Taustteave

1. Kaebuse esitaja, kes oli EPSO konkursi kandidaat, pidi kaks korda uuesti sooritama arvutipõhised eelvalikutestid pärast seda, kui 2012. aasta mais toimunud testil tekkisid serveriga tehnilised probleemid. See tähendas, et kaebuse esitaja pidi testi tegema kolmel korral eraldi.

2. Kui kaebuse esitaja testi esimest korda sooritas, sundis arvutirike EPSOt testist loobuma, enne kui kaebuse esitaja sai kõik küsimused täita. Kaebuse esitajal paluti testi korrata. Esimesel tagasivõtul ütles eraettevõtja Prometric, kellel oli EPSOga leping testide läbiviimiseks, kaebuse esitajale, et ta jätaks vahele need testi osad, mille ta oli esimese (hüljatud) testi ajal juba lõpetanud. Seejärel leidis Prometric siiski, et tal ei olnud võimalik saada kaebuse esitaja esimese (hüljatud) testi tulemusi. Seejärel palus EPSO kaebuse esitajal test teist korda uuesti sooritada. Seejärel teavitati kaebuse esitajat tema tulemustest. Ta ei saanud piisavalt punkte, et järgmisesse vooru edasi minna.

3. 2012. aasta juulis palus kaebuse esitaja EPSO-l see otsus läbi vaadata. Pärast meeldetuletust vastas EPSO 2013. aasta jaanuaris, et isegi kui tema vastused esimesele (hüljatud) testile esitatud neljale küsimusele oleksid olnud õiged, oleks ta siiski jäänud allapoole konkursi järgmisse etappi jõudmiseks nõutavat künnist.  

4. Kaebuse esitaja palus 30. jaanuaril 2013 EPSO-l võimaldada tal tutvuda tema juhtumiga seotud dokumentidega. EPSO andis dokumentidele osalise juurdepääsu. 15. märtsil 2013 esitas kaebuse esitaja EPSO direktorile kaebuse tema läbivaatamistaotluse ja dokumentidele juurdepääsu taotluse käsitlemise kohta. EPSO direktor kinnitas kaebuse esitajale, et ta uurib küsimust isiklikult ja pöördub tema poole üksikasjaliku selgitusega.

5. Kuna kaebuse esitaja ei saanud EPSO-lt täiendavaid teateid, pöördus ta 8. mail 2014 ombudsmani poole.

6. 19. juunil 2014 algatas ombudsman uurimise kaebuse esitaja järgmiste väidete ja nendega seotud nõuete kohta [1]:

1) EPSO ei kehtestanud asjakohaseid mehhanisme eksamite käigus tekkivate probleemide lahendamiseks. Kaebuse esitaja väitis, et EPSO peaks CBTsid tähelepanelikult jälgima ja tagama, et testide andmed salvestatakse automaatselt.

2) EPSO ei käsitlenud kaebuse esitaja läbivaatamistaotlust nõuetekohaselt. Kaebuse esitaja väitis, et EPSO peaks esitama üksikasjaliku selgituse, mida EPSO direktor lubas 2013. aasta märtsis seoses tema läbivaatamistaotluse käsitlemisega.

3) EPSO ei käsitlenud nõuetekohaselt kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotlust. Kaebuse esitaja väitis, et EPSO peaks andma juurdepääsutaotlusega hõlmatud dokumentidele täieliku juurdepääsu.

7. Uurimise käigus sai ombudsman EPSO arvamuse kaebuse kohta ja seejärel kaebuse esitaja märkused vastuseks EPSO arvamusele. Ombudsman tutvus ka selle juhtumiga seotud EPSO toimikuga. Kaebuse esitaja esitas märkused kontrolliaruande kohta. Ombudsman esitas 29. mail 2015 EPSO-le kolm soovitust, millele EPSO vastas 30. septembril 2015. Ombudsman sai kaebuse esitaja märkused EPSO vastuse kohta 14. novembril 2015.

8. Uurimise läbiviimisel on ombudsman võtnud arvesse poolte esitatud argumente ja arvamusi.

Väide, et EPSO ei ole kehtestanud asjakohaseid mehhanisme eksamite ja nendega seotud nõuete käigus tekkivate probleemide lahendamiseks

Ombudsmani esimene soovitus 

9. Ombudsman märkis, et kuigi arvutiõnnetus ei olnud EPSO süü, oli EPSO-l kontroll õnnetuse järelmeetmete üle. Eelkõige väljendas ombudsman kahtlust EPSO ja tema töövõtja Prometricu vahelise koordineerimise taseme suhtes pärast arvutiõnnetust. Need kahtlused puudutasid EPSO ja Prometricu vahelist koordineerimist nii üldiselt kui ka eelkõige seoses sellega, kuidas EPSO lahendas kaebuse esitaja probleeme.

