Asia koski Euroopan raja- ja merivartioviraston (Frontex) järjestämää palvelukseenottomenettelyä sen pysyvien joukkojen väliaikaisia toimihenkilöitä varten. Kantelija, joka oli ehdokkaana tässä menettelyssä, oli saanut karsivaan monivalintakokeeseen, jäljempänä ’monivalintakoe’, vaaditun vähimmäiskokonaispistemäärän. Frontex kuitenkin sulki hänet palvelukseenottomenettelyn ulkopuolelle, koska hän ei ollut saanut vähimmäispistemäärää monivalintakokeen kustakin erillisestä osasta. Kantelija väitti, että hänen poissulkemisensa palvelukseenottomenettelystä oli epäoikeudenmukaista, koska tätä vaatimusta, jota hän piti mielivaltaisena, ei ollut ilmoitettu hakijoille ennen monivalintakoetta.

Oikeusasiamies katsoi, että Frontexilla oli harkintavaltaa vahvistaa monivalintakokeen kynnysarvot palvelukseenottomenettelyn myöhemmässä vaiheessa edellyttäen, että se teki niin ennen kuin se sai tietää hakijoiden yksilöllisistä suorituksista. Koska Frontex oli asettanut kynnysarvot ennen testin suorittamista, oikeusasiamies totesi, ettei hallinnollista epäkohtaa ollut.

Oikeusasiamies ehdotti kuitenkin, että Frontex harkitsisi mahdollisuuksien mukaan ilmoittavansa hakijoille palvelukseenottomenettelyissään ennen kokeita tehtävien karsintakokeiden kynnysarvot, jotta voidaan lisätä avoimuutta ja antaa hakijoille paremmat valmiudet valmistautua kokeeseen.

Oikeusasiamies havaitsi myös puutteita siinä, miten Frontex piti kirjaa valintalautakunnan sisäisestä työstä. Oikeusasiamies ehdotti näin ollen, että avoimuuteen ja vastuuvelvollisuuteen liittyvistä syistä Frontex parantaisi tällaisten rekisterien selkeyttä ja saatavuutta koskevia vaatimuksia.

 

Tapaukset koskivat Frontexin päätöstä olla korvaamatta kantelijoille, jotka olivat ehdolla Frontexin pysyvän joukon jäsenten palvelukseenottomenettelyyn, matka- ja oleskelukuluja sen jälkeen, kun he olivat matkustaneet Varsovaan, Puolaan, uimakokeita ja lääkärintarkastuksia varten. Frontexin palvelukseenottoa koskevissa säännöissä määrätään, että lopulliseen lääkärintarkastukseen liittyvät kustannukset korvataan vain, jos hakija ottaa myöhemmin vastaan tehtävänsä Frontexissa, kun taas kantelijat eivät tehneet niin.

Oikeusasiamies totesi, että voimassa olevien Frontexin sääntöjen mukaan Frontexin olisi pitänyt tehdä erillinen arvio uimakokeisiin liittyvistä kustannuksista, vaikka se yhdisti uintikokeet lääkärintarkastukseen rekrytointimenettelyihinsä kohdistuvan paineen vuoksi.

Oikeusasiamies teki ratkaisuehdotuksen, jonka mukaan Frontexin olisi harkittava uudelleen päätöstään olla korvaamatta kantelijoille kaikkia matka- ja oleskelukuluja ja harkittava niiden väistämättömien kustannusten korvaamista, jotka liittyvät heille tehtyihin uimakokeisiin. Frontex suostui osallistumaan päivärahan muodossa niiden ylimääräisten päivien määrään, jotka kantelijat oleskelivat Varsovassa uimakokeita varten.

Oikeusasiamies päätti tutkimuksen toteamalla, että Frontex oli hyväksynyt ratkaisuehdotuksen.

 

Asia koski sitä, miten Euroopan unionin elinten käännöskeskus (jäljempänä käännöskeskus) arvioi käännös- ja editointipalveluja koskevaa tarjousta. Kantelija oli huolissaan erityisesti siitä, miten käännöskeskus tulkitsi valinta- ja ratkaisuperusteita ja miten se arvioi ratkaisuperusteita, sekä käännöskeskuksen päätöksestä luopua tarjouseritelmien (hankintamenettelyyn sovellettavat säännöt) menettelyvaiheesta.

