Titre de l'affaire: Le refus de la Commission européenne d'accorder au public l'accès aux SMS échangés entre le président de la Commission et le PDG d'une entreprise pharmaceutique sur l'achat d'un vaccin contre la COVID-19

Date: mardi 05 octobre 2021

Réunion à distance (Webex)

Présent

Commission européenne (secrétariat général)

Directeur (Transparence, Efficacité & Ressources)

Chef d'unité adjoint (Transparence, gestion des documents et accès aux documents)

Chef d'unité adjoint (Santé, éducation et culture)

Agent des politiques - Chef d'équipe Gestion des dossiers et archives

Agent juridique et responsable des politiques - Accès aux documents

Expert confirmé - Coordinateur pour les relations interinstitutionnelles - relations avec le Médiateur européen

Médiateur européen (direction des enquêtes)

Mme HICKEY Rosita, directrice des enquêtes

M. DYRBERG Peter, expert en enquêtes et processus

Mme KING Jennifer, experte juridique

Mme GEHRING Michaela, chargée des enquêtes

Mme EHNERT Tanja, chargée des enquêtes

Objet de la réunion

L’objectif de la réunion était de permettre à l’équipe d’enquête de la Médiatrice d’obtenir de plus amples informations sur l’affaire, en particulier i) sur la politique de la Commission en matière de conservation des messages texte (ci-après également dénommée simplement «textes») et sur la manière dont cette politique est mise en œuvre dans la pratique, et ii) si, et dans l’affirmative, comment et où, la Commission a recherché d’éventuels messages texte relevant de la demande du plaignant.

Introduction et informations procédurales

L’équipe d’enquête de la Médiatrice s’est présentée, a remercié les représentants de la Commission pour leur rencontre et a exposé l’objectif de la réunion. Ils ont décrit le cadre juridique qui s’applique aux réunions tenues par le Médiateur, en particulier le fait que le Médiateur ne divulguerait aucune information jugée confidentielle par la Commission, ni au plaignant ni à aucune autre personne extérieure au bureau du Médiateur, sans le consentement préalable de la Commission ^[1].

L’équipe d’enquête a expliqué qu’elle élaborerait un projet de rapport sur la réunion qui serait envoyé à la Commission afin de s’assurer de son exactitude factuelle et de son exhaustivité. Le rapport de la réunion sera ensuite finalisé, inclus dans le dossier et remis au plaignant. Aucun renseignement confidentiel ne serait inclus dans le rapport ou autrement fourni au plaignant ou à un tiers.

Informations fournies par la Commission

Sur la politique de la Commission en matière de tenue de registres

Les représentants de la Commission ont expliqué que les règles de la Commission en matière de conservation des documents figurent dans sa «décision sur la gestion des documents et les archives»^[2] ainsi que dans ses «lignes directrices sur l’enregistrement des documents»^[3].

L’article 7, paragraphe 1, de la décision contient la définition suivante des documents qui doivent être enregistrés dans le système de gestion des documents de la Commission:

« Les documents sont enregistrés s’ils contiennent des informations importantes qui ne sont pas de courte durée ou s’ils peuvent impliquer une action ou un suivi de la part de la Commission ou de l’un de ses services. »

tandis que les lignes directrices énoncent les critères détaillés suivants pour l’enregistrement:

«[...] Si la réponse à toutes les questions suivantes est “oui”, le document doit être enregistré dans Ares et/ou dans le système de gestion des documents d’entreprise concerné.

1. Le document est-il lié aux politiques, activités ou décisions relevant de la compétence de l'institution?

2. Les informations contenues dans le document sont-elles importantes et ne sont-elles pas de courte durée?

Cette question nécessite un jugement subtil tenant compte du contenu et du contexte du document concerné.

• Un document qui nécessite une action ou un suivi de la part de la Commission européenne ou de l'un de ses services, ou qui implique la responsabilité de l'institution, est important et n'est pas de courte durée. De même, un document qui peut être nécessaire ultérieurement comme preuve conformément aux règles et réglementations applicables au «processus opérationnel» sous-jacent est considéré comme important et non de courte durée;
• En revanche, les informations sont considérées comme peu importantes et de courte durée si leur conservation n’a pas d’effet administratif ou juridique négatif pour la Commission européenne.

