Ref. št. Ares(2024)1197492 – 16. februar 2024

1/ Opis postopka obdelave

Varuh človekovih pravic izvaja preiskave v zvezi z morebitnimi primeri nepravilnosti v instituciji, organu, uradu ali agenciji EU (v nadaljnjem besedilu: institucija EU) in o njih poroča.

Varuh človekovih pravic obdeluje osebne podatke posameznikov za obravnavo pritožb in poizvedbe na lastno pobudo, kadar zbira in evidentira osebne podatke v svojem elektronskem sistemu za upravljanje pritožb (CMS). Varuh človekovih pravic obdeluje osebne podatke pritožnikov in tretjih oseb, ki so povezani s pritožbo/preiskavo, ker jih je zagotovil pritožnik ali so bili zbrani med preiskavo. Varuh človekovih pravic lahko osebne podatke prenese drugim institucijam EU ali občasno organom držav članic, kot je opisano v nadaljevanju.

Pravna podlaga za ta postopek obdelave sta člen 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) in Statut evropskega varuha človekovih pravic (v nadaljnjem besedilu: Statut).

Osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

2/ Katere osebne podatke zbiramo, za kakšen namen in s katerimi tehničnimi sredstvi?

Kaj je

Varuh človekovih pravic pri obravnavi pritožb in preiskav prejema in/ali zbira dokumente, ki lahko vsebujejo osebne podatke v zvezi z:

i) fizične osebe, ki vlagajo pritožbe (v nadaljnjem besedilu: pritožniki), in

druge osebe, pomembne za pritožbo/preiskavo, ali druge tretje osebe, navedene v pritožbah ali drugih dokumentih, povezanih s preiskavo, ki niso pomembne za preiskavo ali so z njo zgolj povezane.

Ti osebni podatki vključujejo identifikacijske in kontaktne podatke (ime, naslov, e-pošta, telefon, telefaks), državljanstvo, poklicne informacije in vse druge informacije o posamezniku, ki so povezane s poizvedbo. V pritožbo so lahko vključene tudi posebne vrste podatkov, kot so na primer podatki, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja, članstvo v sindikatu, ter podatki v zvezi z zdravjem ali spolnim življenjem [1].

Če se varuh človekovih pravic odloči izvesti javno posvetovanje (splošno ali ciljno usmerjeno) v zvezi z obravnavo primerov, bodo prispevki, ki jih prejme v odgovor nanje, večinoma vsebovali nekatere osebne podatke. Sodelujoči v javnih posvetovanjih (splošnih ali ciljno usmerjenih) morajo navesti svojo predhodno raven privolitve v zvezi z razkritjem svojih podatkov. Več informacij je na voljo v izjavi o varstvu osebnih podatkov v zvezi s posvetovanji Evropskega varuha človekovih pravic na tem spletišču.

Zakaj

Varuh človekovih pravic mora obdelovati osebne podatke, da razišče morebitne primere nepravilnosti za namene:

(a) iskanje rešitve za posebna vprašanja v zvezi z zadevno pritožbo,

(b) opredelitev morebitnih sistemskih vprašanj in dajanje s tem povezanih predlogov, kadar je to primerno, ter

(c) pri tem zagotavlja stalno dolgoročno konsolidacijo povezanih ustreznih baz znanja, na katerih temeljijo te dejavnosti.

Zlasti v zvezi z javnimi posvetovanji, povezanimi z zadevami, je namen zagotoviti, da je ocena zadevnih vprašanj čim bolj dobro informirana.

Osebni podatki se uporabljajo tudi za komunikacijo s pritožniki in ugotavljanje, ali je pritožba v pristojnosti varuha človekovih pravic. Nekateri podatki se uporabljajo za statistične namene (država, državljanstvo, poklicna kategorija in jezik) na anonimiziran način, da se izpolni zahteva glede poročanja iz statuta evropskega varuha človekovih pravic.

Kako

Varuh človekovih pravic običajno zbira ali prejema osebne podatke v dokumentih, vključno z obrazci, ki so večinoma elektronski.

