Javni dogodki Evropskega varuha človekovih pravic

Javna evidenca dejavnosti obdelave [1]: Ravnanje z osebnimi in kontaktnimi podatki, fotografijami, video in zvočnimi posnetki govornikov in udeležencev javnih dogodkov Evropskega varuha človekovih pravic, bodisi zunaj spleta bodisi prek spleta

1. Zadnja posodobitev tega zapisa: 12-05-2021

2. Referenčna številka [2]: 4/2021

3. Ime in kontaktni podatki upravljavca [3]: Evropski varuh človekovih pravic, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Enota za komuniciranje, e-naslov: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Ime in kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov:

Francesca Pavesi – namestnica uradne osebe za varstvo podatkov: Nicholas Hernanz

E-naslov: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime in kontaktni podatki predelovalca [4]: Obstajajo lahko predelovalci za posebne dogodke: izvajalci in podizvajalci, ki se uporabljajo za splošno organizacijo, upravljanje in plačilo registracije, organizacijo potovanj itd.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da obdelovalci podatkov obdelujejo imena ter kontaktne in bančne podatke govornikov in drugih udeležencev dogodkov varuha človekovih pravic samo po navodilih varuha človekovih pravic. Iste klavzule zagotavljajo, da lahko fotografi fotografije, posnete na prireditvi varuha človekovih pravic, prenesejo le na oddelek za komunikacije. Vsi obdelovalci podatkov morajo prejeti potrdilo priznanih mednarodnih strokovnjakov za varstvo podatkov.

V primeru dogodkov, ki se prenašajo prek spleta, kot je spletni seminar, zadevna spletna platforma (tj. WebEx) deluje kot obdelovalec vaših osebnih podatkov za tehnično zagotavljanje spletnega dogodka prek brskalnika ali mobilne aplikacije. Uporabljajo se ustrezne izjave o varstvu osebnih podatkov.

V primeru uporabe orodij za anketiranje in izpraševanje, dodanih digitalni platformi (tj. Slido), ustrezno orodje deluje kot obdelovalec nekaterih podatkov, kot so naslovi IP udeležencev. Uporabljajo se ustrezna politika piškotkov in izjave o zasebnosti.

6. Ime in kontaktni podatki skupnega(-ih) upravljavca(-ev)[5]:

Za dogodke, organizirane na:

• prostori Evropskega parlamenta: Evropski parlament je skupni upravljavec za obdelavo dovoljenja za dostop do svojih stavb iz varnostnih razlogov.
• prostori Evropske komisije: Evropska komisija je skupni upravljavec za obdelavo dovoljenja za dostop do svojih stavb iz varnostnih razlogov.
• zasebni poslovni prostori (kot so hoteli): zasebni poslovni subjekt je skupni upravljavec za preverjanje identitete gostov dogodka.

7. Namen(-i) obdelave [6]: Enota za komuniciranje usklajuje, organizira in upravlja različne vrste javnih dogodkov v skladu s strategijo varuha človekovih pravic in letnim načrtom upravljanja urada. Njegov cilj je ohraniti visoko prepoznavnost dela urada v javnem interesu.

Podatki se zato zbirajo z namenom pošiljanja vabil in informacij potencialnim govornikom in udeležencem, omogočanja prijave na dogodek, spremljanja dogodka ter olajšanja in izboljšanja izmenjave mnenj in prihodnjega sodelovanja z govorniki in udeleženci ter med njimi.

Podatki se zbirajo tudi za olajšanje finančnih in pogodbenih odnosov z govorniki ter drugimi udeleženci in dobavitelji, organizacijo potovanj in hotelov ter izpolnjevanje varnostnih zahtev.

Podobe, kot so fotografije ter video in zvočni posnetki, posneti na dogodkih, se uporabljajo za obveščanje o dejavnostih varuha človekovih pravic.

8. Opis kategorij posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in kategorij osebnih podatkov [7]:

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki

Vse osebe (notranje in zunanje), ki so povabljene na dogodke in na njih sodelujejo, tj.:

• člani evropske mreže varuhov človekovih pravic;
• predstavniki institucij, organov ali agencij EU;
• predstavniki organizacij civilne družbe, združenj in nevladnih organizacij;
• akademiki/posamezniki, ki pozorno spremljajo delo varuha človekovih pravic;
• novinarji;
• zunanje dobavitelje, kot so moderatorji in fotografi;
• uslužbenci urada varuha človekovih pravic;
• vsakega udeleženca dogodka varuha človekovih pravic.