3. Le document est-il établi ou reçu par la Commission européenne?

• Un document n’est considéré comme «établi» que s’il est «stable», c’est-à-dire s’il a été approuvé comme prêt à être transmis par la personne habilitée à assumer la responsabilité de son contenu conformément aux règles et réglementations applicables au «processus opérationnel» sous-jacent;
• Cette personne ne doit pas nécessairement être la personne chargée de la tâche pratique de rédaction ou de dactylographie, mais plutôt la personne ou l’entité administrative responsable du contenu conformément aux exigences procédurales et aux règles internes de la Commission européenne pour le processus opérationnel concerné;
• Un document est considéré comme «reçu» s’il a été remis intentionnellement à la Commission européenne par l’expéditeur (externe).»

Les représentants de la Commission ont estimé que les textes et messages similaires sont de courte durée et éphémères, de sorte qu’ils ne remplissent pas les critères susmentionnés pour être enregistrés dans le système de gestion documentaire de la Commission. Toutefois, les représentants de la Commission ont indiqué que l’aspect pertinent pour déterminer si des informations sont enregistrées n’est pas leur support, mais leur contenu. Par conséquent, si le contenu d’un texte était de nature à refléter une décision de la Commission ou à engager la Commission de quelque manière que ce soit, il devrait être enregistré comme d’autres documents, par exemple en enregistrant les informations sous la forme d’une note dans le dossier concerné.

À ce jour, la Commission n’a enregistré aucun message texte dans son système de gestion des documents. Cela est logique étant donné que les textes sont généralement de courte durée et ne sont pas utilisés dans le processus décisionnel formel de la Commission et qu’ils n’engagent pas l’institution.

Étant donné que les textes ne sont pas considérés comme satisfaisant aux critères d’enregistrement, la Commission ne dispose pas d’un mécanisme technique à cette fin. En revanche, il existe un mécanisme pour les courriels qui peuvent être enregistrés dans le système de gestion des documents de la Commission assez facilement, en cliquant sur un bouton (s’ils répondent aux trois critères énoncés dans les lignes directrices comme ci-dessus). Étant donné qu’ils ne sont pas enregistrés, les textes ne sont pas couverts par le calendrier de conservation de la Commission.

Afin de sensibiliser le personnel à ce qui doit être enregistré, la Commission organise régulièrement des formations sur la gestion des documents à tous les niveaux, y compris à l’intention des responsables géographiques, des chefs d’unité et des membres du cabinet. Bien que cette formation soit fondée sur les lignes directrices de la Commission, le traitement des textes et des messages instantanés n’est pas spécifiquement mentionné au cours de la formation. Étant donné que les messages texte ne sont pas enregistrés, les participants ne reçoivent pas d'instructions sur la manière dont un texte doit être enregistré. Toutefois, les orientations disponibles à la Commission soulignent que si les informations contenues dans un texte étaient considérées comme importantes, durables et répondant aux critères d’enregistrement énoncés ci-dessus, elles devraient être enregistrées et conservées sous une forme différente, par exemple une note au dossier.

En outre, chaque direction générale (DG) dispose d’un expert en matière d’éthique et de transparence qui reçoit régulièrement une formation ciblée sur la tenue de registres. Ces experts se réunissent tous les mois pour discuter de l'évolution de la situation dans ce domaine. Ils forment à leur tour leurs collègues au sein de la DG et servent de point de contact en cas de questions.

En ce qui concerne les cabinets des commissaires, chacun d’eux dispose d’un responsable de la gestion des documents (DMO) qui reçoit une formation sur la gestion des documents au début de chaque nouveau mandat. Il appartient ensuite aux cabinets de mettre en place leurs procédures afin de garantir le respect des règles de la Commission en matière de tenue de registres.

En ce qui concerne l’identification des documents qui doivent être enregistrés, les représentants de la Commission ont déclaré qu’il incombait à chaque auteur/destinataire d’un document de procéder à une évaluation et de décider s’il remplissait les critères.

