V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov so pojasnjeni razlogi za obdelavo, način, kako evropski varuh človekovih pravic zbira, obravnava in zagotavlja varstvo vseh zagotovljenih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in katere pravice lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

Upravljavec je evropski varuh človekovih pravic. Skupni upravljavec je zdravstvena služba Evropskega parlamenta.

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Kandidati predložijo svoje podatke prek spletnega (spletnega) orodja za prijavo [1]. Za izvedbo izbirnega postopka se podatki uvozijo v informacijsko orodje, zasnovano za podporo in olajšanje postopka.

Obdelujemo naslednje osebne podatke:

• osnovni osebni podatki (ime, priimek, državljanstvo, datum rojstva, e-naslov ter mesto in država prebivališča, telefon);
• informacije iz življenjepisa (izobrazba, delovne izkušnje, znanje jezika);
• dokument(-e), ki dokazuje(-jo) invalidnost (npr.: dokument, ki ga izda nacionalni ali regionalni organ ali akreditirani organ v državi članici EU, evropska kartica ugodnosti za invalide, potrdilo novejšega datuma, ki ga izda zdravnik)
• po potrebi zahtevo za razumno prilagoditev dela med pripravništvom, skupaj z ustrezno utemeljitvijo potrebe po razumni prilagoditvi [2];
• kopije prosilčevih diplom, spričeval ali potrdil.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Namen obdelave je opredeliti kandidate za pripravništva, ki so na voljo invalidom, in izvesti ustrezen izbirni postopek.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Pravna podlaga so Sklep Evropskega varuha človekovih pravic o pripravništvih z dne 13. februarja 2023, Obvestilo Evropskega varuha človekovih pravic o pripravništvih za invalide za leto 2023 in člen 1d(4) Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije [3].

Obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu (člen 5(1)(a) Uredbe 2018/1725).

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Storitve informacijske in komunikacijske tehnologije (IKT) urada EO obdelujejo podatke, predložene na spletišču. Orodje za izbor upravljajo oddelek za človeške vire in uslužbenci IKT.

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic, generalni sekretar (če je ustrezno), direktor za upravo, uradnik za pripravništvo, vodja kadrovske enote, vodje preiskovalnih enot, uslužbenci, vključeni v ocenjevanje kandidatov, in uslužbenci IKT.

Dostop do dokumentov, ki potrjujejo invalidnost, imajo samo uslužbenci kadrovske enote. Kandidati, ki potrebujejo razumno nastanitev, morajo kadrovskim službam izvršnega direktorja predložiti utemeljitev, ne da bi v tej fazi predložili kakršno koli dokazilo.

Če bodo izbrani praktikanti zaprosili za oceno tveganja, bo zdravstvena služba Evropskega parlamenta ocenila dokazila, da bi ugotovila veljavnost prošnje za razumno prilagoditev, in izvršnemu direktorju predlagala potrebne ukrepe. Dostop do predloženih dokumentov ima samo zdravstvena služba Evropskega parlamenta.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Podatki kandidatov, predloženi v spletno prijavno orodje, se hranijo v njihovem spletnem osebnem računu dve leti, če se želijo prijaviti za prihodnja pripravništva. Če se kandidati v dveh letih ne povežejo s svojim računom, se račun in podatki, ki jih vsebuje, samodejno izbrišejo, potem ko jim je poslano e-poštno obvestilo. Kandidati lahko od evropskega varuha človekovih pravic kadar koli zahtevajo, da izbriše njihov račun.

Podatki o neuspešnih kandidatih, preneseni v orodje za izbor, se izbrišejo devet mesecev po koncu obdobja pripravništva, za katero so bili zbrani. Podatki o kandidatih, izbranih za pripravništvo, se izbrišejo dve leti po koncu obdobja pripravništva.

7. Kako varujemo podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki?

Podatki se zbirajo na spletu v varnem načinu. Dostop do podatkov prek spletnega obrazca je zaščiten z geslom po izbiri prosilca.

Elektronski podatki so shranjeni v spletnem aplikacijskem orodju na strežnikih gospodarskega subjekta, kar pomeni, da so zaščiteni s številnimi varnostnimi ukrepi, ki so jih storitve IKT vzpostavile za zaščito celovitosti in zaupnosti elektronske lastnine institucije.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Imate pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in ustreznih informacij o tem, kako jih uporabljamo. Prav tako imate pravico zahtevati popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo na vas, če je zagotovljena zaupnost razprav in odločanja uslužbencev, ki sodelujejo pri ocenjevanju kandidatov, skupaj s pravicami drugih kandidatov.

Identifikacijske podatke lahko popravite kadar koli med postopkom. V zvezi s podatki, povezanimi z merili dopustnosti ali ocenjevanja, se lahko pravica do popravka uveljavlja do roka za oddajo prijav.

Iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico kadar koli nasprotovati uporabi vaših podatkov s strani gospodarskega subjekta. Pod določenimi pogoji imate pravico zahtevati, da gospodarski subjekt izbriše vaše osebne podatke ali omeji njihovo uporabo. Evropski varuh človekovih pravic bo na vaše zahteve odgovoril v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v zvezi z izbirnim postopkom pripravnikov za pripravništvo za invalide lahko kadar koli pošljete izvršnemu direktorju na naslov:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Evropski varuh človekovih pravic
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov urada Evropskega varuha človekovih pravic na naslednjem naslovu: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov na naslednjem naslovu: EDPS@edps.europa.eu.

[1] Izjemoma in iz ustrezno utemeljenih razlogov lahko Urad sprejme prijave, vložene po elektronski pošti.

[2] Samo izbrani kandidati bodo morali predložiti ustrezna dokazila, s katerimi bodo utemeljili svojo zahtevo po razumni prilagoditvi. Zdravstvena služba Evropskega parlamenta bo ocenila dokazila, da bi ugotovila veljavnost zahteve za razumno prilagoditev, in predlagala potrebne ukrepe.

[3] Glej člen 1d(4) Kadrovskih predpisov in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije: (...) Razumne prilagoditve v zvezi z bistvenimi funkcijami delovnega mesta pomenijo ustrezne ukrepe, kadar so potrebni, da se invalidu omogoči dostop do zaposlitve, sodelovanje ali napredovanje v njej ali usposabljanje, razen če bi taki ukrepi delodajalca nesorazmerno obremenili.“