Kaugkontrolli kord

Dokumentidega tutvumise eesmärk

6. juunil 2024 taotles ombudsman kontrollimiseks järgmisi dokumente:

• Kõik dokumendid, mis sisaldavad komisjoni hinnanguid küsimustes 2a ja 4b osutatud huvide konfliktide kohta, nagu on esitatud 10. novembri 2023. aasta kirja lisas [1].
• Kolm toimikut, mille puhul eksperdid ei deklareerinud (võimalikku) huvide konflikti, kuid komisjon tegi kindlaks probleemi, mida ta püüdis selgitada.
• EAFi hindamismetoodika, milles sätestatakse EAFi ettepanekute hindamise eeskirjad ja põhimõtted, mille on vastu võtnud vastutav eelarvevahendite käsutaja.

27. juunil 2024 jagas komisjon vastuseks ombudsmani taotlusele 15 konfidentsiaalset dokumenti.

Kontrollitud dokumendid 

Komisjon esitas kontrollimiseks järgmised konfidentsiaalsed dokumendid:

• dokument 1 on komisjoni 2023. aasta EAFi projektikonkursside ekspertide tiitelleht;
• dokument sisaldab ekspertide statistikat EAFi 2023. aasta projektikonkursside kohta, mis hõlmab andmeid kuni 2023. aastani, sealhulgas (võimalike) huvide konfliktide kohta;
• Dokumendid 3–11 on 2022. ja 2023. aasta sisemärkmed, mis sisaldavad komisjoni hinnanguid deklareeritud võimalike huvide konfliktide kohta;
• Dokumendid 12 ja 13 on komisjoni selgitustaotlused juhtudel, kui huvide konflikti ei deklareeritud, kuid see siiski tuvastati;
• Dokument 14 on näide Euroopa kaitsevaldkonna tööstusliku arendamise programmist,[2] mis oli Euroopa Kaitsefondi eelkäija programm ja millest komisjoni sõnul nähtub, et sellel oli tol ajal sarnane praktika konfliktide ohuga;
• Dokument 15 on kaitsetööstuse ja kosmose peadirektoraadi sisemine metoodika.

Taustteave

2023. aasta EAFi projektikonkursi jaoks ametisse nimetatud välisekspertide huvide konflikte käsitletakse hindamisprotsessi viies etapis. Need hõlmavad esialgseid hinnanguid, mille komisjon teeb ekspertide kohta teavet sisaldava andmebaasi kannete põhjal või võrreldes ekspertide elulookirjeldusi ettepanekutega. Komisjon hindab ka ekspertide deklareeritud võimalikke huvide konflikte.

Inspekteerimine

Statistilised andmed

Dokument 1 on ekraanipilt 2023. aasta Euroopa Kaitsefondi ekspertide konkursist, mis on alaliselt avatud.

Dokumendis 2 on esitatud teatavad statistilised andmed 2023. aasta EAFi projektikonkursi kohta.

Võimalikud huvide konfliktid, mille taotleja on ise deklareerinud

Dokumendid 3–11 käsitlevad komisjoni hinnanguid võimalikele huvide konfliktidele, millest eksperdid teatasid komisjonile pärast hindamisettepanekute kättesaamist [3].

Need hinnangud hõlmavad (mõningaid) järgmisi elemente (komisjoni lähenemisviis ei ole täielikult kooskõlas):

1. deklaratsiooni asjaolude kokkuvõte, sealhulgas ekspertide ametialane tegevus, mis võib olla vastuolus Euroopa Kaitsefondist rahastatavate taotluste hindamisel antud ülesannetega;

2. Huvide konflikti erinevad võimalused osas „Kvalifikatsioon“. Komisjon eristab järgmist:

a) otsesed huvide konfliktid,[4] mille kindlaksmääramisel jäetakse automaatselt kõrvale kõikide või osa projektikonkursi taotluste eksperdid. Otsene huvide konflikt tekib siis, kui ekspert i) osales ettepanekute ettevalmistamises, ii) osales taotlejate juhtimises ja/või iii) töötas taotlejate heaks või sõlmis nendega lepingu [5].

b) Kaudsed huvide konfliktid,^[6] mille kindlaksmääramisel jäetakse automaatselt kõrvale ka kõikide või osa projektikonkursi taotluste eksperdid. Kaudne huvide konflikt tekib siis, kui ekspert: i) osales konkursile esitatud ettepaneku ettevalmistamises, ii) oleks kasulik, kui mõni konkursile esitatud ettepanek lükatakse tagasi või võetakse vastu, ja/või iii) tal on tihedad perekondlikud sidemed või lähedased isiklikud suhted isikutega, kes osalevad konkursile esitatud ettepaneku ettevalmistamises, isikuga, kes saaks kasu, kui selline ettepanek võetakse vastu või lükatakse tagasi.

c) Võimalikud huvide konfliktid, [7] mis pärast kindlaksmääramist jätavad komisjonile kaalutlusõiguse selle üle otsustamisel, kas võtta leevendusmeetmeid või mitte.

Võimalikud huvide konfliktid tekivad siis, kui ekspert i) töötas viimase kolme aasta jooksul ettepanekutega seotud üksuses, ii) osales viimase kolme aasta jooksul lepingus, toetuses, auhinnas või juhtimisstruktuuride liikmesuses või teaduskoostöös taotleja, seotud kolmanda isiku või muu meetmega seotud kolmanda isikuga või iii) mis tahes muus olukorras, mis võib seada kahtluse alla eksperdi suutlikkuse osaleda hindamises erapooletult või mis võib põhjendatult tunduda seda tegevat välise isiku silmis.

Eksperdid võib kõigi taotluste hindamisest välja jätta, kui asjaomane taotleja on osaleja, või kõigi konkursikutses esitatud taotluste hindamisest välja jätta.

3. Komisjoni hinnang lõpeb teenuste osutamise kohaga.

EAFi 2021. aasta projektikonkursside puhul jõudis komisjon järeldusele, et üks sõltumatu hindamisekspert kuulus eespool punkti c alapunkti ii alla (dokument 3) ja kolm sõltumatut hindamiseksperti kuulus eespool punkti c alapunkti iii alla (dokumendid 4, 5 ja 6). Sellistel juhtudel taandas komisjon eksperdi ettepanekust, et leevendada võimalikke keerulisi seisukohti ja säilitada hindamise maine terviklikkus.

EAFi 2022. aasta projektikonkursside puhul jõudis komisjon järeldusele, et üks sõltumatu hindamisekspert kuulus eespool punkti c alapunkti ii alla (dokument 7) ja neli sõltumatut eksperti kuulus eespool punkti c alapunkti iii alla (dokumendid 8, 9, 10 ja 11). Ta otsustas eksperdid nende ettepanekute hindamisest välja jätta.

Deklareerimata huvide konfliktide tuvastamine ja riskide ennetav maandamine

Dokumendid 12 ja 13 käsitlevad juhtumeid, kus komisjon püüdis omal algatusel selgitada, kas esineb huvide konflikt. Komisjon tegi kõnealused juhtumid kindlaks ajal, mil koostati ekspertide nimekiri, kes võiksid hinnata konkursikutseid nende elulookirjelduste alusel [8].

Komisjon esitas dokumendi 14, et näidata ombudsmanile, et ta kasutas sama lähenemisviisi Euroopa kaitsevaldkonna tööstusliku arendamise programmis (vt joonealune märkus 2), mis on EAFi eelkäija programm.

Kõigil kolmel juhul jäeti asjaomane ekspert konkursist kõrvale, sest asjaomane tööandja/organisatsioon oli konkursil taotleja, mis kuulub ühte kolmest otsese huvide konflikti kategooriast.

Metoodika

Dokument 15 on kaitsetööstuse ja kosmose peadirektoraadi sisemine metoodika. Käesolevas dokumendis kinnitatakse meetmeid, mida komisjon on ombudsmanile vastates võtnud, et vältida huvide konflikti EAFi ettepanekute hindamisel.

Brüssel, 25. november 2024

Jennifer King Koen Roovers

Juriidiline ekspert Päringud ametnik

[1] Vt ombudsmani kiri, mis on kättesaadav aadressil https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626, ja komisjoni 8. aprilli 2024. aasta vastus, mis on kättesaadav aadressil https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[2] Lisateavet Euroopa kaitsevaldkonna tööstusliku arendamise programmi kohta leiab aadressilt https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp_en.

[3] Need hindamised toimusid ajal, mida komisjon nimetas oma 8. aprilli 2024. aasta vastuses 6. etapiks, vt https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[4] Vt kohaldatava käitumisjuhendi artikli 2 lõike 1 punkt a, kättesaadav aadressil https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] Erandlikel asjaoludel, kui puuduvad muud eksperdid, kellel on sarnased eksperditeadmised, võivad eksperdid, kellel leitakse olevat otsene huvide konflikt, siiski hindamises osaleda, kuid ülejäänud eksperte tuleb sellest teavitada. Ekspert võib jääda hindajaks, kui

• ekspert töötab konkursil osalevast osakonnast/laborist/instituudist erinevas osakonnas/laboris/instituudis ja

• asjaomase organisatsiooni osakonnad/laborid/institutsioonid tegutsevad väga sõltumatult ja

• osalemine on põhjendatud nõudega määrata parimad olemasolevad eksperdid ja kvalifitseeritud ekspertide reservi piiratud suurusega.

Seda etappi on üksikasjalikult kirjeldatud tegevusjuhendis, mis sisaldub ekspertide allkirjastatud lepingus, kuid mitte komisjoni hinnangutes võimalike huvide konfliktide kohta.

[6] Vt kohaldatava käitumisjuhendi artikli 2 lõike 1 punkt b.

[7] idem artikli 2 lõike 1 lõpus.

[8] See teabevahetus toimus ajal, mida komisjon nimetas oma 8. aprilli 2024. aasta vastuses 3. ja 4. etapiks, vt https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.