Podatkovna polja

• imena potencialnih govorcev, udeležencev in zunanjih dobaviteljev;
• elektronske naslove in telefonske številke govornikov, udeležencev in zunanjih dobaviteljev;
• nazivi delovnih mest, življenjepisi govornikov;
• podatke o bančnem računu govornikov in zunanjih dobaviteljev;
• imena delodajalcev govorcev (če je ustrezno), udeležencev in zunanjih dobaviteljev;
• slike, kot so fotografije ter video in zvočni posnetki, posneti na dogodkih;
• slike ter avdio- in videoposnetki, ki jih zagotovijo potencialni zvočniki;
• Vprašanja, ki so jih udeleženci zastavili med spletnimi dogodki prek orodij za ankete in vprašanja.

9. Rok za hrambo podatkov in po možnosti za izbris [8]: Imena, elektronski naslovi, telefonske številke, podatki o bančnem računu, življenjepisi in imena delodajalcev (kjer je primerno) udeležencev se hranijo pet let, nato se izbrišejo, imena, kontaktni podatki in slike govorcev pa se arhivirajo za zgodovinske namene.

Podatki, zlasti imena, naslovi in slike govornikov, so objavljeni na spletišču varuha človekovih pravic in kanalih družbenih medijev ter tam ostanejo za nedoločen čas.

Fotografije in video ali avdio posnetki z javnih dogodkov se notranje hranijo pet let, nato pa se izbrišejo. Tisti, ki se štejejo za pomembne za dejavnosti urada, se nato arhivirajo v zgodovinske namene.

10. Prejemniki podatkov [9]:

Enota za komuniciranje, ki usklajuje, organizira in vodi javne prireditve v skladu s strategijo varuha človekovih pravic in letnim načrtom upravljanja urada.

Generalni sekretariat in oddelek za kadrovske, upravne in proračunske zadeve, ki se ukvarjata s finančnimi in pogodbenimi vidiki javnih dogodkov.

Kabinet varuha človekovih pravic, ki zagotavlja imena in kontaktne podatke govornikov ali udeležencev.

Imena, nazivi delovnih mest ter slike govornikov in udeležencev dogodkov se lahko pojavijo na spletišču varuha človekovih pravic, ekstranetu mreže in v letnem poročilu, ki je na voljo javnosti. Navedeni podatki se lahko pojavijo tudi v glasilu Evropske mreže varuhov človekovih pravic Network in Focus, ki je na voljo na ekstranetu mreže in spletišču varuha človekovih pravic.

Podatki se lahko pojavijo tudi na kanalih družbenih medijev varuha človekovih pravic, ki so javno dostopni.

Seznam govornikov in udeležencev dogodka se razdeli vsem govornikom in udeležencem.

Imena, naslovi in slike govornikov in udeležencev dogodka se lahko objavijo v internem glasilu urada varuha človekovih pravic.

11. Ali obstajajo kakršni koli prenosi osebnih podatkov v tretje države in/ali mednarodne organizacije?[10]

12. Splošni opis varnostnih ukrepov [11]: Osebni podatki osebja varuha človekovih pravic in zunanjih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, zbrani v okviru organizacije dogodkov, so zaščiteni z varnostnimi ukrepi, ki jih je vzpostavil sektor informacijskih in komunikacijskih tehnologij za ohranitev celovitosti in zaupnosti elektronske lastnine institucije.

13. Informacije o tem, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice do dostopa in popravka ter po potrebi do izbrisa, omejitve in prenosljivosti podatkov [12]:

• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko uveljavlja svoje pravice, na primer tako, da zahteva dostop do osebnih podatkov in njihov popravek ali izbris, tako da pošlje elektronsko sporočilo na naslov eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahteva se obravnava brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu.
• Potencialni udeleženci so ob prijavi na dogodek obveščeni, da se lahko med dogodkom posnamejo njihove slike, urad varuha človekovih pravic pa jih lahko uporabi za namene komuniciranja. Če imajo kakršne koli pomisleke, se lahko obrnejo na oddelek za komuniciranje prek eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enota bo poskušala čim bolj upoštevati njihove pomisleke (na primer glede na konfiguracijo prostora ali z zatemnitvijo/zakritjem njihove slike na skupnih tiskanih zaslonih, posnetih med spletnimi seminarji in digitalnimi konferencami).
• Morebitni udeleženci so tudi vprašani, ali želijo, da se njihovi kontaktni podatki dodajo na sezname kontaktnih oseb varuha človekovih pravic, da bi bili obveščeni o prihodnjih dejavnostih. Vsa prihodnja sporočila jim omogočajo, da se odjavijo s takih seznamov, če to želijo.

