointi

43. EPSOn olisi annettava selkeää ja kattavaa tietoa siitä, miten valitus tehdään ja miten se käsittelee valituksia. Sen olisi erityisesti esitettävä verkkosivustollaan perustiedot valitusten tekemistä koskevista vaatimuksista, valitusten käsittelystä ja määräajoista. Kuten edellä on todettu, valituksen tekemistä koskevien vaatimusten olisi oltava myös hakijoiden saatavilla kokeen aikana. Sen olisi muun muassa varmistettava, että terminologia, jota se käyttää kuvaamaan menettelyn eri osatekijöitä, on johdonmukaista kaikissa asiaankuuluvissa asiakirjoissa. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun siinä otetaan käyttöön uusi testaustapa, jossa teknisiin kysymyksiin liittyvät valitukset voivat lisääntyä. Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

44. Vaikka EPSO kuvaili kantelujen käsittelyä koskevaa käytäntöään ja menettelyään, oikeusasiamiehen tutkimus ja oikeusasiamiehelle toimitetut kantelut osoittavat, että EPSO ei aina käsitellyt kanteluja johdonmukaisesti. Tämä koski sekä sitä, miten se alun perin käsitteli valituksia, jotka koskivat esimerkiksi käsiteltäväksi ottamista ja lippuvaatimusta, että sitä, miten se käsitteli samankaltaisia kysymyksiä koskevia valituksia.

45. Oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä EPSO totesi, että sillä on käytössä valitusten käsittelyä koskevat ohjeet. EPSOn olisi tarkasteltava näitä ohjeita uudelleen ottaen huomioon tässä tutkimuksessa havaitut ongelmat ja varmistettava, että ne ovat selkeitä ja kattavia ja että sen henkilöstö on riittävän tietoinen ohjeista ja että sillä on asianmukainen koulutus sen varmistamiseksi, että niitä sovelletaan johdonmukaisesti. Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

46. Jos EPSO edellyttää, että hakija on ensin ottanut yhteyttä ulkopuolisen toimeksisaajansa tekniseen tukeen ennen valituksen tekemistä etäkokeen aikana ilmenneistä ongelmista, sen olisi esitettävä tämä vaatimus selkeästi kilpailuilmoituksessa eikä ohjeissa. On kuitenkin tärkeää, että EPSO osoittaa joustavuutta valitusten tutkinnassa, sillä voi olla tilanteita, joissa hakijat eivät voi ottaa yhteyttä tekniseen tukeen ja/tai saada lippuja.

Testien uudelleenjärjestely

EPSOn vastaus

47. EPSO totesi valintamenettelystä EPSO/AST/154/22, että se tarjosi valitusten käsittelyn yhteydessä mahdollisuuden palata kokeisiin seuraavissa tilanteissa:

• tekniset ongelmat eivät olleet ehdokkaiden hallittavissa ja ne ilmenivät niiden asianmukaisesta huolellisuudesta huolimatta;
• hakijat olivat läpäisseet pakollisen ”tehostetun järjestelmän valmiustarkastuksen” ja mallikokeen, jos kysymys koski kokeen käynnistämistä; ja/tai
• jossa hakijat yrittivät suorittaa vianmäärityksen Prometricin kanssa itse kokeen aikana ja toimittivat todisteet näistä yrityksistä (esimerkiksi lippunumeron yhteydenotosta tekniseen tukeen).

48. EPSO totesi, että jos kantelun tutkinta ei ollut ratkaisevaa, epäilystä hyötyivät aina hakijat, joilla oli johdonmukaisesti mahdollisuus palata kokeeseen. Jos hakijoilla oli kokeen käynnistämiseen liittyviä teknisiä ongelmia, mutta heille ei ollut tehty pakollisia tarkastuksia etukäteen, heille ei tarjottu mahdollisuutta kokeen uudelleen järjestämiseen.

49. Ohjeiden mukaan ”jos kokeen aikataulua on poikkeuksellisissa olosuhteissa muutettava tai hakija on testattava uudelleen, EPSOn ja hakijan välisen yhteydenpidon hoitaa kokeen järjestäjä sähköpostitse”. EPSO myönsi, että ohjeiden sanamuoto ei ole täysin selvä. Kokeen järjestäjä ei käsittele valituksia EPSOn puolesta. EPSO vastaa itse hakijoille.

50. EPSO ei tällä hetkellä tarjoa hakijoille mahdollisuutta valita päivämäärää ja kellonaikaa, jolloin he voisivat siirtää kokeitaan, vaan se antaa hakijoille kiinteän päivämäärän ja kellonajan. EPSO tekee toimeksisaajansa kanssa yhteistyötä tarkistaakseen kokeiden uudelleenjärjestelymenettelyä, jotta hakijat voivat varata päivämäärän ja kellonajan kokeiden uudelleenjärjestämistä varten.

