El asunto se refería a la negativa de la Comisión Europea a conceder un acceso parcial o más amplio a dos documentos relacionados con un proyecto financiado en colaboración con UNICEF. Al denegar el acceso, la Comisión se basó en cinco excepciones establecidas en la normativa de la Unión en materia de acceso a los documentos, a saber, la necesidad de proteger el interés público en lo que respecta a las relaciones internacionales y a la política financiera, monetaria o económica de la Unión o de un Estado miembro, así como la protección de su proceso de toma de decisiones, el interés comercial de un tercero y la intimidad e integridad de las personas físicas, incluidos sus datos personales.

Sobre la base de la inspección de los documentos controvertidos, los argumentos de la Comisión no convencieron al Defensor del Pueblo de que una divulgación parcial o más amplia socavaría (gravemente) la protección de los intereses invocados. El Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución en la que pedía a la Comisión que reconsiderara su posición sobre la solicitud, con vistas a concederle el acceso más amplio posible a los documentos en cuestión. También recuerda a la Comisión su obligación de adoptar decisiones en un plazo razonable y de motivarlas.

La Comisión aceptó la propuesta de solución del Defensor del Pueblo y proporcionó al reclamante un acceso parcial y más amplio a los documentos. La Defensora del Pueblo acogió con satisfacción la respuesta positiva de la Comisión a su propuesta de solución, que resolvió la reclamación.  

El asunto se refería a una solicitud de acceso público a documentos en relación con procedimientos disciplinarios a raíz de una investigación y una recomendación de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) a la Comisión. La Comisión determinó que veintitrés documentos entraban en el ámbito de aplicación de la solicitud y denegó el acceso a todos los documentos en su totalidad. Al hacerlo, la Comisión se basó en la necesidad de proteger los datos personales.

Cuando el denunciante pidió a la Comisión que revisara su decisión, la Comisión confirmó el acceso denegado, invocando una presunción general de confidencialidad derivada de la protección del objetivo de las investigaciones. La Comisión también alegó que no puede concederse acceso público para proteger los datos personales contenidos en los documentos.

El Defensor del Pueblo consideró que la aplicación por parte de la Comisión de una presunción general de confidencialidad, una vez concluido el procedimiento disciplinario en cuestión, no era razonable. Sobre la base de una inspección de los documentos en cuestión, el Defensor del Pueblo consideró que, si bien es posible que sea necesario ocultar partes de los documentos para evitar la identificación de personas o proteger el propósito de futuras investigaciones, los documentos no contienen información sensible en todo momento. Así pues, el Defensor del Pueblo propuso como solución que la Comisión reconsiderara su posición sobre la solicitud de acceso con vistas a proporcionar un acceso parcial significativo a los documentos solicitados.

En respuesta, la Comisión confirmó su confianza en una presunción general de confidencialidad y consideró que, en cualquier caso, no era posible un acceso parcial significativo sin divulgar datos personales y poner en peligro la protección del objetivo de las investigaciones disciplinarias de la Comisión.

La Defensora del Pueblo lamentó que la Comisión no concediera un acceso parcial a raíz de su propuesta de solución. La Defensora del Pueblo constató que la tramitación por parte de la Comisión de esta solicitud de acceso constituía mala administración.

Dado que la Comisión había reevaluado su posición sobre la solicitud de acceso del reclamante a raíz de la propuesta de solución del Defensor del Pueblo y había llegado a la misma conclusión que en su decisión confirmatoria, el Defensor del Pueblo no consideró útil continuar esta investigación con una recomendación formal sobre el asunto. Por consiguiente, archivó el asunto.