V nekaterih primerih so podatki del informacij, ki se najprej prejmejo ustno na sestankih, inšpekcijskih pregledih ali zaslišanjih. Med takimi sestanki ali takoj po njih se ustrezne informacije zabeležijo v dokumentih za spis, večinoma v elektronski obliki, v nekaterih primerih pa tudi v papirni obliki.

Kdo ima dostop do vaših podatkov in komu se razkrijejo?

Osebje varuha človekovih pravic

Osebje varuha človekovih pravic, ki sodeluje pri obravnavi zadev Urada, ima dostop do spisov in njihovih dokumentov, od katerih nekateri vsebujejo osebne podatke, ter do podatkovne zbirke, ki vsebuje navedene dokumente in z njimi povezane podatke.

Institucije EU

Kadar se instituciji EU pošlje pritožba v zvezi s poizvedbo, osebni podatki običajno ostanejo vidni v dokumentih. To velja tudi, če je pritožnik zaprosil za zaupno obravnavo svoje pritožbe. Taka zaupnost ne velja za komunikacijo v zvezi s preiskavo med varuhom človekovih pravic in institucijo, saj ima slednja pravico, da je v celoti obveščena o vseh informacijah, povezanih z obtožbami, ki se ji očitajo. Vendar bo uradnik za preiskave pri varuhu človekovih pravic pred pošiljanjem pritožbe in morebitne povezane dokumentacije vseeno preveril, ali bi prenos dokumentov pomenil očitno nepotreben prenos osebnih podatkov. Redigiranje pretiranih osebnih podatkov, kot je opisano tukaj, je ustrezno zabeleženo v obvestilu o zadevi, pripravljenem za začetek preiskave. Če pritožba vsebuje pretirane osebne podatke, bodo pretirani osebni podatki izbrisani.

Če varuh človekovih pravic pritožbe ne more obravnavati ali sprejeti, jo lahko posreduje tudi drugi ustrezni instituciji ali organu EU, ki je morda primernejši za obravnavo vprašanja, ki ga je izpostavil pritožnik. Primeri so Evropska komisija v zvezi s pritožbami glede morebitnih kršitev prava EU, Evropski parlament v zvezi s političnimi vprašanji, Evropski urad za boj proti goljufijam v zvezi z vprašanji goljufij in Evropski nadzornik za varstvo podatkov.

Evropski varuh človekovih pravic uporablja „eTranslation“ (strojni prevod) za samodejno prevajanje dokumentov, povezanih s pritožbami, ki lahko vsebujejo osebne podatke. eTranslation je storitev, ki jo upravlja Evropska komisija in ne analizira vsebine prevedenega dokumenta. Prevodi in drugi rezultati, ki jih ustvari storitev, se vrnejo uporabnikom in so zasnovani tako, da med obdelavo niso dostopni. Varuh človekovih pravic lahko dokumente v prevod pošlje tudi prevajalski službi Evropskega parlamenta ali Prevajalskemu centru za organe Evropske unije, kadar je treba dokumente prevesti. Takšni dokumenti lahko včasih vsebujejo osebne podatke. Prevajalci delajo v skladu z obveznostmi glede zaupnosti, ki so jih določili zgoraj navedeni organi EU.

Drugi organi ali organizacije

Podobno se lahko varuh človekovih pravic za druge pritožbe, ki jih ne more obravnavati, odloči, da pritožbo brez redigiranja osebnih podatkov posreduje nacionalnim institucijam ali organizacijam, ki bi lahko pomagale pritožniku. Za to se lahko odloči, če pritožnik s tem izrecno soglaša. Prerazporeditev opravi samo takim organom ali organizacijam, ki se nahajajo v EU.

Kadar varuh človekovih pravic izve za dejstva, ki bi lahko pomenila kaznivo dejanje ali se nanj nanašajo, o tem poroča pristojnim nacionalnim organom, Evropskemu javnemu tožilstvu (EJT) in/ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (OLAF)[2]. Pri tem zadevnemu organu običajno pošlje ustrezne dokumente brez redakcije.