10. Ombudsman märkis ka, et kuigi EPSO oli näidanud üles tahet sellest juhtumist õppida, ei viidanud ta ühelegi konkreetsele meetmele, mida ta kavatses võtta. Lisaks ei käsitlenud EPSO kaebuse esitaja poolt mitu korda tõstatatud küsimust seoses asjaoluga, et EPSO kandidaatide kontaktteenistusega tegeles Prometric.  Eelkõige tundis kaebuse esitaja muret piiratud aja pärast, mil Prometric oli kättesaadav.

11. Eespool öeldut arvesse võttes esitas ombudsman järgmise soovituse:

"1. EPSO peaks selgitama mehhanisme, mille ta on kehtestanud või kavatseb kehtestada, et tagada parem koordineerimine Prometricuga ja vältida sarnaste probleemide tekkimist tulevikus.

12. Oma vastuses märkis EPSO, et tema kontaktid Prometricuga hõlmavad a) iganädalasi operatiivseid telefonikõnesid (mida nimetatakse ka „Prometric implementation status meetings“) b) korrapäraseid ülevaatekoosolekuid ja c) kord kvartalis toimuvaid koosolekuid ning ühte iga-aastast täitevkoosolekut strateegiapunktide järelmeetmete võtmiseks.

13. Lisaks teatas EPSO, et on vahepeal võtnud kasutusele nn CBT-jälgija, et vältida selliseid probleeme nagu see, millega kaebuse esitaja kokku puutus.  „CBT tracker“ on dokument, mille on koostanud CBT testide eest vastutav EPSO meeskond. Seda ajakohastatakse ja arutatakse igal nädalal EPSO meeskonna koosolekutel. Ta loetleb oma jaotises „Teeme“ konkreetsete juhtumite, näiteks kaebuse esitaja juhtumi järelmeetmed. EPSO tõi ombudsmanile ka näite käimasoleva konkursi CBT-jälgija kohta. Ta märkis, et on osutunud väga kasulikuks ja tõhusaks Prometricu koordineerimise ja järelmeetmete nõuetekohasel haldamisel konkreetsetel juhtudel.

14. EPSO teatas, et kaebuse esitaja juhtumit käsitleti ühel iganädalasel operatiivsel telefonikõnel ja et EPSO tegi kõik endast oleneva, et rahuldada kaebuse esitaja taotlus testi uuesti sooritada varem kui teised kandidaadid, keda hiljem uuesti testiti. Kuna aga EPSO oli esimene, kes testi uuesti sooritas, ei olnud ta selles etapis teadlik sellest, et esimese testi tulemusi ei ole võimalik tagasi saada. See oli põhjus, miks kaebuse esitaja pidi uuesti testi tegema. EPSO teatas, et tulevikus ei luba ta kohustuslikel kordustestidel taotleda varasemat/erinevat testi kuupäeva. See vähendaks probleemide tekkimise ohtu. EPSO märkis lõpuks, et ainult 0,23 % 2012. aastal testitud kandidaatidest tuli uuesti testida. EPSO sõnul oli kaebuse esitaja kahetsusväärne kogemus äärmiselt erakordne.

15. Oma tähelepanekutes EPSO vastuse kohta väljendas kaebuse esitaja heameelt EPSO otsuse üle pidada vähemalt kirjalikku registrit CBT menetluste käigus tekkinud probleemide kohta. Ta oli siiski üllatunud, kui sai teada, et varem ei olnud EPSO ja Prometricu vahel ühtegi kirjalikku arutelu. Samuti ei olnud ta rahul sellega, et kandidaate sunnitakse uskuma, et nad suhtlevad EPSOga kontaktvormi kasutades, kuigi tegelikult puutuvad nad kokku Prometricuga. Lisaks väitis kaebuse esitaja, et EPSO ei tee endiselt Prometricu töö üle igapäevast järelevalvet.

Ombudsmani hinnang pärast esimest soovitust

16. Ombudsman on seisukohal, et EPSO on andnud piisavalt selgitusi meetmete kohta, mida ta on võtnud, et tagada parem koordineerimine oma testihalduriga.