51. EPSO totesi, että aikataulun muuttaminen on sallittua vain kerran, jos ilmenee teknisiä ongelmia. Syynä tähän on se, että EPSO laatii kutakin valintamenettelyä varten vain kaksi eri koetta (joiden sisältö on erilainen): yhden alun perin suunniteltuja kokeita varten ja yhden, jos kyse on varakokeista, joiden aikataulua on muutettava. Testisisällön kehittäminen kestää kuukausia. Mahdollisuudet useamman kuin yhden kokeen uudelleenjärjestelyyn ovat näin ollen rajalliset, ja ne olisivat tyypillisesti vain sellaisten hakijoiden käytettävissä, jotka eivät ole nähneet jonkin kokeen sisältöä. Tavanomaisissa olosuhteissa vain kourallinen kantelijoita kokee teknisen ongelman uudelleenjärjestetyssä testissään. Jos näin tapahtuu, hakija voi tehdä valituksen, ja EPSOn oikeudellinen ryhmä tai valintalautakunta voi päättää, että hakijalla on toinen mahdollisuus osallistua kokeeseen. Tämä voitaisiin tehdä joko EPSOn tiloissa tai etäyhteyden välityksellä.

Oikeusasiamiehen arviointi

52. Oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että EPSO pyrkii parantamaan kokeiden uudelleenjärjestelyä koskevaa politiikkaansa, jotta hakijat voivat valita heille sopivan päivämäärän ja kellonajan sen sijaan, että heille osoitettaisiin päivämäärä ja kellonaika, mikä on tähän asti ollut käytäntönä.

53. Oikeusasiamies katsoo, että jos hakijoilla on koeajoissa ongelmia, jotka eivät ole heidän syytään, EPSOn olisi sallittava tällaisten hakijoiden järjestää koeajot uudelleen. Oikeusasiamies tekee tätä koskevan ehdotuksen jäljempänä.

54. Hakijoille annettavien tietojen muiden näkökohtien osalta EPSOn olisi varmistettava, että kokeiden uudelleenjärjestelyä koskevat tiedot ovat selkeitä ja paikkansapitäviä.

Päätös valintamenettelyn EPSO/AST/154/22 peruuttamisesta

EPSOn vastaus

55. EPSO totesi, että päätöksen kilpailun peruuttamisesta teki EPSO hallintoneuvoston pyynnöstä sen jälkeen, kun oli tehty huolellinen analyysi, jossa oli otettu huomioon ilmenneet erilaiset ongelmat, erityisesti etäyhteydellä valvottujen kokeiden toteuttamisen osalta, mukaan lukien tekniset ongelmat ja tietosuojaan liittyvät huolenaiheet.

56. EPSO jakoi oikeusasiamiehelle asiakirjat, joissa esitetään peruuttamispäätöksen perustana oleva operatiivinen ja oikeudellinen analyysi, mukaan lukien arvio muista mahdollisista toimintatavoista [9].

Oikeusasiamiehen arviointi

57. Kilpailun peruuttamisen jälkeen oikeusasiamies sai asiasta huomattavan määrän kanteluja. On ymmärrettävää, että kokeiden läpäisseet hakijat ovat erittäin pettyneitä peruutukseen ja olisivat toivoneet toista ratkaisua valintamenettelyyn liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi.

58. Tämän tutkimuksen yhteydessä EPSO antoi lisätietoja peruuttamispäätöksestä ja eri skenaarioista, joita tarkasteltiin. On kuitenkin valitettavaa, että EPSO ei tehnyt näin ennakoivasti ilmoittaessaan peruutuksesta. Selkeän tiedon antaminen yleisölle oikea-aikaisesti voi lisätä päätösten legitimiteettiä ja parantaa niiden hyväksymistä, joihin päätökset vaikuttavat kielteisesti.

Päätelmä

Oikeusasiamies päättää tutkimuksen toteamalla, että

Lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

EPSOlle ilmoitetaan tästä päätöksestä. Oikeusasiamies pyrkii myös saattamaan päätöksensä niiden kantelijoiden tietoon, jotka ovat tehneet kanteluja EPSOn etäkokeiden käytöstä.

Parannusehdotuksia

1.  EPSOn olisi arvioitava kattavasti etäkokeita koskevien vaatimusten mahdollisia vaikutuksia yhtäläisiin mahdollisuuksiin. Jos ei ole mahdollista puuttua tällaisten vaatimusten kielteisiin vaikutuksiin yhtäläisten mahdollisuuksien kannalta, EPSOn olisi varmistettava, että valintamenettelyissä annetaan hakijoille edelleen mahdollisuus osallistua kokeisiin fyysisissä testikeskuksissa. EPSOn olisi myös seurattava testimuotojen muutosten vaikutuksia yhtäläisiin mahdollisuuksiin.

