Uvod

Evropski varuh človekovih pravic je zavezan varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Varuh človekovih pravic zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

1. Katere osebne podatke obdeluje evropski varuh človekovih pravic?

• Ime in priimek
• Naziv delovnega mesta
• Organizacija
• Zvočni in/ali vizualni podatki (kot so slike in zvočni posnetki)

2. Zakaj in kako evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Evropska varuhinja človekovih pravic je pripravila vrsto videoposnetkov, namenjenih ozaveščanju o mandatu urada, o tem, kako lahko pomaga državljanom, in ozaveščanju javnosti o delu, opravljenem na nekaterih ključnih področjih.

Videoposnetki prikazujejo obraze, ki stojijo za delom institucije, prikazujejo sodelovanje z drugimi institucijami EU za izboljšanje uprave EU in izpostavljajo njen odnos z javnostjo – kot pritožniki in potencialnimi pritožniki ter kot upravičenci do učinkovitejše in preglednejše uprave EU.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Obdelava osebnih podatkov je povezana s komuniciranjem in promocijo dejavnosti varuha človekovih pravic (vključno s fotografijami in avdiovizualnimi posnetki), ki so potrebne za delovanje varuha človekovih pravic, kot je določeno v Pogodbah. Te določbe so člen 11 Pogodbe o Evropski uniji in člen 15 Pogodbe o delovanju Evropske unije.

Zato so ta dejanja obdelave zakonita v skladu s členom 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725 (obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije).

 4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic je odgovoren za obdelavo podatkov, prav tako pa tudi Komisija, ki je videoposnetek objavila na svojem avdiovizualnem portalu.

5. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo?

Avdio-video posnetki se uporabljajo za namene komuniciranja na spletišču varuhinje človekovih pravic in njenih kanalih družbenih medijev (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube) ter na avdiovizualnem portalu Komisije. Vsakdo, ki gleda videoposnetke prek katere koli od teh platform, bo imel dostop do takih podatkov.

6. Kako dolgo hranimo podatke?

Avdiovizualno gradivo se hrani toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena, zaradi katerega je bilo posneto (spodbujanje mandata in dejavnosti evropskega varuha človekovih pravic), pozneje pa se lahko arhivira tudi za trajno arhiviranje v zgodovinske namene, da se dokumentirata, ohranita in javno objavita zgodovina in avdiovizualna dediščina evropskega varuha človekovih pravic in Evropske unije.

Če ste imetnik pravic in želite, da se vaši podatki odstranijo iz avdiovizualnega gradiva, vas vabimo, da se obrnete na evropskega varuha človekovih pravic (glej razdelek 8 te izjave o varstvu osebnih podatkov: „Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?“).

7. Kako varujemo in varujemo vaše osebne podatke?

Varuh človekovih pravic je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedel številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov in spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 posebne pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če so netočni ali nepopolni. Kadar je ustrezno, imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, omejitve njihove obdelave in ugovora njihovi obdelavi ter pravico do prenosljivosti podatkov. Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico, da ugovarjate obdelavi svojih osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725.

Obdelavi vaših osebnih podatkov lahko kadar koli ugovarjate tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov na eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Ta ugovor zoper obdelavo ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred vašo zahtevo.

Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da se obrnete na upravljavca podatkov ali, v primeru spora, na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 te izjave o varstvu osebnih podatkov. Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, jih v svojem zahtevku opišite (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10 spodaj).

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

- Upravljavec podatkov

Če želite uveljavljati svoje pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, če imate pripombe, vprašanja, pomisleke ali če želite vložiti pritožbo v zvezi z zbiranjem in uporabo svojih osebnih podatkov, se obrnite na upravljavca podatkov, evropskega varuha človekovih pravic, na eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Uradna oseba za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje najti podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri varuhu človekovih pravic objavi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja evropski varuh človekovih pravic. Do registra lahko dostopate prek naslednje povezave: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Ta posebni postopek obdelave je bil vključen v javni register pooblaščene osebe za varstvo podatkov z naslednjo referenčno oznako: 02/2023