Oikeusasiamies totesi, että käännöskeskus ei määritellyt ja erotellut selkeästi valinta- ja ratkaisuperusteita tarjouseritelmissä. Tämä oli hallinnollinen epäkohta. Koska käännöskeskus ei kuitenkaan lopulta tehnyt sopimusta kantelussa kyseessä olevista käännöspalveluista, oikeusasiamies katsoi, että suosituksen antamisella ei olisi mitään hyödyllistä tarkoitusta.

Oikeusasiamies ehdotti kuitenkin parannusta siihen, että tulevissa ehdotuspyynnöissä käännöskeskuksen olisi erotettava selvästi toisistaan valinta- ja ratkaisuperusteet tarjouseritelmässä, jotta se olisi EU:n varainhoitoasetuksen mukainen. Käännöskeskuksen olisi myös annettava selkeät ohjeet siitä, minkälaista näyttöä sekä valinta- että myöntämisperusteista on toimitettava. Oikeusasiamies ilmoitti myös seuraavansa tulevia tarjouskilpailuja ja harkitsevansa tarvittaessa asian uudelleen tutkimista.

Oikeusasiamies huomautti myös, että hyvän hallintotavan mukaista on varmistaa, että tarjoajat ovat tietoisia kaikista päätöksistä luopua tarjouseritelmässä esitetyistä menettelyvaiheista, ja että on valitettavaa, että käännöskeskus ei tehnyt niin. Se, ettei tarjoajille ilmoitettu luopumisesta menettelyvaiheesta, oli myös hallinnollinen epäkohta. Lisäksi oikeusasiamies katsoi, että menettelyvaiheesta luopuminen on sovellettavien sääntöjen vastaista. Hän esitti vastaavan parannusehdotuksen tältä osin.

Tapaus koski tutkimusta, jonka tutkimusorganisaatio oli laatinut EU:n Guinea-Bissaun edustuston kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Organisaatio ilmaisi huolensa tutkimuksen julkaisemiseen liittyvistä ehdoista, erityisesti siitä, että sitä olisi jaettava maksutta. Organisaatio katsoi, että tämä ehto estäisi tehokkaasti tutkimuksen julkaisemisen akateemisena kirjana, koska akateemiset kustantajat ovat kaupallisia yhteisöjä, jotka saavat voittoa julkaisemistaan kirjoista.

Tutkimus osoitti, että tutkimus oli tilattu ”palvelusopimuksella”, jonka yhteydessä Euroopan komissio – joka vastaa kyseisestä kokonaisbudjetista – sai tutkimuksen omistukseensa. Näin ollen tutkimusta pidettiin ”yleisenä hyödykkeenä”, ja komissio oli oikeassa vaatiessaan, että se asetetaan yleisön saataville maksutta.

Oikeusasiamies katsoi, että komission oli kohtuullista vaatia, että tutkimus jaetaan maksutta, koska se on tuotettu EU:n varoilla eikä sitä näin ollen pitäisi kaupallistaa. Oikeusasiamies piti kuitenkin valitettavana, että komissio oli määritellyt selkeästi julkaisemista koskevat ehdot vasta tutkimuksen valmistuttua. Oikeusasiamies päätti asian käsittelyn todeten, että lisätutkimukset eivät olleet perusteltuja, mutta teki ehdotuksen vastaavien ongelmien välttämiseksi tulevaisuudessa.

Tapaus koski sitä, miten Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) käsitteli äskettäin synnyttäneen hakijan pyyntöä teknisen tuen asiantuntijoiden valintamenettelyn suullisen kokeen (haastattelun) siirtämisestä. EPSO oli sopinut yhden haastattelun siirtämisestä, mutta lykkäsi sitä niin, että se järjestetään samana päivänä kuin toinen valintamenettelyyn liittyvä haastattelu. Kantelija oli tyytymätön siihen, miten EPSO oli käsitellyt hänen asiaa koskevan hallinnollisen valituksensa.

Oikeusasiamies katsoi, että EPSOn ei ollut kohtuullista järjestää kahta koetta samana päivänä, koska kaikki muut hakijat pystyivät osallistumaan kokeisiin erillisinä päivinä. Tämä oli erityisen vaikeaa kantelijalle, koska hän oli äskettäin synnyttänyt. Se, miten EPSO käsitteli pyyntöä, oli näin ollen hallinnollinen epäkohta. Tämän vuoksi oikeusasiamies ehdotti EPSOlle vuoropuhelun aloittamista kantelijan kanssa asianmukaisen ja oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi.