1. Taustteave

Euroopa Kaitsefondi (EDF) eelarve aastateks 2021–2027 on ligikaudu 8 miljardit eurot [1].

Euroopa Kaitsefondi eesmärk on toetada kaitsesektori teadusuuringuid ja innovatsiooni ning edendada koostööd ja koostööpõhist lähenemisviisi.

Kaitsefondi vahendite eraldamise üle otsustab Euroopa Komisjon. Seda teevad väliseksperdid, kes aitavad kaasa taotluste hindamisele, eetikakontrollile ja eelarveprognooside hindamisele.

EAFi määruse [2] kohaselt peab komisjon koostama nimekirja välisekspertidest, kes valitakse nende oskuste, kogemuste ja teadmiste põhjal, võttes arvesse neile määratavaid ülesandeid.

Komisjon peab püüdma tagada ekspertide asjakohase rotatsiooni ning sobiva tasakaalu era- ja avaliku sektori vahel.

Tavaliselt, kui komisjon valib ja tasustab taotluste hindamisel abiks olevaid väliseksperte, avaldatakse ekspertide nimekirjad komisjoni rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal), [3] võimaldades seega mõningast avalikku kontrolli. EAFi määruses tehakse sellest üldreeglist selge erand [4].

Samal ajal puudub avalik teave selle kohta, kuidas komisjon kohaldab eeskirju:

i) vähendada huvide konflikti ohtu, mida väliseksperdid võivad põhjustada, või

ii) Tagada sobiv tasakaal välisekspertide rühmade ja hindamiskomisjonide koosseisus. Seda raskendab veelgi ekspertidega seotud läbipaistvuse puudumine.

2. Strateegiline algatus

Arvestades avaliku teabe puudumist valitud välisekspertide kohta, kes on kaasatud eetika sõelumisse ja Euroopa Kaitsefondi projektiettepanekute hindamisse,^[5] peab ombudsman veelgi olulisemaks, et komisjon hindaks ametisse nimetatud ekspertide sisemisi huvide konflikte põhjalikult. Seda silmas pidades saatis ombudsman 9. detsembril komisjonile kaks küsimust:

I. Millised meetmed on kehtestatud tagamaks, et välisekspertide kaasamine Euroopa Kaitsefondi ettepanekute eetikakontrolli ja hindamisse ei tekita huvide konflikti ohtu?

II. Milliseid eksperdikandidaatide kandideerimiskutses osutatud eksperdilepingu näidises sisalduvaid käitumisjuhendeid kohaldatakse Euroopa Kaitsefondis osalevate ekspertide suhtes?

3. Vastus

Komisjon vastas 28. aprillil 2023, esitades kohaldatava õigusraamistiku ja käsitledes ombudsmani küsimusi.

Komisjon esitas ka lisateavet. ^[6]  

Vastuse kokkuvõte on esitatud allpool.

Õiguslik raamistik

EAFi ettepanekud esitatakse ja neid hinnatakse EAFi määruse ^alusel [7].

Huvide konfliktide vältimise õigusraamistik on sätestatud ELi finantsmääruses.^[8] Komisjon on selle kohta välja andnud ka suunised ^[9].

Huvide konflikti ohu vältimine ja hindamine

EAFi jaoks on kaks ekspertide reservi,^[10] nimelt eksperdid, kes aitavad

i. kõigi vastuvõetavate projektide hindamine ^[11] ja

ii. Väljavalitud projektide eetikakontroll ^[12] (komisjoni töötajad viivad läbi esialgse eetikakontrolli).

Mõlemad eksperdirühmad valitakse ekspertide andmebaasist „Expert Management Internal“, kus eksperdid saavad väljendada huvi komisjoni üleskutsetele vastamise vastu.

Kui komisjoni projektiametnikud valivad andmebaasist eksperte, kontrollivad nad eelnevalt huvide konflikti puudumist.^[13]

Seejärel kohaldab komisjon huvide konfliktide haldamise suhtes ettevõtjapõhist lähenemisviisi, mille kohaselt eksperdid i) tunnistavad enne tööle asumist allkirjastatud lepingus sisalduvat käitumisjuhendit ja ii) kinnitavad rahastamis- ja hankeportaali elektroonilises teabevahetussüsteemis iga nende hinnatava taotluse puhul deklaratsiooni allkirjastamisega, et huvide konflikt puudub.

Komisjon teavitab eksperte ka võimalikest huvide konfliktidest ja hindamisprotsessi järgmistes etappides tehakse mitu kontrolli.

Enne projektitaotluste saamist peab iga ekspert e-posti teel kinnitama, et tal ei ole huvide konflikti [14].

Enne projektiettepaneku(te) määramist eksperdile kontrollib asjaomane komisjoni projektiametnik ekspertide elulookirjelduste põhjal, et projektiettepaneku hindamiseks määratud ekspertidel ei ole sama tööandja kui ühelgi teisel projekti rahastamist taotleval eksperdil.

Komisjoni projektiametnik koostab ka sisemärkuse, milles antakse aru ja kirjeldatakse üksikasjalikult põhimõtteid, mida projektiametnik järgis ekspertide eelvalikul nii individuaalselt kui ka tervikuna. See hõlmab eksperditeadmiste, kättesaadavuse, huvide konflikti ilmse puudumise ja tausta mitmekesisuse kontrollimist. Seejärel esitatakse käesolev märgukiri asjaomasele üksuse juhatajale.

Kui eksperdid on ettepaneku(d) kätte saanud, korraldab komisjoni projektiametnik ekspertidega teabekoosoleku, kus komisjon annab teavet järgmise kohta:

i. huvide konflikti puudumise säilitamine;

ii. käitumisjuhendist tulenevad huvide konfliktid, sealhulgas loetelu võimalikest juhtumitest, mida komisjon uurib; ja

iii. millal teavitada komisjoni võimalikust konfliktist, selle tagajärgedest ja sellest, kuidas seda käsitletakse.

Kui ekspert teatab huvide konfliktist, uurib seda komisjoni projektiametnik, kes võib komisjoni õigusametniku abiga soovitada eksperdi menetlusest kõrvale jätta. Järeldus on esitatud toimikusse lisatud teates, mis registreeriti komisjoni failihaldussüsteemis (ARES) ning adresseeriti konkursikutse koordinaatorile ja nende juhtidele.

Seejärel allkirjastavad eksperdid mitu dokumenti, kinnitades veel kord, et neil ei ole huvide konflikti. Taotluste hindamise haldamiseks kasutatav tarkvara nõuab ka seda, et eksperdid kinnitaksid huvide konflikti puudumist.

Käitumisjuhend

Ekspertide kandideerimiskutsega seotud näidislepingu 1. lisas on sätestatud mitmesugused tegevusjuhendid eri ekspertide kategooriate jaoks [15].

Komisjon kinnitas, et EAFi välisekspertide suhtes kohaldatakse käitumisjuhendit pealkirjaga „EVALUATORS – ALL (v.a vaatlejad)“.

Käitumisjuhend sisaldab üldist erapooletuse kohustust ja selles on sätestatud:

· olukorrad, mida automaatselt käsitatakse huvide konfliktina, millest võib teatavatel juhtudel erandlikel ja nõuetekohaselt põhjendatud asjaoludel loobuda.

· asjaolud, mis võivad põhjustada huvide konflikti.

Lisaks nõutakse käitumisjuhendis, et ekspert kinnitaks deklaratsioonile alla kirjutades, et enne töö alustamist ei teki huvide konflikti, ning teavitaks viivitamata ametisse nimetavat asutust või ametiisikut, kui ekspert on huvide konfliktist teadlik (või saab sellest teadlikuks).

Täiendav teave

Komisjon ütles, et ekspertide nimekirja ei avaldata, et takistada:

· ekspertide survestamist kolmandate isikute poolt ja nende sõltumatuse kaitsmist;

· paljastada ekspertide eriteadmised kaitsetööstuse tundlikus valdkonnas ja õõnestada nende julgeolekuvolitusi;

· et oleks võimalik jälgida seost eksperdi ning teema ja/või ettepaneku vahel, millel oleks negatiivne mõju hindamisprotsessi terviklikkusele. On piiratud arv i) projektikonkursi teemasid ja ii) mõnikord teemade all saadud taotlusi.

Komisjon märkis siiski, et liikmesriigid kontrollivad eksperte:

1. programmikomitees (mis on komiteemenetluse komitee), kus igal aastal jagatakse komisjoni abistavate ekspertide nimekirja ^[16]; ja
2. valideerides oma julgeolekuvolitused enne, kui riiklikud julgeolekuasutused nad ametisse nimetavad, uurides iga eksperti.

4. Järeldus

See algatus on võimaldanud ombudsmanil saada ülevaate meetmetest, mille komisjon on kehtestanud tagamaks, et välisekspertide kaasamine eetika sõelumisse ja EAFi käsitlevate ettepanekute hindamisse ei tekita huvide konflikti ohtu.

Ombudsman tänab komisjoni tema küsimustele vastamise ja esitatud lisateabe eest.

Selle põhjal täheldab ombudsman, et komisjon kohaldab huvide konfliktide haldamisel ettevõtjapõhist lähenemisviisi, mis tugineb suures osas valitud ekspertide enda kinnitusele huvide konfliktide kohta.

Ombudsman mõistab, et kui komisjoni projektiametnik ei tuvasta esialgses etapis või enne projektiettepanekute saamist huvide konflikti, mis põhineb ekspertide elulookirjelduste analüüsil, et takistada neil ekspertidel hinnata näiteks oma tööandjate ettepanekuid, ei tee komisjon täiendavat huvide konflikti hindamist.

Ombudsman jätkab arengute jälgimist selles olulises valdkonnas ja kaalub, kas uurida küsimust omaalgatusliku uurimise raames.

MÄRKUSE LÕPP

 

[1] Vt: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] Määrus (EL) 2021/697, millega luuakse Euroopa Kaitsefond https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] Kooskõlas ELi finantsmääruse artikliga 237.

[4] Vt määruse 2021/697 artikli 26 lõige 2, mille asjakohastes osades on sätestatud, et „erandina finantsmääruse artiklist 237 sõltumatute ekspertide nimekirja ei avalikustata“.

[5] Vt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355

 

[8] Määrus 2018/1046, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Suunised huvide konfliktide vältimiseks ja haldamiseks finantsmääruse alusel

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] Vastavalt EAFi määruse artiklile 26

[11] Vastavalt finantsmääruse artiklile 237.

[12] Vastavalt EAFi määruse artiklile 7

[13] Lisateave käesoleva komisjoni teatmiku lehekülgedel 8 ja 9: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum-Section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
Juhendis on märgitud: „Ärge valige ühtegi järgmistest (kuna alati eeldatakse, et neil on huvide konflikt):
− komisjoni loodud nõuanderühma liikmed, kes annavad nõu ELi või Euratomi programmi „Horisont 2020“ tööprogrammide ettevalmistamisel kõnealuse konkursikutsega seotud valdkonnas;
− riiklikud kontaktpunktid või Euroopa ettevõtlusvõrgustiku heaks otseselt töötavad isikud;
− programmi „Horisont 2020“ komitee liikmed.”

[14] Kasutatav malli tekst sisaldab rida: „Kinnitan, et ma ei osale üheski EAFi raames hindamiseks esitatud projektitaotluses, millele on osutatud konkursikutse(te)s [..]“

[15] Vt: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Vt EAFi määruse artikli 34 lõige 4, kuigi selle komitee kontroll näib piirduvat ametisse nimetatud ekspertide turvavolituste läbipaistvuse tagamisega.