Lugupeetud eesistuja

Võtan Teiega ühendust, et leida sellele juhtumile lahendus.

Kaebuse kohaselt on komisjon, eemaldades veebikataloogist „Whoiswho“ üksuse juhataja tasandist allpool olevate töötajate kontaktandmed, ebaproportsionaalselt piiranud kodanike ja kodanikuühiskonna suutlikkust teha teatavaks ja vahetada avalikult oma seisukohti liidu tegevuse kõigis valdkondades. Kaebuse esitaja väidab ka, et otsus soodustab ebavõrdsust juurdepääsul komisjonile, kuna hästi rahastatud lobistidel on parem juurdepääs kontaktandmetele, investeerides vajalikud vahendid nende koostamiseks teadusuuringute kaudu.

Ma hindan seda, et komisjon peab tasakaalustama läbipaistvuse ja avatud otsustusprotsessi põhimõtte kohustusega kaitsta oma töötajaid, sealhulgas neid, kes tegelevad tundlike toimikutega. Samuti hindan ma seda, et tundlike küsimustega tegelevate töötajate arv on aastate jooksul kasvanud kooskõlas komisjonile järjestikuste kriiside tõttu antud lisaülesannete ja -kohustustega.

Oma kirjalikus vastuses selgitas komisjon, et ta võttis vastu otsuse mitte enam avaldada kõigi töötajate kontaktandmeid pärast seda, kui „kõrgemale juhtkonnale teatati mitmest vahejuhtumist, mis mõjutasid tundlike toimikute eest vastutavaid töötajaid“. Seoses minu paralleelse uurimisega 1647/2023/NH, mis käsitleb taotlust üldsuse juurdepääsuks kõnealust otsust käsitlevatele dokumentidele, uuris minu uurimisrühm selles küsimuses peasekretariaadi eri talituste vahelist e-kirjavahetust.

Näib, et komisjon ei teinud oma praeguse poliitika läbivaatamise otsuse tegemisel järgmist:

• viia läbi põhjalikud sise- või väliskonsultatsioonid – lisaks Euroopa Parlamendi ja nõukogu lähenemisviisiga vastavusse viimise kontrollimisele – sellise otsuse sisu üle, et saada teavet erinevate kaalul olevate huvide kohta;
• hindama hoolikalt töötajate nimede eemaldamise mõju, sealhulgas võrdsele juurdepääsule komisjonile;
• teha kindlaks võimalikud alternatiivsed meetmed (nt eemaldada ainult teatavate tundlike toimikutega tegelevate töötajate nimed);
•  ja
• hoolikalt tasakaalustama erinevaid kaalul olevaid huve (nt läbipaistvus, võrdne juurdepääs, andmekaitse ja hoolsuskohustus töötajate suhtes).

Seetõttu teen ettepaneku, et komisjon viiks läbi uue otsustusprotsessi, milles võetakse arvesse eespool loetletud elemente.

Tahaksin rõhutada, et see lahendusettepanek ei võta seisukohta sellise uuendatud otsustusprotsessi tulemuse suhtes, vaid puudutab ainult protsessi kui sellist.

Oleksin tänulik, kui saadaksite oma vastuse minu ettepanekule 20. juuniks 2024.

Praeguses etapis on lahendusettepanek konfidentsiaalne. Minu uurimisrühm on siiski teavitanud kaebuse esitajat meie kavatsusest leida sellele juhtumile lahendus.[1] Juhime tähelepanu sellele, et meie tavapärane tava on saata kaebuse esitajale märkuste esitamiseks lahenduse ettepaneku koopia koos koopiaga institutsiooni vastusest sellele, kui oleme vastuse kätte saanud. Seetõttu palun komisjonil meid teavitada, kui lahenduse ettepanekus või vastuses sisalduvat teavet ei tohiks kaebuse esitajaga jagada [2].

Lugupidamisega,

Emily O'Reilly
Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 25. märts 2024

[1] Kooskõlas Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 2 lõikega 10, 24. juuni 2021. aasta määrusega 2021/1163, millega kehtestatakse ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriv kord ja üldtingimused: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Kui soovite esitada dokumente või teavet, mida peate konfidentsiaalseks ja mida ei tohiks kaebuse esitajale avaldada, märkige need „konfidentsiaalne“. Krüpteeritud e-kirju saab saata meie spetsiaalsesse postkasti. Sedalaadi teave ja dokumendid kustutatakse Euroopa Ombudsmani toimikutest varsti pärast uurimise lõppu.