17. Seetõttu leiab ombudsman, et EPSO on tema esimese soovitusega nõustunud.

Väide, et EPSO ei käsitlenud nõuetekohaselt kaebuse esitaja läbivaatamistaotlust ja sellega seotud väidet

Ombudsmani teine soovitus

18. Ombudsman märkis, et kaebuse esitaja läbivaatamistaotlust käsitleti alles pärast seda, kui kaebuse esitaja oli saatnud kuus kuud hiljem meeldetuletuse. Ombudsman märkis ka, et EPSO ei esitanud kaebuse esitajale kirjalikku üksikasjalikku selgitust tema läbivaatamistaotluse menetlemise kohta, nagu EPSO direktor 2013. aasta märtsis lubas.

19. Seetõttu esitas ta järgmise soovituse:

"2. EPSO peaks esitama kaebuse esitajale üksikasjaliku selgituse, mida ta lubas talle esitada, ning eelkõige selgitama, kuidas kaebuse esitaja läbivaatamistaotlust uuriti pärast selle saabumist 2012. aasta juulis.

20. EPSO märkis oma vastuses, et vahejuhtumit arutati ühel iganädalasel Prometricu rakendamise seisu koosolekul. Kaebuse esitajat ei teavitatud aga selle arutelu tulemustest enne, kui ta saatis kuus kuud pärast läbivaatamistaotluse esitamist meeldetuletuse.

21. EPSO on nüüd kinnitanud, et kaebuse esitaja konkreetse juhtumi üle toimunud arutelu kohta ei olnud kirjalikku protokolli, sest CBT jälgimisvahend ei olnud sel ajal kasutusel. Seetõttu ei olnud EPSO-l võimalik kindlaks teha, millistel Prometricu rakendamise seisu käsitlevatel koosolekutel kaebuse esitaja taotlus läbi vaadati. Lisaks märkis EPSO, et peale kaebuse esitajale juba saadetud dokumentide ei ole tal võimalik jälgida muud kirjavahetust ega muid üksikasju sisaldavaid dokumente.

22. Oma märkustes EPSO vastuse kohta seadis kaebuse esitaja kahtluse alla EPSO väite, et ta oli seda küsimust õigel ajal arutanud, kuna EPSO ei esitanud selle kinnitamiseks ühtegi tõendit. Lisaks juhtis ta tähelepanu sellele, et EPSO direktor ei olnud talle 2013. aasta märtsis lubatud selgitust veel saatnud.

Ombudsmani hinnang pärast teist soovitust

23. EPSO möönis, et tehnilistel põhjustel (vt eespool punkt 21) ei olnud tal võimalik kindlaks teha kaebuse esitaja läbivaatamistaotlust käsitlevate arutelude kuupäeva ega sisu. Seega on selge, et EPSO ei saa nende arutelude kohta rohkem selgitusi anda. 

24. Lisaks, nagu kaebuse esitaja õigesti märkis, ei ole EPSO direktor talle veel kirjalikult vastanud, vaatamata selgele kohustusele seda teha. EPSO ei põhjendanud ombudsmani soovitustele vastamata jätmist.

25. Eespool öeldut arvesse võttes ei saa ombudsman asuda seisukohale, et EPSO on tema teise soovituse täitnud, ning leiab, et EPSO selgitused selle täitmata jätmise kohta ei ole veenvad. Ombudsmani arvates on see vastuvõetamatu. EPSO näitas üles seletamatut viisakuse ja hoolimatuse puudumist kaebuse esitaja suhtes, kes juba tundis, et teda on väga halvasti koheldud, kui tal paluti test kaks korda uuesti sooritada, kui ta ei vastanud õigeaegselt tema mõistlikele taotlustele. EPSO suutmatus ombudsmani soovitusele nõuetekohaselt vastata üksnes tugevdab kaebuse esitaja tunnet, et EPSO lihtsalt ei hooli temast. Seetõttu lõpetab ombudsman kaebuse selle aspekti EPSO haldusomavoli tuvastamisega.

26. Ombudsman tunneb siiski heameelt hiljuti kasutusele võetud CBT jälgimismeetodi üle, mille kohaselt peetakse EPSO ja Prometricu vaheliste iganädalaste telefonikõnede kirjalikku registrit, et võtta järelmeetmeid testide ajal esile kerkinud küsimustes. Ombudsman on teadlik, et EPSO-l on raskusi läbivaatamistaotluste käsitlemisega mõistliku aja jooksul, ning on vastuseks algatanud omaalgatusliku uurimise selle kohta, kuidas EPSO läbivaatamismenetlust kohaldab [2].  Ta usub, et EPSO välja töötatud uus vahend aitab seda menetlust tulevikus parandada.