En ce qui concerne les demandes d’accès du public aux documents, les représentants de la Commission ont expliqué qu’au stade initial du traitement, la demande est attribuée au service compétent, d’où les documents (pourraient) provenir, en tenant compte de l’objet de la demande. La DG concernée et le cabinet ^[4] (si la demande concerne des documents du cabinet) effectuent ensuite une première recherche de documents éventuels. Si aucun document n’existe et que la requérante soulève des doutes à ce sujet (en présentant une «demande confirmative»), l’unité C1 «Transparence, gestion des documents & Accès aux documents» du SG contacte à nouveau la DG concernée et lui demande de procéder à une nouvelle recherche. Si la DG confirme qu’il n’existe pas de documents supplémentaires, l’unité C1 «Transparence, gestion des documents & Accès aux documents» requiert une note signée du directeur général confirmant cette déclaration. 

En ce qui concerne l’utilisation de smartphones professionnels, les représentants de la Commission ont déclaré que la Commission a une politique sur les personnes pouvant bénéficier d’un smartphone, qui inclut toutes les directions, c’est-à-dire tous les chefs d’unité adjoints et au-delà. Toutefois, la Commission a également adopté une approche «apportez votre propre smartphone», ce qui signifie que les membres du personnel peuvent installer des logiciels pertinents sur leurs smartphones personnels pour pouvoir accéder à leurs comptes de courrier électronique de la Commission. Dans ce cas, les obligations du personnel sont définies dans la charte «Appareil mobile privé – Utilisateur». Les représentants de la Commission ont indiqué qu'ils vérifieraient si cette politique est établie par écrit et, s'il existe des documents pertinents, qu'ils en fourniraient une copie au Médiateur.

En l’espèce

En ce qui concerne la demande d’accès du plaignant, les représentants de la Commission ont expliqué qu’après la réception de la demande initiale, l’unité du secrétariat général (SG) chargée de la demande a consulté le cabinet du président. Le Cabinet a identifié trois documents comme relevant du champ d'application de la demande. L’unité E.4 «Santé, éducation & culture» du SG responsable du traitement de la demande au stade initial a ensuite évalué ces trois documents et a décidé d’accorder au plaignant un large accès partiel.

Lorsque le plaignant a introduit une demande confirmative en faisant valoir qu’il devrait y avoir des documents supplémentaires, à savoir des textes, l’unité C1 «Transparence, gestion des documents etamp; accès aux documents» du SG, conformément à la procédure interne, a de nouveau consulté le cabinet du président. Le cabinet du président a confirmé qu’il n’existait pas de documents supplémentaires satisfaisant aux critères d’enregistrement. Le SG a ensuite tenu compte de cette évaluation lorsqu’il a répondu au plaignant.

Les échanges avec le cabinet du président ont été enregistrés dans le dossier d’accès et seront partagés avec le Médiateur.

Conclusion de la réunion

L’équipe d’enquête a remercié les représentants de la Commission pour leur temps et pour les explications fournies, et la réunion s’est terminée.

À l'issue de la réunion, la Commission a fourni au Médiateur des copies des documents suivants qu'elle a jugés confidentiels:

• Échanges avec le cabinet du président sur la demande d’accès du plaignant,
• Appareil mobile privé – Charte de l’utilisateur
• Appareil mobile d’entreprise – Charte de l’utilisateur, et
• Deux documents concernant la politique de répartition des équipements informatiques de la Commission.

Bruxelles, le 8 décembre 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Directeur des enquêtes Agent des enquêtes

[1] Article 4.8 des dispositions d’exécution du Médiateur européen.

[2] Décision de la Commission du 6.7.2020 relative à la gestion des documents et aux archives, disponible à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] La Commission a confirmé que ce document pouvait être partagé avec le plaignant. Il sera annexé au présent rapport.

[4] Il est important de souligner que les cabinets ne répondent pas directement aux demandes d’accès aux documents. Les demandes, qui concernent des documents émanant des cabinets, sont traitées par les DG/services compétents au service du commissaire concerné (y compris le président et les vice-présidents de la Commission). Selon la pratique administrative de la Commission, les documents sont généralement identifiés par les cabinets et les réponses sont préparées par le service compétent, après consultation du cabinet concerné au sujet de la divulgation potentielle.