Izjava o varstvu osebnih podatkov

o zbiranju imen, kontaktnih podatkov, fotografij, videoposnetkov, zvočnih posnetkov ter fotografskih in avdiovizualnih pripomočkov s strani oddelka za komuniciranje urada evropskega varuha človekovih pravic

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, katere osebne podatke urad evropskega varuha človekovih pravic zbira, zakaj in kako jih zbira, obdeluje, uporablja in shranjuje. V izjavi je opisano tudi, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice.

Upravljavec podatkov je evropski varuh človekovih pravic.

1. Katere osebne podatke obdeluje evropski varuh človekovih pravic?

• Imena potencialnih govorcev, udeležencev in zunanjih dobaviteljev.
• Elektronski naslovi in telefonske številke govornikov, udeležencev in zunanjih dobaviteljev.
• Nazivi delovnih mest, življenjepisi govornikov.
• Podatki o bančnem računu zvočnikov in zunanjih dobaviteljev.
• Imena delodajalcev govorcev (kjer je primerno), udeležencev in zunanjih dobaviteljev.
• Slike, kot so fotografije ter video in zvočni posnetki, posneti na dogodkih.
• Slike ter zvočni in video posnetki, ki jih zagotavljajo potencialni zvočniki.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Izključno za namene usklajevanja, organizacije in upravljanja javnih dogodkov varuha človekovih pravic.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Podatke obdelujemo pri opravljanju nalog evropskega varuha človekovih pravic v javnem interesu v skladu s statutom evropskega varuha človekovih pravic in členom 5(1)(a) Uredbe 2018/1725. Potencialne udeležence tudi vprašamo, ali želijo, da se njihovi kontaktni podatki dodajo v našo bazo podatkov.

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic je odgovoren za obdelavo podatkov, ki jo izvajajo kadrovske, upravne in proračunske enote ter enote za komuniciranje. Oddelek za komuniciranje lahko zunanjim strokovnjakom naroči fotografiranje ter snemanje zvočnih in video posnetkov javnih dogodkov varuha človekovih pravic.

5. Kdo je procesor?

Obstajajo lahko predelovalci za posebne dogodke: izvajalci in podizvajalci, ki se uporabljajo za splošno organizacijo, upravljanje in plačilo registracije itd.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da obdelovalci podatkov obdelujejo imena ter kontaktne in bančne podatke govornikov in drugih udeležencev dogodkov varuha človekovih pravic samo po navodilih varuha človekovih pravic. Iste klavzule zagotavljajo, da lahko fotografi fotografije, posnete na prireditvi varuha človekovih pravic, prenesejo le na oddelek za komunikacije. Vsi obdelovalci podatkov morajo prejeti potrdilo priznanih mednarodnih strokovnjakov za varstvo podatkov.

V primeru dogodkov, ki se prenašajo prek spleta, kot je spletni seminar, zadevna spletna platforma (tj. WebEx) deluje kot obdelovalec vaših osebnih podatkov za tehnično zagotavljanje spletnega dogodka prek brskalnika ali mobilne aplikacije. Uporabljajo se ustrezne izjave o varstvu osebnih podatkov.

V primeru uporabe orodij za anketiranje in izpraševanje, dodanih digitalni platformi (tj. Slido), ustrezno orodje deluje kot obdelovalec nekaterih podatkov, kot so naslovi IP udeležencev. Uporabljajo se ustrezna politika piškotkov in izjave o zasebnosti.

6. Kdo prejema podatke?

• Člani skupin oddelka za komuniciranje, generalnega sekretariata, oddelka za kadrovske zadeve, upravo in proračun ter kabineta varuha človekovih pravic, ki morajo pri svojem delu ravnati z osebnimi podatki v zvezi z organizacijo javnih dogodkov.
• Spletno mesto varuha človekovih pravic in letno poročilo, ki sta na voljo javnosti. Extranet mreže, spletišče, ki je na voljo samo članom mreže. Podatki se lahko pojavijo tudi v glasilu Evropske mreže varuhov človekovih pravic Network in Focus, ki je na voljo na ekstranetu mreže in spletišču varuha človekovih pravic.
• Podatki se lahko pojavijo tudi na kanalih družbenih medijev varuha človekovih pravic, ki so javno dostopni.
• Seznam govornikov in udeležencev dogodka se razdeli vsem govornikom in udeležencem.
• Imena in slike govornikov in udeležencev dogodka se lahko objavijo v internem glasilu urada varuha človekovih pravic.

7. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

• Imena in nazivi delovnih mest govornikov na dogodkih ter imena njihovih delodajalcev (kjer je ustrezno) so objavljeni na spletišču varuha človekovih pravic.
• Slike in zvočni/video posnetki dogodkov so objavljeni na spletišču varuhinje človekovih pravic, uporabljeni v njenih publikacijah in distribuirani prek uradnih računov družbenih medijev. Prav tako se hranijo interno pet let, nato pa se izbrišejo. Tisti, ki se štejejo za pomembne za dejavnosti urada, se nato arhivirajo v zgodovinske namene.

8. Kako varujemo vaše podatke?

Osebni podatki so zaščiteni z varnostnimi ukrepi, ki jih je vzpostavil sektor informacijskih in komunikacijskih tehnologij v uradu varuha človekovih pravic, da bi ohranil celovitost in zaupnost elektronske lastnine institucije.

9. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko uveljavlja svoje pravice, na primer tako, da zahteva dostop do osebnih podatkov in njihov popravek ali izbris, tako da pošlje elektronsko sporočilo na naslov eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahteva se obravnava brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu od prejema zahteve.

a) Ob prijavi na dogodek morebitne udeležence obveščamo, da bodo morda posneti med dogodkom in da jih bo urad varuha človekovih pravic uporabil za namene komuniciranja. Če imajo kakršne koli pomisleke, se lahko obrnejo na oddelek za komuniciranje prek eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enota bo poskušala čim bolj upoštevati njihove pomisleke (na primer glede na konfiguracijo prostora ali z zatemnitvijo njihove slike na skupnih zaslonih za tiskanje, posnetih med spletnimi seminarji in digitalnimi konferencami).

• Potencialne udeležence tudi vprašamo, ali želijo biti dodani na naše sezname stikov, da jih lahko obvestimo o naših dejavnostih. Vsa prihodnja sporočila jim bodo omogočila, da se odjavijo s takih seznamov, če bodo to želeli.

10. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko vprašanja v zvezi z varstvom podatkov kadar koli pošlje na naslov:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Vodja enote za kadrovske zadeve, administracijo in proračun
Evropski varuh človekovih pravic
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

ali vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 12. maj 2021

 

[1] Izpolni upravljavec. Glej člen 31(1) in (5) o evidencah dejavnosti obdelave iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[2] Za sledenje. Če se urad odloči za vodenje centralnega registra, se za pridobitev referenčne številke obrnite na imetnika navedenega registra.

[3] Uporabljajte namenske poštne predale, kolikor je to mogoče, da zagotovite neprekinjeno poslovanje.

[4] Kjer je primerno. Če za obdelavo osebnih podatkov v vašem imenu uporabljate obdelovalca (izvajalca), to navedite (npr. 360-stopinjska ocenjevanja, zunanje storitve IT ali zdravniški pregledi pred zaposlitvijo).

[5] Kjer je primerno. Če ste odgovorni skupaj z drugo institucijo EU, to navedite tukaj (npr. dve instituciji s skupno zdravstveno službo). Če je tako, se prepričajte, da v opisu navedete, kdo je odgovoren za kaj in kdo se lahko obrne na svoje poizvedbe.

[6] Zelo jedrnat opis tega, kar nameravate doseči; če to počnete na določeni pravni podlagi, to tudi navedite (npr. kadrovski predpisi za izbirne postopke).

[7] Če se kategorije podatkov med različnimi kategorijami oseb razlikujejo, pojasnite tudi (npr. osumljenci v primerjavi s pričami v upravnih preiskavah).

[8] Navedite upravno obdobje hrambe, vključno z njegovim začetkom; po potrebi razlikujejte med kategorijami oseb ali podatkov (npr. v izbirnih postopkih: kandidati, ki so se uvrstili na rezervni seznam, in tisti, ki se nanj niso uvrstili).

[9] Kdo bo imel dostop do podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic? Je kdo zunaj pisarne? Ni treba omenjati subjektov, ki bi lahko imeli dostop med določeno preiskavo (npr. OLAF, ENVP, Računsko sodišče).

[10] Če je odgovor da, navedite državo ali mednarodno organizacijo in dokumentacijo o ustreznih zaščitnih ukrepih (npr. obdelovalec v tretji državi, ki uporablja standardne pogodbene klavzule, javni organ tretje države, s katerim sodelujete na podlagi pogodbe).

[11] Če je le mogoče. Vključite splošen opis varnostnih ukrepov, ki jih lahko zagotovite tudi javnosti. Glej člen 33 o varnosti obdelave Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[12] Razmislite o objavi ustreznega dela izjave o varstvu osebnih podatkov in zagotovitvi povezave. Glej člena 15 in 16 o informacijah, ki jih je treba zagotoviti posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, ter člene 17 do 22 o pravicah posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.