2. EPSOn olisi erityisesti varmistettava, että sen tekniset vaatimukset eivät estä hakijoita osallistumasta etäkokeisiin tai asettamasta epäedulliseen asemaan hakijoita, joilla ei ole käytettävissään laitteita, jotka täyttävät nämä vaatimukset. EPSOn olisi tehtävä yhteistyötä toimeksisaajansa kanssa kehittääkseen tätä varten testaussovelluksen. Jos ei ole mahdollista poistaa mahdollisesti poissulkevia teknisiä vaatimuksia, EPSOn olisi tutkittava mahdollisia vaihtoehtoisia järjestelyjä hakijoille.

3. Koska etätestauksen käyttöönotto on johtanut huomattaviin vaatimuksiin, jotka koskevat laitteita ja pääsyä asianmukaisiin fyysisiin tiloihin, oikeusasiamies kannustaa EPSOa selittämään verkkosivustollaan selkeämmin, miksi tällaiset vaatimukset ovat tarpeen. Selkeän tiedon antaminen ehdokkaille voi lisätä yleisön luottamusta vaatimuksiin, joita voi ensi näkemältä olla vaikea ymmärtää ja jotka todennäköisesti vaikuttavat joidenkin ehdokkaiden osallistumismahdollisuuksiin, ja näiden vaatimusten hyväksymistä. Jos hakijat ilmoittavat perustellusta huolesta vaatimuksista, EPSOn olisi käsiteltävä näitä huolenaiheita palveluhenkisesti.

4. EPSOn olisi varmistettava, että hakijoilla on tulevaisuudessa mahdollisuus tutustua kokeen aikana annettuihin ohjeisiin, erityisesti siihen, miten kokeen aikana tehdään vianmääritys ja miten valitus tehdään. Tämä voidaan varmistaa joko antamalla hakijoille mahdollisuus ottaa mukaan painettu kopio ohjeista tai varmistamalla, että ohjeet ovat saatavilla testialustan kautta.

5. EPSOn olisi annettava selkeää ja kattavaa tietoa siitä, miten valitus tehdään ja miten se käsittelee valituksia. Sen olisi erityisesti esitettävä verkkosivustollaan perustiedot valitusten tekemistä koskevista vaatimuksista, valitusten käsittelystä ja määräajoista. Sen olisi muun muassa varmistettava, että terminologia, jota se käyttää kuvaamaan menettelyn eri osatekijöitä, on johdonmukaista kaikissa asiaankuuluvissa asiakirjoissa.

6. EPSOn olisi tarkasteltava uudelleen valitusten käsittelyä koskevia ohjeitaan ottaen huomioon tässä tutkimuksessa havaitut ongelmat ja varmistettava, että ne ovat selkeitä ja kattavia ja että sen henkilöstö on riittävän tietoinen ohjeista ja että sillä on asianmukainen koulutus sen varmistamiseksi, että niitä sovelletaan johdonmukaisesti. Kuten on todettu, EPSOn olisi tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi kun on kyse vaatimuksesta ottaa ensin yhteyttä toimeksisaajan tekniseen tukeen, varmistettava tietty joustavuus valitusten käsittelyssä.

7. Jos hakijoiden kokeissa, joiden aikataulua on muutettu, ilmenee ongelmia, jotka eivät ole heidän syytään, EPSOn olisi annettava kyseisille hakijoille mahdollisuus aikataulun muuttamiseen uudelleen.

 

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2022/363A/01&from=FI

[2] EPSO julkaisi asiasta ilmoituksen verkkosivustollaan https://eu-careers.europa.eu/en/cancellation-competition-epso-ast-154-22-assistants-ast3.  

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/167288

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/168090

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169795

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175767

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768

[5] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/180852

[6] EPSOlla on hallintoneuvosto, johon kuuluu yksi jäsen kustakin EU:n toimielimestä ja kolme henkilöstön edustajaa, joilla on toimielinten henkilöstökomiteoiden nimittämä tarkkailijan asema. Hallintoneuvoston päätehtäviin kuuluu EPSOn toimintaa ja organisaatiota koskevien sääntöjen hyväksyminen, myös valintamenettelyjen osalta.

[7] https://eu-careers.europa.eu/en/it-requirements-passing-epsos-remotely-proctored-tests-0#:~:text=You%20must%20use%20only%20a, hiiri%20ja%20keyboard%20are%20allowed.&text=The%20operating%20system%20must%20be,macOS%20Sonoma%20is%20not%20tuettu )

[8] Ohjeiden nykyinen verkkoversio on saatavilla osoitteessa https://eu-careers.europa.eu/en/remotely-proctored-testing

[9] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768