Väide, et EPSO ei käsitlenud nõuetekohaselt kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotlust

Ombudsmani kolmas soovitus

27. Ombudsman märkis pärast toimikuga tutvumist, et kahes redigeeritud lõigus kirjeldati serveriõnnetusega seotud sündmusi; need sisaldasid intsidendi tehnilisi üksikasju. Punktid ei sisaldanud isikuandmeid. Ombudsman jõudis seega järeldusele, et need lõiked ei ole kaitstud määruse 1049/2001 [3] artikli 4 lõike 1 punktis b sätestatud erandiga ning et EPSO jättis osa tekstist kaebuse esitajale esitatud dokumentidest ekslikult välja.

28. Lisaks leidis ombudsman, et ei taotlusega hõlmatud dokumentide arv ega nende laad ei õigusta EPSO tuginemist määruse 1049/2001 [4] artikli 7 lõikes 3 sätestatud erandile. Ombudsman märkis ka, et EPSO on tunnistanud, et ta ei ole kaebuse esitajale piisavalt põhjendanud, miks ta pikendas tema taotlusele vastamise 15-päevast tähtaega, ning tervitas EPSO kavatsust oma selgitusi tulevikus parandada.

29. Eespool öeldut arvesse võttes esitas ombudsman järgmise soovituse:

"3. EPSO peaks andma kaebuse esitajale täiendava juurdepääsu dokumentidele, mille kohta viimane on esitanud juurdepääsutaotluse, kui need dokumendid või nende osad ei ole hõlmatud mõne määruses 1049/2001 sätestatud erandiga.”

30. Oma vastuses lükkas EPSO ombudsmani soovituse tagasi. Esiteks rõhutas ta, et kaebuse esitaja 15. märtsi 2013. aasta e-kiri [5] ei kujutanud endast edasikaebust (nn kordustaotlust), sest a) e-kirja vorm ega sisu ei sisaldanud midagi, mis viitaks sellele, et see oli mõeldud edasikaebusena, ning b) kaebuse esitajale oli sõnaselgelt soovitatud esitada kordustaotlus otse komisjoni peasekretariaadile, mida ta aga ei teinud. Lisaks, isegi kui kaebuse esitaja e-kirja tuleks pidada kaebuseks, ei tõstatanud kaebuse esitaja küsimust teatavate andmete kustutamise kohta avalikustatud dokumentidest. Neil põhjustel ei saa EPSO arvates kaebuse esitaja 15. märtsi 2013. aasta e-kirja pidada vastuvõetavaks kaebuseks.

31. Oma märkustes EPSO vastuse kohta ei nõustunud kaebuse esitaja EPSO argumentidega ja kordas oma seisukohta, et tema 15. märtsi 2013. aasta e-kirja tuleb selgelt mõista kui apellatsioonkaebust. Ta märkis ka, et käsitledes üksnes tema apellatsioonkaebuse vastuvõetavuse küsimust, jättis EPSO tähelepanuta argumendi, et repliigi esitamise tähtaja pikendamisega rikkus ta määruses 1049/2001 ette nähtud menetlust.

Ombudsmani hinnang pärast kolmandat soovitust

32. Ombudsman avaldab kahetsust, et EPSO ei ole tema soovitusega nõustunud ega esitanud veenvaid põhjendusi selle vastu võtmata jätmiseks. EPSO on võtnud formalistliku lähenemisviisi ja lükanud tema soovituse tagasi, sest kaebuse esitaja 15. märtsi 2013. aasta e-kirjas ei olnud sõnu „kordustaotlus” ega „apellatsioonkaebus”.

33. EPSO ei edastanud kaebuse esitaja e-kirja komisjoni peasekretärile, kes on vastavalt Euroopa hea halduse tava eeskirja artiklile 15 asjakohane asutus selle küsimusega tegelemiseks. Vastupidi, EPSO vastuses kinnitati kaebuse esitajale, et tema direktor uurib küsimust isiklikult ja pöördub tema poole. Selle vastuse põhjal jõudis kaebuse esitaja mõistlikule järeldusele, et e-kirjas tõstatatud küsimusi käsitleb EPSO ja neid uuritakse nõuetekohaselt.

