V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je opisano, kako evropski varuh človekovih pravic varuje vaše osebne podatke, ko odgovorite na posvetovanje z varuhom človekovih pravic, in kje varuh človekovih pravic kot tak deluje kot upravljavec podatkov. Ta izjava določa tudi, katere pravice imate kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Pojasnjuje zlasti razloge za zbiranje in obdelavo podatkov, način, kako varuh človekovih pravic zbira predložene podatke, ravna z njimi in zagotavlja njihovo varstvo, ter pravice, ki jih lahko prispevajoči uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Prispevajoči izpolnijo kontaktni obrazec na spletišču evropskega varuha človekovih pravic, ki prispevke usmerja v namenski poštni predal za posvetovanje. Prispevke lahko pošljete tudi po pošti ali elektronski pošti. Prispevke obravnava ustrezno osebje urada evropskega varuha človekovih pravic.

Evropski varuh človekovih pravic lahko stopi v stik s sodelujočimi, da zahteva pojasnila in/ali razširja rezultate posvetovanja/preiskave. Kontaktni podatki osebe, odgovorne za poizvedbo, so navedeni v povabilu k sodelovanju v posvetovanju.

Zbrani in nadalje obdelani osebni podatki so podatki, potrebni za sodelovanje v posvetovanju, kot sledi: ime, priimek, e-pošta, opis delovnega mesta in želeni jezik za nadaljnjo korespondenco, drugi jezik, v katerem bi sprejeli odgovor, in vsebina (večinoma stališča posameznika ali organizacije o temi).

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Evropski varuh človekovih pravic želi javnosti in zainteresiranim deležnikom omogočiti, da izrazijo svoja stališča v okviru strateških preiskav in pobud, za katere bi bil koristen zunanji prispevek, zato lahko začne javna posvetovanja.

3. Kakšna je pravna podlaga in potreba za obdelavo teh podatkov?

Pravna podlaga za ta postopek obdelave je člen 11 PEU.

Osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo 2018/1725 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah EU. Obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu (člen 5(1)(a) Uredbe 2018/1725).

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Sektor za informacijske in komunikacijske tehnologije (IKT) Evropskega varuha človekovih pravic upravlja podatke, predložene na spletišču. Osebje evropskega varuha človekovih pravic, odgovorno za izvajanje javnih posvetovanj, in pooblaščeno osebje na podlagi potrebe po seznanitvi bosta še naprej obdelovala podatke, ki jih predložijo prispevajoči.

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Osebje evropskega varuha človekovih pravic, ki je odgovorno za ta postopek obdelave, ima dostop do vaših osebnih podatkov, pa tudi drugo pooblaščeno osebje evropskega varuha človekovih pravic na podlagi potrebe po seznanitvi.

Evropski varuh človekovih pravic v okviru preiskovalnega postopka vse prejete prispevke posreduje ustrezni instituciji, organu, uradu ali agenciji EU. Evropski varuh človekovih pravic zaradi preglednosti javno prispeva k posvetovanju.

Pri sodelovanju v posvetovanju morate navesti sebe in organizacijo, v imenu katere prispevate. Anonimni prispevki k posvetovanjem niso sprejeti. To je zato, da bi se izognili zlorabam.

Zaradi preglednosti daje evropska varuhinja človekovih pravic javne prispevke, ki jih je prejela v odgovor na javno posvetovanje. Vaši osebni podatki ne bodo objavljeni. Izogibajte se vključevanju nepotrebnih osebnih podatkov v svoje prispevke, zlasti osebnih podatkov tretjih oseb. Če so taki podatki vključeni, bodo redigirani iz različice, ki je objavljena.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Prispevki se hranijo v ustreznem spisu zadeve v skladu s politiko hrambe v sistemu vodenja zadev varuha človekovih pravic deset let po zaključku zadeve ^[2]. To vključuje osnovne osebne podatke (imena, priimke, elektronski naslov), jezikovne nastavitve in odgovore. Prispevki se arhivirajo v skladu s politiko varuha človekovih pravic o arhiviranju ^[3].

7. Kako varujemo vaše podatke?

Elektronski podatki so shranjeni na strežnikih Evropskega varuha človekovih pravic. Ti podatki so zaščiteni s številnimi varnostnimi ukrepi, ki jih je vzpostavil sektor informacijske in komunikacijske tehnologije Evropskega varuha človekovih pravic, da bi zaščitil celovitost in zaupnost elektronske lastnine institucije.

Dostop do osebnih podatkov je zaščiten z upravljanjem pravic dostopa, ki so strogo omejene in temeljijo na načelu potrebe po seznanitvi.

Elektronski naslovi se nikoli ne objavijo, vendar se shranijo in jih lahko evropski varuh človekovih pravic uporabi za korespondenco v zvezi z zagotovljenim odgovorom.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Ko sodelujete v posvetovanju, se lahko odločite, ali bodo vaši osebni podatki objavljeni na naši spletni strani ali ne.

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate tudi posebne pravice v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če so netočni ali nepopolni. Pod določenimi pogoji imate pravico, da izbrišete svoje osebne podatke, omejite obdelavo svojih osebnih podatkov in ugovarjate obdelavi svojih osebnih podatkov.

Evropski varuh človekovih pravic bo na vaše zahteve odgovoril v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu.

Poleg tega se lahko kadar koli obrnete na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov, če menite, da je Evropski varuh človekovih pravic kršil vaše pravice iz Uredbe 2018/1725 zaradi obdelave vaših osebnih podatkov.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v zvezi z javnimi posvetovanji Evropskega varuha človekovih pravic lahko kadar koli pošljete na naslov: EO@ombudsman.europa.eu

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic na naslovu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov na naslov: EDPS@edps.europa.eu

[2] Glej: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Glej: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.