Posamezne zahteve za dostop javnosti do dokumentov

Državljani EU lahko uveljavljajo svojo temeljno pravico, da zahtevajo dostop javnosti do vseh dokumentov, ki jih hrani varuh človekovih pravic, vključno z dokumenti v spisu zadeve ali z njimi povezanimi dokumenti. Take prošnje se obravnavajo na podlagi Uredbe (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov institucij EU.

Pri odgovarjanju na zahteve za dostop javnosti do dokumentov se osebni podatki pritožnikov in tretjih oseb, ki ne vključujejo osebja EU, privzeto redigirajo pred javnim razkritjem dokumentov, ki jih hrani varuh človekovih pravic.

Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko uveljavljajo svojo pravico do dostopa, popravka ali izbrisa svojih osebnih podatkov v okviru obravnavanja pritožb, tako da upravljavcu po elektronski pošti pošljejo zahtevo v spodaj navedeni poštni predal.

Lahko zahtevajo zaupno obravnavo svoje pritožbe ali nekaterih njenih delov, tako da tako zahtevo navedejo v pritožbi in predložijo utemeljitev ali utemeljitev.

Varuh človekovih pravic spoštuje pravila o varstvu podatkov, vključno z dolžnostjo obveščanja tretjih oseb, na katere se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njihovih osebnih podatkov in pravico teh oseb, da imajo dostop do svojih osebnih podatkov in da se napake v teh podatkih popravijo ali da se podatki omejijo ali izbrišejo v skladu z navedenimi pravili. Glede na načelo najmanjšega obsega podatkov se pritožniku svetuje, naj zagotovi le informacije, ki so pomembne za predmet pritožbe, ter se izogne nepotrebnim in nepomembnim podrobnostim, zlasti če vključujejo osebne podatke tretjih oseb. Vendar bo varuh človekovih pravic pri izpolnjevanju svojih obveznosti glede varstva podatkov vedno upošteval okoliščine pritožnika, zlasti kadar je pritožnik v ranljivem položaju. Varuh človekovih pravic bo opravil oceno za vsak primer posebej, pri čemer bo uravnotežil pravice in zakonite interese pritožnika in tretje osebe, na katero se nanašajo osebni podatki.

Če se pritožnik odloči vložiti anonimno pritožbo, je taka pritožba vedno nedopustna.[3] Varuh človekovih pravic se lahko kljub temu glede na informacije iz take pritožbe odloči, da bo zadevo obravnaval s preiskavo na lastno pobudo.

Kako varujemo in varujemo vaše osebne podatke?

Evropski varuh človekovih pravic v organizaciji varuje osebne podatke s pravili in praktičnimi ukrepi.

Vsi zaposleni so obveščeni o svojih strogih obveznostih glede zaupnosti ter so deležni s tem povezanega usposabljanja in posodobljenih informacij o praksah in pravilih.

Vsak član osebja varuha človekovih pravic ima prvostopenjsko odgovornost, da svoje delovne datoteke hrani tako, da je zagotovljena varnost osebnih podatkov, ki jih te datoteke vsebujejo.

Dokumenti in podatkovni obrazci, povezani z zadevo, se skoraj v celoti obdelujejo elektronsko, kar zagotavlja nastavljive pravice dostopa in zmanjšuje tveganje nenamernega kroženja tiskanih kopij. Kot je navedeno zgoraj, ima osebje varuha človekovih pravic, ki sodeluje pri obravnavi zadev Urada, dostop do spisov in njihovih dokumentov.