34. Ombudsman ei nõustu EPSO seisukohaga, et kustutatud andmete küsimus on vastuvõetamatu. EPSO väidab, et seda küsimust kaebuse esitaja 15. märtsi 2013. aasta e-kirjas ei tõstatatud. Väljajäetud lõigud sisaldavad siiski teavet, mis on oluline kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotluse seisukohast. See sai teatavaks alles pärast ombudsmani toimikuga tutvumist. Seega ei olnud kaebuse esitajal võimalik seda küsimust teada ja tõstatada oma 15. märtsi 2013. aasta e-kirjas.

35. Seoses sellega, et EPSO pikendas taotletud dokumentide esitamise tähtaega 15 päeva võrra, kordab ombudsman oma seisukohta – mida EPSO ei ole vaidlustanud –, et EPSO esitatud põhjendused pikendamise põhjendamiseks, nimelt et see oli vajalik kontrollitavate dokumentide suure hulga tõttu, ei ole piisavad ega sobi kokku määruse 1049/2001 [6] artikli 7 lõikes 3 sätestatud erandiga.

36. Eespool öeldut arvesse võttes jääb ombudsman oma seisukoha juurde, et EPSO ei tegutsenud kooskõlas hea halduse põhimõtetega ega käsitlenud nõuetekohaselt kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotlust. Sellest tulenevalt leiab ombudsman, et tegemist on EPSO haldusomavoliga.

37. Ombudsman eeldab, et EPSO teavitab oma vastuses käesolevale otsusele ombudsmani sellest, et ta on avaldanud kaebuse esitajale redigeeritud teksti.

Järeldused

Ombudsman lõpetab selle kaebuse uurimise järgmise järelduse, kriitiliste märkuste ja parandusettepanekuga:

Heakskiidetud soovitus

Selgitades mehhanisme, mille EPSO on kehtestanud või kavatseb kehtestada, et tagada parem koordineerimine Prometricuga, et vältida tulevikus probleeme, mis sarnanevad kaebuse esitaja kogetud probleemidega, nõustus EPSO ombudsmani esimese soovitusega. Selles osas on käesoleva kohtuasja üks aspekt lahendatud.

Kriitilised märkused

EPSO ei esitanud kaebuse esitajale üksikasjalikku kirjalikku selgitust tema läbivaatamistaotluse menetlemise kohta, nagu EPSO direktor 2013. aasta märtsis lubas; ta ei ole selgitanud ka seda, kuidas kaebuse esitaja läbivaatamistaotlust uuriti pärast selle saabumist 2012. aasta juulis. Tegemist oli EPSO haldusomavoliga.

EPSO ei käsitlenud nõuetekohaselt kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotlust. See kujutas endast ka haldusomavoli.

Ettepanek olukorra parandamiseks

EPSO peaks käsitlema kaebuse esitaja tõstatatud küsimust kandidaatide kontaktteenistuse lahtiolekuaegade kohta ning selgitama kandidaatidele selgelt, et kui nad kasutavad kontaktvormi kandidaatide kontaktteenistusega ühenduse võtmiseks, võetakse nad otse ühendust pigem Prometricuga kui EPSOga.

Kaebuse esitajat ja EPSOt teavitatakse sellest otsusest.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 30.8.2016

 

[1] Täiendavat ja üksikasjalikumat teavet kaebuse tausta, poolte argumentide ja ombudsmani uurimise kohta leiate ombudsmani soovituse projekti täistekstist, mis on kättesaadav aadressil: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/recommendation.faces/en/60001/html.bookmark

[2] Üksikasjalikuma teabe saamiseks vt Euroopa Ombudsmani omaalgatuslikku uurimist OI/10/2015/NF, mis käsitleb EPSO menetlust avalike konkursside kandidaatide läbivaatamistaotluste käsitlemiseks. EPSO-le saadetud kiri, milles teda teavitatakse käesoleva uurimise algatamisest, on kättesaadav aadressil: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark.

[3] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT 2001, L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 01/03, lk 331).

[4] Määruse 1049/2001 artikli 7 lõikes 3 on sätestatud, et „Erandjuhtudel, näiteks kui taotlus käsitleb väga pikka dokumenti või väga paljusid dokumente, võib lõikes 1 sätestatud tähtaega pikendada 15 tööpäeva võrra, tingimusel et taotlejale teatatakse sellest ette ja esitatakse selle üksikasjalik põhjendus.”

^[5] Kuigi e-kirja õige kuupäev on 15. märts 2013, viitab EPSO kahetsusväärselt kaks korda kaebuse esitaja 15. märtsi 2015. aasta e-kirjale.

[6] Vt joonealune märkus 4.