Vsak dejanski ali potencialni pritožnik lahko kadar koli vloži utemeljeno zahtevo za omejen dostop do svojega pritožbenega spisa, ki je lahko na primer pomembna, če je pritožnik sedanji ali nekdanji uslužbenec varuha človekovih pravic, drug uslužbenec EU, član mrež ali podobnih skupin, s katerimi ima ali bi lahko imelo stik več uslužbencev urada varuha človekovih pravic. Dokumenti in podatkovni obrazci se elektronsko shranjujejo na virtualnih strežnikih, ki jih Evropskemu varuhu človekovih pravic da na voljo Evropski parlament. Dostop Evropskega parlamenta do podatkov je nadzorovan in strogo namenjen upravljanju IT in podpori.

Fizični arhivi so zaklenjeni v ločenih arhivskih prostorih in po potrebi sefih.

Kako lahko od nas zahtevate, da preverimo, spremenimo ali izbrišemo vaše podatke?

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, imajo pravico dostopati do osebnih podatkov, ki jih hranimo o njih, in od varuha človekovih pravic zahtevati, da jih popravi, dopolni ali po potrebi izbriše.[4] Vsaka zahteva za dostop do osebnih podatkov ali za popravek, omejitev in/ali izbris osebnih podatkov mora biti naslovljena na pristojnega preiskovalnega uradnika in/ali upravljavca podatkov (e-pošta: EO@ombudsman.europa.eu).

Če imate kakršna koli vprašanja o obdelavi vaših osebnih podatkov, se lahko obrnete tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Uporabljajo se lahko omejitve iz člena 25 Uredbe 2018/1725, glej sklep varuha človekovih pravic z dne 9. novembra 2020 [5].

Kako dolgo hranimo vaše podatke?

Za datoteke z zadevami, vključno s podatki v zvezi z dokumenti ali podatki, vključenimi v podatkovne zbirke, velja obdobje hrambe:

• dve leti za pritožbe, ki niso v pristojnosti Urada.
• Deset let za pritožbe, ki spadajo v pristojnost Urada. To vključuje pritožbe, v katerih je varuh človekovih pravic začel preiskavo, in pritožbe, v katerih varuh človekovih pravic preiskave ni začel, ker so bile nedopustne ali ker niso bile utemeljene. Dokumenti, povezani s pritožbami, ki so imele velik javni pomen ali ki se kako drugače štejejo za večje primere, se pozneje arhivirajo v anonimizirani obliki za zgodovinske namene. Izjemoma pa se lahko osebni podatki hranijo, kadar je to potrebno zaradi zgodovinskih ali javnih interesov.

Krajša obdobja hrambe veljajo za zaupne dokumente, ki so del spisa zadeve. Zlasti se zaupni dokumenti na splošno izbrišejo, ko je zadeva zaključena in, če je vpleten pritožnik, se je iztekel rok za obravnavo katere koli zahteve za pregled.

V izjemnih primerih se standardno obdobje hrambe 10 let uporablja za zaupne dokumente, kadar:

• (a) je jasno, da so zadevne informacije pomembne ali bi lahko bile pomembne za razumevanje primera v prihodnosti, vključno z okoliščinami, v katerih ima primer prednost ali izobraževalno vrednost;
• (b) hramba dokumenta bi verjetno služila zgodovinskim ali javnim interesom; ali
• (c) hramba dokumenta je lahko pomembna v okviru dejanskih ali morebitnih prihodnjih formalnih postopkov.

Vse odločitve in ukrepi v zvezi z ravnanjem z zgoraj navedenimi zaupnimi dokumenti se ustrezno zabeležijo v spis zadeve.

7/ Regresni zahtevek

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, imajo pravico, da kadar koli naslovijo pritožbo na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu), če menijo, da je varuh človekovih pravic kršil njihove pravice iz Uredbe 2018/1725.

[1] Člen 10 Uredbe 2018/1725.

[2] Člen 9(2) statuta varuha človekovih pravic.

[3] Člen 2(2) statuta varuha človekovih pravic.

[4] Členi 17 do 20 Uredbe 2018/1725.

[5] Sklep Evropskega varuha človekovih pravic z dne 9. novembra 2020 o notranjih pravilih za omejitev nekaterih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, pri obdelavi osebnih podatkov, na voljo na https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.